공공기관의 기관사(機關史) 편찬 모형 개발에 관한 연구

Abstract

The history compilation of public institutions is a type of record compilation and can be very useful record contents for users. However, these histories are often compiled as part of anniversary commemorative projects and the long compilation period and personnel changes can lead to numerous trials and errors and difficulties due to a lack of experience. The issue of improper management of records and data collected for the compilation of historical accounts has been raised, highlighting the need for active participation from the field of records management in the compilation of public institutional history. In particular, a work process for the compilation of such history has not yet to be established. Therefore, a systematic and efficient model must be developed for addressing the difficulties encountered during history compilation as well as improving the quality of these historical accounts and activating the process of history compilation. The purpose of this study is to develop a model for history compilation of public institutions that can be flexibly applied to the task while providing practical guidance for the actual work of institutional history compilation. To achieve this goal, literature reviews, information disclosure requests, current status surveys, task analysis, questionnaire surveys, in-depth interviews, and expert evaluations were conducted. Through the literature review, the study examined the concept and types of record compilation, as well as the significance of institutional histories, the trends in domestic and foreign institutional history compilation, the types and composition of institutional histories, the roles of participants in institutional history compilation, and the importance of record management in institutional history compilation. The study confirmed that institutional history compilation was one type of record compilation, and that thorough investigation and collection of records must precede institutional history compilation. The study also confirmed that it was essential to analyze the context of collected records and present the sources and evidence of records to describe them in a factual and objective manner that enhances accessibility for users. Additionally, the study found that active participation of record management personnel was necessary for institutional history compilation, and that there was a need to develop an efficient and systematic model for institutional history compilation in the field. Through literature research and task analysis, the tasks to be performed for institutional history compilation, which is one type of record compilation, were identified. Analyzing domestic and foreign guidelines and standards for record compilation and research on institutional history compilation, the tasks to be performed to address the issues raised in previous studies were reflected. As a result, 19 areas of work and 34 detailed work elements were derived for institutional history compilation. To facilitate the practical application of these tasks in each phase of institutional history compilation, they were classified into five processes - initiation, planning, execution, control, and closure - using the Project Management Body of Knowledge (PMBOK) Guide. Through information disclosure, the status of institutional histories compiled of a total of 339 public institutions in Korea was investigated. It was confirmed that a total of 516 institutional histories were compiled by 217 institutions. In terms of the