현용전자기록물의 메타데이터 표준 요소에 관한 연구

Abstract

전자기록물은 대부분 현용단계에서 메타데이터 요소를 생성하므로 현용전자기록물의 메타데이터 요소는 준현용, 비현용 단계에서도 지속적으로 활용된다. 따라서 현용전자기록물에 메타데이터 표준 요소를 적용한다면 준현용, 비현용 단계에서도 메타데이터 표준 요소에 의해 기록관리 업무를 수행할 수 있다. 또한 현용전자기록물에 메타데이터 표준 요소는 기록관리 업무의 효율성과 지속성을 높여주므로 이를 적용할 필요가 있다. 그러나 아직까지 현용전자기록물의 메타데이터 요소를 분석한 연구는 없었고 보존 중심의 기록관리 환경에서 전자기록물의 생산단계에 대한 논의가 부족하였다. 따라서 본 연구는 국제표준과 호주와 영국의 메타데이터 표준 그리고 우리나라의 공공기록물에 나타난 메타데이터 요소를 분석하여 국제 표준에 부합하는 현용전자기록물 메타데이터 표준 요소를 제안하는데 그 목적을 두었다. 이를 제안하기 위하여 현용전자기록물 메타데이터 요소를 문헌연구와 사례조사를 통하여 분석하였는데, 그 내용은 다음과 같다. 첫째, 문헌연구를 통하여 국제 표준인 ISO15489와 ISO23081의 메타데이터 요소를 분석하였고, 이를 통해 현용전자기록물 단계에서 획득되는 13가지의 메타데이터 요소를 추출하였다. 둘째, 우리나라의 메타데이터 사례조사 결과,「공공기관의 기록물관리에 관한 법률 시행규칙」(2002)에서 제시한 기록물등록대장과 기록물철등록부를 통하여 현용전자기록물의 메타데이터 요소를 파악할 수 있었다. 셋째, 외국의 메타데이터 사례는 호주와 영국의 메타데이터 국가 표준을 통하여 현용전자기록물 단계에서 획득되는 각각 18가지 요소를 추출하였다. 추출한 메타데이터 요소는 비교분석을 위해 피츠버그 프로젝트의 메타데이터 참고모델에서 제시한 메타데이터의 6가지 역할 범주로 분류하였다. 이 6가지 역할 범주는 등록, 조건, 구조, 맥락, 내용, 사용내력 등으로 이루어져 있다. 국제표준과 호주, 영국의 메타데이터 표준을 우리나라 메타데이터 요소와 비교분석한 결과, 우리나라 현용전자기록물 메타데이터에 대한 개선점을 다음과 같이 파악할 수 있었다. 첫째, 현용전자기록물의 메타데이터에 대한 관리 지침과 전자기록물관리에 대한 세부 지침이 필요하였다. 둘째, 전자문서시스템 내에서 이루어지는 각종 변경이나 내력에 대한 정보를 누적적으로 보존하는 기능이 부족하였다. 셋째, 현용전자기록물 검색을 위한 키워드, 축약어 등을 통제할 시소러스가 필요하였다. 넷째, 현용전자기록물 생산 당시 접근조건에 일관성을 주기 위하며 공개, 비공개, 접근제한에 관한 세부규정과 지침이 마련되어야 한다. 다섯째, 현용전자기록물의 첨부물에 대한 관리가 거의 이루어지지 않았다. 이러한 개선점을 파악한 후 현용전자기록물 메타데이터 표준 요소를 제안하였다. 제안한 메타데이터 요소들은 현용전자기록물의 생산과 관리를 돕기 위해 필수와 선택요소로 구성되었다. 제안한 요소 중 7가지의 필수요소와 10가지의 선택요소로 이루어져 있다. 필수요소의 7가지 기본요소는 식별자, 날짜와 시간, 접근, 집합계층, 행위자, 표제, 관리내력이며, 이들 요소는 현용전자기록물을 유지하기 위한 가장 기본적인 요소들이다. 선택요소의 10가지 기본요소는 위치, 유형, 형태, 관계, 기능, 법규, 주제, 기술, 언어, 사용내력요소로, 이들 요소는 주로 현용전자기록물의 관리와 활용을 위해 기능성을 높여주거나 생산 맥락을 파악하는데 도움을 주는 요소들이다. 제안한 이들 요소를 우리나라의 외교통상부, 정보통신부 그리고 국방부에서 생산하여 활용하고 있는 현용전자기록물에 적용하였다. 현용전자기록물의 메타데이터 표준 요소를 실제 행정기관에서 생산하여 관리하고 있는 현용전자기록물에 적용해본 결과, 제안한 요소는 다음의 한계점을 갖고 있다. 첫째, 제안한 요소중 일부는 우리나라 전자문서시스템에서 생성되지 않는 요소들이었다. 둘째, 제안한 요소들이 현용전자기록물 관리 기능을 높일 수 있음에도 불구하고 이를 뒷받침 할 수 있는 지침이나 제도가 마련되지 않아 효율적으로 활용될 수 없었다. 셋째, 제안한 현용전자기록물의 메타데이터 표준 요소는 현재의 전자문서시스템에 그대로 적용할 수 없기 때문에 전자문서시스템을 수정해야 한다. 그러나 이러한 한계점에도 불구하고 본 연구에서 제안한 현용전자기록물의 메타데이터 표준 요소는 국제표준에 입각한 것이므로 우리나라의 기록관리 메타데이터 표준 제정시 또는 전자문서시스템 개편시 기초자료로 활용될 수 있을 것이다. 또한 제안한 이들 요소는 전자기록물의 진본성, 신뢰성, 무결성, 가용성을 강화하는 가장 기본적인 요소들이므로 행정기관뿐만 아니라 전자기록물을 생산하고 관리하여 활용하는 환경에서는 모두 적용가능하다. 기존의 기록관리 메타데이터에 관한 연구들은 기록물이 이관된 이후 기록물 보존단계의 메타데이터 요소를 분석하는데 집중하였다. 또한 전자기록물의 경우 현용전자기록물 단계에서 기록물의 관리와 보존을 위한 필수적인 메타데이터 요소들이 대부분 획득되는 특성에도 불구하고, 현용전자기록물의 메타데이터 요소를 분석한 연구들은 찾아볼 수 없었다. 따라서 본 연구는 기록관리 메타데이터 요소의 생성시점인 현용기록관리 단계에 전자기록물에 나타나는 메타데이터 요소를 분석하고 표준 요소를 제안하였다. 이를 통해 기록관리 메타데이터 요소를 생성시점부터 관리하여 기록물 보존단계에서도 현용전자기록물의 메타데이터 표준 요소들이 지속적으로 활용될 수 있도록 기록관리 업무의 융통성과 효율성을 높여주고자 하였다.;This is a study based on the discussion of current electronic recordkeeping Metadata Standards. These standards form the basis for International Standards. By analyzing these International Standards, as well as the Metadata Standards used in Australia, England, and in the public records of Korea, the following were observed. In researching this thesis, first the elements and the related documents of International Recordkeeping Metadata Standards, ISO15489 and ISO23081 were analyzed. Second, examples of