신입비서의 조직과 직무 적응에 관한 질적 연구

Abstract

최근 우리 사회는 심각한 실업문제에 시달리면서도 신입직원의 조기 이탈율은 점점 증가하는 추세에 있으며, 이는 결코 비서직종도 예외일 수 없다. 이러한 현상에 대처하기 위해서는 신입비서의 직무와 조직의 적응도를 높일 수 있도록 제도적 장치와 비서 업무환경의 개선이 이루어져야 할 것이다. 이 연구의 목적은 신입비서들이 조직 적응과 직무 적응 과정에서 겪는 구체적인 어려움을 질적 연구를 통해 밝히는 데 있다. 연구결과는 비서 업무환경과 신입비서 교육프로그램의 개선을 위한 기초자료로 활용될 수 있을 것이다. 본 연구의 구체적인 연구문제를 제시하면 다음과 같다. 첫째, 신입비서의 채용은 어떤 특징을 가지고 있는가? 둘째, 신입비서들이 가장 어렵게 느끼는 직무는 무엇인가? 셋째, 신입비서의 조직사회화 과정은 어떻게 이루어지고 있는가? 넷째, 신입비서의 직무, 조직 적응을 위해 어떤 도움이 제공되어야 하는가? 연구 문제의 해결을 위하여 연구자는 비서의 역할과 역량, 조직사회화에 관한 문헌연구와 두 차례에 걸친 인터뷰조사를 실시하였다. 1차 조사는 각각 비서경력이 1년 내인 신입비서와 비서경력 4년 이상으로 신입비서의 채용과 교육의 경험이 있는 경력비서 3명을 대상으로 일대일 심층 인터뷰를 실시하였다. 2차 조사는 6명으로 구성된 신입비서 포커스 그룹과 5명으로 구성된 경력비서 포커스 그룹을 대상으로 각각 면접을 실시하였다. 2차 조사는 1차 조사 내용을 바탕으로 작성한 질문지를 사용하였으며, 내용분석은 NVIVO 8.0 프로그램을 활용하였다. 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 채용은 주로 수시 채용 형식으로 이루어졌으며 언어능력, 컴퓨터 활용능력, 인성 등을 주로 채용기준으로 삼고 있었다. 신입비서들은 채용과정에서의 한계나 문제점을 그다지 인식하지 못하고 있었다. 그러나 진입초기 조직 진입 전 가지고 있었던 과장된 기대감으로 인한 괴리감을 느끼고 이로 인한 심리적 갈등을 경험하고 있었다. 채용과 교육을 책임지고 있는 경력비서는 채용의 어려움을 토로했다. 둘째, 신입비서와 경력비서 모두 업무와 조직에 적응이 되는 기간이 1년 정도라고 답하였다. 신입비서들은 다양한 형태로 조직에서 제공하는 교육과 지원을 받고 있었지만, 조직 내 비서교육제도가 갖추어진 경우가 드물었다. 특히 인수인계 과정에서 조직 내 체계화된 업무매뉴얼이 구비되어 있지 않고 대부분 선임비서의 역량에 맡기는 경우가 많았다. 인수인계가 이루어 지지 않고 스스로 업무를 익혀야 할 상황에서 신입비서들은 심리적 부담감이 큰 것으로 나타났다. 셋째, 비서들은 상사와의 관계를 가장 중요하게 생각하고 있었으며 대부분 원만한 관계를 유지하고 있었다. 조직문화가 보수적이고 기존 조직문화와 현재 조직 문화가 다른 경우 이해하고 받아들이는데 갈등을 더욱 심하게 겪는 것으로 나타났다. 넷째, 비서들은 비서업무에서의 커뮤니케이션을 매우 중요하게 생각하고 있었다. 동료들간의 정보공유로 인한 갈등이나 오해가 의사소통과정에서 발생하는 경우가 많은 것으로 나타났다. 다섯째, 비서들은 이러한 어려움을 해결하는데 있어 제도적 차원의 도움보다는 개인적 차원의 노력이 더 필요하다고 느끼고 실천하고 있었다. 의사소통 과정에서 오는 실수, 심리적인 갈등, 사회화 과정에서 발생한 문제들이 업무능력이나 업무적특성으로 인한 문제보다 더 빈번하여 마인드 컨트롤 등 개인적 차원에서 극복해야 할 것으로 판단했기 때문으로 보인다. 종합적으로 볼 때 신입비서가 빠른 시일 내에 적응하기 위해서는 무엇보다 본인의 긍정적인 마음가짐이 무엇보다 중요하다고 하겠다. 조직에서는 인수 인계 및 교육의 모든 과정을 선임비서 개인역량에 의존하기 보다는 조직차원에서 체계적이고 안정적인 인수 인계 및 교육 과정을 지속적으로 제공함으로써 비서 직종 종사자들의 소속감 향상과 자기계발에 도움을 주어야 할 것이다. 본 연구의 한계점은 다음과 같으며 이러한 한계점들은 후속연구를 통하여 보완되어야 할 것이다. 첫째, 질적 연구 방법과 내용분석에 있어 연구자의 주관적인 의견이 개입될 수 있어 일반화의 한계를 가질 수 있다. 둘째, 연구 대상자의 선정에 있어 누적표본추출법(snowball sampling)을 사용하여 일반화와 타당도의 문제가 있을 수 있다. 학력과 전공에서 실제 우리나라 비서 모집단의 성격과 상이하므로 저학력자와 비전공자들이 겪는 어려움은 이 연구에 나타나는 것보다 훨씬 클 수 있다. 이를 극복하기 위해서는 보다 다양한 대상으로 추후 연구가 실시되어야 할 것이다.;Even though the company is operated with great staffs currently, if there are no staffs to continue and develop the organization in the future, it couldn’t be the leading company. To be a leading company, human resources must be under control for the change. Recently unemployment problem has come to assume a grave aspect, but also new comer’s retirement rate has risen ironically. It means there are many preliminary workers in the society but companies have manpower shortage problem. This phenomenon can be found in secretary’s field, too. To deal with these problems, there should be improvement of secretary’s working environments and systems to help new secretaries’ adjustment of organization and duties. The Object of this study is to find out new secretaries’ difficulties concretely by qualitative research. In order to do this, this researcher proceeded in- depth interview and focus-group interview to find out what kinds of difficulties they have experienced during the period of adjustment. In