지방공사·공단 기록관리 개선방안에 관한 연구

Abstract

Local public corporations are public institutions and local public companies prescribed by 「Public Records Management Act」 and 「Local Public Companies Act」. Local public corporations are closely related to the welfare promotion of local residents since they are responsible for the management of public facilities and are entrusted with some part of the duties of local governments. Therefore, it is necessary to have responsible administrative operation in the management of local public corporations. However, local public corporations perceive importance of records management is low due to lack of guidance and supervision of the National Archives of Korea. For these reasons, this study aims to find the improvement plan of the records management of local public corporations by understanding the current status of records management and the awareness of work within the corporations. First, through literature review, this study provides the concept and function of local public corporations and identifies the management type and role. This study also explores the process of managing public records by understanding the work of the records management institutions, the records classification system, and the role of the archivists. In addition, this study examines the purpose and effect of systematic and professional records management and delves into the importance of records management of local public corporations according to changes in the management style of the organization. Based on the understanding of the records management of local public corporations, this study attempt to establish the logical ground on the improvement plan of the local public corporations' records management. Next, this study implements questionnaire survey and interview with local public corporations' archivists. Through this survey and interview, this study demonstrates the status of records management process and the awareness of records management work and archivists and also examines the development possibility of records management work through the new establishment of records management in the management evaluation index of local public companies. The questionnaire survey was conducted by e-mail and the interviews were conducted by telephone and in written format. As a result, 50 responses from the archivists were collected, and 15 telephone interviews and 3 written responses were collected. According to the survey and interview results, the weaknesses of the records management of local public corporations are as follows. First, the survey participants answered that systematic record management is necessary for responsible organization operation, while the awareness of the importance of record management in the local public corporations is low except the archivists. Second, most local public corporations used electronic document production system and records classification table. However, there was a limit to apply national classification system because it should be used records management standard table under current law. Third, since the types of records are various according to the region or business type of local public corporations and are usually produced as non-electronic records, there are difficulties in management due to lack of detailed guidelines. In addition, there were many cases where the local public corporations do not have the plan to computerize non-electronic records, so that it is also difficult to establish a database for electronic records. Fourth, because of the absence of the archivist in the local public corporations until now, the evaluation and disposal work of records has not properly conducted yet. It was also difficult to select the records to be evaluated because the records were not properly classified. In addition, the evaluation and disposal work itself has low possibility to be carried out because the evaluation council where small corporations or archivists are not present in the local public corporations. Fifth, the transfer of records was not properly performed because the physical distance between the headquarters of the local public corporations and the business branch offices. There is a concern about loss and damage during the transfer of records from the branch office to the headquarters. Furthermore, there is a lack of space in the local public corporations to preserve the transferred records. Based on the above analysis, this study suggests improvement plan of the records management of local public corporations as follows. First, the National Archives of Korea should establish the improvement plan of the