정부출연연구기관의 연구기록 관리 현황 및 평가체계 개선방안 연구

Abstract

오늘날 연구개발 분야의 급성장에 따라 연구과제에서 생산되는 핵심 연구기록도 기하급수적으로 증가하고 있다. 국가의 공적자금이 투입된 정부출연연구기관에서 수행하는 연구활동의 국가적 중요성에 비추어볼 때 연구활동에서 생산되는 연구기록의 관리 필요성은 매우 높다고 할 수 있다. 그러나 공공기록물법에 연구기록에 대한 별도의 정의가 없고 「정부산하공공기관 기록물관리 지침」(2018)에서도 연구기록물 부분을 따로 명시하고 있지 않으므로 우리나라 대부분의 정부출연연구기관은 아직까지 연구기록의 대부분이 체계적으로 관리되고 있지 않은 실정이다. 따라서 각 기관에서 생산 및 축적되어 온 방대한 양의 연구기록을 체계적으로 관리하기 위해서는 평가가 우선 수행될 필요가 있다. 이에 본 연구는 문헌연구, 해외사례조사, 11개 정부출연연구기관의 기록연구사와 심층면담 분석을 통해 국내 다양한 정부출연연구기관의 연구기록 평가체계 개선방안을 도출하는데 목적을 두고자 하였다. 이를 위하여 문헌연구를 통해 국내 정부출연연구기관의 기관 현황, 설립목적 및 사회적 역할과 특성을 파악하였다. 또한 연구기록의 개념과 유형을 정리하였고 이를 바탕으로 본 연구에서의 연구기록을 연구행정기록, 연구성과기록, 연구데이터로 정의하였다. 더불어 문헌연구를 통해 연구기록이 가지는 속성과 연구기록의 가치에 대한 논의를 살펴보았다. 한편, 연구기록의 평가는 별도의 체계가 없으므로 일반적인 기록 평가와 관련한 법·제도를 조사하였으며 연구기록과 관련된 기록 평가(Record Appraisal)의 이론과 관점들을 살펴봄으로써 연구기록의 평가체계에 평가과정, 평가도구, 평가기준으로 구분하여 조사하였다. 해외 사례조사의 경우 선행연구에서 공적 연구기록관리기관의 선진사례로 제시된 미국 지질조사소(USGS)와 호주 연방산업과학연구회(CSIRO)를 조사하였다. 두 사례 모두 전문적인 연구를 수행하는 기관으로, 중앙기록물관리기관의 통제 하에 처분일정표를 승인받아 사용하고 있다. 결과적으로 국내 연구기록의 평가에 있어 국가차원의의 연구기록 관리 체제 도입, 처분일정표의 매뉴얼로서의 기능 제시, 연구기록의 영구보존 선별 기준 등 연구기록 평가체계 구축 시 고려사항에 무엇이 있는지 도출하였다. 국내 정부출연연구기관의 면담은 정보공개청구를 통해 경제·인문사회연구회 소관 연구기관과 국가과학기술연구회 소관 연구기관 총 42개 기관 중 연구기록 관리와 관련한 평가·선별을 일부 수행했거나 앞으로 계획이 있는 24개 기관을 확인하였다. 그 중 면담에 응한 11개 정부출연연구기관의 연구사와 인터뷰를 수행하였다. 인터뷰 질문지는 기록관리 일반 현황, 연구기록의 정의 및 관리 현황, 연구기록의 평가의 필요성 및 인식, 연구기록 평가체계로서 평가목적, 평가주체, 평가시점, 평가방식 그리고 평가도구, 평가기준에 관한 영역으로 구성되었다. 선행연구, 사례조사 및 인터뷰 분석 결과를 바탕으로 하여 본 연구는 정부출연연구기관의 연구기록 평가체계 개선방안을 다음과 같이 제안하였다. 먼저 연구기록 평가체계에 앞서 연구기록의 관리에 있어서 법령, 관리주체, 시스템 측면의 개선이 선행되어야 하며 세부내용은 다음과 같다. 첫째, 공공기록물관리법 시행령 등의 기록관리 관련법 내에 기록의 정의의 하위조항으로 연구기록의 정의를 포함하는 것이 필요하다. 둘째, 연구기록의 관리 주체가 기록연구사가 되어야 한다. 또 이들이 연구기록 관리를 수행하는데 있어 필요한 권한을 보장하기 위해 타 부서의 협조 정도에 따른 보상 또는 제재 조치가 있어야 한다. 셋째, 연구기록을 포함한 기록관리의 전반적인 인력 구조를 개선한 후에 별도의 시스템 도입을 추진해야 한다. 다음으로 연구기록의 평가체계는 다음과 같이 제안하였다. 평가의 목적은 폐기와 같은 처분이 아니라 보존에 우선순위를 두는 것이어야 한다. 평가주체는 연구의 맥락을 잘 알고 있는 해당 분야의 연구자가 반드시 참여해야 하며 IT 전문가 역시 연구데이터 또는 연구기록 중 정보패키지의 기술적 측면을 이해하고 평가하는데 필요할 것이다. 따라서 연구기록 평가 주체에 있어 기록연구사, 연구자, IT 전문가의 다원화 구조가 되어야 한다. 평가방식 및 평가단위는 기존의 기능평가방식을 적용하되 연구기록의 특성을 반영하여 주제분류, 사업별 분류, 출처별 분류, 다중기능평가 등 다양한 방식의 적용이 요구된다. 이러한 연구기록의 평가는 연구기록의 유형에 적용되고 관리되는 시스템별로 달라져야 할 필요가 있으며 이를 시스템 간에 연계할 수 있도록 구현해야 한다. 평가시점은 생산 이전이 되어야 하고, 다만 이에 대한 재평가가 필요하다. 연구기록의 평가도구로 처분일정표는 연구기록의 유형별로 다르게 적용할 필요가 있으며 다양한 평가 단위들의 적용을 통해 여러 가지 평가방식의 적용이 요구된다. DMP는 연구기록의 생산 준비단계에서 작성하는 것이므로 DMP를 통한 연구기록 평가보다는 간단하게 기술한 DMP를 연구수행 이후에 다시 메타데이터를 상세하게 기술한 방식을 통해 활용하여야 한다. 연구기록의 평가기준에는 공통적인 평가기준으로 유일성, 비용, 충분한 도큐멘테이션, 재배포 가능성을 제안하였으며 추가적으로 기관의 사명과 관련여부, 연구 또는 역사적 가치, 재현불가능성, 하드웨어적인 기술적 고려사항 등이 판단되어야 한다. 또, 연구기록의 유형별로 가치가 다르므로 평가기준은 상이할 수 있음을 전제하여야 한다. 그 결과 평가는 하나의 평가기준만을 적용하기보다는 여러 개의 평가기준을 고려한 복합적인 의사결정 과정이 되어야 한다. 종합하면, 이와 같이 연구기록의 평가 및 재평가를 반복하고 계속 평가체계를 수정함으로써 중요한 연구기록이 누락되는 일이 없도록 선순환 되는 구조를 만들어야 한다. 본 연구는 정부출연연구기관의 사례조사를 통하여 실무에 적용 가능한 연구기록 평가체계 개선방안을 제시함으로써 기록 평가 연구의 외연을 확대시키고, 연구기록의 관리 및 활용을 도모할 수 있다는 점에서 의미를 가진다. 또한 향후 정부출연연구기관의 연구기록 평가체계를 수립하는데 참고 자료로서 활용될 수 있을 것으로 기대하는 바이다.;Given the national importance of research activities conducted by government-funded research Institutions, the need for the management of research records produced in research activities is very high, and the core research records produced in research projects due to the rapid growth of research and development are also increasing exponentially. However, since there is no separate definition of research records in the Public Records Act, the "Government-made Public Agency Records Management Guidelines” do not specify the research records separately, so most government-funded research institutes in South Korea have not yet systematically managed most of the research records. In view of this, the appraisal system for the evaluation of the value of research records is required more than ever. Therefore, the purpose of this study was to develop a practical research record appraisal system for various public research institutions in Korea through overseas case studies and in-depth interviews with record managers of 11 government-run research institutes. To do this, in literature review, the concept of the government-funded research institutions and the value and characteristics of research record, and the implication of record appraisal and a appraisal of research records were examined. As a result, in this study, the research records were defined as research administration records, research results records, and research data. With reference to overseas cases, the cases of the government-funded research institutions of overseas