국방기록물관리기관의 전략적 운영모형 개발에 관한 연구

Abstract

본 연구는 국방기록물관리기관 고유의 존재 목적과 특성을 연구하고 전략적 운영모형(Strategic Management Model: 이하 SMM이라 함)을 개발하여 기록관리의 전문성과 운영의 경쟁력을 강화하는 수단으로 활용하고자 하는 데 그 목적이 있다. 연구의 진행은 문헌연구, 전문가 검토, 통계적 검증 순으로 하였다. 문헌연구는 연구의 기반내용을 이론적으로 분석하고 국방기록물관리기관 SMM의 개념과 의의를 정립하기 위한 것이다. SMM은 대내외 환경, 통제, 평가, 조직, 자원, 예산, 규정, 운용의 8개 영역과 하위항목 91개로 구성되었으며 7인의 전문가가 내용과 구성 타당성을 검토하여 8개 영역 90개 항목으로 수정되었다. 통계적 검증은 잠정적 SMM이 속성과 개념을 얼마나 정확하게 반영하고 있는지 확인하기 위한 것으로 타당도와 신뢰도를 2차에 걸쳐 설문조사하여 검증하였다. 먼저, 사전조사에서 SMM 요인과 항목의 내적 일치도를 크론바흐 알파계수(Cronbach )값을 검증하여 영역의 신뢰성을 확보하고 항목을 정제하였다. 본조사에서는 SMM의 요인을 확정하고 요인별 중요도와 모형의 특성을 규명하였다. 요인의 확정을 위해 PASW 21.0을 사용하여 탐색적 요인분석을 실시하고 구성 타당도를 확보하였으며, 축약된 변수가 어느 정도 영향을 받고 있는지 요인간의 상관관계를 확인하여 개념의 수렴 타당도와 영역별 변별 타당도를 입증하였다. 요인별 중요도는 다중선형 회귀분석, 다중응답 분석을 실시하여 요인별 중요도와 영향력의 정도를 규명하였다. 모형의 특성은 인구통계학적 특성변수에 따른 인식차이를 검증하기 위해 T-검증, 일원분산분석을 실시하였다. 그 과정에서 국방기록물관리기관 8개 영역 90개 항목은 SMM은 7개 영역 67개 항목으로 축약되었으며 그 내용은 다음과 같다. 첫째, 평가 영역으로 하위 항목은 기록물관리기관의 감사, 성과평가, 운영 평가의 주기와 빈도, 평가 방식 등에 대한 11개 항목으로 구성되었다. 둘째, 자원 영역으로 사업 추진을 위한 예산의 확보와 집행방식, 기록물의 보존과 관리를 위한 아날로그와 디지털 장비, 기록물 관리시설, 전자기록을 위한 관리시스템 등에 대한 14개의 항목이다. 셋째, 인사 영역으로 직원에 대한 지속적인 교육과 훈련 사항, 직원의 업무 동기부여를 위한 관리, 전문요원과 비전문요원간의 업무분장, 인력의 운영과 관리 방안, 직원의 충원 등에 대한 13개 항목이다. 넷째, 운용 영역으로 기록물의 국방기록물관리기관으로 이관, 운용을 위한 종합적인 방안을 제안하는 영역이다. 기록물의 선별, 평가, 등록 등 관리 내용, 열람과 이용, 장기간의 이용을 위한 보존 방안과 서비스의 개발, 국방기록물관리기관의 고유 서비스 등에 대한 9개의 항목으로 구성되었다. 다섯째, 통제 영역으로 모기관의 최고관리자와 국방기록물관리기관의 관리자의 역할, 국방기록물관리기관의 미션, 비전, 목적, 목표 수립을 위한 관리자의 임무, 중장기적 발전을 위한 계획수립 방안 등으로 구성된 10개의 항목이다. 여섯째, 규정 영역으로 기록물의 폐기, 이관 강제권한, 국방기록물관리기관의 기능 범주, 규정의 범주 등을 나타내는 6개의 항목으로 구성되었다. 일곱째, 대내외 환경 영역으로 국방기록물관리기관의 운영범위, 상호관계를 가지는 기관, 부서들과의 관계정립, 기록물관리기관을 둘러싼 환경적 맥락을 의미하는 4개의 항목이다. 각 요인의 중요도, 인구통계학적 특성에 따른 차이의 검증결과는 다음과 같다. 첫째, 국방기록물관리기관 SMM은 평가, 통제, 인사 요인이 증가하면 필요성을 더 인식하나 기본 운영 요인인 규정과 운용이 증가하면 그 필요성은 낮아졌다. 둘째, 국방기록물관리기관 SMM에 영향을 미치는 특성변수는 성별, 직급이 각각 2개 영역에, 기록관 종류, 전문요원 자격유무가 1개 영역에 영향을 주었다. 대내외 환경은 성별, 직급, 기록관 종류, 전문요원 자격유무의 네 개 특성변수에 영향을 받았으며 그 다음은 인사영역으로 성별과 직급의 영향을 받았다. 전략적 영역인 대내외 환경 영역은 남성, 초급 장교인 관리자, 하위기관까지 제어해야하는 관리임무를 수행하는 특수기록관, 기록관리를 전담하고 있는 전문요원이 더 영향을 받는 것으로 확인되었다. 인사 영역은 남성이 여성보다 더 많은 영향을 받았으며 직급별로는 초급 간부가 실무자보다 상대적으로 필요성을 높게 인식하는 경향이 있는 것으로 나타났다. 이 밖에 평가, 자원, 운용, 통제, 규정 영역의 응답평균도 높게 나타나 이 영역에 대한 필요성과 중요성도 높게 인식하고 있었다. 국방기록물관리기관의 SMM은 다음과 같이 활용될 수 있다. 첫째, 점검단계에서 다른 상황이 식별되지 못했을 때 SMM의 전 영역과 항목을 활용하여 운영 전체에 대한 현실태를 점검할 수 있다. 대내외 환경을 고려하여 식별된 문제 운영 영역은 기관장의 지지를 확보하여 개선계획으로 반영해야 한다. 둘째, 계획단계에서 개별 기관들은 일정 수준의 운영역량을 유지하면서, 보다 발전적인 사업을 계획하기 위해 SMM의 영역을 활용하여 개선영역을 선택하고 내외부의 공감대를 이끌어 낼 수 있다. 셋째, 집행단계는 계획된 개선점과 SMM이 제안하는 운용, 규정, 인사의 내용을 이행하고, 자원을 관리하면서 문제를 해결해 나가는 과정으로 진행될 수 있다. 넷째, 평가단계에서 주기적 점검결과는 성과평가 기준에 따라 보상과 감사가 이루어질 수 있으며, 다음 계획에 반영되어 개선사항으로 재계획 될 수 있다. 본 연구는 전략적 운영모형에 대한 구체적인 요소를 개발하여 운영에 있어 필요한 핵심요소를 찾아내고, 보편적 운영지침을 마련하여 국방기록물관리기관이 운영 경쟁력을 향상하는데 기여하고자 하였으며 다음과 같은 의의가 있다. 첫째, 표준화된 운영모형을 활용하여 운영전략을 수립하고 국방기록물관리기관의 경쟁력을 강화할 수 있는 실증적 연구의 기반을 조성하였다. 둘째, 국방기록물관리기관 SMM을 활용하여 업무를 점검하는 것은 조직의 임무, 사명, 목적, 목표의 달성을 위해 채택할 수 있는 모든 것에 영향을 주는 근본적인 의사결정을 내릴 수 있게 하였다. 셋째, SMM을 활용하는 것은 조직의 자원을 효과적이고 효율적으로 이용하게 하는 단기, 중기, 장기 계획을 수립하게 할 수 있다. 중장기적 운영계획은 최적의 환경 속에서 기록물관리기관을 통제하는 방법을 제공할 것이다. 넷째, SMM을 개발하고 이를 통계적으로 검증하여 국방기록물관리기관의 운영품질을 보증할 수 있는 방법을 제시하였으며 검증된 운영모형의 활용은 결과적으로 의사결정자들의 지원을 받을 수 있는 근거가 될 수 있다. 본 연구에서 개발한 기본적 SMM의 영역인 평가, 자원, 인사, 통제, 운용, 규정, 대내외 환경 영역은 국방기록물관리기관의 현황을 진단하고 각 기관에 따라 우선적 활성화 영역의 순위를 결정하는 도구로 활용할 수 있을 것이다. SMM 각 영역의 활용은 각 기관에 대한 이해를 높이고, 문제를 진단하는 방안을 도출하여 좀 더 나은 운영환경을 만드는데 기여할 것이다. 