한국 경영관리자의 비서직 인식에 관한 연구

Abstract

How we can find out the existence of the secretary as a business partner who has core competence, to the decision making of a top level administrator in the information-oriented society. Therefore, we have to change the philosophy of the existing businessman from the staff to the chief executive who may have negative preconception of "What s the main job of the secretary?" and "Why is the secretary needed?" As mentioned above, to change the existing negative views of the secretary, we have to make ourselves the expert and try to "re-position", and be a productive member in the organization. The purpose of this study is what s the recognition of the role and job of the secretary in the eyes of the chief executive in the organization of modernized enterprises. And what s the role of the secretary in the organization, comparing the differences between the job description at recruiting to that of the actual job. In this study, the main points of the research are: 1) Korean chief executive s preference in recruiting secretaries. 2) Their recognition to the operation and role of the secretary. 3) Their attitude towards the secretary on the relationship of human being and business. 4) Their recognition to the job of the secretary as an expert, and the role of the secretary in the future. The analysis of the results were as follows: 1) Based on the general view of the secretary by the chief executive recognition and individual characteristics using the analysis of Frequency. 2) Named the each item that was analyzed before using by Delphi, about the role and competence of the secretary by using factor analysis. 3) Evaluating the relation between the actual job and duty and the factors considered at recruiting the secretary by using T-test. The results of this research based in the above procedure are as follows: First, when the chief executive recruits the secretary, he prefers those who obtained an undergraduate degree in secretarial science and his most important consideration is the characteristics and ability of the secretary. Second, the chief executive is willing to entrust the secretary with the duty of keeping confidential documents, banking, mailing, that means, to entrust the duty of the above is to trust the secretary, but no one entrusts the authority of his/her decision making. Third, "The confidentiality" is the most important condition of the role and capability for the whole job in general, and "accuracy", "time management", "rapidity", "humanity", "computer applicability", "job professionalism" by order of importance. Fourth, the results of the relation between the actual job and the conditions to be considered by the chief executive are related to "academic background", "managerial capability", "expertise", "job suitability". The pay and treatment of the secretary is related to the humanity and the professionalism. As the above results of the research, in general, Korean executive has a positive view of the secretary and we made certain of the matter that a certain management level could not understand the duty and role of the secretary fully through this research. It shows that we have to try to keep "the right position of the existence of the secretary" who can support and assist to increase the value of organization based on the aggressive and positive recognition to the chief executive in Korea. ; 우리는 이미 21 세기라는 새천년을 맞이했고 또한 정치, 경제, 문화적 측면에서 더욱 더 정보화되고 세계화된 시대에 살고 있다. 