비서직 종사자의 조직 내 경력개발 경험에 관한 현상학적 연구

Abstract

Because of today’s globalization, economic recession caused by a reduction in productivity, and accelerating organizational reduction and reorganization, organization members give up their belief in lifetime jobs and subsequently lose the loyalty to their organization. In the meantime, organizations make an effort to prevent the turnover of core talented employees and pay attention on career development in order to meet the needs for self-development of their members. Therefore, this study is intended to explore phenomenally career paths (career turnover included) of secretaries in an organization, investigate the meaning of their career development experiences, reveal the true nature of the phenomenon, and thereby provide a fundamental material of strategic career development for students who want to be a secretary and secretaries currently working in organizations. To achieve the purpose, the following study issues are determined. First, what do secretaries experience in the process of career development? Second, what is the meaning of experiences that they have in the process of career development? To address the study issues, night corporate secretaries were chosen as participants who are judged to be well aware of the study issues and reflect the opinions of a population effectively and conduct a survey by use of judgment sampling. Also, in the process of choosing study subjects working for domestic companies and Korean branches of foreign companies, a business type, career, work years were taken into consideration. The study subjects had at least 6-year work experience including secretarial work in the same organization. A total of nine study subjects were divided into three groups; the first group of three subjects who experienced a promotion in performing secretarial work in the same organization; the second group of three subjects who develop their career in performing both secretarial work and other jobs at the same time; the third group of three subjects who turn their career to planning, personnel management, and public relations from secretarial work. Based on an unstructured expected questionnaire, the study subjects got deeply interviewed for about one hour. As a result, this work drew the following results with a total of five themes in the unit of meaning. The study results are summarized as follows: First, regarding the experiences, circumstances and contexts of secretaries for their self-development, along with the disappearance of the concept of lifetime jobs, the secretaries working at domestic companies continued to improve their foreign language proficiency by attending private language institutes classes and participating in office club activities in order to survive fierce competition, and continued to study by entering a graduate school in order to improve their work skills and prepare for their future career. But, the secretaries working at Korean branches of foreign companies supplemented what they lacked in English by reading English magazines and articles and utilizing a mentoring system with executives at their head office, because they experience English in office every day. The secretaries always serve their bosses at the very next to them. Therefore, they were able to keep getting educated more easily under the understanding and support of their bosses. And, it was found that they kept developing career by the reasons of meeting their desire for study in the knowledge-based society, of changing their future career, and of satisfying their