공기업 기록경영 구성 요소 개발에 관한 연구

Abstract

기록관리는 경영시스템과 연계되는 기록경영으로 발전되어야 하며 기록관리체계는 기록경영시스템 표준에 부합되도록 개발되어야 한다. 그러나 기록경영에 대한 이해가 여전히 부족하며 공공기관 기록관리체계에 공기업 특성이 반영되지 못하고 있다. 이에 본 연구는 공기업 기록경영 구성 요소를 구체화하여 측정 도구를 개발하고 기록경영을 진단함으로써 공기업 기록경영 구성 요소의 특징과 활용방안을 제시하였다. 본 연구에서는 다음과 같은 연구방법으로 연구를 수행하였으며 통계 분석에는 PASW 21.0이 사용되었다. 첫째, 공기업의 경영관리와 기록경영에 관한 이론적 연구, 기록경영시스템과 품질경영시스템 표준, 지식경영에 관한 이론적 연구를 토대로 구성 요소를 구체화하였다. 구성 요소는 공기업 조직의 환경, 기록경영 리더십, 기록경영 전략, 기록경영의 인적자원과 조직문화, 기록시스템 운영, 기록경영의 측정·분석 및 개선의 6개 영역이며 이를 13개 하위 요소와 총 51개의 측정 문항으로 구체화하여 1차 설계(안)을 제시하였다. 둘째, 공기업의 기업성을 반영하기 위하여 수익성이 공공성보다 높게 나타난 9개 공기업을 본 연구의 대상으로 선정하고 해당 기관의 기록경영수준을 진단하기 위하여 기관이 경영체계 유지를 위해 보유하여야 하는 필수 조직의 구성원, 총 858명을 대상으로 설문조사를 하였다. 셋째, 측정 도구의 내용 타당도를 확보하고자 예비조사를 실시하였고, 내적 일관성을 확보하고자 사전 조사를 실시하여 크론바하 알파 값을 통해 신뢰도를 검증하였다. 이를 토대로 858명의 필수 조직 구성원을 대상으로 본조사를 실시하였으며 566개의 데이터를 수집하여 66%를 회수하였다. 각 구성 요소는 구성개념 타당도를 검증하기 위하여 탐색적 요인분석을 실시하였고 13개 하위 요소와 47개 측정 문항으로 각 구성 요소를 최종 확정하였다. 그리고 본조사 결과에 대한 크론바하 알파 값을 산출하여 신뢰도를 최종 검증하였다. 사전 조사와 본조사 결과에 대한 크론바하 알파 값은 .798-.928과 .784-.934로 높은 신뢰도를 나타내었다. 넷째, 구성 요소의 수렴 타당도와 변별 타당도를 분석하고자 피어슨의 상관관계 분석을 실시하여 수렴 타당도는 대부분 .8-.9 이상, 변별 타당도는 대부분 .3-.6이 형성되어 있음을 확인하였다. 그리고 준거관련 타당도를 검증하고자 기록시스템 운영 요소를 예측변인으로 하는 다중회귀분석을 실시하여 5개 상위 요소와 제도 및 조직, 문서화 의지, 업무 몰입도, 신뢰 및 협력, 평가 및 분석, 개선의 6개 하위 요소가 정(+)의 영향을 미치는 인과관계가 형성되어 있음을 확인하였다. 또한 평가 및 분석 요소(β=2.88)가 기록시스템 운영 요소에 가장 큰 영향력을 미치는 요소임을 확인하였다. 수집 자료의 속성을 파악하기 위하여 빈도분석을 실시하고 인구학적 특성과 기관간 특성에 대한 집단간 차이를 파악하기 위하여 T-test와 일원분산분석을 실시하였다. 빈도분석에서 높은 평균값을 보였던 업무 몰입도(4.57)와 제도 및 조직 요소(4.47)가 가장 중요하게 인식되고 있으며 반면, 낮은 평균값을 보였던 보상(3.69)과 전략 수립(4.01)은 가장 낮게 평가된 요소임을 확인하였다. 따라서 앞서 다중회귀분석에서 나타난 평가 및 분석 요소를 포함하여 업무 몰입도, 제도 및 조직 요소는 가장 중요한 요소로, 보상과 전략 수립 요소는 개선되어야 할 요소로 도출하였다. T-test와 일원분산분석에서 인구학적 특성은 전반적으로 50대, 관리자, 근무연수 10년 이상, 문서관리업무 경험이 있는 집단이 기록경영 활동에 대해 더 높은 인식과 평가를 내리고 있음을 확인하였다. 반면, 공기업 조직의 환경에서는 집단간 차이가 나타나지 않았음을 확인하였다. 기관간 특성에서는 300명 미만의 기관 규모와 필수 조직 비율 30% 이상, 15%미만 과 실무조직 체계 집단이 기록경영 활동에 대해 더 높은 인식과 평가를 내리고 있음을 확인하였다. 반면 기록시스템 운영에서는 집단간 차이가 나타나지 않았음을 확인하였다. 각 구성 요소에 대한 중요도 분석결과는 공기업 기록관리 평가 지표에 반영하여 기록관리체계를 강화할 필요가 있다. 업무 몰입도는 기록 생산의 중요성과 역할에 대한 인식으로 지도·감독 및 교육 지표에 신규로 반영할 수 있다. 제도 및 조직은 사내 제도 및 조직이 기록관련 활동에 미치는 영향에 대한 인식으로 인프라 지표에 신규로 반영할 수 있다. 보상은 인센티브에 관한 것으로 기관장의 기록관리 추진의지 지표에서 기존 내용에 추가로 반영할 수 있다. 전략 수립은 문서 생산 활동과 전략 수립과의 연계성에 대한 것으로 기록관리 기본계획 지표에 신규로 반영할 수 있다. 평가 및 분석은 기록관련 활동 개선에 필요한 후속조치를 추진하기 위한 것으로 지도·감독 및 교육 지표에 반영할 수 있으며 업무 몰입도 요소도 여기에 반영할 수 있다. 그러므로 지도·감독 및 교육 지표는 교육을 통해 기록관리의 중요성을 전파하고 평가와 분석을 통해 개선을 도모하도록 지표를 분리하는 것이 필요하다. 기록경영 요소를 평가 지표에 반영할 때 기록관리 평가지표에 이미 관련 사항이 제시되어 있는 경우는 가·감점을 적용하는 방법이 필요하다. 이는 기록경영 요소 중 특히 부각된 요소를 지표에 반영하는 것으로 종전 기준보다 강화되어야 하기 때문이다. 각 특성에서 보여진 구성 요소간의 관계 분석결과는 기업성을 보유한 공기업이 기록경영 구성 요소를 적용하기 위한 요건으로 활용될 수 있으며 다음과 같이 제시할 수 있다. 첫째, 인구학적 특성에서 공기업 조직의 환경이 기록경영 활동에 미치는 영향이 크다고 모두 인식하고 있었다. 이에 정부는 기록 관련 평가정책과 법적 체계를 마련하고 공기업은 규정, 규범과 같은 제도를 기록관리와 연계할 필요가 있다. 둘째, 전략 수립의 평균값이 4.01로 낮게 나타나고 50대, 10년 이상 근무 연수한 사람, 관리자가 기록경영 활동에 대한 인식과 평가가 더 높게 나타났다. 이에 필수 조직의 관리자를 대상으로 집중 교육을 실시하고 직급별, 근무연수별 차별화된 프로그램을 운영하도록 전략에 반영하는 것이 필요하다. 셋째, 활동기반이 강한 집단과 소규모 조직의 집단에서 기록경영 활동에 대한 인식과 평가가 더 높게 나타났다. 이에 공기업의 구성원들이 개별적으로 기록경영 활동을 전달받고 이해할 수 있도록 소규모 조직을 대상으로 확산시키고 추진력이 강한 실무 조직이 직접 추진하는 것이 필요하다. 넷째, 기관간 특성에서 집단간 차이없이 모두 기록시스템 운영 요소가 잘 운영되고 있다고 평가하였다. 