대학기록관 웹 사이트의 구축 모형에 관한 연구

Abstract

Advancement of internet and information technology brought great changes to the archival management. University archives are utilizing these technologies to find better use of academically valuable records. Universities also use internet websites to provide better and direct services to archive seekers. However, most universities in Korea emplaced their archive link as one of many sub pages on main university websites; hinders users to access the archives website easily. This study aims to propose the ways of university archives websites building in the university archives in Korea. The literature study and case studies from comprehensive surveys were used. First, the particular features of university archives, the need of websites, and process of building general websites were summarized using previous researches done by Korean and abroad universities. Then, the analysis of existing archives websites was followed by the summarization. It is important to study components and tools of current archives websites from all around the world. A total of 9 Korean universities that are members of the University Archives in Korea were surveyed. In case of university archives abroad, group C, 25 archives from USA, United Kingdom, Canada and Australia which are a part of ICA(International Council on Archives) were surveyed. The results have been compared and contrasted, and the findings are as follows. Although both Korea and foreign universities’ archives were generally branched off from variety organizations, the large amount of archives was managed using administrative records and manuscripts. Foreign universities concentrate more on archives information service, plus various online services was offered through websites. In comparison, most university archives in Korea lacks support of the on-line service practice due to staff shortage for essential on-line services. In addition, lack of accurate statistic data of on-line service practice obstructs archives to satisfying users’ requests. The results clearly showed that the websites in Korea contain insufficient search tools and technical supports, as well as inadequate information of archives collections and donations. In addition to main problems, the websites had improper archives policies, user regulations, tutorial services, and only minimal portion of records made available to on-line users. The analysis revealed following differences in abroad archives. Many additional websites were linked as it is required. The websites provided legitimacy and legal rights of each record which constructed under set standards and legal implications. Instead of Q&A, the websites support separate applications for reference requests. Also Foreign university archives used their websites as a tool to announce different research activities and projects done by the university. This research, which is based on literature studies and the analysis of different case studies, proposed structure for university archives websites. The structure recommended necessary components, mandatory and optional condition, to carry out basic functionality and considerable problems in each phase during website development. To establish a proper on-line service structure, there are several important constituents to be considered. First, the introduction of the archives and detailed service description are recommended for the standard management and usage of the website. The archives must equip with updated record list, various extra curriculum events, and archives announcements. In additional, the website must provide information related to different services and various forms; the request of