personal life. Second, there were two effective career development strategies that the secretaries experienced in their organization: by building various types of network with their co-workers, seniors and juniors, they were able to get a good grade in personnel performance evaluation; and by utilizing an in-office mentoring system and understanding the latest business trend, they were able to adapt easily themselves to their organization and perform work effectively. Along with them, another effective career development strategy they consider was found to have more knowledge about what one is interested in by participating into education programs and by listening to internet lectures. Third, regarding their capabilities developed in performing secretarial work, they improved communication skills in English by doing frequent e-mail and telephone works with foreigners, quickly understood the entire business of their organization in a large perspective, and kept having interest in the latest business trend. In doing so, they were found to get such chances as of being selected as an excellent employee, getting promoted and receiving a special benefit of the increase in their annual salary. Besides, it was found that they improved computer skills, quickly solved problems within any given authority on behalf of their bosses, and naturally acquired good manners in speaking and attitude by serving as a bridge between employees and responding to customers on the phone or in person. Fourth, according to Schein’s three dimensional models of career path experiences of the secretaries in organizations, the secretaries experienced a vertical class change by winning promotion in their organization, and those who changed their career or who performed other works than secretarial works as a personnel or office manager experienced a horizontal job change by changing a department. Besides, they received a benefit trough class-upgrading system whose concept is lower than promotion system, got rewarded by being selected as an exemplary employee, and had their annual salary specially increased by getting their work performance recognized well. Fifth, regarding the reasons for their career change from secretarial work and their feelings at that time, it was found that they were very pleased when they changed to a personnel department at their request because they had some burden on their bosses’ work expectation as their work years increased, or when they changed to a public relations department of their free will. But, when they changed to a planning department because of personnel appointment by their organization, or when they changed to a personnel department because of the retirement of their bosses, it was found that despite their career, they felt anxious as if they were a new employee because they didn’t have sufficient knowledge on the work of their changed department. In the case of the study subjects who returned to secretarial work after performing personnel work, it was found that they newly realized how much of benefit they received as a secretary. In the case of the study subjects who changed their career, it was found that their capabilities developed in performing secretarial work were considerably helpful to adapt easily themselves to new jobs like planning, personnel management and public relations. This is the first phenomenological study on career development experiences through career path that the secretaries have. Therefore, it is meaningful in the point that this work provides a fundamental material for students who