이에 공기업 기록시스템을 운영하는 시스템의 표준체계를 더욱 강화하는 것이 필요하다. 공기업은 표준화된 기록관리시스템을 사용하여야 하므로 표준체계를 강화하는 것이 체계적인 기록경영 확산을 유도할 수 있기 때문이다. 본 연구는 공기업 기록경영의 구성 요소를 구체화하여 측정 도구를 처음으로 제시하였다. 이를 통해 공기업 기록관리 평가체계에 공기업 기록경영 구성 요소를 반영하는 방안과 공기업 기록경영 도입을 위한 적용 요건을 제시하였다는데 의의가 있다. 또한 기록경영 구성 요소에 기업성을 가지는 공기업의 특성을 반영하게 됨에 따라 일반 기업의 기록경영 도입에도 활용할 수 있는 토대가 된 점은 국내 기업의 기록경영 도입을 효과적으로 추진시킬 수 있는 긍정적인 역할을 할 것이다.;Records management should be developed into management for records linked to a management system and should be developed into system to meet the Standards for the Management System for Records. However, management for records is poorly understood and the characteristics of public enterprises is not reflected in the records management system for public institutions. Therefore, this study was to specify components, to develop a measurement tool for the management for records in public enterprises, and to analyze the management for records through this measurement tool. And then, this study suggested characteristics of facts of management for records and utilization planning. The following methods were used and the data was analysed using PASW 21.0. First, components of management for records in public enterprises were specified on the basis of the theoretical research on business administration and management for records in public enterprises, on knowledge management, and requirements for ISO 30301 Management System for Records Standard and ISO 9001 Quality Management Systems Standard. The components included 6 factors―Organizational Environment of Public Enterprises, Leadership in Management for Records, Strategy for Management for Records, Human Resources and Organizational Culture for Management for Records, Operation for Records System, and Measurement, Analysis, and Improvement of Management for Records― and 13 sub-factors and 51 measurement items were designed as a preliminary. Second, in order to consider public enterprises characteristics, 9 public enterprises with profitability index score higher than publicness were selected. Then in order to analyze management for records of 9 public enterprises, employees of essential organizations who operated and supervised management system in the institution were selected. Third, in order to confirm internal consistency of the measurement tool, a preliminary survey was conducted with 51 items in a total of 36 managers in general charge of management for records and management systems, 4 from each of 9 public enterprises. Another preliminary survey was conducted in 36 persons randomly sampled from the institutions by the researchers. Cronbach α coefficient values were estimated from this preliminary survey data and high reliability with Cronbach α ranging from .798 to .928. was obtained. Then a survey was conducted in 858 employees of essential organizations, who planned and supervised the management system in 9 institutions; 566 questionnaires(66%) were returned. For the verification of construct validity, exploratory factor analysis was carried out and 47 measurement items concerning 6 factors and 13 sub-factors were finally determined. In order to confirm final internal consistency of the measurement tool, Cronbach α coefficient