조직 커뮤니케이션 어려움에 관한 연구

Abstract

유가 상승에 따른 에너지 개발의 필요성과 중요성이 부각되고 국내 건설경기의 침체에 대응하기 위하여 많은 국내 건설사들이 해외플랜트와 자원개발에 눈을 돌리고 있다. 우리나라 기업들의 해외플랜트 수주는 활발히 이루어지고 있으나, 해외플랜트 건설조직 내에서 발생하는 갈등으로 건설사업에 어려움이 생기기도 한다. 해외플랜트는 해외 발주처를 포함한 많은 이해관계자들이 참여하는 대형 프로젝트이며 이러한 조직들이 프로젝트 기반으로 운영된다. 이와 같은 특성 때문에 해외플랜트 건설사업에 참여하는 조직들은 서로 다른 근무환경에서 일하는 다른 조직과 업무를 추진하여야 한다. 또한 각 조직은 다른 조직으로의 이동이 많지 않고 조직 내에서만 전문성을 키우게 되므로 다른 조직의 업무를 충분히 이해하지 못하는 경우가 많으며, 그 조직만의 특수한 문화를 가진다. 성공적인 해외플랜트 건설사업을 위해서는 참여 조직 간의 신뢰와 협력이 매우 중요하며 따라서 참여자들 간의 효과적인 커뮤니케이션이 필요하다. 본 연구는 해외플랜트 건설사업에 참여하는 조직을 크게 관리조직, 설계조직과 시공조직으로 구분하여 각 조직의 조직 내 커뮤니케이션과 조직 상호간의 커뮤니케이션의 어려움과 원인에 대하여 파악하고 조직 내, 조직 간 커뮤니케이션의 효율성을 높일 수 있는 방안을 제시하는 것을 목적으로 하였다. 이러한 연구목적을 달성하기 위한 연구문제는 다음과 같다. 1. 해외플랜트 건설사업에서의 관리조직, 설계조직, 시공조직의 조직 내 커뮤니케이션에는 어떤 어려움이 있고 어려움의 원인은 무엇이며 어떻게 해결해야 하는가? 1-1. 각 조직 내 커뮤니케이션에는 어떤 어려움이 있는가? 1-2. 각 조직 내 커뮤니케이션 어려움의 원인은 무엇인가? 1-3. 각 조직 내 커뮤니케이션을 원활하게 하기 위한 방안은 무엇인가? 2. 해외플랜트 건설사업에서의 관리조직, 설계조직, 시공조직의 조직 간 커뮤니케이션에는 어떤 어려움이 있고 어려움의 원인은 무엇이며 어떻게 해결해야 하는가? 2-1. 세 조직의 조직 간 커뮤니케이션에는 어떤 어려움이 있는가? 2-2. 세 조직의 조직 간 커뮤니케이션 어려움의 원인은 무엇인가? 2-3. 세 조직의 조직 간 커뮤니케이션을 원활하게 하기 위한 방안은 무엇인가? 연구문제를 수행하기 위하여 A 발전소 건설사업에 참여하는 관리조직, 설계조직, 시공조직의 조직구성원 중 각 조직별로 약 10명씩 총 29명을 대상으로 2013년 7월 11일부터 10월 2일까지 총 여섯 차례 포커스그룹 인터뷰를 진행하였다. 이렇게 얻은 자료는 NVivo 10을 활용하여 코딩을 진행하였고 이를 통해 내용분석을 실시하였다. 연구의 결과를 요약하면 다음과 같다. 관리조직, 설계조직, 시공조직의 조직 내 커뮤니케이션에서 발생하는 어려움 중 많은 경우에 업무자 개인의 성향 등 커뮤니케이션 대상 측면에서 원인을 찾을 수 있었다. 세 조직은 공통적으로 부서 특성에 따른 입장의 차이와 지식 및 경험의 차이가 커뮤니케이션을 어렵게 만드는 것으로 나타났다. 관리조직과 시공조직 내 기성세대들은 조직에 대한 충성도가 높고 부하직원들과의 대화에서 일방적으로 대화를 주도함으로써 상대적으로 경험이 적은 젊은 직원들과의 커뮤니케이션을 어렵게 만들고 있었다. 이러한 어려움을 줄이기 위해서는 개인의 태도 개선이 매우 중요하며, 대화를 할 때 상대를 존중하고 배려하는 자세를 가지고 다른 세대와 융합할 수 있는 조직문화를 갖춰야할 것이다. 또한 시공조직과 설계조직은 조직 내에서의 정보 공유가 원활이 이루어지지 않고 있어 원활한 정보 공유가 필요한 것으로 나타났다. 세 조직의 조직 간 커뮤니케이션은 조직 간 지식수준 차이와 같은 커뮤니케이션 대상 측면, 조직의 역할과 입장에 따른 어려움이 발생하는 것을 알 수 있었다. 관리조직은 프로젝트 전체를 관리하고 설계조직과 시공조직을 지휘하는 역할을 하면서 설계조직과 시공조직을 지배한다는 느낌을 주는 것으로 나타났다. 따라서 관리조직은 다른 조직과 대화할 때 상위 조직이 아닌 같은 수준의 조직으로서 평등한 대화를 하도록 노력해야할 것이다. 또한 다른 조직이나 부서의 의견에 귀를 기울이고 공사에 대한 지식을 습득하여 더욱 원활하게 프로젝트를 이끌어갈 수 있는 능력을 키워야 할 것이다. 시공조직은 촉박한 일정 때문에 다른 조직의 업무를 독촉하거나 실제와 다른 사실을 전달한 사례도 있었다. 이러한 현상이 발생하지 않기 위해서 시공조직은 자기 조직을 벗어나 프로젝트 전체를 보는 시각을 가지면서, 항상 정확한 정보를 바탕으로 다른 조직을 설득할 필요가 있음을 알 수 있었다. 해외 현장에 있는 시공조직의 특성 상 커뮤니케이션의 방법이나 시간에 제약이 있으므로 시공조직은 다른 두 조직에게 정보를 다양한 수단으로 수시로 공유할 수 있도록 해야 할 것이다. 설계조직은 담당자가 자리를 비우거나 혹은 어떤 상황에 대한 경험이 부족한 경우 업무가 지연될 수밖에 없었다. 이러한 업무 지연을 줄이기 위해서는 다른 담당자가 업무 내용을 공유하여 담당자의 부재를 보완하고, 온라인 시스템을 통한 문제해결을 통해 어려움을 줄일 수 있을 것이다. 또한 다른 조직에서 설계 변경을 요구할 경우 설계조직의 입장을 설명하고 대안을 제시함으로써 갈등을 줄일 수 있을 것이다. A 발전소 건설사업에 참여하는 관리조직, 설계조직, 시공조직의 조직 간 커뮤니케이션의 어려움과 원인을 분석한 결과 세 조직이 모두 가지고 있는 공통적 요소는 발견하기 어려웠으며 각 조직에 따라 차이가 나타났다. 이러한 결과는 세 조직이 모두 서로 다른 고유한 특성을 가지고 있기 때문에 공통점이 나타나지 않은 것이라고 판단된다. 따라서 세 조직의 조직 간 커뮤니케이션은 각 조직 특성별로 세부적으로 살펴보아야 할 것이다.;Many construction corporations in Korea turn to overseas plant orders and resource development to cope with rising gas prices and recession of domestic construction market. Although Korean corporations have bagged a number of overseas plant orders, there are some difficulties between organizations in doing plant construction project. These are large scale construction projects involving multiple interested parties including owner and operated by project basis. The participating organizations have to work with others who work in different working environment due to the nature of construction project. The problem arises from a lack of knowledge about work of other organizations. Each organization has their own culture and participants gradually develop specialty in their organization. For successful plant construction project, it requires efficient communication as well as credibility and cooperation between participants. Therefore, the objective of this research is to suggest remedies for better communication within and between organizations that will improve productivity in plant construction projects. It focuses on causes and effect of poor communication within and between organizations: project management organization, design organization and construction organization. Research questions for accomplishing the purpose of this study are as follows. 