information by users must be categorized systematically as a reference guide. Question and answer must be structured and be a part education. It is also important for the users’ opinions to be implied. Second, it is imperative that the website offers specialized collection in university and online search engine to implement the quick digital archives search. The archives must provide search function of record lists and database. Classifications, categorization, data reference of the records and search tool are critical for easy searches. Third, the university archives could provide on-line tutorial and E-learning program for effective educational improvements to users. Any research activities and continue-improvements of university archives website must be structured. Specific references and other archives agents should be hyper-linked to support research activities. And the active notification of academic researches and activities done within the archives is essential. Forth, the university archives need to include information related to cultural activities as a community service function. To perform its function, the university archives could utilize their websites to announce information on cultural activities such as local exhibitions and publishing events. Cultural knowledge and educational efficiency for local area will be maximized by containing various exhibitions such as local cultures or university specialties. Off-line exhibitions must be translated to digital data for the archives to hold the contents in diverse ways and to provide the information for on-line users. The archives should contribute to community by providing the information about university compilation, collection of local cultural research publications, and university archive news. Fifth, the archives must imply policies and regulations, and measures and legal implications for the archives management to logically execute their expectations and services. It is considered that Intranet is able to manage the website, and periodic on-line connection statistics and several considerations for each stage in structuring the website as followings should be used by archives management as a measurement tool. First, consideration for each phase of development will be necessary to clarify the purpose of university archives collection in strategy phase. All visitor’s class and intentions should be created in detail. Second, in scope phase, service archivist and computer science team should ally to elect a staff in charge to remake the essential website as analyzing users’ requests for on-line. Third, in structure phase, the website developer must apply most fitting configuration to match the purpose of the university archives. The configuration should be more than 5 and less than 9 in the depth and length should be no more than 3 planes. Forth, in skeleton phase, the developer should decide a way to represent the configuration considering of frequent usages and the importance in elements, and especially, the bottom configuration must represent its contents and features. Applying navigation design makes it easy for users understand the top and bottom configurations which directly access to the Internet. Lastly, in surface phase, the design of the website must be amplifying the functionality of the university archives to deliver accurate service. For the website’s integrated concept, the style guide also should be applied. Elements to main configuration, first sub configuration, and related content were considered to form a main menu during the skeleton phase to imply all previously suggested basic constituents and considerations in university archives website development. And the main page of the website and the search engine page were developed during surface phase.;인터넷과 정보기술의 발달로 기록관리 전반에 변화를 가져오게 되었고, 대학기록관은 이러한 변화를 수용하여 학술적인 가치가 있는 기록물의 활용과 적극적인 서비스를 제공하기 위해 웹 사이트를 구축하고 있다. 