records management work for local public corporations. For this, the National Archives of Korea should analyse the features of each region and business type, and then should provide the practical guidelines and classification system. In addition it is expected to share specific evaluation indicators of the National Archives of Korea when they conducts the institutional records management evaluation toward by establishing record management in the management evaluation index of local public companies. Second, local governments should provide continuous and practical support for the development of records management services of local public corporations. Local governments have the most direct influence on the performance of all the tasks of local public corporations, so they have an obligation to continue to pay attention to the development of local public corporations' record management. Third, it is necessary to strengthen the awareness of records management of local public corporations themselves. The local public corporations should recognize that the systematically and professionally performed record management can be the basis of all business activities. Finally, the local public corporations should build the environment where more archivists are arranged and they concentrate on their works better. This study is meaningful in that it proposes the improvement plans for the records management of local public corporations by investigating the current status of records management work of local public corporations and the status of the awareness of records management and archivists nationwide. In conclusion, the results of this study can be used as basic data for the current status of the local public corporations for improving records management work of local public corporations.;지방공사·공단은 「공공기록물 관리에 관한 법률」과 「지방공기업법」에서 규정하는 공공기관이자 지방공기업이다. 또한 지방공기업의 사업은 지방자치단체의 업무 일부를 위탁 받아 공공시설 및 공공시설물 관리 등을 담당하고 있다. 따라서 지역주민의 복지증진에 밀접한 관련이 있기 때문에 무엇보다 책임 있는 행정 운영이 필요하다. 그러나 지방공사·공단은 국가기록원의 지도 및 감독이 부재하고 전체 지방공사·공단의 약 1/3 정도만이 기록물관리 전문요원을 배치하고 있어 기록관리 중요성에 대한 인식이 전반적으로 낮은 상태이다. 따라서 본 연구는 전국의 지방공사·공단을 대상으로 기록관리 업무현황과 기관 내 기록관리 업무 및 기록관리 전문가 인식정도를 파악하여, 지방공사·공단 기록관리의 개선방안을 모색하고자 하였다. 이를 위해 문헌연구와 설문조사 및 인터뷰를 실시하여 지방공사·공단 기록관리 현황을 파악하였다. 먼저, 문헌연구를 통하여 지방공사·공단 및 지방공기업의 개념과 기능을 살펴보고 지방공사·공단의 경영형태와 역할을 파악하였다. 또한 기록관리에서 각 기관의 업무와 기록물분류체계, 기록물관리 전문요원의 역할을 이해하기 위해 공공기록물관리에 대한 절차를 함께 살펴보았다. 더불어 체계적이고 전문적으로 수행되는 기록관리의 효과를 고찰하고 조직의 경영형태 변화에 따른 지방공사·공단 기록관리의 중요성도 함께 살펴보았다. 이러한 이해를 기반으로 지방공사·공단 기록관리 개선방안에 관한 논거를 구체화 하였다. 문헌연구와 함께 지방공사·공단 기록관리 담당자를 대상으로 설문조사와 인터뷰를 실시하였다. 이를 통해 지방공사·공단의 기록관리 업무현황과 기록관리 및 기록관리 전문가에 대한 인식을 파악하였고, 지방공기업 경영평가 지표에 기록관리가 신설된 점을 통하여 기록관리 업무발전 가능성에 대한 인식도 함께 살펴보았다. 설문조사는 각 담당자의 이메일을 통한 온라인 설문으로 실시되었으며, 인터뷰는 전화 및 서면으로 진행되었다. 최종적으로 설문조사에서 85부를 배포하여 지방공사·공단 기록관리 담당자 응답 50부를 회수하였고, 인터뷰의 경우 설문 응답자 중 15명을 대상으로 전화 인터뷰를, 3명을 대상으로 서면 인터뷰를 수행하였다. 설문조사와 인터뷰 내용을 분석한 결과에서 나타난 지방공사·공단 기록관리의 문제점은 다음과 같다. 첫째, 설문조사 응답자는 투명하고 책임 있는 기관 운영을 위해 체계적인 기록관리가 필요하다고 응답한 비율이 높았던 반면, 기록관리 담당자를 제외한 기관 내 기록관리 중요성 인식도는 낮은 것으로 나타났다. 둘째, 대부분의 조사 대상 지방공사·공단은 전자문서생산시스템과 이에 따른 기록물분류기준표를 활용하고 있었으나, 현행법 상 기록관리기준표를 활용해야하기 때문에 분류체계 적용에 한계가 있었다. 셋째, 지방공사·공단의 지역이나 사업 유형에 따라서 생산·접수되는 기록물 유형이 다양하고 대개 비전자기록물로 생산되는 반면, 이에 대한 업무 규정이나 세부 지침의 부재로 관리상 어려움이 있었다. 또한 비전자기록물의 전자화 계획을 수립하고 있지 않은 경우가 많고, 전자화 한 기록물을 구축할 데이터베이스를 마련하기에도 어려운 상황이었다. 넷째, 이전까지 기록물관리 전문요원의 부재로 평가·폐기 업무가 이루어지지 않았고, 보존 중인 기록물들은 적절히 분류되지 못하여 평가대상 기록물 선정도 어려운 것으로 나타났다. 더불어 규모가 작은 기관이나 아직까지 기록물관리 전문요원이 부재한 곳은 평가심의회 구성도 어렵기 때문에 평가·폐기 업무가 진행될 수 없었다. 다섯째, 지방공사·공단의 본부와 사업팀의 물리적 거리차이로 인하여 기록물 이관 업무가 적절히 실시되지 못하고 있었다. 사업팀에서 본부로 기록물 이관 중 분실 및 훼손의 우려가 있고, 이관 받은 기록물을 보존할 공간도 부족한 것으로 나타났다. 이상의 논의를 바탕으로 지방공사·공단 기록관리 개선방안을 제안한 결과는 다음과 같다. 첫째, 국가기록원의 기록관리 업무지원 역할의 강화가 필요하다. 국가기록원에서는 지방공사·공단이 위치한 각 지역과 사업 유형을 분석하여 지방공사·공단 기록관리 업무에 부합하는 실무 지침 및 분류체계를 제공할 필요가 있다. 또한 지방공기업 경영평가 지표에 기록관리가 신설되었으나 그 평가기준이 모호하므로, 구체적인 평가지표를 도출할 수 있는 가이드라인을 제안하는데 협력해야 한다. 더불어 단방향적 교육을 진행하는 것이 아닌 전문가 파견을 통한 양방향적 교육을 해야 한다. 둘째, 지방자치단체는 지방공사·공단 기록관리 업무발전을 위하여 지속적인 관심과 실질적 지원을 제공해야 한다. 지방자치단체는 지방공사·공단의 모든 업무를 수행에 있어서 가장 직접적인 영향을 끼치기 때문에 지방공사·공단 기록관리 업무발전에 있어서 지속적인 관심을 가지고 조력해야 할 의무가 있다. 또한 지방자치단체는 지방공공기록물에 대한 책임이 있으며, 지방공사·공단뿐만 아니라 지역 내 지방공공기관 기록관리 업무발전을 위하여 노력해야 한다. 셋째, 지방공사·공단 자체 내에서 기록관리 인식강화가 필요하다. 경영평가 지표에 기록관리가 추가되었기 때문에 기록관리를 수행하는 것이 아닌 체계적으로 수행된 기록관리는 투명하고 책임 있는 업무활동의 근거가 되는 점을 인지해야 한다. 또한 기록관리의 전문성을 위하여 전문요원을 배치해야 하며 업무에 집중할 수 있는 환경을 마련해야 한다. 더불어 사업의 유형과 기관 규모가 비슷한 지방공사·공단 간 협력체를 구성한다면 정보공유와 더불어 우수사례 벤치마킹 등 기록관리 업무발전에 큰 도움이 될 것이다. 본 연구는 전국을 범위로 지방공사·공단의 기록관리 업무현황과 기록관리 및 기록관리 전문가에 대한 인식을 파악함으로써 지방공사·공단 기록관리 개선방안을 제안했다는 점에서 의의가 있다. 본 연구의 결과는 지방공사·공단 기록관리 현황 파악에 대한 기초자료 및 참고자료가 될 수 있을 것이다.