특히 각 기업은 기업수명 사이클에 있어 성숙기와 쇠퇴기를 반복하며 치열한 국제적 경쟁에서 살아 남기 위하여 혁신에 혁신을 거듭하고 있다. 이러한 현실에서 기업 조직을 운영하는 경영 관리 계충의 역할은 더욱 중요하다. 치열한 국내외 경쟁 속에서 경영활동을 촉진하지 않으면 안되는 이러한 경영자의 모든 업무가 원활히 되도록 보좌하며, 그들이 시간과 노력을 효율적으로 관리할 수 있도록 보좌하는 비서직의 역할은 매우 중요하다. 이러한 비서의 존재에 대한 인식에 관해 한국에서는 기업들이 아직까지도 비서의 역할이나 개념을 제대로 이해하지 못하고 있다는데 문제가 있다. 실제로 기업에서는 비서에게 충분한 업무적 권한을 부여하지 않거나, 비서의 재교육 기회를 부여하는 것에 대해 매우 인색한 실정이다. 또한 비서를 조직의 스탭으로 이해하고 좀더 효율적인 성과를 낼 수 있는 기업의 인재로 활용하기 보다는 단순히 상사와 조직을 보좌하는 역할을 하는 존재로서 파악하고 있음이 사실이다. 이러한 현실을 바탕으로 과연 기업에서 비서와 함께 업무를 해나가고 있는 기업경영자의 입장에서 본 비서의 역할 및 관점은 어떠한지에 대한 의문을 지니게 되었다. 따라서 본 연구의 목적은 한국 경영자들이 비서 및 비서의 업무에 대해 어떻게 인식하고 있는지를 파악해 보고자 하는 데에 있다. 본 연구는 한국 경영인의 비서 및 비서의 역할에 대한 인지도를 측정하기 위해 실시되었다. 따라서 한국 기업의 경영자를 대상으로 하되, 직접 비서를 두고 있거나 조직상이나 업무상 비서의 가장 가까운 위치에서 비서업무 수행자의 역할에 대한 특성을 비교적 정확히 파악할 수 있는 경영자로 한정하였다. 그 기준을 부서장의 권한을 지닌 과장급 이상의 관리자와 임원진(이사, 상무, 전무), 그리고 사장의 직위를 가진 사람을 임의표집(purposive sampling) 방식으로 적용하여 추출하였다. 본 연구의 결과를 얻기 위한 자료 분석은 첫째, 각 항목별로 경영자들이 인식하고 있는 전반적인 비서관과 경영자의 개인 특성에 따른 각 항목별 비서관을 빈도 분석을 실시하여 도출해 내었다. 둘째, 기존의 델파이 기법으로 진행된 선행연구에서 도출되었던 비서의 역할 및 역량 항목에 대한 요인분석을 실시하여 각 요인을 규명하였다. 마지막으로 경영자들이 비서 채용시 고려하는 사항들과 실제 비서업무와의 연관성이 있는지, 그리고 연관성이 있는 항목에 대해 각 그룹간의 차이를 알아보기 위해 T -test 검증을 실시하여 다음과 같은 결론을 얻었다. 첫째, 경영자는 비서 채용시 대학출신의 비서를 선호했고, 비서학을 전공하는 것을 지지했으며, 비서 채용시 성격과 실력을 가장 많이 고려하는 것으로 나타났다. 또한 채용시에는 미혼 비서를 택하지만 결혼 후에도 계속 근무를 할 수 있다는 의견이 가장 많이 있었고, 공개시험에 의한 비서선발을 선호하였으며, 비서의 학력과 근무연한이 동일할 때 사내의 다른 직원과 서열이나 보수가 같아야 한다고 인식하고 있었다. 둘째, 인간 및 업무관계에 있어서의 경영자의 비서에 대한 태도에 대한 의견은 인감도장을 맡기거나 비밀서류를 보관, 우편물 개봉, 은행업무 등을 위임하는 것으로 비서를 신뢰할 수 있는지에 대한 의견에 대해 전반적으로 필요시에는 위임할 수 있다는 긍정적인 결론이 도출되었다. 그러나 결제서류에 대신 날인 하도록 하는 경영자는 거의 없는 것으로 나타났다. 또한 전체 조사 대상자의 과반수가 넘는 경영자가 비서를 상호보완적인 입장에서 노력하는 사람으로 인식하고 있었으며, 보람과 기쁨으로 상사 를 돕는 비서에 대해 고맙게 생각하는 것으로 나타났다. 대부분의 경영자는 비서가 재훈련에 참석하는 것을 매우 긍정적으로 생각하고 있었으며, 업무지시에 있어서는 공과 사를 가리려고 노력은 하지만 잘 안 된다는 의견이 가장 많았다. 비서에게 존대말과 반말을 섞어서 사용하는 경영자가 가장 많았으며, 의사결정 과정에 비서를 참여시키는 경영자는 자주 보다는 가끔 참고로 하는 경영자가 더 많은 빈도를 차지했다. 또한 비서직이 전문직이므로 전문적인 지식과 기술 훈련이 필요하기 때문에 장려하여야 한다는 경영자의 의견이 가장 높은 빈도를 차지했다. 셋째, 비서가 갖추어야 할 전반적인 업무수행 능력 및 역할에 대해서 기밀성 이 가장 중요한 것으로 나타났으며, 정확성, 시간관리 능력, 신속성, 인성, 컴퓨터 활용 능력, 직업의식 등의 순으로 나타났다. 그밖에 다기능 사무행정 전문가, 변화매개자, 교육훈련 관리자와 같은 미래에 더욱 요구될 비서의 역할에 대해서는 아직 인식이 미흡한 것으로 나타났다. 넷째, 비서 채용시 경영자들이 고려하는 조건과 실제 비서가 수행하는 업무와의 연관성에 대한 결과는 비서 채용시 고려하는 학력과 비서의 경영능력, 전문능력, 업무적 합성과 관련이 있는 것으로 나타났으며, 비서 채용시의 대우에 있어서는 비서의 성품과 전문능력이 연관이 있는 것으로 나타났다. 이상 밝혀진 결과를 토대로 한 본 연구의 의의는 전반적으로 한국 경영자들은 비서와 비서의 역할에 대해 긍정적인 관점을 지닌 것으로 나타났으나 아직도 일부 경영층에서는 비서의 직무와 역할에 대해 올바로 파악하지 못하고 있는 것을 본 연구를 통해 확인할 수 있었다. 따라서 한국 경영자의 비서에 대한 인식이 보다 더 긍정적이며 발전적으로 형성되어 비서를 효율적으로 활용하여 고부가가치의 조직성과를 생성하는 데 이바지할 수 있는 존재로서 자리잡을 수 있도록 하는 배려가 요구된다.