영구기록물관리기관 편찬 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

영구기록물관리기관은 단순히 기록을 보존하는 역할을 넘어 기록의 이용을 활성화하고 이용자들이 쉽게 접근할 수 있도록 하는 데에 목적이 있다. 이를 위해 기록을 정리·기술함으로써 열람과 이용에 불편함 없도록 해야 함은 물론이거니와 기록의 내용을 해석하고 재편집하는 편찬 활동을 통해 원 자료에 접근하기 어려운 이용자에게 다가가는 역할을 할 의무가 있다. 이러한 맥락에서 본 연구는 영구기록물관리기관의 기록 편찬 현황을 분석하고 이를 바탕으로 정책과 운영 측면에서 편찬 활성화 방안을 제시하고자 한다. 이를 위해 문헌연구, 사례조사, 심층면담을 수행하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 영구기록물관리기관의 정의와 유형, 기록 출판과 편찬, 편찬의 의의와 편찬서의 종류, 프로세스를 살펴보았다. 둘째, 사례조사를 통해 기록 관리의 대표적인 선진국인 미국, 호주, 영국의 영구기록물관리기관 편찬 정책과 운영 현황을 분석하였다. 대상 기관은 3개의 국립기록관인 NARA, NAA, TNA와 1개의 헌법기록물관리기관(CLA)으로 웹페이지와 온라인 스토어에서 제공하는 내용을 토대로 분석하였다. 분석을 통해 찾은 시사점으로 국외 영구기록물관리기관은 다양한 연령대의 이용자 그룹을 대상으로 도서를 편찬하고 있으며, 외부 업체와 적극적으로 협력하고 있었다. 또한 유상 판매 정책을 통해 편찬서와 기관 정보 제공용 출판물을 구분하였고, 소장기록을 기반으로 하는 교육교재와 활동지를 제공함으로써 공교육에 기여하였으며, 편찬서 제공 형태를 다각화하여 소외되는 이용자가 없도록 하였다. 셋째, 심층면담을 통해 국내 영구기록물관리기관 7개 기관의 실무자 8명을 대상으로 편찬 현황과 담당자 인식, 개선사항 등을 조사하였다. 면담을 통해 확인한 국내 영구기록물관리기관의 편찬 현황을 종합해보면 다음과 같다. 첫째, 실무자들은 편찬 업무 외에도 다른 여러 업무를 병행하고 있어 편찬 업무에 충분히 집중하기 어려운 구조적인 문제가 있었다. 둘째, 기록 편찬은 소장기록물을 중심으로 이루어진다는 점에서 기록관리 담당자의 전문성과 참여도가 업무 수행 과정에 중요하게 인식되었으나 기록관리 담당자가 편찬 업무를 하는 경우는 절반에 미치지 못했다. 이로 인해 편찬이 기록의 맥락과 내용을 종합적으로 검토하여 기록을 선별하는 기록관리 담당자의 전문성과 충분히 연결되지 못하였다. 셋째, 편찬, 전시, 교육 등 공공 프로그램이 개별적으로 운영되며 프로그램 간 연계가 부족한 점도 문제로 지적되었다. 넷째, 독립적인 예산이 편성되지 않아 편찬 사업이 안정적으로 운영되기 어렵고, 새로운 주제 발굴과 연구를 위한 여건이 미흡했다. 다섯째, 방대한 소장기록물 중 일부 정리된 자료에만 의존해 주제를 선정해야 하는 현실적인 한계로 인해 주제 다양성이 부족했다. 여섯째, 일반 이용자가 편찬서에 접근할 수 있는 방법이 제한적이라 이용 접근성이 낮았다. 이를 바탕으로 국내 영구기록물관리기관의 편찬 활성화 방안을 정책 측면과 운영 측면으로 나누어 제안하였다. 정책 측면에서는 첫째, 기록정리화 사업을 확대하여 기록을 체계적으로 정리하고 새로운 주제를 발굴하여 기록의 활용 가치를 증대시킬 것을 제안하였다. 국내 영구기록물관리기관은 끊임없이 기록을 정리·기술하고 있으나 여전히 정리되지 않은 기록이 많아 제대로 활용되지 못하고 있다. 체계적인 기록 정리는 새로운 주제와 소재를 발굴하고, 기록의 신뢰성과 정확성을 높여 편찬의 품질을 제고할 수 있을 뿐만 아니라 다양한 분야에서 활용 가치를 증대시킬 수 있다. 둘째, 장기적인 편찬 사업 계획을 수립하여 안정적이고 지속적인 예산을 확보해야 하며 이를 위해 특정 주제에 초점을 맞춘 총서나 시리즈 편찬을 구상할 것을 촉구하였다. 국내 영구기록물관리기관의 편찬은 대부분 다른 사업의 일부로써 이루어지고 있어 안정적이지 못하다. 소장기록물을 분석하고 연구하여 장기적인 총서나 시리즈 편찬 계획을 구상하고 이를 바탕으로 상위 부처에 편찬 사업의 타당성을 입증하여 예산을 안정적으로 확보할 필요가 있다. 셋째, 편찬 업무에 기록에 대한 전문적 접근과 심도 있는 연구를 수행할 수 있는 기록관리 담당자를 배치하여 기록 연구와 편찬 활동에 전념할 수 있는 환경을 조성해야 한다. 국외 사례에 따르면 기관이 소장기록물에 대한 연구나 감수를 지원하여 외부 출판사와 협력하며 편찬서를 제작할 때 더 다양하고 창의적으로 기획되는 사례를 확인할 수 있다. 따라서 내부에서 직접 수행해야 하는 편찬과 외부 전문가나 출판사와 협력해야 하는 편찬을 모두 수용하는 체계가 필요하고, 이를 위해 편찬 업무에 기록관리 전문 인력을 확충하여 이들이 기록 연구와 편찬에 전념할 수 있는 환경을 조성할 필요가 있다. 운영 측면에서는 첫째, PDF, ePub, 오디오북 등 다양한 매체를 통해 편찬서를 제공하여 이용자의 접근성을 강화해야 한다. 다언어 지원을 통해 정보 접근권을 보장하는 것도 중요한 과제이다. 둘째, 편찬서를 전시, 교육 등 공공 프로그램과 연계하여 기록 활용 가치를 극대화해야 한다. 셋째, 편찬서 내용을 카드뉴스, 인포그래픽, 짧은 영상 등 이용자 친화적인 콘텐츠로 재구성하여 다양한 플랫폼에서 제공함으로써 이용자층의 접근성과 관심을 높이는 방안을 마련할 필요가 있다. 편찬서는 주제에 대한 깊이 있는 정보를 제공하지만 그 방대함이 이용자들에게 접근성과 활용의 장벽이 될 수 있다. 핵심 내용을 압축적으로 전달하기 위해 기록 콘텐츠로 세분화하여 이용자 친화적인 플랫폼을 통해 제공한다면 기록의 접근성을 높이고 다양한 이용자층의 수요를 충족시키며 기록 활용도를 극대화하는 데 기여할 수 있다. 본 연구는 국내에서 드물게 논의되었던 소장기록을 활용한 영구기록물관리기관의 기록 편찬 실무 현황과 문제점을 조사하여 기록 편찬 활성화 방안을 제안하였다는 점에서 의의가 있다. 