대학도서관 장서폐기 개선방안에 관한 연구

Abstract

본 연구는 대학도서관의 효과적인 장서폐기를 위한 개선방안을 제안하는데 목적을 두었다. 이를 위해 문헌연구, 사례조사 및 현황조사를 실시하였다. 문헌연구를 통해 대학도서관 장서폐기의 개념 및 특징, 장서폐기 지침의 필요성과 요소에 대하여 고찰하였다. 국외 사례연구에서는 미국도서관협회(American Library Association)의 2009년 장서 수 상위도서관 목록(The Nation's Largest Libraries: A Listing By Volumes Held)을 참고하여 도서관 홈페이지상에 장서폐기관련 지침이나 운영사례를 공개하고 있는 대학도서관(Academic Library) 5개관을 선정하였다. 선정된 일리노이 대학교 도서관, 미시건 대학교 도서관, 코넬 대학교 도서관, 인디애나대학교 도서관, 럿거스 대학교 도서관 등 사례분석 결과는 다음과 같다. 첫째, 장서폐기는 장서관리를 위한 필수적인 업무로 인식하고 정기적으로 시행하고 있었다. 그리고 장서폐기의 목적이 서가공간의 확보에 그치는 것이 아니라 도서관장서의 최신성 유지, 사서의 업무효율성, 이용자의 접근 성 향상 등과 같은 긍정적인 효과를 위하여 적극적으로 시행하고 있었다. 둘째, 모든 도서관에서 장서폐기와 관련하여 별도의 성문화된 폐기지침을 마련하고 있었으며, 폐기지침은 대학도서관의 다양한 장서유형과 교육환경을 반영할 수 있도록 그 항목이 체계적으로 구성되어 있었다. 셋째, 장서폐기업무에 이용하는 다양한 참고정보원이 개발되어 있었으며, 협력체재를 통한 각 분야의 사서와 전문가, 이용자, 타 대학도서관 등의 적극적인 참여가 이루어지고 있었다. 넷째, 폐기자료를 파기나 재활용의 방법뿐만 아니라 판매, 기증, 교환, 별치 등과 같은 다양한 방법을 이용하여 처리하고 있었다. 국내 현황조사에서는 장서폐기 현황파악과 개선을 위한 요구조사를 위하여 최근 2년간 연간 110권 이상 장서폐기를 시행한 경험이 있는 국내 대학도서관의 장서폐기담당사서 49명을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 설문지는 직접 방문조사와 응답자가 웹에서 응답할 수 있는 형식으로 작성하여 이 메일을 통해 실시하였으며, 응답을 거부한 6명을 제외한 총 43부를 배포하여 32부(74.4%)를 회수되었다. 국내 설문조사의 결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 대부분의 대학도서관에서 장서폐기를 정기적으로 시행하지 않고 있었다. 또한 폐기업무에는 대부분 장서폐기 담당사서만이 참여하여 주제전문사서나 보존담당사서 등의 도서관 내의 협력이 부족하고, 업무에 있어서 다양한 정보나 의견이 반영되지 못하고 있었다. 둘째, 대학도서관은 다양한 장서유형으로 구성되어 있지만 단행본과 연속간행물을 중심으로 폐기가 이루어지고 있으며, 현재 폐기지침도 단행본을 중심으로 설정되어 있었다. 또한 폐기방법이나 절차에 관한 사항도 체계적으로 구성되어 있지 못하고 너무 간략하게 서술되어 있어 실무에 적용하는데 어려움이 있는 것으로 조사되었다. 셋째, 폐기자료는 대부분 저작권, 자료의 물리적인 상태, 처리절차의 어려움, 기관간의 의견교환 문제 등으로 인하여 파기하는 방식으로 처리하고 있었지만, 향후 타 도서관과의 기증과 교환, 이용자에 대한 판매의 방법도 함께 실시하여 자료의 가치를 최대화해야 한다고 하였다. 넷째, 사서들은 다양한 장서유형을 수용하기 위하여 장서폐기기준을 확장하고 대학의 특성과 강의 커리큘럼, 전문가의 판단 등의 다양한 정보를 바탕으로 한 체계적인 기준 마련이 시급하다고 하였다. 다섯째, 도서관의 폐기 율에 따라 장서폐기 운영현황에 대한 차이가 있었는데, 폐기 율이 높은 도서관에서 다양한 형태로 장서폐기를 시행하고 업무참여에도 적극적이었다. 또한 폐기업무와 지침의 개선 등의 전반적인 운영에 대한 개선의 요구가 높았다. 이상에서 살펴본 내용을 바탕으로 대학도서관의 효과적인 장서폐기를 위하여 개선방안을 다음과 같이 제안하였다. 첫째, 장서폐기를 시행하는 담당인력 및 조직구성과 인식에 대한 개선이 필요하다. 개별 대학도서관 별로 장서폐기를 담당하는 사서를 지정하여야 하고, 각 분야의 사서와 전문가, 이용자로 구성된 폐기위원회를 통하여 장서폐기에 참여 인력을 확대해야 한다. 또한 도서관의 공간문제 해결을 위한 업무에 그치는 것이 아니라 폐기업무를 장서관리의 일환으로서 도서관장서의 질적 관리와 이용자의 만족도를 향상시키는 중요한 업무임을 인식해야 한다. 둘째, 다양한 의견과 정보를 반영하여 장서폐기업무를 진행해야 한다. 이를 위해서는 도서관 장서를 객관적으로 평가할 수 있는 다양한 참고정보원의 개발이 필요하고, 필요한 경우 전문가, 이용자와의 커뮤니케이션을 활성화 하여 실질적인 대학의 교육환경과 이용자의 요구를 파악할 수 있어야 한다. 셋째, 대학도서관의 장서폐기지침은 개별도서관의 임무와 상황에 맞게 성문화되어 개발되어야 한다. 장서폐기는 자료의 수서, 예산 등의 다양한 분야에 관련된 중요한 업무이므로, 이는 성문화된 지침으로 관리되어야 한다. 또한 장서폐기지침은 대학의 급변하는 교육환경과 이용자의 요구를 반영하기 위하여 정기적으로 개정되어야 할 것이다. 넷째, 대학도서관 장서폐기지침의 항목을 체계적으로 구성하여야 한다. 대부분의 대학도서관에서는 장서개발정책 내에 폐기항목을 지정하고 있지만 폐기기준, 폐기자료의 처리 등의 구성항목이 체계적으로 설정되어 있지 못하고, 항목별 내용도 충실히 제공하고 있지 않기 때문에 실무에 반영하기 어려운 실정이다. 따라서 각 대학도서관에서는 장서폐기지침의 구성요소를 체계화하여 개별 대학실정에 맞는 내용으로 재구성하여야 한다. 다섯째, 폐기자료를 선정하는 기준이 세분화되고 자료유형을 반영할 수 있도록 확장되어야 한다. 먼저 국내 대학도서관의 장서폐기지침은 국외 사례에 비해 장서폐기기준을 구성하는 세부요소가 양적으로도 매우 적고, 폐기기준에서 평가되는 장서에 대한 정보도 부족한 실정이다. 따라서 폐기기준의 하위요소를 세분화하여 장서의 가치를 종합적으로 평가할 수 있도록 해야 하며, 기준의 세분화와 함께 대학도서관의 다양한 장서유형, 폐기 율과 같은 특징을 반영할 수 있는 폐기기준이 마련되어야 한다. 여섯째, 폐기자료를 처리하는 방법을 다양화하여야 한다. 