외교기록물의 수집방안에 관한 연구

Abstract

본 연구는 외교통상부를 대상으로 외교기록물 수집의 현황을 조사․분석함으로써 외교기록물이 체계적으로 수집되고, 수집 업무가 활성화 되도록 하는데 목적을 두었다. 이를 위해 문헌연구, 설문조사, 이메일을 통한 면담과 전화면담의 방법을 병행하였다. 문헌 연구를 통해 외교기록물의 범위, 종류와 특성, 수집정책, 수집절차와 방법에 대해서 살펴보고 외교기록물 수집의 필요성을 고찰하였다. 설문조사와 면담을 통해서는 외교기록물 수집의 현황을 살펴보았다. 조사대상 부서는 외교통상부의 37개의 처리과, 외교사료과, 도서관이며 조사내용은 현용기록물의 수집과 역사기록물의 수집이다. 현용기록물의 수집현황을 알아보기 위해 처리과 기록물관리 책임자 37명을 대상으로 설문조사하였으며 외교사료과의 현용기록물 이관/수집업무 담당사서와 이메일과 전화를 이용한 면담하였다. 현용기록물의 수집현황의 분석결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 기록물 생산 부서(처리과)와 기록물관리기관(외교사료과)이 거리상 떨어져 있어서 외교사료과는 업무담당자들을 지도하고 기록물관리를 점검 하는데 어려움이 있었다. 또한 서고도 본부와 외교안보연구원에 분산보존되어 있어 외교사료과는 서고 관리 및 점검에도 어려움이 있었다. 뿐만 아니라 직원들은 기록물 이용의 불편함 때문에 이관하는 것을 꺼려하는 경향이 있었는데 외교사료과는 미이관된 기록물을 처리과에 이관 요청하고 있지만 처리과에서 이관을 안 한다고 해도 이를 제제할 제도적인 장치가 부족한 것으로 나타났다. 둘째, 생산 · 접수되는 모든 기록물이 빠짐없이 등록되기 보다는 전자형태 기록물, 시청각 기록물, 보고서 · 회의록 · 조사 · 검토서와 같은 기록물생산의무가 부여된 기록물은 등록이 부분적으로 누락되고 있었다. 셋째, 전자문서시스템상의 분류등록은 실제 기록물철의 분류등록과 완전히 일치하지 않았다. 대한민국 외교사와 관련된 역사기록물의 수집 현황을 알아보기 위해 박물관 운영 담당사서와 도서관 사서를 대상으로 전화 및 이메일 면담을 하였으며 분석결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 역사 기록물 수집시 어려운 점은 예산부족, 인력부족, 수집물의 가치 평가를 판단하기에 어려운 순이었다. 둘째, 전시물품 중 사본의 비율은 14.8%이며 사본은 잘 제작된 것이라기보다는 단순히 프린트한 인쇄물이어서 박물관의 질을 떨어뜨릴 수가 있는 것으로 보인다. 그럼에도 불구하고 수집활성화를 위한 노력이 부족한 편 이었다. 셋째, 외교박물관에 자료를 기탁할 경우 소유권을 기탁자에게 인정하는 것으로 밝혀졌으며, 기증자관리가 소홀하였다. 이상의 연구결과를 토대로 개선방안을 다음과 같이 제시하였다. 현용기록물 수집의 개선방안으로 첫째, 외교사료과는 생산년도가 오래된 미이관 기록물의 이관을 요청해야 하며, 기록물관리운영규정을 제정하여 미이관기록물의 수집근거를 마련할 필요가 있다. 둘째, 이관 기피 현상을 줄이기 위해 기록물 대출의 편리성 확보 및 정보서비스 활성화가 요구된다. 셋째, 모든 기록물이 등록되지 못하고, 전자문서시스템상의 분류등록이 실제 기록물의 분류등록과 일치하지 않는 이유는 종이기록물의 생산량이 많기 때문이다. 그렇기 때문에 등록업무를 업무담당자들이 하기보다는 공익이나 다른 직원이 하며, 업무담당자들은 등록관련 제도를 잘 모르고 있는 것으로 나타났다. 따라서 직원들을 대상으로 기록물관리에 관한 전반적인 교육이 요구된다. 역사기록물의 수집의 개선방안은 다음과 같다. 첫째, 예산과 인력확보는 역사기록물 수집을 위해 필수적인 요소이다. 역사기록물 수집에 대한 전문지식과 기술을 갖춘 인력이 필요하며 수집을 위한 예산이 구체적인 항목으로 별도로 책정되어야 한다. 그리고 자문위원회를 구성하여 역사기록물 수집 및 외교박물관 운영에 대해 전반적인 사항을 자문 받는 것이 필요하다. 둘째, 기관의 역사를 보여주는 상징적인 문건, 물품은 되도록이면 사본보다는 원본이 수집되어야 할 필요성이 있다. 그리고 소장물 분석을 통해 수집의 우선순위 분야를 정하고 기증자와의 직접적으로 접촉을 하여 기증을 활성화 시키는 등 소장물 개발이 요구된다. 셋째, 기탁의 경우라도 소유권은 기관이 갖고 있는 것이 바람직하며, 계약조건에 준영구 기탁, 약정 기탁, 개방형 기탁 중 어느 항목에 해당하는지 반드시 명시하도록 한다. 그리고 기탁을 한 후 계약기간이 완료된 후에는 기증을 권하도록 한다. 넷째, 기증자는 성공적인 수집프로그램에 있어 필수적인 요소이므로 기증자를 지속적으로 관리 하도록 한다. 여기에는 기관 출판물에 기증자들의 이름을 수록하거나, 기증을 확인하는 공식 증명서 발급, 소장물품을 추출하여 사진을 실은 달력을 주요 기증자들에게 보내는 방법등이 있다. 다섯째, 외교통상부는 외세의 침략과 식민지 지배, 전쟁을 경험하면서 없어진 기록을 보완하기 위해 근현대사 역사기록물을 적극적으로 수집하는 것이 바람직하다.;The study was for systematic acquisition and revitalization of the diplomatic archives as survey and analysis of diplomatic archives acquisition`s present condition with centering around Ministry of Foreign Affairs and Trade of the Republic of Korea For this, I conducted study of literature, survey, and interview through e-mail and phone simultaneously. Through study of literature, we could consider range, character, type, process, way and necessity of diplomatic archive. Survey of thirty seven records management officer could help to understand management situation of administration records. And interview of e-mail and phone was for accession part of the diplomatic record office and librarian of diplomatic museum object. The analysis of administration records are as follows. First, The diplomatic record office was asking for transferring of not-transfer records to records office. Nevertheless records office didn't do transferring, there was no system to