비서직 계속교육 프로그램 개발을 위한 기초연구

Abstract

For executive secretaries and administrative assistants, the dynamics of today s workplace spell one thing: C-H-A-N-G-E. Advanced technologies and changes in the corporate structure have given rise to new expectations for high performance-demanding that secretaries rethink and rework their present roles and responsibilities. To meet the C-H-A-N-G-E, continuing education is an integral part in improving and updating careers. The purpose of this study is to evaluate the present status of continuing education for secretaries, to identify the preference of operation system, to select contents, to organize them according to their sequence and to design a precise continuing education system or course profile on the perspectives of secretaries and their supervisors. As part of the research, literature review and case study were implemented and survey questionnaire was distributed to secretaries and their supervisors at Korean and foreign enterprises. The results of the survey summarized are as follows. First, regarding the current status of continuing education for secretaries, mapping of the publics was verified and the urgent need for systematic continuing education program for secretaries became clear. Second, with regard to the preference of operation system for continuing education, respondents put KAAP on the most feasible entity to assume responsibility of development and implementation of continuing education for secretaries. Short-term training for particular task and workshop or lecture with simple topic were favored in educational pattern and distance education or company s in-service training were preferred in educational method. Third, to select the content, need diagnosis was implemented.: information management, assistance tasks, interpersonal skills and document processing in Administrative Secretarial Procedures; English written and oral communication in Languages and Communications; MS-Office and Hanguel software, PIMS, file management & information retrieval system, E-mail in Computers and Information systems; trustworthiness, memory skills in Characteristics were highly required. On the basis of content selection, content organization was done. Based on the above analysis, education system of "continuing education program for secretaries" was proposed as follows. First, each program runs primarily as a short-term training for particular task or workshop/lecture with simple topic, especially hands-on training by groups under the host of KAAP on weekends or after work. Second, this education system is divided for entry level secretaries and administrative assistant/executive secretaries based on learner s level. And total system consists of the Communication program, Administrative Secretarial Procedure program, and Computer/Information System program. Program for entry level secretaries consists of interpersonal skills, document processing, word processing, OA practice, written or oral