법적 증거로서 기록의 활용을 위한 공기업 기록관리 개선방안에 관한 연구

Abstract

모든 조직에서 법적 분쟁은 심각한 위험 요인으로 간주되며 업무수행과정에 서 언제든 발생 할 수 있는 소송에 적극적으로 대비할 필요가 있다. 업무활동의 증거인 기록을 체계적으로 관리하면 소송발생 시 기관에 유리한 주장을 기록을 통해 입증함으로써 업무활동의 정당성과 투명성을 확보할 수 있다. 특히 기업인 동시에 공공기관인 공기업은 소송의 결과가 경영상 위험을 초래하지 않으면서 공 공성을 저해하지 않도록 소송대응에 더욱 특별한 주의를 기울여야 한다. 따라서 본 연구는 공기업에서 효율적 소송대응과 체계적인 기록관리의 관계를 파악하고, 소송에서 기록을 증거로 활용하는 과정에서 발생하는 기록관리 관련 문제점을 파 악하여 법적 증거로서 기록활용을 뒷받침하는 기록관리 개선방안을 제안하고자 하였다. 본 연구에서는 문헌연구를 통해 기록의 증거적 속성과 효율적인 소송대응을 위한 기록관리 체계에 대한 이론적 논의를 살펴보았다. 또한 심층면담을 통해 공 기업의 소송대응에서 기록관리의 역할과 기록이 유효한 증거로 채택되기 위해 요 되는 기록관리 개선 사항에 대하여 조사하였다. 먼저 문헌연구를 통해 기록학적 관점과 법학적 관점에서 기록의 증거적 가치에 대하여 파악하고, 기록이 진본성을 가진 증거로 인정받기 위해 고려되어야 하는 요건을 파악하였다. 또, 본 연구의 연구대상인 공기업에서 소송은 공기업의 지배 원리인 기업성과 공공성에 어떠한 영향이 있는지 확인하기 위하여 공기업 특성에 관한 연구와 공공기관 경영정보공개 시스템에 공개된 소송관련 정보에 대하여 살펴보았다. 마지막으로 소송대응의 효율적 방안으로 제시된 체계적인 기록 관리를 기반으로 하는 정보거버넌스에 대한 연구를 살펴보았으며, 소송대응에 관련된 부서간 협력가능성에 대하여 확인하였다. 다음으로 실제 공기업에서 기록을 관리하고 있는 기록연구사 6명을 대상으로 한 심층면담을 통해 기록관리 현황, 소송대응에 있어 기록연구사의 역할과 그 역할의 수행과정에서 발생하는 문제점에 대하여 파악하였다. 기록연구사는 소송 상황에서 효율적으로 기록을 활용할 수 있도록 기반을 마련하는 역할을 하고 있는 것으로 확인되었다. 이러한 기록활용 기반 마련에는 전수조사 및 DB구축, 시스템 구축 및 고도화 이용자 친화적인 검색도구의 개발, 소송 가능성 있는 사안에 대한 별도의 기록관리, 그리고 교육 및 인식개선이라는 5가지 활동이 제시되었다. 또 일반기업과 공기업에서 소송업무를 담당하고 있는 법무업무담당자 7명을 대상으로 심층면담을 통해 소송에서 기록의 활용 현황과 유효한 증거로 채택되기 위한 기록요건 그리고 소송대응 과정에서의 문제점을 파악하였다. 유효한 증거가 되기 위해서는 제출된 기록이 소송의 쟁점과의 관련성이 인정되어야 하고, 소송 상대방이나 판사에게 의심받지 않을 정도의 진본성이 갖추어져야 하며, 판사가 이해하기 쉬운 형태로 적절한 시기에 제출되어야 한다는 것이 확인되었다. 기록연구사와 법무업무담당자는 소송대응과 관련한 문제점으로 종이기록 및 지역본부의 기록에 대한 관리 부족, 순환보직과 잦은 조직개편으로 인한 불연속적인 기록관리, 저조한 기록관리 인식 그리고 기관 내 통합적 기록관리시스템의 부재를 꼽았다. 기록의 진본성을 확보할 수 있는 기록관리시스템을 갖추고 모든 기록의 접근가능성을 보장할 수 있는 기록관리환경 구축이 체계적 기록관리를 의미한다는 데 기록연구사와 법무업무담당자 그룹 모두 동일한 의견을 가지고 있었다. 면담 참여자들은 기관이 효율적으로 소송에 대응하기 위해서는 기록관리 부서와 법무팀, 소송 발생 업무부서 그리고 IT 부서의 협력체계가 전제되어야 한다는 것에도 동의하였다. 문헌연구와 심층면담을 바탕으로 법적 증거로서 기록의 효율적 활용을 뒷받침하는 공기업 기록관리 개선방안을 기록관리업무체계 개선, 기록관리 인식 강화와 협력체계 구축의 세가지 측면에서 제안하였다. 먼저 기록관리 업무체계 개선 측면에서 기록관리시스템을 구축하여 기록에 대한 접근가능성과 이용가능성을 높여야 하고, 기관 내 다양한 업무시스템과 기록관리시스템을 연계하여 기관에서 생산되는 모든 기록이 통합된 기록관리시스템에서 진본성을 갖춘 기록으로 관리되어야 한다. 또 기록연구사가 기록활용 기반 마련 역할을 충실하게 수행할 수 있는 업무환경이 마련되어야 하는데, 기록관리 전문 인력이 충원되고, 기관의 기록물에 대한 전문가로서 기록관리 업무에 집중 할 수행할 수 있는 환경이 보장되어야 한다. 기록관리 인식 강화 측면에서 일상적인 기록관리의 중요성에 대한 지속적인 교육을 실시하고, 기관 내 상급자를 교육 대상에 포함시켜 기록관리가 기관의 경영에 실제 도움이 되는 업무라는 인식을 강화하여야 한다. 마지막으로 체계적 기록관리를 기반으로 소송대응에 유관 부서의 협력체계가 구축되어야 하는데 기록관리 부서와 IT부서, 법무팀 그리고 업무부서 네 부서를 협력 주체로 제안하였다. 본 연구는 공기업의 소송에서 기관의 기업성과 공공성을 보장할 수 있도록 활용되는 기록의 증거적 가치와 체계적 기록관리의 상관관계에 주목하였다. 본 연구에서 제시한 개선방안은 소송과 관련된 공기업 내 기록관리의 현실적인 문제점을 바탕으로 기록연구사와 법무업무담당자의 관점을 모두 반영하여 제시되었다는 점에서 의의가 있다. 본 연구 결과는 기록의 체계적 관리를 통한 소송에서의 기록활용에 관한 연구에 기초자료로 활용될 수 있을 것이다.;Legal disputes are considered a serious risk factor in all organizations and it is necessary to actively prepare for any litigation that may occur at any time during the course of the job performance. The systematic management of records, which are evidence of work activities, can ensure the legitimacy and transparency of work activities by demonstrating claims in favor of the agency in the event of a lawsuit. In particular, public enterprises, both corporations and public organizations, should pay special attention to responding to ㅣlawsuits so that the outcome of the lawsuits does not pose managerial risks and does not undermine the public nature. Therefore, this study was designed to identify the relationship between efficient litigation response and systematic record management in public enterprises, identify problems related to record management in the process of utilizing records as evidence in lawsuits, and propose measures to improve record management to support record use as legal evidence. In this study, we looked at the theoretical discussion of the evidence properties of records and the system of record management for efficient litigation response through literature research. Furthermore, through in-depth interviews, the role of record management in litigation responses of public enterprises were investigated for improvement in record management as required to be adopted as valid evidence. First, the literature study identified the value of records from a documentary perspective and a legal perspective, and the requirements to be considered for records to be recognized as authentic evidence. In addition, public enterprises researched in this study were interviewed on the characteristics of public enterprises and the relevant information on lawsuits disclosed in the public institution management information disclosure system to see how the lawsuit affects the corporate