1. What are the difficulties and its causes of communication within overseas plant construction organizations: project management organization, design organization and construction organization, and how to resolve them? 1-1. What kind of difficulties arise within organizations? 1-2. What causes the difficulties within organizations? 1-3. What are the remedies for effective communication within organizations? 2. What are the difficulties and its causes of communication between overseas plant construction organizations: project management organization, design organization and construction organization, and how to resolve them? 2-1. What kind of difficulties arise between organizations? 2-2. What causes the difficulties between organizations? 2-3. What are the remedies for effective communication between organizations? Researcher conducted focus group interviews 6 times from July 11, 2013 to October 2, 2013 with total 29 participants, about 10 of each organization: project management organization, design organization and construction organization participating A plant project. The collected data were coded with a quantitative tool, NVivo 10 and analyzed by content analysis. The findings of this research are summarized as follows. In many cases, individual tendencies of communication performers caused difficulties when they communicated within their organization. Position differences and knowledge or experience gap of each organization also made common difficulties in three organizations. Older generations in project management organization and construction organization had loyalty to their organization and unilaterally led conversation with subordinate, so these circumstance made younger generations harder. To reduce these kind of difficulties, it is important to improve individual attitude and to have flexible organizational culture with respecting and embrace other people or culture. Also, facilitating information sharing is needed within construction organization and design organization. Knowledge gap of communications performers and position differences of organizations brought about difficulties among the organizations. Project management organization appeared to dominate construction organization and design organization while it manage whole project and direct other organizations. Therefore, project management organization need to strive to communicate impartially with other organizations not as a dominator. Furthermore, project management organization is required to improve their ability to lead the project with respect opinions of other organizations and widen their knowledge about plant construction project. Construction organization forced other participants to respond to their request fast and provided false information. For better relationship with other organization, construction organization needs to be free from a narrow viewpoint and to persuade other participants based on accurate information. Moreover, construction organization have to share information about current construction situation frequently by various means due to time and space differences of overseas site. Design organization could not help delaying their task when a person in charge of specific job was absent from work or lack of experience about certain situation. To reduce delaying, designers should complement each other's absence through sharing all information and develop a system which can share information and solve problems. Explaining sufficiently and suggesting alternatives can be helpful to reduce conflicts when other participants demand to change design. The results show each of organizations has inherent quality and it was hard to find common factor of difficulties and its causes in communicating each other but there are differences among organizations. Therefore, understanding communications among three organizations requires examining thoroughly for each characteristics.