대학도서관과 대학기록관의 협력 방안에 관한 연구

Abstract

대학도서관과 대학기록관은 소장하고 있는 자료의 형태에 기록물이 많다는 점, 자료를 수집하는 최종목적이 이용이라는 점, 보존 자료를 활용하기 위한 비슷한 업무 방법을 활용한다는 점, 대학의 내외부 이용자를 갖는다는 점 등의 공통점을 가진 기관이다. 공통점을 가진 기관으로서 대학도서관과 대학기록관이 서로 협력하여 업무를 진행한다면 이용자의 정보요구를 만족시켜줄 뿐 아니라, 업무구분을 명확히 하여 두 기관의 중복업무를 최소화 할 수 있고, 대학 전체의 관점에서 필요한 자료를 수집할 수 있을 것이다. 따라서 본 연구에서는 대학기록관의 소속유형에 따른 대학도서관과의 관계를 밝히며, 대학도서관과 대학기록관의 고유한 업무영역과 공통의 업무영역을 분석하여 우리나라의 상황에서 대학도서관과 대학기록관의 이상적인 협력 방안을 제시하여 이용자의 요구에 효율적인 방안을 도출하고자 하였다. 본 연구는 문헌연구와 사례조사, 면담조사를 바탕으로 이루어졌다. 문헌연구는 대학도서관과 대학기록관의 협력에 관한 연구와 대학기록관 전반에 관한 연구를 위주로 하였다. 사례조사는 외국의 경우 RLG의 회원대학 중 여섯 개 대학을 선정하여 홈페이지를 통해 협력사례를 조사하였다. 면담조사는 국내에서 인력 및 시설을 기반으로 한 상설기구인 16곳의 대학기록관을 대상으로 조사하였다. 국내 대학기록관의 담당자를 대상으로 대학기록관의 전반적인 운영현황과 대학도서관과의 관계 및 협력 사례에 대해 조사하였다. 조사 결과 대학기록관은 도서관 소속의 대학기록관, 박물관 소속의 대학기록관, 독립기관 유형의 대학기록관이 존재했으며 소속 상위기관의 유형에 따라 일정한 특징을 지녔다. 첫째, 도서관 소속의 대학기록관은 전산화 프로그램을 함께 사용하며, 공간, 수집 등 많은 부분에서 직간접적으로 연관이 되어 있었다. 박물관 소속의 대학기록관은 박물관의 전시실과 과학적인 보존환경을 사용할 수 있다는 공간적 특징이 있었으며, 대학도서관과의 관계는 대학기록관 초기에 도서관에서 기록물을 이관하였다는 점을 제외하고는 업무상 연관이 별로 없었다. 독립기구인 대학기록관은 도서관의 공간을 사용하는 기관이 있었으며, 전산화를 함께 추진하거나, 수집에 있어 공동 대응하는 등 도서관과 여러 가지 연관을 가지고 있었다. 둘째, 조사 결과 문제점으로는 두 기관의 중복수집이 있었는데, 규정에도 도서관과 기록관에서 일정 부분 같은 자료를 수집하도록 되어 있으며 실제 수집에서도 중복되는 자료를 특별한 기준 없이 수집하고 있었다. 또한 도서관과 기록관의 협력에 대한 사서의 인식부족도 문제점이었다. 셋째, 대학도서관과 대학기록관의 업무구분은 기록관의 고유 업무와 두 기관의 공통 업무로 구분할 수 있었는데, 기록관의 고유 업무는 전시와 편찬이 있었으며 공통 업무로는 수집, 보존, 전산화, 이용증진 활동이 있었다. 넷째, 국내의 협력사례로는 도서관과 기록관의 규정을 개정하여 협력 수집하는 경우와 도서관리프로그램을 이용하여 기록물을 전산화하는 경우와 기록물의 디지털화를 대학도서관과 대학기록관에서 협력하여 추진하는 사례가 있었다. 다섯째, 국외의 협력사례는 독립기관인 대학기록관이 대학도서관과 자료의 수집에서 협력하도록 규정이 되어있는 옥스퍼드대학과, 통합 데이터베이스를 추진하는 리버플대학, 보존시설 및 전문가를 공동 활용하는 코넬대학의 사례가 있었다. 본 연구에서는 대학도서관과 대학기록관의 공통 업무를 토대로 국내외 사례를 참고하여 대학도서관과 대학기록관 협력모형을 제시하였다. 협력모형은 대학기록관의 소속유형에 따른 특성과 협력모형을 제시하였고, 업무분야별 협력모형을 제시하였다. 소속유형에 따른 협력 방법으로는 대학도서관의 소속기관인 기록관과 대학도서관은 수집, 보존, 전산화, 이용증진 활동 분야에서 협력할 수 있다. 대학박물관 소속 기관인 기록관과 대학도서관은 타 소속 유형보다는 두 기관이 밀접한 관계는 아니지만 공통 업무인 수집, 보존, 전산화에서 협력한다면 두 기관의 상호발전을 이룰 수 있을 것이다. 대학기록관은 독립기구 형태가 바람직한데 정책과 기획을 수립하고 이를 집행할 전문적 역량과 기록물 수집을 위한 위상, 기록물 관리를 위한 인력, 예산, 시설 등을 확보하기 위함이었다. 독립기구인 대학기록관과 대학도서관은 수집, 보존, 전산화, 연구 활동에서 협력함으로서 보존자원을 소장하는 대학기록관과 학술자원을 소장하는 대학도서관의 협력을 통해 지식정보 컨텐츠를 발전시킬 수 있었다. 업무 분야별 협력 방안으로는 수집협력과 보존협력, 전산화협력, 연구 활동 협력이 가능하였다. 수집협력은 두 기관의 협력이 가장 요구되는 분야로 두 기관의 수집분야에 대한 정의가 필요하며 상호 규정보완이나 협의체를 구성하거나 수집에 공동 대응하는 방법이 있었다. 보존분야는 많은 예산을 필요로 하는 업무로서 공동 보존시설을 마련하거나, 예방조치를 함께 계획하거나, 타매체로 전화하는 디지털화에서 협력하는 방법이 있었다. 전산화 분야의 협력은 기록관의 기록물전산화를 구축하여 대학도서관 데이터베이스와 통합하는 방법이 있었다. 이는 전체 대학의 학술자원과 보존자원을 통합하여 구축하는 데 도움이 될 것이다. 연구 활동 분야에서의 협력은 두 기관의 공통 관심사에 대한 협력 프로젝트를 진행시킬 수 있을 것이다. 이러한 협력을 통해서 대학기록관은 단독으로 활동을 계획하는 것보다 유관기관과의 협력으로 시너지를 일으키는 것이 필요하며 대학도서관과의 협력이 대학기록관에 여러 가지 이점으로 작용할 것이다. 또한 대학도서관에서도 다양한 컨텐츠 확보의 필요성이 대두되고, 디지털화 필요성이 제기되는 상황에서, 협력을 통해 대학도서관에서는 학술, 연구, 오락 목적의 자료 뿐 아니라 다양한 교내 기록물을 이용자에게 봉사할 수 있게 될 것이다.;Both university libraries and university archives have something in common with each other: they own many records in terms of the type of materials, the ultimate goal of collecting materials is to use, similar methodology is applied to use retained materials, they have users inside and outside a university, and so on. If a university library and a university archive cooperate with each other to carry out their tasks as institutions with something in common, they will be able to meet users' demand for information, to minimize overlapped tasks between them, and to sort out collection of necessary materials from the viewpoint of a university as a whole. Therefore, this study aims at finding out relations between a university library and a university archive by its group type and at analyzing unique and common task areas of the two institutions in order to present an ideal scheme for cooperation between university libraries and archives to draw an efficient plan to meet users' requirements in Korea. This study was based on literature researches, case studies, and interviews. Literature researches were focused on literature containing discussions about cooperation between university libraries and archives and those concerning a university archive as a whole. Case studies were conducted through a homepage for foreign countries while