controll that. Second, the staff disliked the accession to use records because organism for producing records and management records were far away. The diplomatic record and historical office has difficulties from records management, guidance and inspection. Also, Because the custody was scattered between main office and diplomatic security researcher, the management and inspection were difficult. Third, all records to be produced, received was not so much a registration as a omission partly, for example electronic records such as CD-ROM, floppy disk, records of sight and hearing such as picture, video tape and report, assembly records, a report of investigation-records must be required. Fourth, registration of Electronic Records Keeping System and actual file didn't coincide completely. This summary shows Analysis of Diplomatic historical archives. First, the biggest difficulties of collection was budget shortage, followed by labor shortage and value estimation of acquisition. Second, the percentage of original document was few and duplicates was not well formed document but simple printings. This degraded the quality of the museum. Nevertheless this situation, acquisition was insufficient. Third, When a depositor deposit material with diplomatic museum, the ownership was belonging to the depositor. Under this survey, the improvement are as follows. The improvement of records of acquisition are as follows. First, asking for the records of old not-transferring is needed. Second, to reduce avoidance of transferring, need to the easiness of access for records and information services. Third, all records are not registered and the reason of disagreement of Electronic Records Keeping System and actual records are as follows. The production of paper records are so abundant that desk officer can't do registration. Other worker do that. In addition desk officer doesn't know the rule of registration completely. So the whole education of the management of records are needed. The improvement of collection of diplomatic historical archives are as follows. First guarantee of budget and labor is an essential element for collection of Diplomatic historical archives. Someone who has expert knowledge and skill about diplomatic historical archives is needed, budget for collection needed fixing prices separately and concretely. The advise of Advisory committee about collection of Diplomatic historical archives and management of Diplomatic museum are needed. Second, historical symbolic records and things about organism need collecting originally instead of a duplicate. And through analysis of belongings, the order of priority was chosen. to revitalize the deposit, real contacts of depositor for finding out belongings are needed. Third, in deposit cases, it is desirable the ownership belongs to the museum. We must state clearly on the Deposit contract about semi-permanent deposit, appointed deposit, open deposit. Afterwards recommend of contribution is desirable. Furth, the continuous management of contributor is desirable. For this, contributors' names are included in the organism publication, or we issue formal certificate for ensuring contribution, or we send calendar of belongings pictures to main contributors. Sixth, to complement missing records due to attacks of foreign countries, control of colony and war. We need to collect of Diplomatic Archives of contemporary history actively.