중앙행정기관 공통업무 시소러스 구축에 관한 연구

Abstract

The Records Disposition Schedule is the vital part of records management which controls the entire process of classification, transfer, and disposal of public records. Within the Records Disposition Schedule 'functional classification number' which is consisted of large, middle and small functions plus unit businesses plays the role of classification scheme. Large, middle, and small functions are ordained according to their functions by the National Archives and unit businesses are set by the business analysis done by officials of the department of disposal. However, while establishing this functional classification number, there has never been any kind of serious consideration about terms of control. If there is no tool for terms of control, it will ultimately cause problems in searching and using the data because each official will classify and register the unit businesses, small unit businesses, and items according to their own standard. Thus, the purposes of this study are to demonstrate the necessity of building a public records thesaurus which is crucial in classifying and searching public records, and to substantially build a Central Government Common Business Thesaurus. Central Government Common Business is the name of a standard business on the Records Disposition Schedule for a business which all agency units commonly perform. It is a unit business applied to specific agencies of the Central Government. This Central Government Common Business will be classified and applied into 8 areas of audit, public information, planning, judicial affairs, contingency plans, budget, general affairs, and administrative management. For this study, both methods of reviewing domestic and overseas literature and case studies were taken. The study on thesaurus, public records classification, and public records thesaurus was done through literature reviews, and based upon this review two conclusions could be drawn. The public records should be classified according to their functions and the public records thesaurus which is closely related to classification should be ordained according to the function relationship of the terms that state business functions. As for case studies, following examples were examined: Common Business Thesaurus, 「Keyword AAA」 of Australia and the Function Thesaurus in each agency which is under development based up 「Keyword AAA」, 「Classification Scheme for Parliamentary Records: Thesaurus」 of British Parliament. They were the cases who have constructed the public records thesaurus and are currently exploiting it. This work altogether suggested a few propositions about the public records thesaurus construction method and its operation according to the function. And for the last, the Central Government Common Business Records Disposition Schedule was analyzed to extract the terms for Central Government Common Business Thesaurus. Central Government Common Business Records Disposition Schedule was constructed through business analysis, and extracted its terms and fixed the relationship from unit business, unit business description, and records file name. To enhance the number and diversity of the terms, they were also extracted from Central Government Common Business part by examining several other sources besides Central Government Common Business Records Disposition Schedule such as the Official Document Classification Number & Preservation Retention Schedule which was the classification system until 2003, Also in this study, the Administration Department is selected as the representative of the Central Government, thus its Administration & Administration Part Organization, Monthly Administration's Business Plan, and Administration Organization & Business Division table were examined as well. The particulars of Central Government Common Business Thesaurus constructed in this study are as follows. First, Records Thesaurus is useful only when it is set by the hierarchical and associative relationship between business functions and not by that between mere concepts of the terms. Therefore, the relationship between descriptors is set by extracting terms from Central Government Common Business Records Disposition Schedule which is produced by analyzing business functions. Second, the terms selected for descriptors are classified into 3 levels according to the roles of function terms and are written on the right. That is, a descriptor