소셜미디어를 이용한 대학기록관 홍보 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

본 연구의 목적은 대학기록관을 대상으로 전반적인 홍보 활동 및 소셜미디어를 이용한 홍보 현황과 한계를 조사하여 대학기록관의 소셜미디어 기반 홍보 활성화 방안을 제시하는 데 있다. 이를 위해 문헌연구, 사례조사, 심층 면담을 수행하였다. 문헌연구를 통해 현재까지 진행되어 온 대학기록관에 관한 연구, 대학기록관을 비롯한 기록관 홍보에 관한 연구, 소셜미디어를 통한 기록관 홍보에 관한 연구를 유관 문화유산기관의 사례와 함께 살펴보았다. 이와 더불어 대학기록관의 정의와 특징을 살펴보고 대학기록관 홍보의 유형을 정리함으로써 대학기록관 홍보의 필요성을 고찰하였다. 또한 소셜미디어의 정의와 특성을 정리함으로써 소셜미디어를 통한 홍보의 의의를 고찰하였다. 사례조사의 경우 소셜미디어를 운영하는 국내 대학기록관은 공통적으로 유튜브 또는 인스타그램 계정을 운영하고 있었는데 2023년 1년 동안 게시된 이들 대학기록관의 인스타그램과 조회 수 상위 10개 유튜브 게시물의 내용 분석을 수행하였다. 내용 분석 대상은 단국대학교, 아주대학교, 연세대학교, 영남대학교, 한국과학기술원, 한양대학교의 유튜브 게시물과 경희대학교, 단국대학교, 한국외국어대학교, 한양대학교의 인스타그램 게시물이었다. 내용 분석을 통해 각 계정의 운영 현황과 참고할 만한 사례를 확인할 수 있었다. 심층 면담은 소셜미디어를 운영하는 대학기록관 8개 기관과 소셜미디어를 운영하지 않지만 홈페이지를 운영하는 7개 기관의 실무자를 대상으로 진행하였다. 전화 통화 혹은 구글 미트(Google Meet)를 통해 대학기록관 소셜미디어 및 홈페이지를 활용한 홍보 현황, 대학기록관 홍보 현황, 대학기록관의 전반적인 운영 현황, 향후 계획 등을 파악하였다. 본 연구에서는 문헌연구, 사례조사, 심층 면담의 결과를 바탕으로 소셜미디어 기반의 대학기록관 홍보 활성화 방안을 콘텐츠 측면과 운영 측면으로 구분하여 제안하였다. 콘텐츠 측면에 있어서는 주제 선정과 내용 작성, 플랫폼의 세 가지 영역에서 제안하였는데 먼저 주제 선정과 관련하여 첫째, 주제 선정 시 학생들의 흥미를 고려하여 참여를 유도할 수 있도록 해야 함을 제안하였다. 대학기록관에서 소셜미디어를 운영하게 된 계기 중 하나가 학생들과의 원활한 소통을 촉진하는 것이므로 학생들의 관심사에 부합하는 주제 선정이 필요하다. 둘째, 정기 기획 코너를 통해 시류에 맞는 게시물을 꾸준히 올릴 것을 제안하였다. 시류에 맞는 기록물을 소개하는 게시물은 긍정적인 이용자 반응을 이끌어낼 수 있으며 계정이 지속적으로 운영되고 있다는 인상을 이용자에게 줄 수 있다는 점에서 유용하다. 셋째, 일상적인 콘텐츠 작성 시 학생들의 일상과 연관된 게시물의 비율을 늘려야 함을 제안하였다. 친구, 동아리 활동 등 재학생들의 일상과 연계되는 콘텐츠는 학생들에게 친근함을 줄 수 있고 학생들이 대학기록관을 그들의 삶과 무관하지 않은 기관으로 인식하게 하는 데 도움이 된다. 또한 콘텐츠 측면에서 내용 작성을 위해 첫째, 신입생을 대상으로 한 유용하면서도 실질적인 정보를 주는 콘텐츠를 구상할 것을 제안하였다. 이를 통해 대학기록관이 학교의 모든 것이 낯선 신입생들에게 학교의 역사를 알리고 학교에 대한 애교심을 고취하는 역할을 담당할 수 있다. 둘째, 대학기록관은 재학생이 졸업을 한 후에도 동문으로써 연관성이 있는 기관임을 강조할 것을 제안하였다. 동문이나 동문의 가족들이 졸업 후에도 다양한 목적으로 대학기록관을 이용하고 있었고, 동문 구술 인터뷰나 동문 개인 또는 동문회 활동을 소재로 하는 게시물이 동문 간 정체성과 결속력을 강화하는 데 도움을 줄 수 있다. 셋째, 마스코트 및 캐릭터를 활용하고 학생들에게 익숙한 일상어체를 사용함으로써 학생들에게 친근하게 다가갈 것을 제안하였다. 학생들이 대학기록관을 친근하게 인식하는 것에서부터 시작하여 대학기록관에 대한 더 깊은 관심을 가질 수 있는 계기가 마련될 것으로 보았다. 이와 함께 콘텐츠 측면의 영역인 플랫폼과 관련하여 2024년 현재 전 세계적으로 가장 널리 사용되는 유튜브와 인스타그램을 중심으로 논의하였다. 이들은 국내 대학기록관에서도 주로 사용되는 플랫폼이었고 차후 소셜미디어 운영을 희망하는 기관에서도 선호도가 높았다. 유튜브는 길이가 긴 영상을 올릴 수 있는 플랫폼이라는 점에서 흩어진 사진 등의 기록물을 하나의 영상으로 묶어 효율적인 자료 활용을 가능하게 한다. 또한 대세로 여겨지는 플랫폼이라는 점에서 개인 및 기관의 활동도 가시화하여 대외적으로 알릴 수 있다. 단 대학기록관에서 운영하는 유튜브의 경우 공적인 성격이 강한 계정이다 보니 댓글 기능이 활발히 쓰이고 있지는 않았다. 따라서 유튜브 이용자와의 상호작용에 있어 댓글 기능보다는 구독과 좋아요 등의 기능을 활용하는 것을 제안하였다. 인스타그램은 젊은 층이 주를 이룬 재학생의 사용도가 높은 플랫폼으로 학생을 대상으로 하는 홍보에 적절하다. 또한 인스타그램은 스마트폰 화면에 최적화 되어 있으며 하나의 게시물에 최대 10장의 사진을 넣을 수 있음에 따라 카드뉴스 형식을 활용하는 것이 좋다. 카드뉴스 형식은 이미지를 활용하여 가독성이 좋으면서도 제작이 비교적 단순하다는 장점이 있다. 유튜브와 마찬가지로 이용자와의 상호작용은 댓글 기능보다 스토리 및 게시글 공유, 팔로잉 등에 주력하는 것이 좋다. 운영 측면에서 재학생이 참여하는 서포터즈 제도를 운영할 것을 제안하였다. 대학기록관 서포터즈 활동을 통해 학생들은 자신의 재능을 발휘하여 대학기록관 소셜미디어 게시물 기획에 참여함으로써 이용자 및 홍보의 대상에만 그치는 것이 아닌 적극적인 참여자이자 일원이 될 수 있다. 또한 서포터즈 학생들은 딱딱하고 어렵게 느껴질 수 있는 대학기록관에 친근한 이미지를 부여하여 재학생과 대학기록관 사이의 교두보가 될 수 있다는 점에서 효과적이다. 뿐만 아니라 운영 과정에서 참조할 만한 아이디어가 필요한 경우 한국대학기록관협의회와 타 기관의 사례를 참조할 것을 제안하였다. 한국대학기록관협의회 차원에서 회원들 간 모임을 가졌을 때 소셜미디어 운영에 관한 정보 공유를 통해 새로운 콘텐츠 작성 및 서비스가 가능하다. 타 기관의 경우 기존의 대학기록관 소셜미디어, 유관 문화유산기관, 국외 기록원의 사이트 등에서 운영하는 코너 및 게시물의 디자인 등을 참조할 수 있다. 마지막으로 운영 과정에서 발생하는 예산과 인력의 한계를 타개하는 데 있어 모기관인 대학 경영진의 관심 등 인식적 측면의 개선이 선행되어야 함을 제안하였다. 