study, the following research questions were addressed. First, what are the specialties in recruiting secretaries? Second, what are the difficult duties for new secretaries? Third, how the new secretaries’ socialization is proceeding? Fourth, what helps or changes do need for new secretaries’ adjustment of duties and organization? Using qualitative research method, first and second interview were conducted to collect data. The first investigation included in-depth interviews with two kinds of people. The first group consisted of new secretaries who experienced secretary career about a year. The second group consisted of experienced secretaries who have been working in their job for more than 4 years and has experience of recruiting or educating new secretaries. Each group has 3 members so there were 6 in-depth interviews. Second investigation was carried out through a focused- group interview involving two groups. The first group consisted of 6 new secretaries. The second group consisted of 5 experienced secretaries. There were 2 focused-group interviews. NVIVO 8.0 program was applied for the content analysis. The major findings are as follows. First, the secretaries employed on demand mostly. They required language skills, computer competency, humanity etc. The groups of new secretaries didn’t feel problems of employment process. When they had high expectations of the job before joining the organization, they felt disappointment. The experienced secretaries who take responsibility of employing and educating felt difficulties about employment. Second, both groups of secretaries said they need about 1 year to adapt to new circumstance and duties. New secretaries get diverse lessons and supports for in organization, but there were not many organizations equipped with their own courses for new secretaries. Most handover of the duties and education of new secretaries’ are depend on a predecessor. When they are in situation of learning their jobs on their own, they seem to having hard pressure. Third, secretaries think the relationship with boss is the most important among the relationships and most of them are having good relationship. When the corporate culture is conservative or the corporate culture is different a lot compared with the corporate culture in the past organization, they felt more difficulties. Fourth, secretaries think communication is very important issues. Most mistakes and misunderstandings are caused by miscommunication. Last, even though most secretaries agree that lessons are effective for new secretaries’ early adaption of duties and organizations, secretaries think the efforts of themselves are more effective way to adapting the duties and organizations than the helps of organization or the change of system. Handover and education should be proceeded by standards properly and consistently not likely depend on predecessor. In conclusion, organizations need to offer the proper courses for secretaries’ belongings and self improvement. Their positive mind and active attitude should be prepared. However, the problem of generalization about research conclusion can be suggested as limitation of this research, which is resulted from a qualitative research methodology and snowball sampling.