and public nature of the public enterprise, which is the governing principle of the public enterprise. Also, we looked at the study on information governance based on systematic record management presented as an efficient way to respond to a lawsuit, and identified the inter-departmental cooperation involved in responding to a lawsuit. Next, through in-depth interviews with six archivists who are managing records in public enterprises, we identified the current status of record management, the role of archivists in responding to lawsuits and the problems arising from their performance. Record researchers were found to be laying the foundation for efficient use of records in litigation situations. In order to establish the base for record utilization, five activities were presented: complete survey and database construction, system construction and advancement, development of user-friendly search tools, separate record management for potential litigation issues, and education and awareness improvement. In addition, in-depth interviews were conducted with seven working level legal team members in charge of legal affairs at general and public enterprises to identify the status of the use of records in lawsuit, record requirements to be adopted as valid evidence, and problems in the process of responding to a lawsuit. It was confirmed that in order to be considered as valid evidence, the submitted records must be recognized for their relevance to the issue of litigation, have the authenticity to the extent where they are not questioned by the litigant or judge, and be submitted within an appropriate time in a form that is easy to understand for a judge. Archivists and legal team practitioners cited the lack of management of paper records and regional headquarters’ records, discontinuous record management due to circular retention and frequent reorganization, poor record management awareness and the absence of an integrated record management system within the agency as problems related to litigation response. Both the archivists and legal teams held the same opinion that the establishment of a record management environment with a record management system, which ensures the integrity and accessibility of all records, was crucial for systematic record management. Interviewed participants also agreed that in order for an agency to effectively respond to a lawsuit, recordkeeping and legal teams, a litigation-prone task force and a cooperative system in the IT department must be established. Based on literature research and in-depth interviews, the government proposed three measures to improve record management of public enterprises that support efficient use of records as legal evidence: improving the record management system, strengthening the recognition of record management, and establishing a cooperative system. First, the record management system should be established which will serve to increase accessibility and availability of records, and all records produced by an institution should be managed by integrating various business systems with record management systems within the institution. In addition, an environment for archivists to faithfully perform their role of laying the foundation for archiving should be provided, and an environment for record management professionals to be employed and to focus on recording management tasks as experts inside institutions should be ensured. Continuing education on the importance of day-to-day record management in terms of enhancing record management awareness should be provided, and should include senior officials in record management training. The perception that record management is a practical service to the management of the institution should be strengthened. Finally, the related departments' cooperative system should be established in response to litigation based on systematic record management. It is also proposed that four departments, including the record management department, IT department, legal team, and business department work as cooperative entities. This study focused on the correlation between the evidence value of records used in litigation of public enterprises and systematic record management systems that are used to ensure the corporate and public nature of institutions. The improvement measures proposed in this study are meaningful because they are based on the practical problems of record management related in public enterprises related to litigation, reflecting both the views of archivists and legal team practitioners.