communications. Program for administrative assistants and executive assistants consists of information management, assistance tasks, general affairs, miscellaneous tasks; information retrieval and management, PIMS/conference planning and introduction to information systems; Business English. Third, both Computer/IS program and Communication program run with relation to Administrative Secretarial Procedure program. And through program pool system, secretaries can choose the courses what they want to study as well. In conclusion, this continuing education program was made according to the need diagnosis of secretaries and their supervisors. The topics selected can be applied in several ways. Therefore, this will be the basis of secretary s training program for career development to meet the demands and challenges of the modern social environment. It is expected that the further study of training program or courses for other professional secretaries will be provided soon. ; 오늘날 작업환경의 역동적인 변화는 기업의 경영활동을 수행하는 경영자를 돕는 비서직 업무에 대한 기대치를 높였고, 전문직으로서의 비서는 이런 사회환경에 대처하기 위해 정규교육과정 외에 끊임없이 새로운 지식과 기술을 습득하여 능률적인 업무 수행을 위해 노력해야 할 시점에 이르렀다. 그러나 국내에서는 현실적으로 비서직 종사자들이 자신의 전문성을 살리기 위해 교육을 받는 것은 자기학습 외에는 힘든 것이 사실이고, 실제 이루어진다고 하더라도 한시적인 교육책에 그치고 있는 실정이다. 이에 본 연구의 목적은 기업체 종사 현직 비서와 상사를 대상으로 비서의 계속교육 필요도를 확인하고 이들의 교육 요구에 맞는 비서직 계속교육 프로그램의 체계 및 코스 요목을 설계하는 것이었다. 연구를 위해 문헌연구와 사례연구가 이루어졌으며, 내·외국인 기업체 종사 비서와 상사를 대상으로 설문조사를 실시하였다. 실증분석을 위해 비서직 계속교육 경험과 현황 조사, 프로그램의 운영지침 선호도 분석, 프로그램 내용선정 및 조직의 단계를 거쳤다. 계속교육 경험과 현황 조사 결과 비서직 종사자들의 계속교육의 잠재적 수요의 매핑(mapping)이 확인되었으며, 실제적인 계속교육 프로그램 개발이 시급한 것으로 나타났다. 프로그램 운영지침 조사결과 전문비서협회가 교육담당기관의 역할을 수행하기를 선호하는 것으로 나타났고, 교육유형은 특정업무별 단기코스나 소주제별 워크삽의 형태로, 교육방식은 원격교육과 사내교육의 방식을 선호하는 것으로 나타났다. 프로그램 내용선정을 위해서는 비서실무, 언어 및 커뮤니케이션, 컴퓨터와 정보시스템, 자질로 구분하여 교육필요도를 조사하였다. 각 분야별 교육필요도를 조사한 결과 비서설무는 정보관리업무, 대인업무, 보좌업무, 문서사무업무를 중심으로, 언어 및 커뮤니케이션 분야는 영어의 구두·서면 커뮤니케이션을, 컴퓨터/정보시스템 분야는 MS-Office와 한글 소프트웨어, 개인정보관리시스템, 문서관리·정보검색시스템, 전자메일 등에서 교육필요도가 높은 것으로 나타났다. 또한, 업무수행능력과 함께 신뢰감, 기억력 등을 비롯한 자질 분야에서도 비교적 높은 교육필요도가 나타났다. 이상의 조사 결과를 바탕으로 본 연구는 비서직 계속교육 프로그램 체계 및 코스 요목 설계를 다음과 같이 제안하였다. 첫째, 전문비서협회의 주관하에 강사의 지도를 통해 특정업무별 단기코스나 소주제별 워크샵/강의 방식으로 그룹별 실습 위주 교육을 실시할 것을 제안하였다. 교육시간은 업무에 방해받지 않는 저녁시간이나 주말을 이용한다. 둘째, 학습자 수준은 초급비서와 중·상급비서로, 프로그램은 커뮤니케이션 프로그램, 컴퓨터/정보시스템 프로그램, 비서실무 프로그램으로 매트릭스(matrix) 교육체계를 구성한다. 초급비서 능력향상 프로그램은 대인업무와 문서사무업무를 주축으로 하여 워드프로세싱, OA 실습, 서면과 구두 커뮤니케이션 프로그램으로 코스를 설계하였다. 중·상급비서 능력향상 프로그램은 정보관리업무, 보좌업무, 총무/관리업무, 기타업무를 주축으로 하여 정보검색 및 관리, 개인정보/회의관리 시스템, 정보시스템이론과 실무영어로 코스를 설계하였다. 세째, 코스의 전개방향은 비서실무 프로그램 진행방식에 따라 컴퓨터/정보시스템 프로그램과 커뮤니케이션 프로그램을 계열성의 원칙을 적용하여 교육을 진행하기로 한다. 그리고 프로그램 풀제(pool)를 도입하여 원하는 코스만을 선택하여 교육받을 수 있는 방안도 마련하도록 한다. 이상 본 연구에서 제안한 비서직 계속교육 프로그램 코스는 비서의 요구뿐만 아니라 기업체의 요구가 반영된 교육필요도 조사를 근거로 하여 이루어져 현장 적용 가능성이 높으며, 비서의 직급에 따른 업무구분을 근거로 단계적으로 교육을 실시할 수 있는 교육체계라는 점에서 비서의 능력과 경력 발전에 적합한 프로그램 개발의 기초로서 의의가 있을 것이다. 여러 기업체 종사 비서뿐만 아니라 다양한 전문 비서직 종사자들의 계속교육 프로그램과 구체적인 코스를 구성하는 내용과 방법 연구들이 하루빨리 이루어져 보다 양질의 비서직 계속교육 프로그램을 통한 전문비서의 능력향상이 이루어지길 바란다.