향후 영구기록물관리기관의 편찬 활성화를 통해 기록 활용성을 높이고 국민의 삶에 실질적인 기록 가치를 제공하는 데 본 연구가 기여할 수 있기를 기대한다.;Archives are not merely responsible for preserving records; they also aim to promote the active use of records and ensure easy access for users. To achieve this, they must organize and describe records to eliminate any inconvenience in their retrieval and use. Furthermore, they have an obligation to interpret and recompile the content through compilation activities, making it more accessible to users who may find it difficult to engage with the original materials. In this context, this study analyzes the current state of compilation activities in Archives and proposes strategies for their activation in terms of policy and operations. To achieve these objectives, the research employs literature review, case studies, and in-depth interviews. First, the literature review examined the definition and types of Archives, the concepts of record publishing and compilation, the significance of compilation, the types of compilations, and the processes involved. Second, case studies analyzed the compilation policies and operational practices of Archives in leading record management countries such as the United States, Australia, and the United Kingdom. The analysis focused on three national archives(NARA, NAA, TNA) and one constitutional record management institution(CLA), using information provided on their websites and online stores. The findings revealed several insights: international institutions compile publications targeting diverse age groups of users and actively collaborate with external organizations. They differentiate between compilations and informational publications through paid sales policies and contribute to public education by offering educational materials and activity sheets based on their collections. Moreover, they diversify the formats of compilations to ensure inclusivity for all users. Third, in-depth interviews were conducted with eight practitioners from seven domestic Archives to investigate the current status of compilation activities, perceptions of those in charge, and areas for improvement. The findings from these interviews highlight several issues. First, practitioners often juggle multiple tasks in addition to compilation work, making it difficult for them to fully focus on compilation activities due to structural constraints. Second, while the expertise and participation of record management professionals are recognized as critical for compiling and selecting records through a comprehensive review of their context and content, less than half of compilation activities were carried out by such professionals. This disconnect prevented compilation activities from being fully linked to the expertise of record managers. Third, public programs such as compilations, exhibitions, and education are operated independently, with insufficient integration between them. Fourth, the lack of independent budgeting makes it challenging to maintain stable compilation projects, and conditions for exploring new topics and conducting research remain inadequate. Fifth, due to the practical limitation of relying solely on partially organized materials among vast collections, there is a lack of diversity in the topics selected for compilation. Sixth, the general public has limited access to compilations, resulting in low accessibility. Based on the findings, this study proposes strategies for activating compilation activities in domestic Archives, divided into policy and operational aspects. From a policy perspective, the study first recommends expanding systematic record organization projects to enhance the value of records by uncovering new topics. While domestic institutions continuously organize and describe records, many remain unorganized and