history compilation and user utilization of public institutions, it was analyzed focusing on six elements : the time of compilation, target period, department in charge, budget and duration, accessibility, and regulations. It was found that the increase in demands for explanatory responsibility for the activities of public institutions after overcoming the economic crisis in the 2000s and the need to promote the history and achievements of institutions to the public have led to a rapid increase in institutional history compilation. As for the utilization of institutional histories, many limitations were identified, including difficulties in online provision. It was also confirmed that most institutions do not specify the details or procedures of the institutional history compilation work, and in order to perform institutional history compilation more systematically, it was necessary to institutionalize relevant regulations and establish work procedures. To analyze the tasks performed by public institutions in compiling institutional histories, a study was conducted on task orders specifying the history compilation project that had been implemented from 2016 to 2020 for a period of 5 years. A total of 36 task directives from 33 public institutions were identified. The results revealed 20 areas of work and 30 specific work elements derived from 36 task orders from the 33 institutions. A survey was conducted using the KSDC questionnaire through email to 172 respondents responsible for compiling institutional histories in public institutions. The survey analysis involved data coding and used KSDC Statistical Analysis 3.0 for frequency analysis, descriptive statistics, and independent variable t-tests. The survey results showed that the purpose of institutional history compilation was to organize and preserve the history of the institution and its records. It was perceived that records management was very important in institutional history compilation, but the biggest difficulty encountered in performing this task was found to be‘lack of relevant records or data’. This perception was linked to the importance of the participation and role of records management personnel in institutional history compilation. The second major difficulty was identified as‘low understanding and lack of experience in the task’, emphasizing the need for developing institutional history compilation models such as workflow, procedures, and guides. Through in-depth interviews, it has become apparent that it is necessary to establish a preliminary plan for preserving historical records by organizing annual reports, white papers, and significant historical events. It is important to consider institution-provided online services or promotion during the planning and budgeting phases. Furthermore, it is necessary to develop a flexible model that can be selectively implemented based on the institution's situation or the type of history compilation. Based on the feedback from the survey and in-depth interviews, 27 out of 51 detailed work elements were identified as essential tasks with an average value of 3.945 and a median value of 3.97 or higher. The remaining 24 elements were classified as optional tasks. Using this approach, a draft model for the history compilation of public institutions was developed. Through expert evaluations, the validity of the proposed model for compiling histories of public institutions was validated by surveying and conducting in-depth interviews with 12 academic and professional experts. Based on the results