직장에서 비서의 비즈니스영어능력 활용에 관한 연구

Abstract

대부분의 대학생 및 취업준비생들과 마찬가지로 비서직희망자들도 영어능력을 주요 스펙으로 인식하고 있으며, 더 높은 공인영어시험점수를 얻기 위해 상당한 시간과 노력을 투자를 하고 있다. 하지만 대부분의 기업인사담당자들은 공인영어시험점수를 단순히 영어능력을 입증하는 간단한 선별도구만으로 사용하고 있고, 입사 시 요구하는 영어와 입사 후 실제로 업무상 필요로 하는 영어에는 차이가 있다. 비서 분야에서 영어능력과 관련한 평가와 활용에 대한 심도 있는 검토가 필요한 것으로 보인다. 본 연구의 목적은 비서직과 타 직군을 비교하여 비서직의 영어능력평가는 어떻게 이루어지고 있는지, 비서직의 영어능력은 어떠한지 알아보고, 나아가 구체적으로 비서직에서의 영어능력 활용을 파악하는 것이다. 비서직과 타 직군의 영어능력을 비교하기 위해 10차 한국노동패널조사에서 영어능력에 대해 조사한 자료를 수집한 후, 현직 비서를 대상으로 비서의 입사 및 승진 시 영어능력평가와 비서업무에서 실제로 영어능력을 활용하는 비서업무를 탐색하고자 FGI(Focus Group Interview)를 실시하였다. FGI결과와 선행연구를 참고해 설문지를 작성한 후 설문조사를 통해 최근 비서들의 영어능력에 대한 입사 및 승진 시 평가와 전반적인 인식에 대해 알아보았다. 본 연구는 1단계로 10차 한국노동패널조사에서 영어능력에 대해 조사한 타 직군의 자료를 수집한 후, 2단계로는 현직 비서 4명에게 FGI를 실시하여 내용분석을 통해 비서직의 영어능력평가와 영어능력을 활용하는 비서업무를 탐색했다. 이를 바탕으로 비서의 영어능력에 대한 평가와 전반적인 인식을 확인할 수 있는 설문지를 작성하였고, 3단계로 국내 및 외국계기업의 비서 215명으로부터 수집된 응답 자료를 SPSS 21.0 Version을 사용해 기술통계, 빈도분석, 교차분석 하였다. 개방형 응답은 MS-EXCEL을 이용해 내용분석을 실시하였다. 본 연구의 결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 입사 할 때, 타 직군에 비해 비서직은 공직적인 영어점수를 활용한 평가를 가장 많이 하고 있었으며, 영어능력에 대한 평가에서 ‘영어성적이 있는 경우에만 제출’한 경우가 가장 많았다. 타 직군과 비교해 볼 때 비서직군에서 영어능력이 가장 중시되는 편이며, 공식적인 영어시험점수를 가장 많이 필요로 하지만 영어능력이 입사에 영향을 줄 만큼 큰 의미를 갖지 않는 것을 확인할 수 있었다. 승진 할 때, 타 직군과 마찬가지로 비서직은 영어능력에 대한 평가가 거의 이루어지지 않는 경우가 많았다. 그러나 타 직군에 비해 비서직은 상대적으로 영어능력을 어떠한 방식으로든 가장 많이 평가하고 있었으며, 승진할 때 영어능력이 중요한 직군임을 알 수 있었다. 둘째, 타 직군에 비해 비서직은 읽기능력을 상대적으로 높게 인식하고 있으나 회 화와 쓰기능력은 비슷한 수준으로 인식하고 있었다. 타 직군과 영어능력수준은 비슷한 편이지만, 비서직이 직장에서 영어능력을 가장 많이 필요로 하고 있는 것을 확인할 수 있다. 셋째, 비서로 입사할 때, 압도적으로 많은 수가 TOEIC을 제출하고 있는 것으로 나타났다. 제출한 TOEIC점수의 평균은 793점으로 대부분 기준으로 요구하는 점수는 없었다. 비서로 입사할 때 기준으로 요구하는 점수보다 높은 영어시험점수를 제출하며 상대적으로 높은 영어능력을 증명하고 있는 것으로 파악된다. 입사를 위한 영어시험공부가 실제업무에 필요한 영어능력을 기르는데 도움이 되지 않지만, 적은 상황이라도 ‘업무에서 영어능력을 활용하기 때문’에 현재와 같은 평가방법은 바람직하다고 느끼고 있었다. 승진 할 때도 입사할 때와 마찬가지로 TOEIC을 가장 많이 제출하고 있으나 TOEIC Speaking과 OPIc의 비율이 입사할 때보다 커져 비서의 승진 시에는 회화능력이 중시되고 있음을 알 수 있었다. 승진 시에는 입사할 때와 달리 대부분 기준으로 요구하는 점수가 있었다. TOEIC점수의 평균이 753점으로 입사할 때 기준으로 요구한 점수보다는 조금 높은 영어능력을 요구하고 있는 것을 확인 할 수 있었다. 비서들은 승진을 위한 영어공부가 실제 업무에서 필요한 영어능력에 여전히 도움이 되지 않는다고 느끼면서 ‘업무상 영어능력을 활용하지 않거나 연관이 없는데도 평가를 하고 있기 때문’에 승진과 관련해서 현재 영어능력평가는 비서에게 바람직하지 않다고 생각하고 있었다. 영어능력이 승진 조건이 되기에는 비서업무에서 영어능력을 활용하는 빈도가 너무 적고, 업무처리 시 실제로 활용하는 영어능력을 평가하기 보다는 단순히 영어능력을 증명하는 기준이나 확인하는 도구로 활용되고 있어 제대로 된 영어능력평가가 아닌 것으로 보인다. 넷째, 비서업무에서 영어능력을 가장 많이 활용하는 기간별 업무를 살펴 본 결과, 영어능력을 활용하지 않는다와 연간(Yearly) 업무에서 영어를 활용한다는 응답이 많아 영어능력을 활용하는 빈도가 적었다. 일간(Daily) 업무는 ‘편지, 팩스, 이메일 교환’ 업무, 주간(Weekly) 업무로는 ‘회의통보 및 참석 여부 확인’ 업무였다. 월간(Monthly) 업무는 ‘출장 후속 업무 처리’이고, 연간(Yearly) 업무는 ‘연하장/신년인사장 발송’ 업무였다. 그리고 영어능력을 전혀 활용하지 않는 업무는 ‘회의록 작성 및 배부’업무였다. 결과적으로, 비서가 영어로 처리하는 업무들이 내용전달, 예약, 확인과 같은 업무로 자료를 작성하는 것보다는 단순하고 간단한 영어를 활용하는 업무가 주를 이루고 있어 고난위도의 영어능력에 대해서는 자신의 수준을 낮게 평가하고 있는 것으로 보인다. 비서로 일하며 영어능력을 기르기 위해 노력하고 있지만 자신감이 부족해 어려움을 느끼고 있었으므로 비서직의 경우, 뛰어난 영어실력을 기르는 것보다 간단한 영어라도 상황에 맞게 잘 활용할 수 있는 자신감을 갖는 것이 실무에서는 더 필요한 것으로 판단된다. 다섯째, 기업유형과 비서유형에 따라 비서업무에서 영어능력을 활용하는 업무에 차이가 있었다. 