지방자치단체 기록관리기준표 개선방안에 관한 연구

Abstract

공공기록물은 공공기관 업무 수행의 증거물로 언제, 어떻게, 왜, 누구에 의해 수행되었는지 보여주며 해당 업무를 평가하기 위한 근거 자료가 된다. 보존할만한 가치가 있는 공공기록물을 객관적으로 평가 선별하여 보존하는 것은 쉽지 않다. 국내외에서 공공기록물 평가ㆍ관리에 관한 연구가 많이 진행되었으며, 특히 국내에서는 정부기능분류체계와 기록물분류체계를 통합하고 ｢기록물분류기준표｣를 대신하기 위한 새로운 기록관리체계로 ｢기록관리기준표｣가 도입되는 등 많은 제도적 변화를 거치고 있다. ｢기록관리기준표｣는 정부기능분류체계에 따라 기관의 단위과제 보존기간을 체계적으로 관리하며, ｢기록관리기준표｣를 기준으로 업무 참고적 가치를 종합적으로 평가하기 때문에 공공기록물 평가에서 중요한 부분을 차지하고 있다. 따라서 ｢기록관리기준표｣는 업무에 대한 정확한 분석과 기술을 통해 업무에 대한 정보를 이해하고 효율적으로 활용할 수 있도록 해야 한다. 이에 본 연구에서는 지방자치단체의 공공기록물을 선별 및 평가하기 위한 지침으로 현재 제정되어 있는 ｢기록관리기준표｣의 개선방안을 제시하였다. 이를 위해 본 연구에서는 문헌연구, 설문조사, 전문가 평가 방법을 이용하였다. 문헌연구를 통해 국내외 기록물 평가 기록기준표 등 국내 공공기록물 체계에 대한 이론적 배경에 대해 살펴보고, 9개 도 ｢기록관리기준표｣ 대기능 ‘건설건축’을 대상으로 462개의 단위과제와 보존기간 현황을 조사하고 3개 도 이상에서 사용되고 있는 단위과제와 보존기간을 비교분석하여 단위과제와 보존기간의 특징과 문제점을 도출하였다. 9개 도의 ｢기록관리기준표｣ 대기능 ‘건설건축’ 현황을 비교분석한 결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 단위과제의 상위 레벨인 중기능이 9개 도에서 동일하게 운영되고 있지 않았다. 둘째, 9개 도별로 자율적으로 단위과제를 생산하여 단위과제의 수에서 차이가 있었다. 셋째, 단위과제 설명이 없는 단위과제가 존재하여 해당 단위과제와 관련된 업무와 기록물이 무엇인지 파악하기 어려웠고, 단위과제 설명이 지나치게 간단하게 기술되어 있었으며, 동일한 명칭의 단위과제가 하나의 도에 중복해서 존재하고 있었다. 넷째, 단위과제 명칭이 간단하고 모호하여 무슨 업무에 대한 단위과제인지 파악할 수 없었고, 동일한 업무가 도마다 다른 명칭의 단위과제로 운영되고 있었으며 성격이 다른 업무가 하나의 단위과제에 포함되어 있었다. 다섯째, 보존기간은 책정되어 있으나 책정사유가 명시되어 있지 않은 단위과제가 존재하였다. 여섯째, 보존기간은 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구 중 하나로 책정되어야 하는데 이를 따르지 않고 책정된 단위과제가 있었고, 같은 업무의 단위과제인데 적용된 보존기간이 도별로 다른 것이 존재했다. 일곱째, 단위과제가 너무 커서 보존기간을 다르게 설정해야하는 기록물도 하나의 단위과제에 하나의 보존기간으로 책정되어 있었다. 도 별로 자체적으로 운영하는 프로젝트를 관리하기 위한 존재하는 단위과제도 업무의 범위가 넓어 여러 업무의 기록물이 섞여져 보존기간이 혼재될 우려가 있었다. 현황 분석과 비교분석을 통해 얻은 결과를 바탕으로 향후 지자체의 ｢기록관리기준표｣ 중 영구로 보존할 가치가 있는 기록물을 평가하는 데 활용할 수 있도록 새로운 단위과제와 보존기간을 도출하였으며, 이 내용을 요약하면 다음과 같다. 첫째, 현행의 ｢기록관리기준표｣와 마찬가지로 4개의 중기능을 모두 동일한 명칭으로 사용하였으며, 소기능은 4개 도 이상에서 사용되고 있는 것만을 현행과 동일한 명칭으로 사용하였다. 둘째, 소기능 레벨에서 잘못 분류되어 있는 단위과제는 단위과제 명과 단위과제 설명, 업무기능 분석 결과를 근거로 조정하였다. 셋째, 업무 분석과 관련 법령, 조례 규칙 등을 참고하여 9개 도에서 모두 사용되는 단위과제를 제시하고 기능별로 구분이 되도록 조정하였다. 설계안에 대한 타당성과 유효성을 검증하기 위해 실무자 23명과 전문가 5명을 대상으로 평가를 진행하여 최종적으로 수정 설계안을 제시하였다. 평가 결과, 처리과 업무담당자, 기록연구사, 학계 전문가는 ｢기록관리기준표｣ 대기능 ‘건설건축’ 의 설계안이 중기능-소기능-단위과제 명으로 내려가는 구조가 안정적으로 구성되었고 단위과제와 보존기간 책정사유가 상세하게 기술되어 업무의 성격을 잘 드러내고 있기 때문에 대기능 ‘건설건축’의 단위과제와 보존기간으로 대체로 적합하다고 평가하였다. 그러나 보존기간의 책정은 지자체의 업무 추진 정도에 따라 기관마다 다를 수 있기 때문에 이러한 점을 고려할 필요가 있다고 지적하면서, 동일한 성격을 가진 단위과제에 대해서는 통일된 보존기간을 책정하고, 기록물의 양이 적을 것으로 예상되는 단위과제는 해당 업무의 다른 단위과제에 통합할 필요가 있다고 제안하였다. 이를 반영해 ｢기록관리기준표｣ 대기능 ‘건설건축’ 수정 설계안에서는 4개의 중기능 항목과 4개 도 이상 운영되고 있는 소기능 18개 항목, 47개의 단위과제 항목을 제시하여 총 69개의 항목을 전개하였다. 본 연구는 현재 구축되어 있는 지자체 ｢기록관리기준표｣의 특성을 최대한 고려하고 지자체가 생산하고 있는 기록물 중 영구보존할 기록물을 선별하는데 참고할 수 있도록 공공기록물 평가의 의의와 지자체 ｢기록관리기준표｣ 대기능 ‘건설건축’에 대한 현황 및 비교분석을 진행하고 실무자 및 전문가 평가를 통해 설계안을 제시하였기 때문에 향후 지자체 공공기록물의 독자성과 고유성, 기관의 업무 기능과 조직에 근거한 ｢기록관리기준표｣ 제정을 위한 참고 지침으로 활용될 수 있을 것이다.;Public record is an evidence of task performance of public institution. It shows when, how, why, by whom the tasks were conducted and operated as necessary data for evaluating the tasks. It is not easy to decide which public record has the values for being preserved in the future and to select and preserve the record. Many domestic and international studies have been conducted in order to assess and manage public records. In Korea, there have been many institutional changes such as the integration of the government function classification system and record classification system and