기업이 요구하는 비서의 역할과 자격요건

Abstract

4차 산업혁명의 도래로 인한 노동환경의 변화와 생성형 AI의 급진적 발전 속에서 비서직은 늘 대체 가능성이 높은 직무로 손꼽힌다. 뿐만 아니라 비서를 상대로 한 끊임없는 권력형 성범죄, 각종 매체에서의 반복되는 비서에 대한 성적 대상화는 비서직에 대한 부정적인 시각을 초래하고 있다. 이를 반영하듯 최근 비서학과를 운영해 온 다수의 전문대학에서 해당 학과를 폐지하거나 학과명 변경 및 통폐합하는 경향을 보이고 있으며 그 결과 2017년 18개에 달했던 전문대학 비서학과는 2023년 현재, 단 7개만이 남아있다. 이처럼 존폐의 위기를 맞이하고 있는 전문대학 비서학과는 이 위기를 타개하기 위한 경쟁력 확보가 반드시 필요한 상황이다. 여기서 우리는 전문대학 본연의 목적을 다시 한번 상기할 필요가 있다. 고등교육법 제2조에서는 전문대학은 국가사회 발전에 필요한 전문직업인 양성을 목적으로 한다고 명시하고 있다. 따라서 전문대학 비서학과 또한 전문대학 본연의 목적에 따라 취업 경쟁력을 제고할 필요가 있으며, 취업경쟁력을 높이기 위한 교육과정을 운영을 위해서는 채용현장과 기업의 요구에 귀 기울일 필요가 있다. 따라서 본 연구는 채용공고에 나타난 비서 채용 시 요구되어지는 비서의 역할과 자격요건을 살펴보고, 인사담당자가 인식하는 NCS 비서 직무의 중요도 분석을 통해 비서 채용의 우선순위를 도출하고자 한다. 이를 통하여 실제 기업이 요구하는 비서의 역할과 자격요건을 도출하고 이를 바탕으로 전문대학 비서학과의 교육과정을 분석하여 시사점을 제공하는 것을 목적으로 한다. 본 연구의 목적을 달성하기 위한 연구문제는 다음과같다. 첫째, 채용공고에 나타난 비서에게 요구되어지는 역할과 자격요건은 무엇인가? 둘째, 인사담당자가 인식하는 NCS 비서 직무의 중요도 우선순위는 어떠한가? 셋째, 전문대학 비서학과의 현 교육과정은 실제 기업의 요구를 충분히 반영하고 있는가? 연구 방법 및 주요 연구 결과는 다음과 같다. 연구문제 1. 채용공고에 나타난 비서 채용 시 요구되어지는 역할과 자격요건을 조사하기 위해 온라인 비서 커뮤니티에 2022년 8월 1일부터 2023년 9월 1일까지 1년간 게시된 채용공고를 수집하였다. 수집된 채용공고의 항목 중 담당업무와 자격조건 및 우대조건에 해당하는 정보를 추출하여 분석을 진행하였으며, 분석 결과 역할로는 일정관리가 가장 높은 우선순위를 나타냈고, 내방객응대, 비용처리, 경영진지원, 회의관리가 높은 우선순위를 나타냈다. 자격요건으로는 경력과 전문대 졸업이 가장 높은 우선순위를 나타냈으며, 이외에도 영어, 비서학 전공, 컴퓨터활용능력이 높은 우선순위를 나타냈다. 연구문제 2. 인사담당자가 인식하는 NCS 비서 직무 중요도 분석을 위하여 경력 3년 이상의 인사담당자를 대상으로 AHP 기법을 이용하여 NCS 비서 직무의 11개 능력단위와 40개 능력단위요소에 대한 우선순위를 조사하였다. 분석결과, 인사담당자가 인식하는 비서 직무 11개 능력단위 중 가장 높은 중요도를 나타낸 것은 경영진일정관리이며, 경영진 지원업무와 회의의전관리가 뒤를 이었고, 40개 능력단위요소에서는 경영진 출장 전 준비하기, 경영진 일정 조율하기, 경영진에게 업무보고하기가 높은 중요도를 나타냈다. 연구문제 3. 전문대학 비서학과의 교육과정을 검토하고 시사점을 제공하기 위해 2023년 현재 비서학과를 운영 중인 7개 전문대학 비서학과의 교육과정을 해당 대학 홈페이지에 발췌하여 교과목을 정리 및 분류하였다. 전문대학 비서학과 7개의 교과목은 총 171개로 크게 비서일반, 경영일반, 외국어, 회계, 컴퓨터 관련, 커뮤니케이션 과목으로 분류할 수 있으며 비서학 관련 과목이 가장 큰 비중으로 차지했고 외국어 과목과 컴퓨터 과목도 높은 비중을 나타냈다. 이것을 연구문제 1과 연구문제 2에서 도출된 기업에서 요구하는 비서의 역할과 자격요건에 대비하여 분석한 결과 도출된 역할과 자격요건을 함양하기위한 교과목이 모두 매칭되었으나 가장 높은 중요도를 나타낸 일정관리 업무에 대한 학습이 부족하게 나타나 검토가 필요하다. 또한 팬데믹 이후 급변화한 사무환경을 대비하기 위한 스마트워크 환경, 온라인 회의시스템 활용 및 실습, 생성형 AI의 활용 등에 대한 과목의 도입이 필요할 것으로 보인다. 본 연구의 결과를 통해 얻은 시사점은 다음과 같다. 첫 번째, 본 연구를 통하여 조사된 채용공고에 나타난 비서의 역할과 자격조건, 인사담당자가 인식하는 NCS 비서 직무 중요도 우선순위를 통해 실제 채용현장과 기업에서 비서에게 요구하는 역할과 자격 조건에 대한 가장 정확한 최신의 정보를 확인했으며 이는 비서직 구직자들로 하여금 기업의 정확한 요구에 맞추어 자신의 조건과 능력을 구체화하고 성공적인 취업 로드맵을 형성할 수 있게 할 것이다. 두 번째, 본 연구를 통해 도출된 결과는 전문대학 비서학과 운영에 있어 기업의 실제적 요구를 반영한 교육과정의 운영을 가능하게 할 것이다. 많은 선행연구에서 대학의 이상적인 전공교육과정을 개발하기 위해서는 상사, 인사담당자와 같은 산업현장 교육수요자의 인식수준을 파악해야 한다고 제언한 바 본 연구를 통해 도출된 실제 기업과 채용현장에서 요구하는 비서의 역할과 자격요건에 대한 정보는 전문대학 비서학과 교육과정 검토 및 개발에 중요한 자료가 될 것이다. 세번째, 본 연구는 현재 운영중인 전문대학 비서학과의 운영 현황 및 교육과정 전체를 검토했다는 점과 2022년에 개정된 최신의 NCS 항목을 바탕으로 연구된 최초의 논문이라는 점에서 학문적 시사점을 가질 수 있다. 본 연구의 결과가 전문대학 비서학과의 교육과정 검토 및 개발에 시사점을 제공하여 경쟁력 확보의 초석이 되기를 바라며 향후 다양한 비서의 형태, 기업의 형태에 따른 후속 연구가 진행되기를 기대한다. ;The advent of the Fourth Industrial Revolution and the rapid progress in Generative AI have led to significant changes in the labor environment. The transformative landscape has elevated concerns about the replaceability of Executive Assistant roles, exacerbated by power-based sexual crimes and objectification, contributing to a negative perception of Executive Assistant occupations. Reflecting these challenges, numerous vocational universities offering Secretarial Studies have undergone strategic changes, resulting in a decline from 18 departments in 2017 to only 7 in 2023. Facing this existential crisis, Secretarial Studies in vocational universities urgently require strategies