또한 본 연구는 국방기록물관리기관의 운영에 대한 기초연구로서 향후 운영 평가척도 개발, 운영 활성화 방안연구에 기반이 될 것이다.;The purpose of this study is to review general operation of national defense records management agencies and develop a strategic management model(hereinafter referred to as SMM) that can be utilized for improvement in order to develop a research base for records management agencies' SMMs. This study progressed through literature research, expert review, and statistical tests. As literature research, the concept and meaning of national defense records management agencies' SMMs were established based on literature and a temporary SMM was constructed with 8 areas with 91 sub items. The validity of the content and construction of the temporary SMM was requested to be reviewed by 7 experts in order to purify the temporary SMM. Only those items for which the CVIs were agreed by at least 80% were selected and the temporary SMM was revised to have 8 areas with 90 items. As statistical tests, the validity and reliability of the temporary SMM were tested through two questionnaire surveys in order to check how well the temporary SMM reflects the attributes or concept of national defense records management agencies. In the preliminary survey, Cronbach coefficient values were tested records management agency related persons as a method of measuring the internal consistency of SMM factors to secure reliability. In the main survey, SMM factors were finalized and the degrees of importance by factor and the characteristics of the model were established. After finalizing the factors, exploratory factor analysis was conducted to secure the validity of the construction and the correlations between the factors were checked to see the degrees to which the abridged variables were affected thereby proving the convergent validity of the concept and the discriminant validity by area. The levels of importance of individual factors and the degrees of effects of individual factors were established by conducting multiple linear regression analysis and multiple response analysis with standard questions about the necessity and importance of the model. Then, to test differences in perception according to demographic characteristic variables, T-tests and one-way analysis of variance were conducted using pasw 21.0. A total of 67 items in 7 areas were finally determined as follows through the statistical tests of the national defense records management agency SMM. First, the area of evaluation consisting of 11 sub items such as the periods, frequency, and evaluation methods of audits, performance evaluation, and so on Second, the area of resources consisting of 14 items including the methods of securing and execution of budgets for implementing projects, analog and digital equipment for preservation and management of records, record management facilities, and management systems for electronic records. Third, the area of personnel management consisting of 13 items such as continuous education and training of staff members, management for motivation of staff members for work, work division between professional staff members and non-professional staff members, manpower operation and management methods, and staff member filling. Fourth, the area of operation for proposing comprehensive methods for operation of records transferred to national defense records management agencies consisting of 9 items including the contents of operation such as the selection, evaluation, and registration of records, reading and use, the development of preservation methods and service for use for a long time, and inherent services of national defense records management agencies. Fifth, the area of control consisting of 10 items such as the roles of the top managers of parent agencies and the managers of national defense records management agencies, the managers' duties to establish the missions, visions, purposes, and goals of national defense records management agencies, and measures to establish plans for mid-long-term development. Sixth, the area of regulations consisting of 6 items indication the disposal of records, the authority to compel the transfer of records, the categories of the functions of national defense records management agencies, and the categories of regulations. Seventh, the area of internal and external environments consisting of