that performs the role of first level function(large function) is marked as 1, and that performs the role of sub-function((middle & small function) is marked as 2, and that performs the lowest level function(unit business) is marked as 3. Third, since terms about Central Government Common Business are mostly nouns or noun clauses, the use of terms are restricted to within this boundary. Compound words are admitted only for those which are constantly used attached to unit business and unit business case or those which lose their original meanings when they are separated. Fourth, used a qualifier in order to distinguish from homograph about business common a central administration organization. Korean, English, a Chinese character can be used for clarifying a meaning. The qualifier the search access point that, and this is secondary to play so as to discriminate between homograph can work. Fifth, proper nouns are not completely excluded, but they are controlled by a separate authority control file, and they are not adopted in this thesaurus. Sixth, the definition, the extent, and the use of business functions are described in scope notes(SN) to be used for expanding search access points for users who are not familiar with government business. The significance of this study was conducted despite the current circumstances that the studies on records thesaurus does not draw much attention. Yet it is significant in the sense that it stressed the necessity of terms of control which is still being neglected in the Records Disposition Schedule. This thesaurus was established by functional classification which was bases of Records Disposition Schedule. By the way, there is the part that an large, middle, small functions and unit business defined through business analyses was appropriated dimly. The next a Records Disposition Schedule must be established through business analysis processes with more precision, and developed a thesaurus at the same time in this processes.;우리나라의 기록물분류기준표는 공공기록물의 분류, 이관, 처리에 이르는 전 과정을 통제하는 기록물 관리의 핵심적인 장치이다. 기록물분류기준표 중 분류체계 역할을 하는 것은 대기능, 중기능, 소기능, 단위업무로 이루어진 ‘기능분류번호’ 이다. 대기능, 중기능, 소기능은 국가기록원에서 기능에 따라 분류하는데 단위업무는 1차적으로 처리과 담당자들의 업무 분석에 의해서 설정되며 국가기록원의 승인을 받아 완성된다. 그런데 이러한 기능분류번호를 작성함에 있어 용어통제에 대한 고려가 이루어지지 않고 있다. 용어통제 도구가 없으면 단위업무나 단위사안, 개별 문건을 분류․등록할 때 업무 담당자에 따라 상이하게 처리될 수 있어 오분류가 야기될 수 있고 궁극적으로 기록물의 검색 및 활용의 효율성이 떨어지게 된다. 이에 본 연구는 공공기록물의 분류 및 검색도구인 공공기록물 시소러스 구축의 필요성을 인식하고, 실질적으로 중앙행정기관 공통업무 시소러스를 구축하는데 그 목적이 있다. 중앙행정기관 공통업무란 기관단위에서 공통적으로 수행하는 업무를 기록물분류기준표상에서 표준화한 것으로서 중앙행정기관의 특정 부서별로 공통적으로 적용되는 단위업무를 말한다. 본 연구를 위하여 국내외 문헌연구와 사례조사를 병행하였다. 문헌연구를 통하여 시소러스와 공공기록물 분류, 공공기록물 시소러스에 대해서 조사하였다. 공공기록물 시소러스 구축 사례로 호주의 공통업무 시소러스인 「Keyword AAA」와 각 기관에서 고유업무를 위해 개발되는 기능 시소러스, 영국의 「영국의회 분류기준표 : 시소러스」등을 살펴봄으로써 기능에 따른 공공기록물 시소러스 구축 방법 및 운영에 대한 시사점을 얻을 수 있었다. 마지막으로 중앙행정기관 공통업무 시소러스의 용어를 추출하기 위해 중앙행정기관 공통업무 기록물분류기준표를 분석하였다. 용어의 다양성과 풍부성을 위해 중앙행정기관 공통업무 기록물분류기준표 외에 2003년까지 우리나라 분류체계로 사용된 공문서분류번호 및 보존기간표와 중앙행정기관 중 행정자치부를 대표로 선정하여 행정자치부와 그 소속기관 직제(대통령령), 행정자치부의 월간업무계획(2005년 1월～2005년 12월), 행정자치부 조직 및 업무분장표 등을 검토하여 중앙행정기관 공통업무 부분에 대한 용어를 추출하였다. 본 연구의 의의는 공공기록물 시소러스에 대한 연구가 활발하지 않은 상황에서 기록물 관리에 있어 용어통제에 대한 필요성을 강조하고, 실제적으로 중앙행정기관 공통업무에 대한 시소러스를 구축해 봄으로써 그 구축과정 및 방법을 각 기관별 고유업무 시소러스 개발 시 활용할 수 있는 기초연구라는 점에 있다. 본 연구에서 구축된 중앙행정기관 공통업무 시소러스의 특징은 다음과 같다. 첫째, 기록물 시소러스는 단순히 용어의 개념상 계층, 연관 관계 규정에 의한 것이 아니라 업무 기능간의 계층, 연관 관계로 규정되어야 의미가 있다. 따라서 업무기능에 대한 분석을 통해 생성된 중앙행정기관 공통업무 분류기준표를 대상으로 용어를 추출하여 기능어 간의 관계를 규정하였다. 둘째, 우선어로 선정된 용어에 대해서는 기능어의 계층관계에 따라 1, 2, 3단계로 구분하여 우선어 오른쪽에 기재하였다. 즉 최상위 기능(기록물분류기준표상의 대기능)으로서의 역할을 표시하는 우선어에 대해서는 1로 표기하고, 하위기능(기록물분류기준표상의 중기능, 소기능)으로서 역할을 표시하는 우선어에 대해서는 2로 표기하였으며 가장 하위업무(기록물분류기준표상의 단위업무)에 대한 우선어는 3으로 표기하였다. 또한 동의어로서 우선어로 채택하지 않은 표제어에 대해서는 불용어로 표기하고 우선어로의 연결기호를 사용하였다. 셋째, 중앙행정기관 공통업무에 대한 용어는 명사, 명사구가 대부분이므로 이에 한정하여 용어를 통제하였다. 복합어는 단위업무 및 단위업무 사안에 대해 빈번히 붙여 사용되는 경우나 용어가 분리되었을 경우 본래의 의미를 잃는 용어에 대해서 인정하였다. 넷째, 중앙행정기관 공통업무에 대한 동형이의어를 구별하기 위해서 한정어를 사용하는 것을 원칙으로 하였다. 뜻을 명확하게 하기위해 한글, 영어, 한자가 사용될 수 있다. 원칙상으로 한정어의 사용을 허용하였으나 본 연구의 시소러스에서는 한정어가 표기된 표제어는 없다. 한정어는 동형이의어를 구별하게 할 뿐 아니라 부차적인 검색 접근점이 될 수 있다. 다섯째, 고유명사에 대해서는 완전히 배제하지는 않지만 별도의 전거파일로 통제될 수 있도록 하고, 본 시소러스에서는 채택하지 않았다. 여섯째, 범위주(SN)을 통해 업무 기능의 범위 및 정의, 사용법에 대해서 단위업무설명을 바탕으로 기재하여 정부 업무에 익숙하지 않은 이용자들이 검색 접근점을 확대시키는데 이용할 수 있도록 하였다. 중앙행정기관 공통업무 시소러스는 기록물분류기준표의 기능 분류를 근간으로 하여 구축되었다. 그런데 업무 분석을 통해 규정된 대기능, 중기능, 소기능, 단위업무의 관계가 모호하게 책정된 부분이 있다. 향후 기록물 분류체계는 보다 정밀한 업무 분석과정을 통해 구축되어야 할 것이며 이 과정에서 시소러스를 동시에 개발하여 활용하는 것이 바람직 할 것이다.