underutilized. Systematic organization can facilitate the discovery of new topics and materials, improve the reliability and accuracy of records, enhance the quality of compilations, and increase their utility across various fields. Second, the study emphasizes the need for long-term compilation project planning to secure stable and sustainable funding. To achieve this, institutions should develop thematic collections or series compilations focused on specific subjects. Most domestic compilation projects are currently conducted as part of other initiatives, making them unstable. Long-term plans based on thorough analysis and research of holdings can demonstrate the feasibility of compilation projects to higher authorities, helping secure consistent funding. Third, the study suggests assigning record management professionals who can apply their expertise to in-depth research and compilation activities. This would create an environment where professionals can fully dedicate themselves to record research and compilation tasks. International cases show that institutions supporting internal research and review of holdings while collaborating with external publishers can produce more diverse and creatively planned compilations. Therefore, a system accommodating both internally conducted and externally collaborated compilation activities is necessary, and enhancing professional staffing for these tasks is essential to fostering an environment for dedicated record research and compilation. From an operational perspective, this study proposes several strategies to enhance the accessibility and utilization of compilations. First, compilations should be provided in diverse formats such as PDF, ePub, and audiobooks to improve user accessibility. Additionally, multilingual support is essential to ensure equal access to information for all users. Second, compilations should be integrated with public programs such as exhibitions and education to maximize their value. For instance, creating catalogues that include detailed explanations and expert commentary can enhance the academic value of exhibitions, while developing educational content based on records can contribute to public education. Third, compilation content should be restructured into user-friendly formats, such as card news, infographics, and short videos, and distributed through various platforms to increase accessibility and user engagement. While compilations provide in-depth information on specific topics, their extensive content may pose barriers to accessibility and usability for some users. By condensing key information and presenting it through user-friendly platforms, institutions can improve access to records, meet the needs of diverse user groups, and maximize the practical utilization of these resources. This study holds significance as it investigates the rarely discussed practical aspects and challenges of compilation activities in domestic Archives and proposes strategies for their activation. By addressing these issues, the study aims to enhance the utilization of records and contribute to providing meaningful value to the public through the activation of compilation activities in Archives. It is hoped that the findings and proposals of this research will support the increased use of records and offer practical benefits to society in the future.