four items including the scope of operation of national defense records management agencies, the establishment of relationships between institutions and departments that are related with each other, and environmental contexts around record management agencies. The results of reflection of differences according to the importance of individual factors and demographic characteristics are as follows. First, national defense records management agencies' SMMs tended to be recognized as being more important when the necessity of evaluation, control, and personnel management increased. However, the necessity of SMMs decreased when regulations and operation which are basic operation factors increased. Workers of national defense records management agencies were identified to perceive internal/external environments the most important followed by control, organization or resources, budgets, regulations, operation, and evaluation in order of precedence. Second, to set forth the characteristic variables that affect the area of strategic operation of national defense records management agencies, the variables gender, position affected two areas each. The variable, the kinds of recorders, professional license were shown to affect one area. That is, variables that have the largest effects on the factors of the national defense records management agency SMM were genders and positions and the area of the SMM that was affected the most was identified to be the area internal/external environments. This study was intended to contribute to the enhancement of the operation competitiveness of national defense records management agencies by developing concrete elements of strategic operation models to find core elements necessary for operation and preparing universal operation guidelines and has the following meanings. First, this study established operation strategies utilizing standardized operation models and formed a base of empirical studies to strengthen the competitiveness of national defense records management agencies. Second, this study developed a standardized SMM and statistically tested it to present methods for guarantee of the operation quality of national defense records management agencies. The utilization of certified operation models can consequently become a ground for support by decision makers. Third, the national defense records management agency SMM enabled fundamental decision making that affects the duties, mission, purposes, and objectives of organizations and everything that has been adopted for the achievement of the foregoing. Fourth, the methods of checking the mid-/long-term operation of SMM enable the establishment of short-term/mid-term/long-term plans for effective and efficient use of organizations' resources. Mid/long-term resource plans will provide methods of controlling record management agencies in optimum environments. Individual areas of the national defense records management agency SMM were proposed to contribute to making better operation environments by improving the understanding of national defense records management agencies and drawing methods of diagnosing problems. The factors of the basic SMM developed in this study; evaluation, resources, personnel management, control, operation, regulation, and internal/external environments will contribute to diagnosing the present situations of various grades of agencies and determining the ranks of areas that must be activated first. Ultimately, all areas should be accommodated to pursue balanced development of the operation of record management agencies. Individual agencies should apply the SMM to their situation to form the evaluation and resources appearing as the areas of the SMM as a base for smooth operation and pursue efficient management while utilizing the areas; personnel management, control, regulations, internal/external environments, and organization.