유형과 상관없이 공통적으로 회의 문서를 기록하거나 회의록을 작성 및 배부하는 것과 같은 업무에서는 영어능력을 전혀 사용하지 않는 것으로 분석됐다. 본 연구에서는 국내·외국계기업의 현직 비서들을 대상으로 최근 비서직의 입사 및 승진 시 영어능력평가와 본인의 영어능력수준을 타 직군과 비교분석하여 비서직에 대해 보다 객관적으로 파악할 수 있다는데 의의가 있다. 이와 더불어 실제로 영어능력을 활용하는 비서업무의 빈도와 수준을 파악하고 유형에 따라 차이를 비교하여 구체적인 차이를 파악했다는 데에도 의미가 있다. 그간 파악하지 못했던 최근 비서들의 직장에서 영어능력과 관련한 평가, 활용에 대한 전반적인 인식을 파악한 본 연구 결과를 통해 실무에 적용 가능한 진정성 있는 비서의 영어능력평가개발과 교육방법개발에 관한 후속연구에 활용될 수 있기를 바란다.;Nowadays, most university students and job seekers have perception that English ability is the major part of just qualification, therefore, they make efforts to receive higher scores on internationally authorized English tests. The same is true of applicants for a secretarial position. However, the English score has been only used as a simple means to assess the English ability of the applicants and has little to do with the English skills which are required at work. Therefore, it seems that more research about the assessment and application of secretary’s English ability at work is needed. This study aims to investigate how the secretary’s English ability assessment and the English ability level works compared with the other fields and to identify specific application of the English ability in secretarial tasks. In order to investigate the current situation related to assessment of the secretary’s English ability which is applied when they are entering their companies and getting a promotion and perceptions of their own English ability, secretaries were interviewed and surveyed. The questionnaires are based on the Focus Group Interview. The fundamental framework of the questionnaire was used similarly with previous studies, but the details was adjusted according to result of the Focus Group Interview. The questionnaires were administered to 215 secretaries. The contents of the questionnaire consisted of four units: details of assessment method and open comments about the English ability which is applied, the perception about their own English ability, the specific application and level about secretarial tasks that using English, personal information. SPSS ver.21 was used to produce descriptive statistics for the total, frequencies and cross analysis, standard deviations as well as the percentages of the survey items, and qualitative content analysis of open-ended responses was carried out by using MS-EXCEL. The main results obtained from this study are as follows. First, when secretaries are entering their companies, they are highly demanded for scores on internationally authorized English test compared with other fields. Onf the other hand, they consider that the English ability is not significant enough to affect the results of employment. When secretaries are getting a promotion, there are not many assessments of English ability like other fields but secretarial field is one of the highest fields to evaluate English ability in any way. Secondly, secretaries