대학기록관의 홍보 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

1999년에 공포된 ‘공공기관의 기록물관리에 관한 법령’(이하 기록물관리법)의 시행으로 기록관리에 대한 관심이 점차 높아지고 있는 가운데 대학에서도 해마다 증가하는 역사자료 및 학술연구물과 행정자료를 체계적으로 관리해야 할 필요성을 느끼게 되었다. 이를 계기로 국공립대학을 비롯한 사립대학은 대학기록관을 설립하게 되었으며 점차 확대되고 있는 추세이다. 그러나 아직까지 기록관리의 중요성이나 대학기록관에 대한 이용자의 인식은 부족한 상황이며 이는 대학기록관의 위상과 활동에도 장애요소가 되고 있다. 그러므로 대학기록관은 이용자를 대상으로 체계적인 홍보 활동을 수행할 필요가 있으며 이러한 활동을 통해 긍정적 인식과 평가를 받고 활동범위를 확대해 나가야 한다. 본 연구에서는 이용자들에게 대학기록관 및 기록관리의 중요성을 효과적으로 알리기 위한 방법으로 홍보 활동을 제시하고 대학기록관의 홍보가 활성화될 수 있는 방안에 관하여 연구하였다. 연구방법으로는 문헌연구와 사례조사 및 설문조사를 사용하였다. 문헌연구는 대학기록관의 설립 및 운영에 관한 전반적인 연구와 홍보 활동에 관한 연구를 위주로 하였다. 사례조사는 국외의 경우 국제기록관협회(ICA: International Committee on Archives)의 기관회원에 해당하는 C그룹 중 영국과 미국을 중심으로 대학기록관에 해당하는 24개 기관을 선정하여 홈페이지를 통해 홍보 유형과 내용을 조사하였다. 설문조사는 국내에서 대학기록관을 설립, 운영하며 이용자에게 소장자료를 열람시키고 있는 20개 기관의 기록물담당자를 대상으로 설립연도와 소속, 인력, 예산, 시설, 홈페이지 여부 등 일반사항과 이용자들의 대학기록관에 대한 인식정도 및 이용정도, 홍보의 필요성, 홍보 활동 수행여부와 적용 가능한 홍보 유형 및 홍보 내용 등 홍보 관련 사항으로 나누어 조사하였다. 조사 결과 국내 대학기록관의 현황과 홍보 사례는 다음과 같은 특징이 있었다. 첫째, 직접적으로 법령의 영향을 받는 국공립대학을 중심으로 직원들의 대학기록관에 대한 인식이 높았다. 그러나 교수와 학생 및 외부이용자들의 대학기록관에 대한 인식은 대체로 낮게 나타나고 있었다. 이로 인해 대학기록관의 기록물담당자는 대학기록관 홍보의 필요성에 대해 깊이 공감하고 있었다. 둘째, 대학기록관리의 중요성과 대학기록관 홍보의 필요성에 대한 인식에도 불구하고 대학운영자의 기록관에 대한 지원은 부족한 것으로 나타났다. 이러한 요인은 대학기록관이 홍보 전략 계획 시 독자적으로 업무를 수행하는데 장애가 되며 장기적인 발전전략을 구상하지 못하고 단기적인 관리 업무에만 급급하게 되는 원인이 되고 있었다. 셋째, 이용자별로 대학기록관 및 기록물을 이용하는 방법이나 요구에 있어서 차이가 있는 것으로 나타났다. 넷째, 국내 대학기록관 홍보는 학교 역사를 기념하기 위한 전시와 기록물관리 및 기록물 활용에 대한 이용자교육, 출판물 및 언론매체를 활용하여 대학기록관에 대한 소개와 활동소식을 제공하는 다양한 사례가 있었다. 본 연구에서는 국내 대학기록관의 현황을 토대로 대학기록관 홍보 활성화 방안을 대학차원의 지원, 홍보를 위한 기록전문직의 역할, 이용자별 특성에 따른 홍보 전략 수립, 홍보 유형의 상호 보완적 운영으로 제시하였다. 대학 차원에서는 대학기록관이 독립기관으로서의 위상을 가질 수 있도록 반드시 총장 직속의 기구로 편성하고 대학기록관의 홍보가 정기적으로 수행될 수 있도록 정책적인 지원을 제공하여야 한다. 또한 대학기록관의 독자적인 업무수행이 가능하도록 예산이나 시설, 인력 등 가용한 자원을 충분히 지원해야 한다. 홍보를 위한 기록전문직의 역할로서는 기록물담당자, 대학기록관, 협회/단체/국가차원으로 나누어 홍보가 활성화되기 위해 각 단계에서 필요한 활동을 제시하였다. 이용자별 특성에 따른 홍보 전략의 수립으로 이용자그룹을 직원과 교수, 학생, 외부이용자로 나누어 그들의 관심 영역에 맞춰 홍보를 계획해야 한다. 직원에게는 대학기록관의 홍보가 업무와 직접적으로 연계되도록 기록물관리 및 참고 활용을 내용으로 하는 직무교육을 정기적으로 제공하도록 한다. 또한 대학기록관의 운영에 영향을 미치는 부서장급 이상 관리자를 대상으로 기록관리에 대한 인식전환과 기록문화의 확산을 위한 별도 홍보를 실시하도록 한다. 교수진에게는 기록이 갖는 학술적 가치와 더불어 그러한 자료가 대학의 교육사를 다큐먼트하는데 중요한 사료임을 인식시키도록 하며 컬렉션의 이용을 증가시키고 수업을 통하여 학생들이 대학기록관에 관심을 가질 수 있도록 장려한다. 학생은 특히 신입생들을 위한 견학 및 오리엔테이션을 학년 초에 실시하여 대학에 대한 소속감과 정체성을 느끼고 대학기록관의 존재를 강하게 인식할 수 있도록 계획한다. 외부이용자에게는 지역주민과 일반 대중을 위해 흥미 있는 주제에 대한 전시나 강좌를 마련하고 온라인을 통한 검색, 조회, 커뮤니티를 마련한다. 홍보 유형의 상호 보완적 운영방안으로 첫째, 온라인 및 오프라인 홍보 유형의 상호 보완적 운영을 제시하였다. 오프라인에서 이루어지는 여러 가지 홍보 유형을 온라인상에 올려놓음으로써 공간상의 제약을 보완하고 기록물담당자가 반복적으로 홍보에 할애하는 시간과 노력을 절약할 수 있다. 둘째, 대학기록관 홍보 유형간의 상호 보완적 운영을 제시하였다. 홍보 활동은 유형별로 장점을 가지고 있으며 또한 상호 보완관계에 있으므로 홍보 활동이 최대의 시너지 효과를 거두기 위해서는 개개의 홍보 유형을 중복하여 보완적으로 계획·운영하여야 한다. 셋째, 새로운 홍보 유형의 모색을 제시하였다. 정보기술과 인터넷의 발달로 인하여 다양한 매체의 홍보가 시도될 수 있는 환경이 마련되었으며 공통된 관심사를 가진 협력 네트워크를 통하여 홍보를 수행한 사례를 벤치마킹하거나 자관에 응용해 볼 수 있다.;As interest in records and archives management has increased, with the enactment of the ‘Act on Records and Archives Management of Public Agencies’(hereinafter referred as Records and Archives Management Act) in 1999, universities have realized the necessity of systematic management of ever-increasing historic materials, academic materials and administrative materials. As a result, private universities as well as national and public universities in Korea began to open an archive, which tends to be growing. However, users’ awareness on the importance of records and archives management and university archives is still lacking, which acts as an obstacle to the status of university archives and their