서포터즈를 활발히 운영하고 있는 대학기록관의 경우 이사장과 상급자가 하버드 대학교에 방문하였을 때 재학생이 직접 캠퍼스 투어를 안내하는 모습을 보고 서포터즈를 도입하게 되었다고 하였으며 이를 통해 대학기록관 소셜미디어 홍보 활성화에 있어 모기관의 지원과 협조가 필수적임을 알 수 있다. 본 연구는 국내 대학기록관 소셜미디어를 활용한 홍보 현황 및 한계 등을 파악하여 대학기록관 소셜미디어 기반 홍보의 활성화 방안을 제시하였다. 본 연구에서 제시한 활성화 방안은 소셜미디어를 운영하는 실무자의 인식과 사례를 반영하였다는 데에 의의가 있다. 본 연구는 홍보 목적으로 소셜미디어를 활용하고 있는 대학기록관의 효율적인 운영을 돕고 차후 소셜미디어의 운영을 희망하는 대학기록관에서 참고할 수 있는 기초자료로 활용될 수 있을 것이다.;The purpose of this study is to propose strategies for social media-based promotion of university archives by investigating the current status and limitations of public relations activities and social media management of university archives. In this study, a literature review, case study, and in-depth interviews were conducted. In the literature review, the previous studies on university archives, public relations of archives, including university archives, and publicity of archives through social media were examined along with the cases of related cultural heritage organizations. In addition, the necessity of promoting the university archives was considered by reviewing the definition and special features of the university archives and summarizing the types of public relations in the university archives. In the case study, content analysis on YouTube and Instagram managed by university archives was conducted. Posts from Instagram for a year in 2023, and the 10 most viewed YouTube videos were for analysis. The content of YouTube from Dankook University, Ajou University, Yonsei University, Yeungnam University, the Korea Institute of Science and Technology, and Hanyang University were analyzed, as well as Instagram from Kyung Hee University, Dankook University, Hankuk University of Foreign Studies, and Hanyang University. In-depth interviews were conducted with eight university archives of staff members who manage social media and other staff members from seven institutions who do not manage social media but homepages. The current status of public relations using social media and homepages, public relations activities, the overall operation status, and future plans of university archives were identified through these interviews. The interviews were conducted via phone calls and Google Meet. In this study, the strategies to promote the university archives using social media is proposed based on the results of the literature review, case study, and in-depth interviews: content and management. In terms of content, it is suggested in three areas: topic selection, content writing, and platform. When it comes to topic selection, the topic should encourage the participation of students based on their interests. One of the reasons for managing social media in the university archives is to promote effective communication with students. To achieve this, selecting a topic that meets students’ interests is necessary. Second, write a post that catches on trend periodically. Introducing archival records of university archives by uploading post that keeps up with the latest trends is advantageous in that university archives can lead to positive user response. Also, posting regularly, like weekly or monthly posts, gives users the impression that their accounts are well managed. Third, increase the proportion of posts on students' daily lives. Content on the daily lives of students, such as friends and club activities, makes