국가기록원 기록정보서비스 개선방안에 관한 연구

Abstract

공공기록관은 국민들을 대상으로 설명책임을 가지며, 국민의 권리와 편익에 관한 기록을 보존하기 기관으로, 기록의 공공 이용을 실현해야하는 책임을 지닌다. 오늘날 사회는 기록관이 행정기관이나 문서창고의 역할을 넘어 서비스 기관의 역할을 수행하기를 기대하고 있으며, 따라서 향후 기록관은 서비스를 제공하는 문화기관으로 역할하기를 요구받고 있다. 또한 기록을 보존하는 궁극적 목적이 보존보다 이용하는 데 있다는 인식이 보편화 되면서 기록정보서비스의 중요성이 강조되고 있다. 본 연구에서는 국가기록원의 기록정보서비스 개선방안을 모색하고자 하였다. 이를 위하여 기록정보서비스의 정의 및 특성과 기록정보서비스가 갖는 가치에 대하여 살펴보았다. 더불어 우리나라와 국외 대표 기록물 관리기관의 기록정보서비스 사례를 조사 및 분석하여 국가기록원 기록정보서비스 개선 방안 마련에 참고할 수 있는 사례와 시사점을 도출하였다. 또한 국가기록원 이용자를 대상으로 설문조사와 심층면담을 진행하여 이용자들의 국가기록원 기록정보서비스 이용 경험과 만족도, 서비스 개선을 위한 의견을 구체적으로 파악하였으며, 향후 기록정보서비스 개선을 위한 시사점을 도출하였다. 이와 함께 국가기록원에서 기록정보서비스를 담당하고 있는 직원을 대상으로 심층면담을 통해 서비스 개선의 타당성과 필요성을 검증하고, 실제 국가기록원 기록정보서비스 환경에 대하여 명확하게 파악하며 국가기록원 기록정보서비스의 개선을 위해서 어떤 변화가 필요한지 알아보았다. 먼저 문헌연구를 통해 기록정보서비스의 정의 및 특성과 기록정보서비스가 갖는 가치에 대하여 살펴보고 이론적 근거를 마련하였다. 기록정보서비스는 아키비스트와 이용자의 상호과정을 통하여 좁게는 이용자가 원하는 기록을 찾고, 넓게는 이용자의 요구를 충족시킬 수 있도록 하는 모든 활동을 의미하며, 기록관에서는 여러 유형의 다양한 기록정보서비스를 이용자에게 적절하게 제공해야 함을 확인하였다. 더불어 우리나라와 국외 5개국의 대표 기록물 관리기관의 기록정보서비스 사례를 조사 및 분석하여 국가기록원 기록정보서비스 개선 방안 마련에 참고할 수 있는 사례와 시사점을 도출하였다. 다음으로 국가기록원 이용자를 대상으로 설문조사와 심층면담을 진행하여 이용자들의 국가기록원 기록정보서비스 이용 경험과 만족도, 서비스 개선을 위한 의견을 구체적으로 파악하였다. 35명의 이용자를 대상으로 설문조사를 통해 기록관 이용 경험과 만족도, 이용자 요구를 파악하였고, 이들 중 7명을 대상으로 심층면담을 진행하여 구체적인 이용경험과 기록정보서비스 요구사항을 파악하였다. 이용자들은 검색 및 열람 절차의 개선과 온라인 서비스의 확대, 그리고 국가기록원에 대한 홍보와 시설 확충을 요구한다는 것이 확인되었다. 특히 심층면담에서는 이용자들이 국가기록원 기록정보서비스를 ‘민원’의 성격으로 인식하고 있으며, 국가기록원의 역할과 제공하는 다양한 서비스에 대해서 잘 인식하지 못하고 있다는 것을 확인하였다. 또한 국가기록원의 기록정보서비스 담당 직원 2명을 대상으로 심층면담을 수행하여 서비스 개선의 타당성과 필요성을 검증하고, 실제 국가기록원 기록정보서비스 환경에 대하여 파악하였다. 이를 통해 검색 및 열람서비스와 인력 문제에서 개선이 필요한 것을 확인하였으며, 이를 위해서는 이용자 서비스와 직원이 이용하는 CAMS의 검색 결과 비일치 문제 해결, 다양한 검색도구의 제공, 열람 담당 인력의 확보 등이 개선되어야 한다는 것을 파악하였다. 문헌연구와 사례조사, 이용자 및 직원 조사를 통하여 국가기록원 기록정보서비스 개선방안을 검색 및 열람 절차 개선, 온라인 서비스 확대, 이용자 인식 개선 및 시설 확충의 세 가지 측면에서 제안하였다. 먼저, 검색 및 열람절차를 개선을 통하여 이용자들의 기록 이용 가능성을 향상시켜야 한다. 또한 온라인 서비스 확대로 이용자들이 국가기록원에 직접 방문하지 않아도 서비스를 충분히 이용 할 수 있도록 원문 서비스의 확대 등의 노력이 필요하며, 이를 위해서는 소장 기록의 디지털화를 꾸준하게 추진하여야 한다. 마지막으로 이용자의 인식개선을 위한 홍보 강화와 더불어 시설 면에서의 확충이 필요하다. 이용자에게 국가기록원이 제공하는 기록정보서비스를 알리기 위한 다양한 홍보 전략이 모색되어야 한며, 매력 있고 활용 가능한 공간으로 인식될 수 있도록 충분한 열람 시설과 편의시설을 확충하여야 한다. 본 연구는 국가기록원의 기록정보서비스 개선을 위한 국내외 사례 분석과 함께 국가기록원의 4개소 기록정보센터를 대상으로 기록정보서비스 이용자와 제공자 조사를 실행하고, 의견을 다각적으로 참고하여 기록정보서비스의 개선 방안을 총체적으로 검토하고 개선방안을 마련했다는 점에서 의의가 있다. ;The Public Archives should have the accountability to the people, and should be the institution for preserving the records concerning the rights and benefits of the people, and should be responsible for realizing the public use of records. Today, our society expects the archives to play the role of a service agency beyond the role of an administrative agency or a repository thus requiring the archives to serve as a cultural organization providing services in the future. In addition, the importance of archival information service has been emphasized as the perception that the ultimate purpose of preservation is to use them rather than to preserve them has become more common. This study is deigned to find a way to improve the archival reference service of the National Archives. To this end, we looked through the definition and characteristics for the archival reference service and the value of the archival reference service. In addition, cases of archival reference service by Korea and representative records management institutions abroad were examined and analyzed to deduce examples and implications that could be referred to in the preparation of measures to improve the archival reference service of the National Archives of Korea. A survey and in-depth interviews were also conducted with users of the National Archives to find out their experiences, satisfaction level, and opinions for improvement of the National Archives and Records Information Service, and suggestions for improvement of the National Archives and reference service in the future. In-depth interviews with employees in charge of archival refence services at the National