국내 대학도서관에서는 현실적인 문제를 이유로 대부분 파기를 통하여 폐기자료를 처리하고 있지만, 국외 대학도서관에서는 협의회와 도서관간의 협력을 통하여 기증이나 교환 등의 다양한 방법으로 폐기자료를 처리하고 있었다. 이는 자료의 가치를 유지하고 재창출하는 중요한 과정이므로 국내 대학도서관에서도 폐기자료의 처리방법을 다양화하여야 한다. 이상과 같이 본 연구는 대학도서관의 장서폐기에 대한 종합적인 고찰을 통해 현 대학 상황에 맞는 개선방안을 제시하고자 하였다. 이를 위해 국외 대학도서관 사례를 살펴보고, 폐기를 실시한 경험이 있는 대학도서관을 대상으로 현재 시행되고 있는 장서폐기 운영현황과 지침현황을 알아보았다. 이를 통한 문제점 분석 및 개선사항을 모색하여 대학도서관 장서폐기의 개선방안을 운영적인 측면과 지침적인 측면에서 제안하였다.;This study aimed at proposing an improvement plan for effective volume disposal in university libraries. To this end, the study conducted a survey on literature, case studies and the current situation. The literature survey focused on the concept and characteristics of volume disposal in university libraries, the necessity and elements of a volume disposal guideline. The study selected as the study of foreign cases five academic libraries that provide to the public their volume disposal guidelines or operation cases on their website and the result of the study is as follows: First, considered as a required task for the management of volumes held, volume disposal is regularly conducted. Second, all the libraries had a separate, written disposal guideline related to volume disposal, and such a disposal guideline was constructed by items that reflected the diverse types of volumes held and educational environments of university libraries. Third, a variety of reference information resources used in book disposal tasks were developed, and based on a collaborative system, librarians and specialists in various fields, users, and libraries from other universities were participating in the book disposal tasks. Fourth, data to be disposed of were process not only by shred or recycling, but also by various other methods, such as sales, donation, exchanges and special storage. To determine the current state of volume disposal and needs for improvement in Korea, the study on the current situation in Korean libraries conducted a survey with 49 librarians and the result is as follows: First, volume disposal was not being conducted regularly in most of the universities. Also in most cases, only the librarian who took charge of volume disposal performed the tasks, and the cooperation with other librarians specializing in subjects or preservation in the libraries was lacking. Second, although university libraries are compartmented by various types of volumes held, the volume disposal was being performed mainly by books and serials, and the current volume disposal guideline was set by books. Third, due to copyright issues, the physical condition of data, the difficulty in process procedures and the issue of exchanging ideas among departments, data to be disposed of were in most case processed by shred. Based on the above results, this study proposed the following improvement plan for an effective volume disposal in university libraries. First, the personnel and organization who specialize in volume disposal need to be established, and the awareness on the importance of volume disposal should be improved. A librarian should be designed exclusively for volume disposal by each university library, and through the volume disposal committee, which