공공기록물 보존기간 책정요소에 관한 연구

Abstract

현대사회의 정부조직은 기록물을 전자적인 시스템에서 막대한 양으로 생산하고 있다. 이로 인해 기록물은 생산단계에서 가치를 선별하고 보존기간을 책정하는 평가가 기록물관리에서 중요한 영역이 되었다. 따라서 보존기간을 책정하기 위해서는 기록물에 대한 가치선별 과정이 선행되어야 하고, 이러한 기준으로 오늘날 대부분의 국가는 기록물이 생산되기 이전 기능의 중요도를 평가하는 기능분석 방법을 지향하고 있다. 우리나라 역시 이러한 동향에 발맞춰 2004년 기록물분류기준표를 도입하였고, 2008년부터 기록관리기준표로 운영하고 있다. 그러나 이러한 제도 도입 이후에도 보존기간은 기능분석을 통한 가치선별 과정이 수행되지 못한 채 법령이나 과거의 관행으로 책정됨으로써, 기록물 평가의 역할을 다하지 못하는 실정이다. 이러한 배경 하에 본 연구는 보존기간 책정 시 기능분석을 수행하는데 필요한 요소를 제안하는데 그 목적이 있다. 이를 위해 문헌연구와 설문조사를 실시하였다. 문헌연구를 통해서는 보존기간의 개념과 유형 그리고 가치선별 기준을 고찰하였다. 그리고 우리나라와 미국, 호주, 캐나다의 보존기간 책정 제도를 비교 분석하고 설문조사를 바탕으로 보존기간 책정을 위한 기능분석 요소를 도출하였다. 설문조사는 중앙부처 44개의 기록관 또는 기록물관리부서를 대상으로 하였고 33개의 기관이 응답하였다. 이를 통해 기록관의 보존기간 책정 현황, 기록관리기준표 운영 현황, 단위과제 운영 현황을 파악하고 제도적인 요소를 도출하였다. 설문조사 결과의 내용은 다음과 같았다. 첫째, 처리 과에서 책정한 보존기간과 보존기간 책정사유는 대부분 기록물관리법이나 국가기록원의 표준을 사용하여 검토하고, 보존기간은 기록관에서 검토한 후에도 대체로 변경되지 않는 것으로 나타났다. 둘째, 보존기간 책정 시 기능분석을 수행하고 있는 기관이 약간 더 많은 것으로 조사되었으나, 내용면을 보면 「KS X ISO 15489」의 기록관리적 업무분석에 준하는 기능분석은 수행되고 있지 않음을 알 수 있었다. 셋째, 영구보존 대상 기록물의 선별 기준은 기록물관리법이나 국가기록원 표준에 의존하고 있었고, 대부분 별도의 내부규정이 없어 필요한 것으로 나타났다. 또한 기록물관리 전문요원들은 영구보존 대상 기록물을 선별한 결과가 대체로 객관적이지 않다고 인식하는 것으로 나타났다. 넷째, 처리 과에 제공하는 보존기간 책정을 위한 지침은 국가기록원 표준을 그대로 전달하고 있어 각급 기관에 맞는 지침 개발이 필요한 것으로 나타났다. 처리 과를 대상으로 보존기간 책정에 관한 교육프로그램은 없는 기관이 더 많았고, 대부분 향후에도 교육을 실행할 계획이 없는 것으로 나타났다. 다섯째, BRM분류체계의 단위과제는 기록물을 관리하기에 적절하지 않은 것으로 조사되었고, 개선 사항으로는 단발성 사무활동 포함, 주제별 관리, 형태별 관리, 세분화 등으로 나타났다. 여섯째, BRM분류체계 상에서 기록물을 관리하기 위하여 단위과제 하위에 기록물 분류수준을 만드는 것이 적절한 것으로 조사되었다. 본 연구에서는 국외 보존기간 책정 제도에서 나타난 기능분석 요소와 설문조사 결과를 바탕으로, 공공기록물의 보존기간 책정 요소를 기능분석 요소와 제도적인 요소로 나누어 제시하였다. 먼저 기능분석 요소를 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 기관 고유환경 분석은 조직의 목표, 전략 확인 및 기능의 성격과 중요성을 이해할 수 있고 둘째, 업무프로세스 분석은 조직의 기능과 실제 기록물을 생산하는 부서 및 기록물을 확인할 수 있고 셋째, 영구보존 대상 기록물 선별은 기능의 중요도를 기반한 평가를 수행하는 것이며 넷째, 법 류 분석은 조직의 직제 및 운영에 관한 법률을 분석하는 것이며 다섯째, 인터뷰는 기능분석을 수행하기 위한 방법으로 이와 같은 요소를 통해 기관의 기능분석이 구체화 된 제도로 운영될 수 있다. 다음으로 제도적인 요소를 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 기능분석의 최신성 유지와 둘째, 기록관의 역할을 강화하여 기록물 관리를 위한 요구사항들을 BRM분류체계에 반영해 나감으로써, 기능의 중요도가 기록물의 가치선별 기준으로 반영할 수 있어야 한다. 본 연구는 BRM분류체계와 기록물분류체계의 통합 환경에서 거시적 관점의 가치선별 기준으로 기능분석에 기반한 생산단계의 기록물 평가체제를 구현할 수 있는 요소를 제시하였다는데 의의가 있다.;Government organization of modern society produce huge amount of records from electrical system. It brought about a result of increased importance of records appraisal including value-selection and estimation of retention period, in records management. In order to estimate retention period, process of value selection of the records must be preceded. Nowadays, most countries are taking the functional analysis method, which appraise the significance of its function before a record is produced, as a guideline for value selection. With following this trend, in 2004, Korea had developed the Records Classification Scheme (RCS) which is the first version of record classification system based on the Functional Analysis Appraisal. The RCS has been transformed to Records Management Scheme (RMS) with in 2008, and central government organizations have used the newer record classification system. However, these schemes are weak in reflecting the functional analysis method yet. In addition, the retention period is still estimated by older classification system or in accordance with custom in many cases in spite of the emergence of RMS, meaning that the current records management system is failing in precise records appraisal. Purpose of this study is to suggest necessary components for the functional analysis method to decide retention period of records. This study is done by literature review and survey research. Through literature review, concept of the retention period, types of it, and various