Archives of Korea were conducted as well. By doing that, the feasibility and necessity of service improvement, understand the actual environment of archival reference service at the National Archives of Korea, and the necessary changes were found. First of all, the definition and characteristics of the archival information service and the value of the archival information service were reviewed and the theoretical basis was provided through the literature study. Archival reference service refers to all activities that enable users to find the records that they want through the mutual process of archivists and users, and broadly meet the needs of users. It is confirmed that the archives should provide various types of archival reference services effectually to users. Secondly, the archival reference service cases of the representative records management institutions of Korea and five foreign countries were investigated and analyzed to derive examples and implications that could be referred to in the preparation of measures to improve the archival reference service of the National Archives of Korea. Next, a survey and in-depth interviews were conducted with users of the National Archives to find out their experiences, satisfaction, and opinions on improving the service. Through a survey of 35 users, the experience, satisfaction, and the needs of using the archives were identified. In-depth interviews were also conducted with seven of users to identify specific user experiences and claims for archival reference services. It has been confirmed that users are required to improve retrieval and access procedures, expand online services, and promote the National Archives and enlarge facilities. In particular, in-depth interviews confirmed that users perceived the National Archives' archival reference service as a ‘civil petition' and that they were not fully aware of the role of the National Archives and of the various services provided. As well as that, in-depth interviews were conducted with two employees in charge of archival reference services at the National Archives to verify the feasibility and necessity of service improvement and to identify the actual environment of archival reference services at the National Archives. Through this, it was confirmed that improvement in retrieval and reading services and a manpower shortage problem was needed. To this end, it is necessary to improve user service and CAMS search result inconsistency problems. To solve problems, the national archives should provide various finding aids and secure the manpower in charge of archival reference service. Based on literature research, case studies, survey and in depth interviews, the way of improving information service of the National Archives are proposed in three aspects: improving retrieval and reading procedures, expanding online services, improving user awareness, and facilities. First, it is necessary to improve record availability by reforming retrieval and reading procedures. It is also necessary to expand online service so that users can get the service without having to visit the National Archives in person. To do this, it is required to push forward the digitization of records. Lastly, strengthening publicity to improve users’ awareness and expanding facilities are needed. To recognize an available and attractive institution, various publicity strategies should be presented to users and a spacious reading room and amenities for users should be also prepared. In this study, domestic and international case studies are conducted to improve the archival reference service of the National Archives. A user survey and in-depth interviews with both users and the two people in charge of archival reference service of four record information centers of National Archives. The improvements proposed in this study are meaningful because they are based on the opinions in various ways both users and people in charge of archival reference service.