services. Therefore, it is necessary for university archives to perform well-organized PR activities for users and thereby expand the scope of their operations, attracting positive awareness and assessment through such activities. This study suggests PR activities as a way to enlighten the importance of university archives and records and archives management for users and explored ways to activate PR activities of university archives. Methodologically, the study employs literature research, case study, and questionnaire survey. Literature research focuses study on establishment and operation of university archives at large and PR activities. As a case study, types of PR activities and contents of the selected 24 overseas institutions categorized into university archives located in the UK and USA in C Group corresponding to institution members of International Committee on Archives(ICA) were examined, from their websites. A questionnaire survey was administered on archives of 20 domestic institutions which have university archives to provide services of reading their collections for users, in order to investigate PR-related information such as the level of users’ awareness and use of university archives, the need for PR, PR activities and contents applicable by PR type, as well as general information including year of establishment, founding organization, personnel, budget, facilities, and homepage. As a result, present situations and PR activities of domestic university archives are characterized as follows: First, except that awareness of staff of national and public university directly subject to laws was high, awareness on the part of faculty members, students and external users about university archives were found low in general. Accordingly, archivists of university archives were found to fully realize the need of PR activities of university archives. Second, support of university managers for university archives was insufficient, despite the perceived importance of university records and archives management and need for PR activities of university archives. This functions as an obstacle to work independently, when university archives plan PR strategies, and causes them to be bent on short-term management, rather than set strategies for long-term development. Third, there was a difference in ways of or demands to use university archives and records and archives by user groups. Fourth, PR activities of domestic university archives were varied from exhibitions in commemoration of history of the school to user education on management and utilization of records and archives, introduction of university archives and updates on activities through publications and mass media. This study presents strategies to activate PR for university archives on the basis of present situations and cases of domestic university archives, in the form of provision of support through polices at an university and university archive level, PR strategies by user based on user-analysis, and operation integrating different PR activities. Universities should put an university archive under the direct control of the president to ensure a unique status of the archive as an independent organization, while providing policy-based support to help university archives perform PR activities on a regular basis. In addition, available resources including budget, facilities, or personnel should be provided sufficiently to help university archives work independently. As the roles of archival professions for PR, activities needed to promote PR at an