are aware of relatively higher in reading skills compared to the other fields, but conversation and writing skills are similar to the results. secretarial field is required to have the English ability the most, but level of the English ability is similar to the other fields. Thirdly, when entering a company as a secretary, a lot of secretaries submit the TOEIC, and the average of TOEIC score is 793. Although they have perception that studying for internationally authorized English tests does not help develop their English ability for real work, they regard it as desirable hiring assessment of the English ability. The reason is, they sometimes face situations to deal with English at work even if they don’t use the English ability a lot. Likewise, when getting a promotion as a secretary, most of secretaries submit the TOEIC score. However, secretaries are demanding more the TOEIC Speaking and OPIc scores as part of the promotion process. It shows that conversation skills are more important than before. Assessment of the English ability for promotion is considered to be an undesirable. It is not enough standards in a promotion because the English ability is much less use than it expected and that assessment is just a simple means to prove their own English ability. Fourth, the secretarial tasks of using English the most are as follows. Daily task is “sending letter, mail, fax”, weekly task is “notifying meeting and checking attendance”, monthly task is “business trip follow-up work”, yearly task is“sending New Year’s card”and they do not use the English ability at “taking and distributing minutes” task. According to the results about the level of English ability, secretaries believe their own English ability is low because secretarial tasks of using English are mainly easy and simple as like delivering, booking and checking the contents. Lastly, there's a difference from secretarial tasks of using the English ability depending on the type of company and secretary. On the other hand, all types of secretaries do the same tasks that do not use the English ability like “taking records of meetings” and “taking and distributing minutes”. With the aim of enhancing the secretary’s English ability at real work, this study can be facilitated in preparing the secretary for their future career. Also it present objective results compared with the other fields or the type of company and secretary, and understanding of recently the secretary’s English ability, assessment method and perception related to the English ability are introduced. The findings from this study serves as an important foundation in developing assessment of the English ability and ESP program available at real work only for the secretary. Futhermore, it offers important guidance concerning the tasks using English that a new secretary will find most useful in workplace in Korea and suggests useful direction for students majoring in secretary.