interviews were carried out with those in charge of a university archive or a university library in Korea. They were conducted with 16 university archives in charge of recording management as a permanent institution all over the country. The contents of this study included the general realities and characteristics of university archives in Korea by the group type and their cooperation with university libraries. As a result, there were university archives which belonged to a library or a museum and independent ones; it can be said that each of them has a unique property according to its senior body. First, as for characteristics by the group type, a university archive belonging to a library used a computer program together with the library and was associated with it directly and indirectly in many areas such as space and collection. A university archive belonging to a museum had a spatial characteristic that it could use scientific preservation environment of the museum and has little association with a university library, excepting the fact that records were transferred from the library at the beginning. A university archive as an independent body used a part of a university library in some examples and had some associations with the library by pursuing computerization jointly or by participating in joint collection. Second, tasks of a university library and a university archive can be divided into unique and common ones: the former included exhibition and compilation while the latter included collection, preservation, computerization, and outreach. Third, one of relevant problems was overlapped collection by the two institutions: regulations define each of them to collect some of the same materials and overlapped materials are collected without particular standards in the collecting practice. Another problem was a librarian's insufficient awareness of cooperation between a library and an archive. Fourth, examples of local cooperation included revision of the regulations defining a library and an archive for cooperative collection, the use of a library management program to computerize records, and cooperative digitalization of records. Fifth, overseas cooperation models included the University of Oxford whose regulations define cooperation between a university archive as an independent body and a university library in material collection, the University of Liverpool pursuing integrated database, and the Cornell University that uses a preservation facility and an expert on a joint basis. This study presented a plan for cooperation between a university library and a university archive in reference to local and overseas examples based on common tasks of the two institutions. As for a scheme for cooperation, characteristics and cooperation areas were presented according to the group type, along with cooperation methods by tasks. First, cooperation methods by the group type include the joint use of existing facilities, space, and personnel of a university library between the library and an archive belonging to it, cooperation for collection, preservation, and computerization between a university library and an archive belonging to a university museum, and cooperation for collection, preservation, and computerization between a university library and a university archive as an independent body; thus, knowledge and information contents can be improved through cooperation between an archive that possesses preserved resources and a library that possesses academic resources. Second, it is possible to cooperate in collection, preservation, computerization, and outreach by task areas. it is necessary for a university archive to cause a synergy effect through cooperation with an agency concerned rather than planning an activity independently and the cooperation with the library will benefit for the archive in many ways. Therefore, while it becomes necessary even for a university library to obtain various contents and to realize digitalization, the cooperation will enable a university library to provide users not only with materials for learning, research, and entertainment but also with many internal records.