of the first expert evaluation, which included descriptive statistics, convergence, agreement, content validity ratio (CVR), and descriptive opinions, three work areas and three detailed work elements were removed, two detailed work elements were adjusted from optional to essential tasks, and one work area was moved from optional to essential tasks with modified descriptions. Three detailed work areas were also added with explanations. Following the second expert evaluation, which included descriptive statistics, convergence, agreement, content validity ratio (CVR), and descriptive opinions, three detailed work elements were adjusted from essential to optional tasks, and descriptions were added to seven detailed work elements, while one detailed work element was deleted. Additionally, to enhance accessibility for various user groups, as suggested in literature research, tasks such as‘translation’and‘summary book writing’ for manuscript preparation,‘photography’for pictorial book preparation, and‘video production’ for digital institutional history production, which were previously removed from the optional tasks, were added as explanations instead of being removed. The‘printing and binding' task was deleted due to low content validity in the initial expert evaluation. However, this was determined to be added as a basic task because‘printing and binding' was considered a necessary task for booklet production. At the analysis of task directive documents for institutional history compilation, examples of actual institutional history compilation tasks performed by public institutions were presented. Based on these results, the processes were reorganized into 20 work areas and 45 detailed work elements across 5 processes - initiation, planning, execution, control, and closure - and divided into 31 essential tasks and 14 optional tasks to design the final version of the institutional history compilation model for public institutions. Furthermore, to facilitate understanding of the institutional history compilation process, a flowchart of the institutional history compilation process was presented. This study has significant implications as it confirmed that institutional history compilation is one type of record compilation, and that the scope of the record management task should expand beyond just record keeping to include research on and compilation of institutional history. The study compiled a comprehensive list of institutional histories published by Korean public institutions and analyzed their current status, presenting problems and improvement suggestions. In the absence of any guidelines or manuals for institutional history compilation, the study proposed a systematic process for the task, suggesting specific areas and sub-tasks to be performed at each step, which can be applied in practice. As institutional history compilation can take various forms and serve different purposes, the proposed model is designed to be flexible, with both essential and optional tasks depending on the institution's situation and type of history to be compiled, thus increasing its practical applicability. To facilitate its practical use, the study also provides a visual workflow diagram and case examples of the proposed institutional history compilation model. The status of institutional history compilation investigated in this study can contribute to increase the utilization of institutional history by researchers, content creators, and others. The institutional history compilation model presented in this study is expected to be utilized in all stages of institutional history compilation, including planning, by referring to the work performed by other institutions when compiling institutional history in the institution.;공공기관의 역사는 한국 현대사의 중요한 한 부분이며 이들 공공기관에서 편찬하는 기관사(機關史)는 중요한 사료이다. 