의료비서의 역할과 특성에 관한 기초연구

Abstract

This study aims at improving medical secretary's performance and specializing by finding out the abilities required to medical secretary and apprehending job description. Going one step further, this study presented the direction for efficient performance and it is expected to be used as a useful resource in employment and training. Detailed subjects for inquiry to accomplish the research purpose are as follows. First, What are the responsibility and task imposed on medical secretary? Second, What is the abilities required to medical secretary? Third, What is the difference in role between medical secretary and medical coordinator? First of all, to investigate general role, in-depth interview was conducted targeting 6 secretaries who assist doctors above the head level in general hospital as a 1st research. As a 2nd research, on-line and off-line survey took place among present-medical secretaries. The differences in the role and characteristics between medical secretaries and medical coordinators were disclosed through documentary survey. 1st research let us check the task list and understand the compulsory abilities and experiences as medical secretaries on the basis of fundamental research as to the role and task of medical secretaries conducted by Jung Ah Kim, Ae Kyung Choi(2002). This research investigated the significance, difficulty level and frequencies of 43 tasks with 7 categories of roles, adding newly drawn tasks. Core tasks were determined as those above 2nd level in the categories of significance, difficulty level and frequency. They are totally 10 tasks which are the contact to media organization, collection and analysis of press release about hospitals, outgoing documentation, schedule management, family occasions, preparation for meeting handouts, documentation, managing list of private acquaintances, negotiation of conflicts between staffs and mail management. Abilities were investigated in three categories which are knowledge, languages and Qualifications respectively. In Knowledge, general official skills like documentation and SW skills and knowledge about hospital administration ranked relatively high, but medical-related knowledge as to medical terms or insurance represented low placing in significance and level as well. The necessity of second foreign languages except English was remarkably low. Language skills showed the priority as Reading, Writing, Listening and Speaking in order. Regarding qualifications, elaborate performance, time management, secrecy, multi-tasking and communication ability ranked top 5, though cooperation ranked the lowest priority. Like other general secretaries, medical secretaries are also the existences for efficient boss-oriented administration and office work. On the other hand, there is an obvious difference in the way that medical coordinators are specialized in patient-oriented counselling and customer management for revenue maximization. The results seemed quite against previous studies of medical secretaries (by Jung Ah Kim, Ae Kyung Choi(2002)), which is caused by the differences of study objects. In this study, administrative and counselling managers in private clinics were excluded, because these positions are the major part of medical coordinators and needed to be separated from medical secretaries. The significance is that this study is the domestically first research only for whom are medical secretaries. This study can be used in employment and training of medical secretaries by convincing the tasks of medical secretaries and necessary abilities. Because of the nature of the job which has less practitioners, it is true that the chances of seniors' mentoring and secretary training are absolutely rare, which can be applied to new secretaries' realizing overall tasks and abilities and building up growth plan for the future. However, there is a limit due to low number of panels and random sample group, so that further DACUM analysis is needed for much clear and detailed analysis about tasks.;본 연구는 의료비서에게 요구되는 역량을 알아보고 업무 내용을 파악하여 의료비서의 직무 능력 향상과 전문화를 도모하는 데 그 목적이 있다. 나아가 보다 효율적으로 업무를 할 수 있는 방향을 제시하고 인사 행정에 기초 자료를 제공함으로써 의료비서의 채용과 교육 시 유용한 자료로 활용되고자 한다. 연구 목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 의료비서의 역할과 직무는 무엇인가? 둘째, 의료비서에게 요구되는 역량은 무엇인가? 셋째, 의료비서와 의료 코디네이터의 역할 차이는 무엇인가? 먼저 의료비서의 전반적인 역할에 대해 알아보기 위하여 1차 조사로 종합병원의 과장급 이상을 보좌하는 비서 6명을 대상으로 심층 면접을 실시하였고, 2차로 현직 의료비서를 대상으로 온/오프라인 설문조사를 실시하였다. 또한 도출된 의료비서의 역할 및 특성을 문헌조사를 통해 의료 코디네이터와 비교하여 그 차이점을 밝혔다. 1차 조사는 김정아, 최애경(2002)의 의료비서의 역할과 업무에 대한 기초연구를 바탕으로 업무 목록을 점검하고 필요 역량과 의료비서로서의 경험에 대해 파악하였다. 새로이 도출된 작업 2가지를 추가하여 7개의 역할범주와 43개의 작업에 대해 중요도와 난이도, 빈도를 알아보고 역량에 대해서도 수준과 중요도를 파악하였다. 중요도, 난이도, 빈도의 세 항목 모두 2등급 이상인 작업을 의료비서의 핵심작업으로 선정하였으며 이는 언론/보도기관과의 접촉, 병원 관련 보도자료 수집 및 분석, 외부 발송을 위한 문서 작성, 스케줄 관리, 경조사 관련, 회의자료 준비 및 작성, 문서 작성, 개인 지인리스트 관리, 직원간의 인간관계 갈등 조정, 우편물 관리하기로 총 10가지이다. 역량은 지식과 외국어, 자질로 분류하여 파악하였다. 지식의 경우, 문서 작성 및 SW 활용능력과 같은 일반 사무 지식, 병원 행정에 관한 지식으로 상위 순위를 보였고 의학 용어 및 의료 보험과 같은 의학 관련 지식은 수준과 중요도에서 모두 낮은 순위를 보였다. 영어를 제외한 제 2외국어의 필요성은 낮았다. 영어 능력 우선순위는 읽기, 쓰기, 듣기, 말하기 순으로 나타났다. 자질에 있어서는 꼼꼼한 일처리와 시간관리, 기밀유지, 멀티태스킹, 커뮤니케이션 능력이 상위 5순위를 차지했으며 협동심이 가장 낮은 순위를 보였다. 의료비서는 일반 비서와 마찬가지로 상사 중심의 업무를 진행하는 행정/사무 효율성을 위한 존재이며 의료코디네이터는 수익 극대화를 위한 환자 중심의 상담, 고객관리 등이 주 업무라는 점에서 명확한 차이를 갖는다. 의료비서에 관한 기존 연구(김정아, 최애경, 2002)와는 다소 상반되는 결과를 보였는데 이는 연구대상의 차이에서 기인한 것으로 보인다. 본 연구에서는 개인병원의 관리실장, 상담실장은 연구대상에서 제외하였는데 이는 상담 및 고객 관리는 의료코디네이터의 주 영역이므로 의료비서와 분리시킬 필요가 있다고 판단하였기 때문이다. 본 연구는 의료비서만을 대상으로 한 국내의 최초의 연구라는 데 의의가 있으며 의료비서의 업무를 확인하고 필요한 역량을 파악함으로써 의료비서의 채용 및 교육에 활용될 수 있다. 종사자가 많지 않은 의료비서직의 특성 상 의료비서는 선배의 멘토링이나 병원 내 비서 교육을 거의 받지 못하고 있으므로 본 연구를 통해 신입 의료비서들은 전반적인 업무와 역량을 파악하고 앞으로의 성장계획을 세우는데 활용할 수 있을 것이다. 그러나 패널과 설문 표본 집단의 수가 적어 한계가 있으며 더욱 구체적이고 명확한 직무 분석을 위하여 추후 의료비서의 DACUM 분석이 이루어질 필요가 있다.