students consider university archives as friendly places and naturally become part of students’ lives. For content writing, first of all, provide the freshmen with useful and practical information about the university. University archives are the places that can promote the school and its history to new students so they can raise school spirits by learning about the background of the school. Secondly, students can visit university archives not only as undergraduates but as alumni in the future. Alumni and their families visited the university archives for various reasons even after graduation. Also, posts on oral interviews with alumni and activities of individual alumni or alumni associations can strengthen identity and solidarity among alumni. Thirdly, tap into students by using mascots and characters, and everyday language familiar to students. Once students get used to university archives, they feel more comfortable with them. In addition, the platforms on YouTube and Instagram are discussed, which are the most widely used worldwide as of 2024. University archives that already have social media mainly use these two platforms. Besides, the institutions that do not use social media yet, but wish to use it in the future also preferred. As for management, it is recommended in three aspects: managing the student ambassador program, getting the idea from University Archives & Records Centers and related institute, and securing manpower and budget. To begin with, students can become initiative participants and members of the school by participating as student ambassadors and displaying their talents, not just the target of publicity anymore. Also, by giving friendly vibes, students ambassador can be a bridgehead between students and university archives, which are normally considered as stiff and difficult places. Furthermore, participating in University Archives & Records Centers and looking at other institutions’ social media or websites are the way to come up with new ideas. When members of the University Archives & Records Centers have a meeting, they often share strategies on managing university archives. Social media of university archives and related culture heritage organization, and the websites of National Archives from other countries are helpful in getting the idea of designs and formats. Lastly, increasing awareness of university archives should be preceded to break the budget and manpower limits. In one of the university archives which has a student ambassador program, the chairman and board of directors were inspired by a student-led public walking tour at Havard University to adopt the program. It implies the support and cooperation of the parent organization are essential to promote social media in the university archives. This study aims to suggest strategies for social media-based promotion of university archives by investigating the current status and limitations of public relations activities and social media management for university archives. The strategies proposed in this study are significant to reflect staff members’ recognition and cases in university archives. This study will be used as basic data for university archives that use social media for promotion or have a plan to use social media in the future.