the introduction of record management standard table that substituted the record classification standard table for a new record management system. The record management standard table systematically manages the preservation period of unit task of institutions according to the government function classification system. It occupies the major part of the assessment of public record, since the values of task reference are comprehensively evaluated based on the record classification standard table. Therefore, the record classification standard table should understand the task-related information through accurate analysis and description on tasks and be effectively utilized. This paper attempts to suggest an improvement plan of the currently prescribed record classification standard table as the guidance to select and assess the public records of local governments. For this purpose, this paper utilizes the methodologies of literature review, survey, and experts’ assessments. It examines the theoretical background on the domestic system of public record including the domestic and international record evaluation standard table, through literature review. It investigates the current situation on 462 unit tasks and preservation periods targeting major function of ‘construction and architecture’ in the record management standard table in the 9 provinces, and it also deduces the characteristics and problems of unit task and preservation period by comparing and analyzing the unit task and preservation period utilized in more than 3 provinces. The results from the comparison and analysis on the current situation of major function of ‘construction and architecture’ in the record management standard table in the 9 provinces are as follows. First, the medium function as the upper level of unit tasks was not operated identically in the 9 provinces. Second, there were differences in the number of unit tasks due to the autonomous production of unit tasks of the 9 provinces. Third, since there were the unit tasks without explanations, it was hard to comprehend which tasks and records are related to the corresponding unit tasks. The explanations on the unit tasks were too briefly described, and the overlapped unit tasks with identical names existed in one province. Fourth, the names of unit tasks were ambiguous and simple so that the characteristics of tasks could be comprehended at once. The identical tasks were operated under different names in each province, and the tasks with different characteristics were integrated into one unit task. Fifth, the unit tasks of which the preservation periods were assigned but the reasons of preservations were not identified. Sixth, the preservation periods should be assigned as 1 year, 3 years, 5 years, 10 years, 30 years, semi-permanence, and permanence. However, the assigned unit tasks that did not follow the rule existed. Also, there were the unit tasks related to the identical tasks but their applied preservation periods were different among provinces. Seventh, the records of which preservation periods should be assigned differently due to the large scale of its unit task were assigned as a single preservation period in a single unit task. Regarding the unit tasks to manage the project that were operated autonomously by individual provinces, it was concerned that the preservation periods were mixed