values were estimated from survey data. As a result, the measurement tool was obtained high reliability with Cronbach α ranging from .784 to .934. Fourth, for the verification of inter-factor relevance for integrative operation of the components, convergent and discriminant validity was analyzed through the Pearson correlation analysis. It was secured appropriate correlation. For the verification of influence relationship among the components, criterion validity was analyzed through multiple regression analysis and the Operation for Records System factor was selected as predictor. As the predictor was positively affected by all the 5 factors and 6 sub-factors―System and Organization, The Will for Documentation, Duty Engagement, Reliability·Cooperation, Analysis·Assessment, and Improvement- they were secured the relation of cause and effect. It showed Analysis·Assessment factor(β=2.88) was the most powerful factor among 11 factors. In order to analyze data attributes, frequency analysis was carried out. To test differences in perception according to demographic and institutional characteristics variables, T-test and one-way ANOVA were conducted. It showed through the frequency analysis employees of essential organizations were aware that Duty Engagement(4.57) and Institution·Organization(4.47) were important and they low evaluated for the Reward System(3.69) and Strategy Establishment(4.01). Therefore, it was found the most important facts were Duty Engagement and Institution·Organization through frequency analysis and Analysis·Assessment through multiple regression analysis. Also, it was found Reward System factor and Strategy Establishment factor have to be improved as it showed through the frequency analysis the worst factors were these 2 factors. As for the demographic characteristics through the T-test and one-way ANOVA analysis, in general, who were in their fifties, who were managers, who had ≥10 years of career, and who had performed document management had better awareness and highly evaluated. On the other hand, Organizational Environment of Public Enterprises area had no differences based on all groups. As for the institutional characteristics through the T-test and one-way ANOVA analysis, institutions with ≤300 employees, practical organizations system, and essential organization rate of <15% and ≥30% had better awareness and highly evaluated. On the other hand, Operation for Records System area had no differences based on all groups. According to the analysis result for the data attributes, this study suggests improved evaluation index of records management for public enterprises of National Archives Korea(NAK). Duty Engagement factor for an awareness of the importance and the role of a document production can be applied as Instruction·Direction and Education index of NAK. Institution·Organization factor for an awareness about the relationship between the institution and organization and the related activities of management of records can be applied as Infrastructure index of NAK. Reward factor for an evaluation about incentives can be applied as CEO's Leadership index of NAK. Strategy Establishment for an evaluation about relationship between a document