archivist, university archives, and association/organization/ government level were suggested. Archivists should have the knowledge and capabilities of basic management and preservation of archives and make efforts to cultivate the knowledge on history of University, performing an analysis of the collection. With PR policies and related regulations in place, PR of university archives should be mentioned as a basic duty of university archives data collection, organization, and preservation, and regardless of the scale of university archives, a program for the development of human resources should be established. At an association/organization level, cooperation with related organizations such as libraries and museums should be continued to jointly increase interest in archives management, expand the client base, and obtain operational and technological assistance. Along with the efforts to improve archives management system nationwide, preservation facilities should be built for the purpose of effective management of university archives, taking into consideration the status of universities in Korea and support should be provided to secure required workforce stably, at a governmental level. As far as PR strategies by user based on user-analysis are concerned, user groups should be divided into staff, faculty, students and external users and PR activities should be planned according to the interest of individual groups. For university staff, regular job training should be given, focusing management and utilization of records and archives, in order to link PR activities of university archives directly to their duties. Additionally, separate PR efforts should be made for managers at head-of-division level or higher, which affect the operation of university archives, with the aim to shift their awareness on records and archives management as well as spread of records and archives culture. For faculty members, efforts should be made to help them understand academic value of records and archives and the importance of such materials in documenting education history of the university. Additionally efforts should be made to increase the use of collection and encourage students to have interest in university archives in class. For student members, It is necessary to organize tours and orientations for new comers at the beginning of a semester, to strengthen their sense of belonging and identity and awareness on university archives. University archives should offer exhibitions or seminars of interesting topics for external users such as citizens and general public and create on-line search and community. As a way of integrated operation of PR activities, First, operation integrating on/off-line PR activities is presented. Posting various off-line PR activities on website could address spatial constraints, enabling archivists to reduce time and labor spent on PR activities. Second, integration of PR activities of university archives is suggested. As individual PR activities has unique advantages, which are complementary to one another, it is critical to overlap and integrate individual PR activities for planning and operation, to make PR activities result in the biggest synergy effect. Third, creative new types of PR activities are presented. With the development of information technology and the Internet, an environment has been prepared to make PR through various media possible, and cases in which PR activities were performed through cooperation network with common interest could be used as a benchmark or applied to university archives.