해외플랜트 프로젝트 비서의 직무에 관한 연구

Abstract

본 연구는 DACUM 직무분석을 통하여 해외플랜트 프로젝트 비서의 과업과 작업을 파악하고 요구되는 핵심 역량을 도출하여 해외플랜트 프로젝트 비서의 직무 능력 향상과 전문화를 도모하는데 그 목적이 있다. 나아가 보다 효율적으로 업무를 수행할 수 있는 방향을 제시하고 인사 행정에 기초 자료를 제공함으로써 해외플랜트 프로젝트 비서의 채용과 교육 시 유용한 자료로 활용될 수 있을 것이다. 연구목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 해외플랜트 프로젝트 비서의 과업(Duty)과 작업(Task)은 무엇인가? 둘째, 해외플랜트 프로젝트 비서에게 필요한 지식 및 능력, 업무태도, 도구 무엇인가? 또 해외플랜트 프로젝트 비서의 미래경향은 어떠한가? 셋째, 도출된 각 작업의 중요도, 난이도 및 빈도는 어떠한가? 넷째, 해외플랜트 프로젝트 비서 교육의 기초자료가 될 핵심작업(Key Task)은 무엇인가?다섯째, 해외플랜트 프로젝트 비서와 일반 기업 비서의 차이는 무엇인가? 먼저 일반 기업의 비서와 해외플랜트 프로젝트 비서의 차이점을 알아보기 위하여 외국인 사업주 2명, 한국인 사업주(해외시민권자) 2명, 헤드헌터 2명, 일반 기업 비서의 경험이 있는 현 해외플랜트 프로젝트 비서 2명을 대상으로 심층 면접을 실시하였다. 인터뷰는 2010년 4월-7월 동안 실시하였고 결과 적으로 프로젝트 비서의 역량과 역할은 일반 기업 비서와 현저한 차이가 있으며 DACUM 실시의 필요성을 발견하였다. 2010년 10월에 실시한 DACUM의 패널은 다음과 같이 자격을 제한하였다. 첫째, 미국 건설 잡지인 ENR에 등록된 건설사의 비서를 대상으로 하였다. 둘째, 해외플랜트 프로젝트 비서 1년 이상의 경력자이면서 동시에 적어도 한 개 이상의 프로젝트를 수행한 경험이 있어야 한다. 다른 일반 기업의 비서 경력이 있어도 무방하다. 셋째, 현재 해외플랜트 프로젝트 비서로 재직 중이면서 외국인의 비서로 자격을 제한하였다. 보좌하는 외국인 수나 국적은 무방하다. DACUM 직무분석의 결과로 해외플랜트 프로젝트 비서의 과업과 작업을 도표화하였고, 직무를 수행하기 위해 필요한 지식 및 능력, 업무태도, 도구를 도출하였다. 더 나아가 해외플랜트 프로젝트 비서의 미래경향을 조명하고 도표화된 각 작업의 중요도와 난이도, 빈도를 파악하는 설문을 실시하여 해외플랜트 프로젝트 비서 교육에서 중요하게 다루어져야 할 핵심작업(Key Task)을 도출하였다. DACUM 직무분석의 결과, 과업 내용에 따라 개인 신상 관리 업무, 일정 관리 업무, 생활 편의 업무, 문서 관리 업무, 행사/회의 관리 업무, Communication 업무, 인사(HR)·총무 업무, 예약 업무, 사무 환경 정리 업무, 고객 응대 업무로 총 10개의 과업(Duty)과 101개의 작업(Task)이 도출되었다. 중요도, 난이도, 빈도를 기준으로 25개의 핵심작업이 선정되었고, 그 중 64%는 해외플랜트 프로젝트 비서의 고유한 작업으로 나타났다. 이 연구는 해외 건설 수주 성장세의 증가로 많은 수요가 요구되는 해외플랜트 프로젝트 비서 교육을 위한 기초자료로 이용될 수 있으며, 해외플랜트 프로젝트 비서의 직무에 관한 최초의 연구로서 비서의 직무 분석에 있어서 새로운 전문화 영역을 제시하고자 하였다. 그러나 패널과 설문 표본 집단의 수가 적어 한계가 있으며 더욱 구체적이고 명확한 직무 교육을 위하여 추후 비서의 역할별 분석이 요구되어진다.;The purpose of the study is to provide essential data on the education of the international construction plant project secretary by analyzing their duties and tasks via DACUM method. Accomplished objectives are as below: First, what are duties and tasks of the international construction plant project secretary in Korea? Second, what are general knowledge, skills, work behaviors, tools, future trends and concerns of the international construction plant project secretary in Korea? Third, what is the level of importance, difficulty and frequency for each tasks? Forth, what are the key tasks of the international construction plant project secretary in Korea? Fifth, what are different duties or tasks between international construction plant project secretary and secretary of ordinary company? As a result of this study, 10 duties such as (1)managing expatriate's personal documents, (2)managing expatriate's schedule, (3)supporting use of facilities, (4)managing project documents, (5)managing conferences and meetings, (6)managing communications, (7)managing HR·general department duties, (8)arranging for expatriate's needs, (9)organizing office facilities and environment and (10)managing customers or guests and 101 tasks under the duties were derived by DACUM method. Regarding the order of priority, 101 tasks were divided into three main components: A-class with 10 tasks, B-class with 15 tasks and C-class with 76 tasks which refer to importance, difficulty and frequency respectively. 25 tasks which belong to A-class and B-class were 'Key Tasks.' Comparing to the tasks of secretary in an ordinary company, 64% of these key tasks was found to be own feature of an international construction plant project secretary which was completed independently. Also, an international construction plant project is composed of three main secretaries: PM secretary, Admin secretary and Unit secretary. But these roles depend on the size of the project, it means there's no specific boundary of secretarial role in the project. The study is expected to provide meaningful suggestions to perform duties of secretary effectively. Furthermore, it could be used as basic material not only to the people who want to be an international construction plant project secretary but also HR department in Korean construction company. Ultimately, this study intends to be used as a fundamental document in developing educational programs in the field of studying the international construction plant project secretary. However, 5 panels of DACUM could be less content-valid and the survey was conducted by just 99 samples in this study. Further study should improve these limitations to get a reasonable result.