production and the related activities of management of records can be applied as Planning index of NAK. Analysis·Assessment factor for an evaluation about to make progress the related activities of management of records can be applied Instruction·Direction and Education index of NAK. Instruction·Direction and Education index of NAK is needed to be divided into Education index and Analysis·Assessment index as Duty Engagement can also be applied as this index. If the suggested evaluation item is already included as the evaluation index of NAK such as Reward, it is needed to add or subtract instead of adding item. To suggest improved evaluation item is to reinforce existing index of NAK. For that reason 5 Factors having important meaning for management for records are certainly reflected in index of NAK. Moreover, according to the analysis result for relationship between 2 characteristics and components of management for records in public enterprises, this study suggests the following requirements for management for records in public enterprises. First, as for the demographic characteristics, the statistics showed the Organizational Environment of Public Enterprises area strongly affected activities of management for records. Therefore, the government has to make policy and legal system for records and the institution has to associate between system and records management. Second, Strategy Establishment showed 4.01 relatively lower than other factors and who were in their fifties, who were managers, and who had ≥10 years of career had better awareness and highly evaluated. Therefore, managers in essential organizations need to be educated intensively on the management for records and the strategy need to be established by reflecting the programs differentiated by position and career. Third, groups with the grounded in strong activities and small-sized organizations had better awareness and highly evaluated. Therefore, in order to personally understand the management for records activities, practical organizations system need to take the lead management for records activities into small-sized organizations. Fourth, as for the institutional characteristics, the statistics showed the Operation for Records System area were operated very well. Therefore, it is necessary to reinforce standards system of records system for the public enterprises. To reinforce standards system of records system makes lead the spread of the management for records as Public enterprises have to run standardized records system. This study has first specified the components and suggested the measurement tool of management for records in public enterprises. According to the study, it is significant in that it has suggested improved evaluation index of records management for public enterprises of NAK and the management for records requirement for public enterprises. Also, this provided basic data for the management for records in general enterprises because suggested factors of management for records reflected public enterprises's entrepreneurship. It is expected to play a positive role in constructing management for records mind and introducing a management for records system in the domestic.