그러나 국내 대학기록관 웹 사이트는 소속 기관의 하위페이지로 구성되어 있거나 기록관을 홍보하는 정도로 구축되어 있어 대학기록관의 기록물 제공 및 교육과 연구 활동 지원 등의 고유한 특성을 반영하지 못하고 있다. 이에 본 연구는 국내 대학기록관 웹 사이트를 대학기록관의 특성에 맞게 구축할 수 있도록 웹 사이트의 구축 모형을 제안하고자 하였다. 이를 위해 문헌연구와 사례조사를 병행하였다. 먼저, 문헌연구를 통해 대학기록관의 특성을 살펴보고 대학기록관 웹 사이트의 특성 및 구축 단계를 국내외 연구문헌을 통해 정리하였다. 다음으로 국내외 대학기록관의 웹 사이트를 조사하여 대학기록관의 일반 현황과 기록관의 기능을 수행하는데 필요한 웹 사이트의 구성 요소를 분석하였다. 국내의 경우는 ‘한국대학기록관협의회’에 가입된 9개 대학기록관을 조사하였고, 국외의 경우 ICA(International Council on Archives)의 대학기록관이 포함된 C그룹 중 미국, 영국, 캐나다, 호주의 총 25개 대학기록관을 대상으로 웹 사이트를 조사하였다. 이를 비교 분석한 결과는 다음과 같다. 국내외 대학기록관은 소속 기관이 다양하고 전반적으로 행정기록물과 매뉴스크립트를 관리하고 있었으며, 국외의 경우 기록정보 서비스 업무에 주력하고 있었으나 국내는 기록정보 서비스 업무가 부족한 양상을 보였다. 또한 국외 기록관은 웹 사이트를 통해 다양한 온라인 서비스를 제공하고 있었으나 국내의 경우 현재의 웹 사이트가 서비스 이용활성화를 위해 부족하고, 웹 사이트 전담인력의 부족으로 체계적인 웹 사이트 구축의 필요성이 제기되었다. 그리고 웹 사이트의 이용 통계가 파악되지 않아 이용자의 요구 파악에 어려움이 있었다. 구성 요소의 분석 결과 국내는 기록물 검색도구와 기술사항의 제공이 부족하였고, 기록물 수집 및 기증에 대한 내용이 간략하게 제공되고 있었다. 또한 기록관의 정책과 규정의 내용 및 구성이 부족하였고, 온라인 교육을 구성한 기관이 없었으며, 전시 프로그램의 규모와 내용이 부족하였다. 국외의 경우에는 검색도구, 전시 등과 같은 여러 개의 웹 사이트를 구성하고 있었으며, 웹 사이트에 표준과 법률의 구성으로 기록물에 대한 법률적 근거와 타당성을 제시하였다. 그리고 Q&A 대신 참고서비스 요청 화면을 따로 구성하고 있었으며, 기록관의 연구 활동과 프로젝트 제공으로 기록관의 다양한 활동을 알리고 있었다. 본 연구에서는 문헌연구와 사례분석을 바탕으로 대학기록관 웹 사이트의 구축 모형을 제안하였다. 구축 모형은 대학기록관의 기능 수행에 필요한 구성 요소를 필수 요소와 선택 요소로 나누었으며, 웹 사이트 구축에 필요한 고려사항을 단계별로 제안하였다. 먼저 구성 요소를 제안하면 첫째, 대학기록관은 이용자들의 기록관 서비스를 위해 웹 사이트에 전반적인 기록관 소개와 상세한 서비스 요소를 제공하여 기록관 이용에 실질적인 도움이 될 수 있도록 제공해야 한다. 구체적인 이용안내와 대학기록관의 서비스에 관련된 내용을 제공하여 다양한 기록관 서비스를 안내하고 이용자의 기록정보 요청 서비스를 위해 참고서비스 요소를 구성하도록 한다. 그리고 질의응답 요소를 구성하여 기록관 이용시 궁금한 사항에 대해 답변하고, 이용자의 의견을 반영할 수 있어야 한다. 둘째, 대학기록관의 기록물 제공 기능을 위해 다양한 주제 분야와 대학의 특화된 컬렉션을 구성하도록 한다. 그리고 웹 사이트에 검색도구를 제공하여 이용자가 기록물을 효율적으로 검색할 수 있도록 제공해야 한다. 기록물 리스트와 데이터베이스 검색을 제공하고, 기록물의 맥락정보를 위해 계층적으로 구성해야 하며, 반드시 검색 도움말을 제공해야 한다. 셋째, 대학기록관의 교육 및 연구 활동 기능을 위해 온라인 교육과 관련정보원, 연구 활동 요소를 웹 사이트에 구성해야 한다. 대학기록관의 인식 향상 및 기록물 활용법에 대한 온라인 교육 프로그램을 제공하기 위해 이용자별로 교육 프로그램을 구성하고, 온라인 튜토리얼과 E-Learning 프로그램을 이용하여 효과적인 교육프로그램이 될 수 있도록 제공해야 한다. 그리고 대학기록관 자체의 연구 및 학술 활동을 안내하여 기록관이 적극적인 대외활동을 수행하고 있음을 알릴 수 있도록 해야 하며 관련정보원을 안내하여 교육과 연구 활동에 도움이 될 수 있어야 한다. 넷째, 대학기록관은 지역사회에 정보와 문화를 제공하기 위해 기록관 소식과 다양한 전시 및 출판 프로그램을 웹 사이트에 구성해야 한다. 기록관의 소식과 다양한 이벤트, 새로 입수된 기록물 리스트를 제공하여 대학 구성원들과 지역사회에 기록관을 홍보 및 정보를 제공할 수 있어야 하며, 지역민의 문화적 인식과 교육적 효과를 높이기 위해 지역 및 대학의 특성화 분야 등의 다양한 전시를 구성해야 한다. 오프라인 전시는 기록관의 풍부한 컨텐츠 확보를 위해 온라인 전시로 구축하도록 하며 대학사 편찬, 지역사 연구의 출판물과 대학기록관의 소식지를 제공하여 지역사회의 정보와 문화에 이바지 할 수 있어야 한다. 다섯째, 대학기록관의 운영 및 관리를 위해 기록관의 정책과 규정, 표준과 법률을 웹 사이트에 제공하고 인트라넷과 접속통계를 구성하여 기록관 웹 사이트에 대해 관리할 수 있어야 한다. 기록관의 운영을 위한 정책과 규정, 표준과 법률 요소를 제공하여 기록관의 목표와 서비스의 기준이 될 수 있도록 하며, 인트라넷 요소를 구성하여 지속적으로 웹 사이트를 관리할 수 있도록 하고, 기간별, 페이지별로 접속통계를 구성하여 기록관 이용의 측정 자료로 활용될 수 있도록 한다. 다음으로 구축 단계별 고려사항을 제안하면 첫째, 전략 단계에서는 대학기록관의 목적과 목표를 명확하게 하고, 웹 사이트를 방문하는 이용자 계층과 요구사항을 파악하여 웹 사이트의 서비스 방향을 구체적으로 설정해야 한다. 둘째, 범위 단계에서는 웹 사이트에 제공해야 하는 서비스 범위와 해당 내용을 구체적으로 결정해야 하며 팀원을 구성하고 웹 사이트 구축 기간을 산정해야 한다. 셋째, 구조 단계에서는 대학기록관에 적합한 계층 구조로 적용하여 웹 사이트를 구조화하며, 웹 사이트 구조의 폭은 최소 5개에서 최대 9개 정도로 하고, 깊이는 3단계 이상을 넘지 않도록 해야 한다. 넷째, 구성 단계에서 웹 사이트의 구성 요소 배열은 구성 요소의 사용빈도와 중요성을 고려하도록 하고, 하위 페이지는 구성 요소의 내용과 특성을 반영하도록 하며 네비게이션 설계를 적용하여 상·하위 구성 요소를 쉽게 파악할 수 있도록 하여 웹 사이트의 정보에 빠르게 접근할 수 있도록 구성해야 한다. 마지막 디자인 단계는 웹 사이트에서 대학기록관의 기록정보를 제공하므로 기능적인 측면에 비중을 두고 미적인 측면을 보완한 디자인을 반영하고, 웹 사이트의 일관되고 통일된 컨셉을 위해 웹 사이트에 적용된 스타일 가이드를 작성해야 한다. 이렇게 제안한 대학기록관의 기능에 필요한 웹 사이트 구성 요소와 구축 단계별 고려사항의 적용을 위해 대학기록관 웹 사이트의 구성 요소를 메인 구성 요소, 1차 하위 요소, 해당 내용을 설정하여 구성 단계에 메인 메뉴를 제시하였다. 그리고 대학기록관 웹 사이트의 메인 화면과 검색도구 화면 시안을 디자인 단계에서 제시하였다.