대학 기관 리포지터리 자료 수집 개선방안 연구

Abstract

The purpose of the study is to identify the current status of university institutional storage and present improvement measures based on the library staff survey, while many academic libraries are facing the major task of preserving and sharing research materials. Prior research on institutional repositories has been conducted mainly in a variety of aspects, including success factors, case studies, usage behaviors, and activation plans. However, research on analyzing the way unniversity libraries collect and manage academic data using IR was relatively limited. In this study, the university institutional repository was defined as the digital storage for collecting, managing, preserving and distributing the research data and academic resources. Literature review, case study, investigation of current status, and surveys were conducted to understand current status of data collection in institutional repository of universities. Concepts necessary for research were organized through literature review, and the types of research materials were classified into thesis, journal article, university lab publications, other publications, reports, conference and seminar materials, research data and etc. In the investigations of current status, the contents collection status of university institutional repositories was identified based on quantity, recency, and diversity of items by referring to evaluation indicators presented in previous studies. 71 institutional repositories have been chosen as the subjects by referring to OAK(Open Access Korea) national repository website and the digital collection system(dCollection) website of Korean Education and Research Information Service(KERIS). In addition, a repository manager survey was conducted to identify the perception of IR, the effectiveness of the improvement plan, and the practical problems occurring in the data collection process. The results of status investigation and survey were comparatively analyzed in two parts: DSpace based institutional repository and dCollection. The results are summarized as follows. In the investigation of current status, the number of items held in each repository, the ratio of published data within 3 years to the total, the number of data types were measured. Utilizatioin of dCollection based repositories appears to be lower than that of DSpace based repositories in aspects of the quantity, recency, and diversity of items. Also, there was a wide gap between universities. Most universities have registered items in their IR steadily every year, but the types of collected data were limited. Dspace based repositories had mostly more than 4 types of data. On the other hand, dCollection was confirmed to have biased collected data types. Half of the dCollection holding only thesis and journal articles. Also, some dCollection based repositories were confirmed not to collect journal articles anymore. Generally, collection has been focused on thesis and journal articl. And it appeared that there is no institutional repository of domestic university collecting research data actively. In the survey, the following results were derived. Managers of institutional repositories were positively aware of the effect of preserving and sharing research material through repository. For necessity of data collecting, most types of research materials had responses more than average, and the necessity of collecting thesis was the highest. There were not many repositories having codified contents policy and the mandatory for submission of academic output except thesis. The responses for currently collecting data