consists of librarians in each field, specialists, and users, the number of personnel who participate in volume disposal should be expanded. Also the volume disposal should not only focus on resolving space issues in libraries, but also results from the awareness that as part of volume management tasks, the volume disposal is an important task to improve the quality management of the volumes held in libraries and the level of user satisfaction. Second, the volume disposal should proceed by reflecting various ideas and information. To this end, it is necessary to develop various reference information resources by which volumes held in the library can be objectively evaluated, and if necessary, the communication between specialists and users should be promoted to determine the practical needs of university education systems and users. Third, the volume disposal guideline by university libraries should be written and developed according to the mission and circumstances of each library. Since volume disposal is an important task closely related to the management of data and budget, the guideline for the volume disposal should be written in paper. Also the volume disposal guideline should be revised in a regular basis to reflect the needs of rapidly changing educational environments and users. Fourth, the items of the volume disposal guideline in university libraries should be systematically constructed. Although most university libraries provides items related to volume disposal within their volume development policy, the actual items on the policy are not set systematically, and the content of the items also is lacking, therefore, making it difficult for these items to be implemented in the field. Therefore, each university library should systemize the elements that comprise the volume disposal guideline so that the guideline can be reconstructed with the content that meets the situation of each university. Fifth, the standard by which data to be disposed of should be subdivided and expanded to reflect a wide variety of data types. Compared to that of foreign university libraries, the volume disposal guideline of the university libraries in Korea has very fewer items that comprise the disposal standard and lacks in the information of volumes, which is evaluated in the disposal standard. Therefore, the subcategory elements of the disposal standard should be further divided so that the value of volumes can be comprehensively evaluated, and the disposal standard should reflect the usage and characteristics of a wide variety of volume types in university libraries. And finally, sixth, the methodology on disposing of data should be approached by diverse perspectives. Due to realistic reasons, university libraries in Korea dispose of data by shred. Foreign university libraries, however, process disposal data by various other methods based on cooperation with organizations and other libraries, such as donation or exchanges. Volume disposal is an important phase of maintaining and recreating the value of data, and therefore, university libraries in Korea must diversify the methods of volume disposal.