electronic records’ Metadata elements found in Korea, Australia and the United Kingdom were closely studied. Third, these elements were analyzed and compared with those of International Standards. Fourth, current electronic Metadata standards’ elements were then proposed after having analyzed the work above. The standard elements suggested herein were reflected by the features of current electronic records, and are regarded ideal for formulating future Recordkeeping Metadata Standards. The six layer structure of Metadata and functional requirements for evidence in recordkeeping, as laid out by The Pittsburgh Project are: Registration, Terms & Conditions, Structure, Context, Content and History of Use. These formed the criteria and foundation of the aforementioned findings. The results of these findings brought to attention certain problems that should be addressed and solved as follows. Firstly, future electronic records management difficulties could be foreseen as there is no clear indicator for managing the elements of electronic records Metadata. Therefore, more specific indicators and standard guidelines are necessary for managing and producing current electronic records. Secondly, there's a dire need for a thesaurus on the subject. Such a book is needed for the control of current electronic records' titles, retrieval keywords, abbreviations, and so on. Thirdly, detailed regulations need to be precisely spelled out at the time of records' conception. This creates a consistency in public and private records' access conditions. The Metadata Standard elements were suggested after recognizing those issues that need addressing. The suggested Metadata Elements consist of both mandatory and optional parts. They help create and manage the elements of electronic records. Among the suggested elements, the mandatory ones are consisted of 7 basic elements. The optional elements are composed of 10 basic elements. The 7 basic mandatory elements are: Identifier, Date, Access Rights, Aggregation, Agent, Title, and Management History. The 10 basic optional elements are: Location, Type, Format, Relation, Function, Mandate, Subject, Description, Language, and Use History. These suggested elements were applied to the current electronic records that are created and used in Ministry of Foreign Affairs and Trade, Ministry of Information and Communication and Ministry of National Defense. And limitations were found. First, some of the suggested elements are not created in our electronic document system. Second, despite of the fact that the suggested elements can improve the management function of current electronic management records, they have never been used effectively, since there was no indicator or system that proves and supports this fact. And third, the electronic document system requires some modifications in order to use the suggested Metadata Standard elements to the current electronic document system as they are. This study puts forward the Metadata Standard elements that apply to current electronic records and recognize their relevance and importance. Those elements can be used as the basis for establishing a future Korean Electronic Records Metadata Standard.