because the range of tasks was huge so the records of the several associated tasks were confused. Based on the results from the analysis on the current situation and comparison, this study deduces the new unit tasks and preservation periods to be utilized to assess the records with the values for permanent preservation among the record management standard table of local government in the future. The contents can be summarized as follows. First, like the existing record management standard table, 4 medium-functions use the identical names and small-functions are used same names, targeting the functions used more than 4 provinces. Second, for the unit tasks which are misclassified in the small-function level, the corresponding functions are adjusted based on the results from analyzing the names of unit tasks, the explanations of unit tasks, and the results of the task functions. Third, considering the task analysis, the related regulation, and ordinance rules, the unit tasks which are utilized in all of the 9 provinces are suggested and adjusted to make functional classification. In order to verify the validity and effectiveness of the design plan, the evaluation targeting practitioners and expertise was conducted, and then the revised design plan was finally suggested. As a result, the practitioners of processing department, record researcher, and academic professionals stated that the unit task and preservation period of major-function of ‘construction and architecture’ was considerably appropriate because the design plan of major-function of ‘construction and architecture’ in the record management standard table was stably constructed within the downward structure of medium-function, small-function, unit task and the arrangement reason of unit task and preservation period is described in details to reveal the characteristics of the task. However, they pointed out that the arrangement of preservation period could vary according to the degree of task promotion. They suggested that the unified preservation period should be arranged in terms of the unit tasks with identical characteristics and the unit tasks that were expected to have small amount of record should be integrated into other unit tasks of the corresponding task. To reflect these points, the revised design plan of major-function of ‘construction and architecture’ in the record management standard table presented the 4 medium-function items, the 18 small-function items operated in more than 4 provinces, the 47 unit task items, which led to total 69 items. This study can be utilized as a guidance for establishing the record management standard table based on the uniqueness and originality of public record of local governments and the task function and organization of institutions in the future, since it maximally considered the characteristics of the existing record management standard table of local governments and conducted the analysis on the current situation and comparison of major-function of ‘construction and architecture’ of record management standard table of local governments as well as the implications of the assessment of public records in order to make the references for selecting the records for permanent preservation among the records produced by local governments and presented the design plan through the assessment by practitioners and expertise.