types were mainly thesis and journal article, similar to the result of the investigation of current status. Meanwhile, in DSpace based repositories, data collecting by librarian was mainly used while self-archiving by researcher was mainly used in dCollection. The format of data available to submit was mostly document. Full time faculty and researcher showed the highest percent of depositors in Dspace, and graduate student was the highest in dCollection. Questions about obstructive factors, difficulties in manpower and organizations were pointed out as the biggest problem. Difficulties in systems and contents appeared to be relatively low, and the responses were dispersed by repositories. Based on the result of research, remedial measures for university institute repositories are suggested as follows. First, codified collection policy for each repository should be arranged. Considering the factor as the environment of a university and the motivation for construction of IR, clarifying the purpose of collecting research achievements through institutional repository. And scope of deposit data has to be included to contents policy. If a policy detailed in the types of data to be collected, the format of data and the range of depositor is developed, manager in charge of data collecting in institutional repositories can focus on limited data in collecting process. When establishing collection policy, we can set up core contents needed to be collected by institutes, and ease the burden of work caused by the duplication of work. When managing both DSpace and dCollection, to collect various data in institutional repository with limited manpower, we should decide which materials to collect mainly. Also, the scope of collection need to be expanded to research materials and institutional records other than thesis. Through the survey, opinions on the types of data that need to be collected in the library were collected. As a result, in addition to the research materials, it was proposed to operate a specialized collection such as undergraduate works and graduation exhibitions in the arts field. In addition, there were responses that the scope of collection should be expanded to teaching and learning materials, university records, and historical materials. Likewise, policy for data should be clearly established. Second, incentive or mandatory regulation for submission of research materials should be arranged to induce researchers and university laboratories to deposit their academic data. The librarians in charge may have difficulty in collecting data by themselves in the lack of dedicated personnel, self archiving of researcher or department should be made possible. Community can be formed by departments managing data such as on-campus institute or records, and manager can be assigned by communities. Third, in order for incentives and mandatory provisions for delivery to be effectively utilized, awareness improvement must be preceded. The necessity of collecting data should be perceived in the university level. Therefore, the library needs to make known the merits of university institutional repository and furthermore, eliciting cooperation of other department in university is needed. Institutional repositories were pointed out to be underutilized despite of the effort for collecting data, so to make improvements, continuous promotion should be done while diversifying data at the same time. Fourth, the difficulty in systems was relatively low, compared to other items. But in case of thesis which is usually self-archived, opinion that there were difficulties in thesis submission period was suggested. Therefore, education for depositor has to be provided. Video clip for education as well as the manual in document form or inform announcement can be provided for submitter.;본 연구의 목적은 오픈액세스 환경에서 연구성과물의 보존과 공유가 도서관의 중요한 과제로 떠오른 가운데, 기관 리포지터리를 활용한 대학도서관의 자료 수집 현황과 담당자의 인식을 파악함으로써 개선방안을 제시하는 것이다. 