to enhance their competitiveness. Aligning with the fundamental purpose of vocational universities, as outlined in Article 2 of the Higher Education Act, which emphasizes the cultivation of professionals essential for national social development, Secretarial Studies in vocational universities must enhance employability and align educational programs with recruitment processes and corporate expectations. This study aims to explore the roles and qualification requirements in Executive Assistant job postings, prioritize Executive Assistant hiring based on the perceived importance of NCS Executive Assistant tasks by HR professionals, and analyze the curriculum of vocational university Secretarial Studies to provide insights for improvement. The research questions guiding this study are: 1. What roles and qualification requirements are demanded in Executive Assistant job postings? 2. How do human resources professionals perceive the importance priorities of NCS Executive Assistant job tasks? 3. Does the current curriculum of vocational university Secretarial Studies sufficiently align with the actual demands of corporations? The results of the study are as follows: Research question 1, To investigate roles and qualification requirements in Executive Assistant job postings, The analysis revealed that task management holds the highest priority, followed by visitor reception, expense processing, Executive support, and meeting management. Qualification requirements prioritize experience and vocational university graduation, with proficiency in English, Executive Assistant studies, and computer skills also deemed crucial. Research question 2, For the analysis of human resources professionals' perceptions of NCS Executive Assistant task importance, the Analytic Hierarchy Process (AHP) was applied to survey HR professionals. The results indicated that Executive schedule management is deemed the most important among the 11 NCS competency units, followed by Executive support and meeting preparation. Among the 40 competency unit elements, tasks such as preparing for Executive business trips, coordinating Executive schedules, and reporting tasks to Executives were of utmost importance. Research question 3, To assess the curriculum of vocational university Secretarial Studies, the programs of seven institutions were examined based on their official websites. Categorizing the courses into Secretarial Studies general, management general, foreign language, accounting, computer-related, and communication subjects, it was observed that Secretarial Studies-related subjects held the largest proportion. However, the study identified a deficiency in learning opportunities related to the highest-priority task, schedule management. Moreover, the introduction of courses addressing the evolving office environment, smart work practices, online meeting system utilization, and the application of Generative AI is recommended. In conclusion, this research provides valuable insights into the roles and qualifications demanded by corporations for Executive Assistant positions, the perceived importance of NCS Executive Assistant tasks, and the alignment of vocational university Secretarial Studies with actual corporate demands. The findings offer a foundation for enhancing the competitiveness of vocational university Secretarial Studies, with the hope of facilitating future research on various forms of Executive Assistant roles and their alignment with evolving corporate landscapes post-pandemic.