중앙행정기관의 필수기록물 지정 방안에 관한 연구

Abstract

The central government agencies put vital policies in practice. No matter how serious things happen, agencies should keep playing its respective roles and continue to do its tasks. Preparing for a contingency time, organizations are required to identify essential records in advance and place its management under control. To increase the efficiency of the essential records management, its management method should be standardized and systematic. Of course, several steps are required for the process. Now, there is an urgent need to provide clear standards to decide essential records along with the designating process its status. Unfortunately, however, domestic concerned studies so far have only dealt with the overall field of essential records management and protection. This naturally led to the lack of pragmatic practices that can be applied into specific cases of government agencies. No wonder the policy direction remains somewhat abstract, needless to say that relevant academic study remains at the very beginning level. Under the circumstances, this study is designed to draw up a plan for identifying essential records in central government agencies, especially focused on the process of identifying those documents. Some measures proposed are expected to become a good guide to outlining of the records management for the future. This study is largely based on the literature studies and analysis of examples. Through the literature studies and analysis of examples, the definition and characteristics of essential records are explained. Specific conditions that should meet for the identifying process are examined in the aspect of the process and the tool. Moreover, this research defines the meaning of identifying essential records while reviewing the organization and function of the Central Government. In the process of examples analysis, a survey was conducted on the guide to the essential record at home and abroad. In the case of the nation, ｢A Law for public documents management｣ was used, which can be said as a standard guide of a concerned issue in Korea. ｢KS X 15489｣ was also utilized to discover certain patterns of identifying essential records at home. The paper about ISP project published by National Archives of Korea was a model guide of the related issue. Through the analysis, a future prospect of its process was looked at. In the overseas cases, this study analyzed guides from New Jersey of USA., Alberta of Canada, Victoria of Australia. Those cases was in effect being put in practice in those areas when it came to identifying the essential records. Cases at home and abroad were compared each other in terms of the process and the tool. Therefore, this study could reach some improvement measures for the identifying process. First, the sorting process of the essential records should be done first. In the case of abroad, this sorting process was largely focused. Sorting types or patterns could be different or similar. Identifying method was altered depending on the records types. Therefore, those records should be separated into various groups such as essential records for common purposes and peculiar purposes. Second, the identifying process should be able to be applied in practice. The domestic cases are short of specific details, while in the overseas, each institution provides specific steps for the identifying process. Such cases can become a useful help for better outcomes of the country. Third, there is a need to supplement the identifying tool for its pragmatic use. Domestic cases are lack of clear evaluation standards and systematic mechanism. On the contrary, in the abroad cases, specific tools for the identifying were developed and used in practice. Albeit different, each institution used the tool as evaluation standards and graded, therefore made the identifying process trouble-free. Forth, there is a call for limiting the proportion of the essential records in the government agencies. Essential records are not supposed to be above ten percent of all records(Shepherd and yeo 2003). In the domestic cases, however, it turned out they did not follow the rule. Even in the abroad cases, only a few cases offer specific amounts of documents. This study proposes the identifying measures for the essential records in central government agencies in the two categories of process and tool. The identifying process consists of three steps, the preparation stage, the confirmation stage, and