would like to work for secretarial position and the secretaries currently working in organizations in order for them to develop their career strategically. In addition, it is meaningful in the point that it is used as a material for studies on a variety of career development experiences that male and female secretaries working in diverse areas have. It is expected that the results of this work will be used as a useful fundamental material of secretarial work in the dimension of personnel management. ;최근 세계화와 생산의 감축으로 인한 경기후퇴 그리고 조직의 감축과 재편이 가속화되면서 조직원들 사이에서는 평생직장에 대한 믿음이 파괴되었고 조직에 대한 충성심도 사라져가고 있다. 반면에 조직은 핵심 인재의 이직을 방지하고 조직원들의 자기계발 욕구충족을 위해 경력개발에 대한 관심을 집중하고 있다. 따라서 이 연구의 목적은 비서직 종사자의 조직 내 경력전환을 포함한 경력경로의 현상학적 고찰을 통해 비서들의 경력개발 경험에 관한 의미를 파악하고, 핵심이면에 자리한 현상의 본질이 무엇인지를 밝혀내어 비서직으로 나아가고자 하는 학생들과 현재 조직에서 근무하는 현직 비서들에게 전략적인 경력개발을 위한 기초자료를 제공하는데 있다. 이 연구의 목적을 달성하기 위해 다음과 같은 연구문제를 설정하였다. 첫째, 비서직 종사자들은 조직 내 경력개발 과정에서 무엇을 경험하였는가? 둘째, 경력개발 과정에서 겪게 되는 경험의 의미는 무엇인가? 이 연구문제를 해결하기 위해 국내•외국계 기업의 회사업종별, 경력별, 근무연수 등 유형별 분포를 고려하여 연구 문제를 잘 알고 있거나 모집단의 의견을 효과적으로 반영할 수 있을 것으로 판단되는 특정 집단을 표본으로 선정하여 조사하는 방법인 판단표본추출법을 사용하였다. 연구 참여 대상자는 동일 조직 내에서 비서경력을 포함 최소 6년 이상의 근무경력자들로 비서직을 수행하며 승진을 경험한 경우, 비서직 외에 다른 업무를 동시에 수행하며 경력개발을 하고 있는 경우 그리고 비서직을 수행하다 기획, 인사, 홍보로 경력을 전환한 각각 3명씩 총 9명을 대상으로 비구조화된 예상질문지를 사용하여 약 1시간씩 일대일 심층 인터뷰를 실시하였고, 의미단위에 따른 주제를 도출한 결과 총 5개의 주제묶음 연구결과를 도출하였다. 이 연구의 연구결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 비서직 종사자의 자기개발을 위한 경험과 상황 또는 맥락을 살펴보면, 평생직장의 개념이 살아지면서 치열한 경쟁사회에서 살아남기 위해 국내기업에 근무하는 비서직 종사자들의 경우 사설학원 및 사내 동아리 활동 등을 통해 꾸준히 어학실력을 향상시키고 있었으며, 회사 내 업무능력 향상과 미래 경력전환을 위해 대학원에 진학해 학업을 이어나갔다. 반면에 외국계기업에 근무하는 비서직 종사자들의 경우, 늘 회사생활에서 영어를 자주 접하다 보니 조금 더 고급스러운 영어 구사를 위해 영어잡지기사 읽기와 외국 본사 임원과의 멘토링 제도를 활용하여 업무에서 부족한 부분에 대한 자문을 받고 있었다. 비서들의 업무특성상 최측근에서 상사를 보좌하다 보니 계속 교육을 하는데 있어 조금 더 수월하게 상사의 이해와 지지를 받아낼 수 있었으며, 오늘날 지식기반사회를 맞이하여 비서 자신들의 학업에 대한 열망과 조직의 분위기 그리고 미래 경력전환 및 개인 삶의 만족을 위한 이유에서 경력개발을 이어오고 있는 것으로 파악되었다. 둘째, 비서들이 조직 내에서 경험한 효과적인 경력개발 전략은 크게 두 가지로 동료 및 선•후배들과의 다양한 네트워크 형성을 통해 인사고과에서 좋은 평가를 받을 수 있었던 것을 알 수 있었으며, 사내 멘토링 제도와 업계 최신 트렌드를 파악하여 쉽게 조직에 적응하고 효과적으로 업무를 수행할 수 있었던 것으로 나타났다. 이외에 사내∙외 교육참석, 본인이 평소 관심 있어 하는 분야에 대한 지식을 인터넷 강의 등을 통해 보충하는 것 또한 비서들이 생각하는 효과적인 경력개발 전략임을 알 수 있었다. 셋째, 비서직을 수행하며 개발한 역량으로는 외국과의 잦은 이메일 및 전화통화를 통해 영어를 포함한 커뮤니케이션 능력 향상, 조직의 전반적 비즈니스에 대한 빠른 파악과 조직의 큰 그림 보기 그리고 업계 최신 트렌드에 대해서도 지속적인 관심을 가진 것이 인사고과에서 우수사원으로의 선정, 승진 및 특별 연봉인상 등의 기회를 가져다 준 것으로 나타났다. 이외에 컴퓨터 활용능력, 상사를 대신하여 주어진 권한 내에서 신속하게 문제 해결하기, 직원간의 가교역할 그리고 전화응대 및 내방객 응대 등의 비서업무를 수행하면서 자연스럽게 예의 바른 자세와 어투를 습득할 수 있었던 것으로 파악되었다. 넷째, 비서직 종사자의 조직 내 경력경로 경험에 대해 Schein의 3차원 모형을 토대로 살펴보면, 비서직 종사자는 조직 내에서 승진을 통한 수직적 이동의 계층의 차원을 경험하였으며, 경력전환자나 인사 또는 오피스매니저로서 비서업무 외에 여러 업무를 동시에 수행하는 비서의 경우에는 부서간 이동을 통해 수평적 이동의 직능의 차원을 경험한 것으로 나타났다. 이외에 승진보다 낮은 개념의 승급제도와 모범직원으로 선정되어 우수사원 포상을 받기도 하고 뛰어난 업무 능력을 인정받아 특별연봉인상이 있었던 것을 알 수 있었다. 다섯째, 비서직을 수행하다가 경력을 전환한 이유 및 당시의 소감을 살펴보면, 근무연수가 올라가면서 상사의 업무기대치에 대한 부담감으로 본인의 요청 하에 인사부로 경력을 전환하거나, 본인의 희망으로 홍보팀으로 경력전환을 한 경우에는 굉장히 기뻐했던 것으로 나타났다. 반면에 회사의 인사발령에 의해서 기획업무를 담당하거나 상사의 퇴직으로 인해 인사파트로 자리를 옮긴 경우에는 조직 내에서 경력사원임에도 불구하고 그 분야에 대한 업무지식이 부족하여 마치 신입사원이 된듯한 느낌과 초조함을 느낀 것으로 파악되었다. 이외에 인사업무를 수행하다 다시 비서직 업무를 수행한 연구참여자의 경우, 비서로서 얼마나 많은 혜택을 누렸는지에 대한 새로운 깨달음이 있었던 것을 알 수 있었다. 경력전환자의 경우 비서직을 수행하며 개발한 다양한 역량들이 기획, 인사, 홍보의 새로운 업무를 수행하는데 있어 쉽게 적응할 수 있도록 상당한 도움을 준 것으로 확인 되었다. 이 연구는 현상학적 연구방법을 통하여 비서직 종사자의 경력경로를 통한 경력개발 경험에 대한 최초의 연구로서 비서직으로 나아가고자 하는 학생들과 현재 조직에서 근무하고 있는 현직 비서들에게 전략적인 경력개발을 위한 기초자료를 제공한 연구라는데 그 의의가 있다. 또한 이 연구를 토대로 다양한 분야에서 근무하고 있는 현직 비서직 종사자의 다양한 경력개발 경험에 관한 자료로 활용될 수 있다는 점에서 의의가 있으며, 이 연구의 결과는 인사관리차원에서도 비서직에 대한 유용한 기초자료로 활용될 수 있게 되기를 기대한다.