기관 리포지터리에 관한 선행연구는 성공 요인, 구축 현황, 이용행태, 활성화 방안 등 다양한 방면에서 수행되었으나, 실제로 대학마다 기관 리포지터리를 통해 각종 학술정보를 수집하고 관리하는 방식을 전체적으로 분석한 연구는 비교적 제한적으로 이루어졌다. 본 연구에서는 대학 기관 리포지터리를 대학에서 구성원들의 연구성과물과 학내 자원을 수집𐤟관리𐤟보존하고 배포하기 위해 운영하는 디지털 저장소로 정의하고, 국내 대학 기관 리포지터리의 자료 수집 현황을 알아보기 위해 문헌연구와 현황조사, 설문조사를 실시하였다. 먼저 문헌연구를 통해 연구에 필요한 개념을 정리하였으며, 해외 대학의 기관 리포지터리 수집 정책 사례를 조사하고, 이를 바탕으로 연구성과물의 유형을 학위논문, 학술지 논문, 대학연구소 간행물, 기타 기관 간행물, 보고서, 학술대회 및 세미나 자료, 연구데이터, 기타로 분류하였다. 현황조사에서는 선행연구에서 제시된 리포지터리 평가지표 중 자료 수집과 관련된 항목을 참고하여 자료의 양, 자료의 최신성, 자료의 다양성을 기준으로 국내 대학 기관 리포지터리의 자료 구축 현황을 파악하였다. 조사 대상으로는 OAK(Open Access Korea) 국가리포지터리 누리집과 한국교육학술정보원(KERIS)의 디지털 학술정보 유통시스템(dCollection) 사이트를 참고하여 71개 기관 리포지터리를 선정하였다. 또한, 현황조사 대상 리포지터리의 담당자를 대상으로 설문조사를 진행하여 기관 리포지터리에 대한 인식을 조사하였다. 또, 자료수집 과정에서 발생하는 실무적인 문제점과 개선방안의 실효성에 대한 의견을 취합하였다. 현황조사와 설문조사 결과는 시스템에 따라 DSpace 기반 기관 리포지터리와 dCollection의 두 가지로 나누어 비교 분석하였다. 조사 결과를 요약하면 다음과 같다. 현황조사에서는 DSpace 기반 리포지터리 12개와 dCollection 59개의 자료 구축건수와 전체 자료 대비 3년 이내 발간 자료의 비율, 수집하고 있는 자료유형의 수를 측정하였다. 조사 결과 자료의 양, 최신성, 다양성 측면에서 DSpace에 비해 dCollection의 활용도가 비교적 낮게 나타났으며 기관 간 편차가 컸다. 거의 모든 대학에서 기관 리포지터리에 매년 꾸준히 자료를 등록하고 있었으나 수집하는 자료의 유형은 한정되어 있었다. DSpace는 대부분 네 종류 이상의 자료를 수집하였으나, dCollection의 경우 구축된 자료의 유형이 학위논문에 편중되었으며 학위논문을 제외한 다른 유형의 자료는 수집하는 기관이 많지 않았다. dCollection 운영기관의 절반은 학위논문과 교내연구소 간행물만 구축되어 있었으며, 연구소 발행 논문의 경우에는 리포지터리 구축 초기 이후로 수집이 이루어지지 않은 기관도 상당수였다. 전체적으로 학위논문과 학술논문 위주로 수집이 이루어지고 있었고, 특히 연구데이터의 경우 활발하게 수집하고 있는 국내 대학 기관 리포지터리는 없는 것으로 나타났다. 다음으로 설문조사에서는 기관 리포지터리 담당자를 대상으로 기관 리포지터리에 대한 인식 및 자료유형별 수집 필요성, 수집 정책과 절차, 자료 수집 장애요인과 개선방안에 대한 의견을 조사하였다. 국내 대학 기관 리포지터리 관리자는 리포지터리를 통한 연구성과물의 보존과 공유 효과를 긍정적으로 인식하고 있었다. 자료 수집 필요성에 대해서는 대부분의 자료유형이 보통 이상의 응답을 얻었으며, 그중 학위논문의 수집 필요성이 가장 높게 나타났다. 성문화된 수집 정책과 학위논문 외 납본 규정이 있는 기관은 거의 없었고, 수집하고 있는 자료유형에 대한 응답은 현황조사 결과와 유사하게 학위논문과 학술논문 위주로 나타났다. 한편 DSpace 기반 리포지터리에서는 사서가 자료를 수집하는 방식이, dCollection에서는 연구자의 셀프 아카이빙이 주로 활용되었다. 제출 가능한 자료의 포맷은 주로 문서였으며 제출자는 DSpace는 전임교원과 연구원이, dCollection은 대학원생이 가장 높은 비율로 나타났다. 장애요인에 대한 질문에는 인력과 조직 측면의 어려움이 가장 큰 문제점으로 지적되었다. 또, 시스템 측면과 콘텐츠 측면의 장애요인은 비교적 낮게 나타났으며 기관별로 응답이 분산되었다. 연구 결과를 바탕으로 대학 기관 리포지터리의 자료 수집 개선방안을 다음과 같이 제시하였다. 첫째, 성문화된 수집정책을 마련하여 기관 리포지터리를 통해 수집할 필요가 있다. 기관의 특성과 환경, 구축 동기를 고려하여 기관 리포지터리의 운영 목적을 명확히 하고, 이를 바탕으로 수집범위를 설정한다. 수집할 자료의 유형과 포맷, 제출자의 범위를 자세히 명시한 정책을 개발하면 기관 리포지터리 담당자는 수집 과정에서 한정된 자료에 집중할 수 있다. 수집정책을 수립할 때, 기관별로 수집해야 할 핵심 콘텐츠를 설정하여 업무의 이중화로 인한 부담 또한 완화할 수 있다. DSpace와 dCollection을 모두 운영하는 경우, 한정된 인력으로 기관 리포지터리에 다양한 자료를 수집하기 위해서는 중점적으로 수집할 자료를 결정해야 한다. 이어서 수집범위를 결정할 때 학위논문 이외의 다른 연구성과물과 기관 기록물도 수집 대상으로 고려할 필요가 있다. 설문조사를 통해 도서관에서 수집해야 할 필요가 있는 자료유형에 대한 의견을 수집한 결과, 학위논문 외에도 학부 졸업작품, 예체능 계열의 졸업 전시 등 특성화 컬렉션을 수집하여 운영할 것, 교수학습자료나 대학 기록물과 역사자료로 수집범위를 확대할 것이 제안되었다. 이외에도 다양한 유형의 자료를 수집하되 관련 정책을 명확하게 수립하여야 한다. 둘째, 기관 차원에서 인센티브 또는 납본 의무규정을 마련하여 연구자와 대학연구소의 자료 제출을 유도할 수 있다. 전담 인력이 부족한 상황에서 담당 사서가 대학의 연구성과물을 모두 직접 수집하기에는 어려움이 있으므로, 연구자 및 부서의 셀프 아카이빙이 이루어질 수 있도록 한다. 교내연구소나 기록물 등 자료를 관리하는 부서별로 커뮤니티를 생성하여 커뮤니티 단위로 관리자를 둘 수도 있다. 셋째, 인센티브와 의무규정이 효과적으로 수립되어 활용되기 위해서는 인식개선이 선행되어야 하며, 대학 차원에서 자료의 수집 필요성을 인지하고 있어야 한다. 따라서 도서관에서는 대학 기관 리포지터리의 장점을 알리고 나아가 교내의 다른 부서의 협조를 이끌어낼 필요가 있다. 자료 수집에 드는 노력에 비해 기관 리포지터리의 활용이 낮다는 점이 지적되었는데, 이러한 문제점을 개선하기 위해 수집 자료를 다양화하는 동시에 지속적인 홍보가 이루어져야 한다. 넷째, 시스템 측면의 어려움은 다른 항목에 비해 낮았으나 셀프 아카이빙이 주로 이루어지는 학위논문의 경우 제출 기간에 이용자의 문의가 집중되어 업무에 어려움이 있다는 의견이 제시되었다. 따라서 제출자를 대상으로 한 교육을 실시하거나, 문서 형태의 매뉴얼이나 공지사항을 통한 안내 외에도 동영상 교육을 제공하여 제출자들이 참고할 수 있도록 한다.