the building stage. The identifying tool comprises the appraisal criterion and the appraisal grade. This tool is developed in the preparation step, applied in the confirmation step. The processes are the following. First, in the preparation stage, a task team is made up. They need to accumulate concerned data and develop the identifying tool. Second, in the confirmation stage, the team checks each agency’s essential purpose and concerned essential records. The identifying tool is used in the process. Third, in the building stage, the team needs to catalog each record in the proper form. Regular reviews and controls of the data. When it comes to the identifying tool, it should consist of appraisal criteria and appraisal grade. The appraisal criteria include the legal, administrative, financial, informative value of the records, time and financial cost for preservation. The appraisal grade contains four branches of the Essential Records, Important Records, Useful Records, and Non Essential records. The total amount of each criterion decides the its branch. By using the identifying process and the tool, this study used the process and the tool to the records of the Ministry of Public Administration and Security. The ministry’s record was more easily accessible compared to other agencies since it unveils the information about the records on the net. As a result, the suggested identifying measures could effectively identify the records of the agency. That is largely because the measures simplified the application process by dividing records’categories compared to the guide from ISP. Also, the measures were supplemented by appraisal criteria and grade, making it practical.;중앙행정기관은 국가의 중대한 정책결정이 이루어지는 곳으로 어떠한 상황이 발생해도 기관의 사명과 임무 수행이 중단되지 않아야 하며, 기관의 업무 연속성이 유지되어야 한다. 그래서 만일의 사태에 대비하기 위해 사전에 필수기록물을 지정하여 관리해야 한다. 중앙행정기관에서의 필수기록물 관리가 체계적이고 표준화된 방향으로 나아가려면 어떠한 기록물이 필수기록물인지 결정하기 위한 방법을 마련하고 이를 필수기록물로 지정하는 단계가 선행되어야 한다. 그러나 지금까지 국내연구에서는 전반적인 관리나 보호단계를 중심으로 필수기록물을 다루었기 때문에 실제 중앙행정기관에 적용할 만한 구체적인 지정지침 마련이 미미하였으며, 외국에 비해 기초적인 수준에 머물러 있다. 이에 본 연구는 지정단계에 초점을 두고 우리나라 중앙행정기관을 위한 필수기록물 지정 방안을 마련하는데 목적을 두었다. 본 연구는 문헌연구와 사례분석을 바탕으로 이루어졌다. 먼저, 문헌연구와 사례조사를 통하여 필수기록물의 정의와 특성을 알아보고, 필수기록물 지정을 위해 필요한 개념을 절차와 도구로 살펴보았다. 그리고 중앙행정기관 필수기록물 지정의 의의를 정리하였다. 다음으로 사례분석에서는 국내외의 필수기록물 관리지침을 조사하고 분석하였다. 국내의 경우 기록관리 법령과 기록관리 표준인 [공공기록물 관리에 관한 법률](2006)과 [기록관리 국가 표준 KS X 15489 해설](행정자치부 국가기록원 2006a)에서 언급한 필수기록물 관리에 관해 조사하여 국내에서의 필수기록물 지정 근거를 찾아보았다. 그리고 필수기록물 관리에 관한 모범지침으로 볼 수 있는 국가기록원의 [기록관리시스템 혁신 ISP사업 보고서](행정자치부 국가기록원 2006b)를 통해 향후 이루어질 필수기록물의 지정과 관리에 대해 살펴보았다. 외국 사례로는 미국의 New Jersey주, 캐나다의 Alberta주, 호주의 Victoria주의 지침을 조사하고 분석하였다. 이들 사례들은 실제로 각 주의 소속 공공기관에서 필수기록물을 지정할 때 이용하는 지침이다. 그리고 국내외 사례를 필수기록물 지정을 위한 방법인 절차와 도구 측면에서 비교분석하였다. 그 결과, 국내사례의 개선 방안을 다음과 같이 파악할 수 있었다. 첫째, 필수기록물 지정 절차 마련 시 필수기록물에 대한 유형 구분을 해야 한다. 외국사례에서는 지정 절차에서 필수기록물을 여러 가지 유형으로 구분하는 것에 중점을 두었다. 필수기록물의 유형은 기관마다 유사할 수도 있고 전혀 다를 수도 있는데, 유형에 따라 지정 방법이 달라짐으로 국내에서도 기관의 공통기능별 필수기록물과 고유기능별 필수기록물로 구분되어야 한다. 둘째, 중앙행정기관에 실제로 적용가능 하도록 지정절차를 마련해야 한다. 국내사례에서 제시된 것으로는 실제 중앙행정기관을 위한 지정절차로는 부족하였지만, 외국에서는 개별 기관에서 필수기록물 지정을 위한 구체적인 방법을 제공하고 있었다. 이와 같은 외국사례는 필수기록물의 지정으로 고민하는 중앙행정기관에 좋은 참고사례로 활용될 수 있을 것이다. 셋째, 중앙행정기관에 적용하기 위해서는 필수기록물 지정도구를 보완해야 한다. 국내지침은 필수기록물 여부를 평가하기 위한 도구로서 갖춰야 할 평가기준과 점수의 계량화가 미비하였다. 반면, 외국에서는 각 주별 기관에서 필수기록물 확인을 위한 도구를 고안하여 실제에 적용하고 있었다. 각 사례별로 조금씩 차이는 있었지만, 필수기록물 확인 도구를 평가기준과 점수로 제시하여 기관의 필수기록물 지정을 용이하게 하고 있었다. 넷째, 중앙행정기관의 필수기록물의 비율을 한정할 수 있는 방안을 마련해야 한다. 기관의 필수기록물은 전체 기록물 중 최대 10%내외로 지정되어야 하는데(Shepherd & Yeo 2003), 국내외에서는 필수기록물의 비율에 관한 고려를 하지 않고 있었다. 이러한 사항들을 파악하여 우리나라 중앙행정기관을 위한 필수기록물 지정 방안을 제안하였다. 지정 방안은 절차와 도구로 구분하여 제시하였다. 지정절차의 기본 구성은 3단계로 준비단계, 확인단계, 구축단계 등으로 마련하였다. 그리고 도구는 평가기준, 평가점수로 구성하여 제안하였으며 이것은 준비단계에서 개발되고 확인단계에서 적용된다. 먼저 절차를 살펴보면 다음과 같다. 첫 번째로 준비단계에서는 필수기록물 지정을 위한 팀을 구성하고, 관련 자료를 수집해야 한다. 그리고 지정도구도 개발해야 한다. 두 번째 확인단계에서는 기관의 필수기능을 확인하고 그 기능에 기반하여 생산되고 관리되는 필수기록물을 확인해야 한다. 그리고 준비단계에서 마련된 도구를 적용하는 것이다. 세 번째로 구축단계에서는 확인된 필수기록물을 목록서식에 맞게 작성해야 하며, 이를 정기적으로 재검토하여 관리해야 한다. 다음으로 도구를 정리하면, 필수기록물 지정도구는 평가기준과 평가점수로 구성되어야 한다. 평가기준은 기록물 가치평가의 기준인, 법적 가치, 행정적 가치, 재정적 가치, 정보적 가치 등과 기록물을 보호하는데 필요한 시간적 비용과 재정적 비용으로 설정하였다. 이러한 평가기준별로 평가질문을 구성하고 평가점수를 구축하였다. 그리고 각 기준별 평가질문의 점수의 합계에 따라 필수기록물의 여부가 판단될 수 있도록 기록물의 유형을 필수기록물, 중요기록물, 유용기록물, 비필수기록물 로 구분하여 제안하였다. 여기에서 제안한 지정절차와 도구를 행정안전부의 사례에 적용해 보았다. 다른 기관에 비해 행정안전부는 홈페이지를 통해 기록물에 관한 정보를 공개하고 있어 기록물에 대한 접근이 용이하였다. 본 논문에서 제안한 지정절차와 도구는 기존의 모범지침인 ISP에서 제시한 것에 비해 필수기록물의 범주를 구분해주어 절차의 적용을 간편하게 하였고, 필수기록물의 기준과 점수제시를 통해 도구를 보완하였기 때문에 이를 실제 중앙행정기관에 적용하여 필수기록물을 지정할 수 있었다.