under successful operation. Thus, the U.S. Geological Survey (USGS) and the Australian Federal Industrial Science Research Institute (CSIRO) were examined as advanced examples. Both cases were conducted by professional research institutes, which approved and used disposition schedules under the control of the National Archives. As a result, in the evaluation of the national research records, it was possible to derive considerations when establishing a research record appraisal system, such as establishing a management system of the National Archives, presenting a disposition schedule as a user manual, presenting a selection criteria for permanent preservation. For the investigation of the current circumstances of research records in Korea, the management and appraisal current surveys of research records were investigated through in depth-interviews with record managers from the Korea Institute of Economic and Humanities research associations and the National Institute of Science and Technology who responded to the interview by contacting 24 institutions that had performed some evaluation and screening related to the management of research records or said they planned to move forward. Interview questions were composed of areas related to the general status of record management, definition and management status of research records, the necessity and awareness of the appraisal of research records, appraisal process and appraisal tools, appraisal criteria. The improvement of research records management system were as follows: First, research records management system should include the definition of research records as a sub-provision of the definition of records in the records management-related laws, such as the Enforcement Decree of the Public Records Management Act. Second, the administrative authority of the research records should be a record manager and grant legal authority, not just responsibility and obligation. Third, it was proposed to improve the overall workforce structure of record management and introduce research record management systems. Next, the appraisal system of the research records was largely divided into appraisal process, appraisal tools, appraisal criteria to derive the implications. The appraisal process of the research records can be seen subdivided into the appraisal objectives, appraisal methods and appraisal units, appraisal subjects, appraisal points, and as follows. The purpose of the appraisal of the research record is to prioritize the permanent preservation, but to perform the functional evaluation method first, the appraisal method and appraisal unit applied a variety of classification systems such as subject classification, business-specific classification, source-specific classification, multi-function evaluation to reflect the characteristics of the research record. As the appraiser for the research record, it should be a pluralized structure involving researchers and IT professionals. when to appraise the research records should be before production, but needs to be re-evaluated. Appraisal of the research records should be applied to the research type and the system to be different, it should be implemented so that it can be linked between the record management system. Finally, by repeating the appraisal and re-appraisal of the research records, it is important to create a virtuous cycle structure so that important research records are not missing. In addition, it was drawn to the conclusion that it could be used as an appraisal tool for research records through the disposition schedule and the variation of DMP. The common appraisal criteria of the research records suggested uniqueness, cost, sufficient documentation, and potential to redistribution. Additionally, the criteria for evaluating research records include the agency's mission and relevance, research or historical value, non-reproducibility, and hardware technical considerations. The appraisal criteria may be different by the type of research records because each type of research record have different values. Therefore, record appraisal should be a complex decision-making process that considers multiple appraisal criteria rather than applying only one. This study is meaning that it is possible to expand the appearance of historical record appraisal studies by presenting improvement measures for appraisal of research records applicable to practice through case studies of government-funded research institutes, and to promote the management and utilization of research records.