standards of value selection are studied. This study also compared the estimation systems of retention period between several countries including US, Australia, Canada, and Korea. Survey for this study is carried out to records center or of department records management forty four central government offices, and thirty three of them responded. The questionnaire is consist of items regarding estimation standards of retention period, current operating situation of the RMS, and business unit of records center, Based on the literature review and results of the survey, some components of the functional analysis method and institutional facts were identified. Followings are results of the survey. First; most of retention periods estimated by managing department and reasons for the estimation are reviewed by Public Records Management Law or Standard of National Archives of Korea. A retention period estimated by managing department is rarely changed even after records inspection. Second; though organizations which employ functional analysis method are more than those which does not, there is no incidence of functional analysis method in accordance with business analysis on records management of KS X ISO 15489. Third; standards of selecting permanent records are based on Public Record Management Law or Standard of National Archives of Korea. Most of organizations do not have internal regulations/rules, which must be required separately. In addition, most of archivists and records managers recognize that selections of permanent records are not objective. Fourth, the guideline that managing department provides is exact same as National Archives of Korea's standard. It is needed to develop appropriate guideline for each organization. Organizations with educational program of retention period estimation for managing department are lesser than those without educational program. And most of organizations without program do not have any future plan for education. Fifth, business unit of BRM classification system is not suitable for managing records, and improvement measure are found as subjected management, by-figure management and subdivision include business activity. Sixth, it is found that complement the business units problem by create records classification level placed under business unit in order to manage records by BRM classification system. This study suggests functional analysis components and institutional factors to estimate retention period of public records, based on the survey results integrating the functional analysis components that has been shown in estimation systems of other countries. The identified functional analysis components are 1) identifying organization’s aim and strategies and understanding nature and significance of function by analysis of the organization’s own environment; 2) confirming actual division/department producing records by task process analysis; 3) selecting permanent records by significance of function; 4) analysis of organization and administration of organization; and 5) interview. These components help the functional analysis to be implemented within more concrete system. Institutional factors include 1) maintaining currency of the functional analysis 2) enhancing role of record center. Record center should practically integrate BRM classification system and records classification by reflecting requirements for records management to BRM classification. This study is meaningful in that it suggests the components which embody records appraisal system at the step of creation by retention period decision through functional analysis, with condition of BRM Classification System and Records Classification System are integrated.