그러나 대부분 기관에서 기관의 역사 기록을 종합적으로 제공하는 기관사 편찬에 대한 경험이 부족하고 참고할 지침이나 절차가 없어 어려움을 겪고 있다. 따라서 본 연구의 목적은 공공기관에서 참고하여 유연하게 적용이 가능한 기관사 편찬 모형을 개발하는 것이다. 기관사 편찬 모형은 문헌연구, 정보공개청구, 현황 조사, 업무분석, 설문조사, 심층면담, 전문가 평가를 바탕으로 개발하였다. 먼저 문헌연구를 통해 기록 편찬의 개념과 유형에 대하여 살펴보고, 기관사의 의의, 국내외 기관사 편찬의 흐름, 기관사의 유형, 기관사의 구성, 기관사 편찬 참여자와 역할, 기관사 편찬에서 기록관리의 중요성 등에 대해 살펴보았다. 기관사 편찬은 기록 편찬의 한 유형임을 확인하였고 기관사 편찬을 위해서는 기록에 대한 철저한 조사와 수집이 선행되어야 하며 수집된 기록의 맥락을 분석하고 기록의 출처와 근거를 제시하여 사실적이고 객관적인 시각으로 서술하는 것이 무엇보다 중요하다는 점과 이용자의 접근성을 강화하기 위한 노력이 필요하다는 것을 확인하였다. 그리고 기관사 편찬에 기록관리담당자의 적극적인 참여가 필요하며 현장에서 기관사 편찬을 효율적이고 체계적으로 수행하기 위한 기관사 편찬 업무 모형을 개발할 필요가 있다는 것을 확인하였다. 문헌연구를 통한 업무분석에서 기록 편찬의 한 유형인 기관사 편찬을 위해 수행해야 할 업무를 식별하였다. 국내외 기록 편찬 가이드 및 표준과 기관사 편찬에 관한 연구를 분석하고 선행연구에서 제기된 기관사 편찬의 문제점을 개선하기 위해 수행되어야 할 업무를 반영하여 기관사 편찬을 위한 19개의 업무영역과 34개의 세부업무요소를 도출하였다. 그리고 이를 실무에서 기관사 편찬 수행 프로세스별로 적용이 용이하도록 하기 위하여 프로젝트 지식체계 가이드를 적용하여‘착수, 기획, 실행, 통제, 종료’라는 5개의 프로세스로 분류하였다. 그리고 정보공개청구를 통해 총 339개 공공기관의 기관사 편찬 현황을 조사하였다. 총 217개 기관에서 총 516건의 기관사를 편찬한 것으로 확인한 후, 이를 공공기관의 역사 편찬과 이용자의 활용 측면에서 편찬 시기, 대상 기간, 주관 부서, 예산 및 소요 기간, 접근성, 규정 등 6개 요소를 중심으로 분석하였다. 2000년대 외환위기 극복 이후 공공기관의 업무 활동에 대한 설명책임성에 대한 요구 증가와 기관의 역사와 성과에 대해 대중에게 홍보할 필요가 증가하면서 기관사 편찬이 급증한 것으로 나타났다. 그리고 기관사의 활용 측면에서는 온라인 제공이 어려운 점 등 많은 제한점이 있는 것으로 나타났다. 대부분 기관에서 기관사 편찬 업무에 대한 세부 내용이나 절차가 명시되어 있지 않은 것으로 나타나 기관사 편찬을 좀 더 체계적으로 수행하기 위해서는 관련 규정을 제도화하고 업무 절차를 정립할 필요가 있다는 것을 확인하였다. 또한 공공기관에서 기관사를 편찬하기 위하여 수행하고 있는 업무를 분석하기 위하여 2016년부터 2020년까지 5년 동안 공공기관의 역사 편찬 사업에 관해 구체적인 과업 내용을 기재한 과업지시서를 조사하였다. 총 33개 공공기관의 36개 과업지시서를 확인하였고 이를 분석하여 20개 업무영역과 30개 세부업무요소를 도출하였다. 설문조사는 공공기관에서 기관사 편찬을 담당한 경험이 있는 담당자 172명을 대상으로 이메일을 통해 KSDC 설문지 링크를 송부하여 실시하였다. 설문분석은 데이터 코딩을 거쳐 KSDC의 통계분석 3.0을 활용하여 빈도분석, 기술통계, 독립변수 T검증을 하였다. 설문분석 결과, 기관사 편찬 목적은 기관의 역사 정리와 역사 기록의 정리 및 보존이며 기관사 편찬에서 기록관리가 매우 중요한 것으로 인식하였으나 실제로 기관사 편찬 업무를 수행하면서 가장 큰 어려움으로‘관련 기록이나 자료의 부재’로 나타났다. 이러한 인식은 기록관리담당자의 기관사 편찬 업무에 대한 참여와 역할의 중요성 및 이에 대한 기대로 나타났다. 기관사 편찬의 두 번째 큰 어려움은‘기관사 편찬 업무에 대한 낮은 이해도 및 경험 부족’으로 나타났으며 기관사 편찬에 대한 업무 프로세스 정립, 절차서, 가이드 등의 기관사 편찬 모형 개발이 매우 필요한 것을 확인하였다. 심층면담에서는 역사 기록 보존을 위한 사전 계획을 수립하여 매년 연감, 백서, 역사적 사건 등을 정리해 둘 필요가 있고 계획 수립과 예산에 기관사의 온라인 제공이나 홍보를 반영할 필요가 있는 것으로 나타났다. 그리고 기관의 상황이나 기관사의 유형에 따라 선택적으로 수행이 가능한 유연한 모형의 개발이 필요한 것으로 나타났다. 설문조사와 심층면담의 의견을 반영하여 51개 세부업무요소 중 중요도에서 평균값 3.945와 중간값 3.97 이상으로 나타난 27개 세부업무요소는 기본업무로 설정하고, 중간값 3.97 미만으로 나타난 24개 세부업무요소는 선택업무로 구분하여 공공기관의 기관사 편찬 모형(안)을 작성하였다. 전문가 평가를 통해 학계와 현장 전문가 12명을 대상으로 공공기관의 기관사 편찬 모형(안)에 대한 타당성을 검증하였다. 1차 전문가 평가 결과의 기술통계, 수렴도, 합의도, 내용타당도비율(CVR), 서술식 의견 등을 반영하여 3개 업무영역과 3개 세부업무요소를 삭제하고 2개 세부업무요소는 선택업무에서 기본업무로 조정하고, 1개 업무영역은 선택업무에서 기본업무의 세부업무요소로 이동하면서 설명을 수정하였고 3개 세부업무영역은 설명을 추가하였다. 2차 전문가 평가 결과의 기술통계, 수렴도, 합의도, 내용타당도비율(CVR), 서술식 의견 등을 반영하여 3개 세부업무요소는 기본업무에서 선택업무로 조정하고, 1개 세부업무요소를 삭제하고 7개 세부업무요소에 설명을 추가하였다. 문헌연구에서 다양한 이용자층의 접근성을 향상시키기 위하여 언어나 형식에서 좀 더 다양한 유형의 기관사를 편찬할 필요가 있다고 지적한 점을 반영하고자 선택업무에서 삭제되었던 항목 중 원고집필의‘번역’,‘요약집 작성’과 화보의‘촬영’, 디지털 기관사 제작의‘동영상 기관사 제작’ 등은 선택업무 항목에서 빼는 대신 설명으로 추가하였다.‘인쇄 및 제본’업무는 1차 전문가 평가에서 내용타당도가 낮게 측정되어 삭제되었으나 이는 업체에서 수행하는 업무로 인식하였기 때문으로 판단되고 책자 제작을 위하여‘인쇄 및 제본’은 반드시 필요한 업무로 판단되어 기본업무에 추가하였다. 공공기관에서 기관사 편찬 업무 수행을 위해 작성된 과업지시서를 분석한 결과를 바탕으로 업무영역과 세부업무요소에 대한 실제 공공기관의 기관사 편찬 업무 사례를 제시하였다. 이상의 연구 결과를 바탕으로 5개 프로세스, 20개 업무영역, 45개 세부업무요소로 재구성하고 이를 31개의 기본업무와 14개의 선택업무로 구분하여 공공기관의 기관사 편찬 모형(최종안)을 설계하였다. 그리고 기관사 편찬 업무 흐름을 쉽게 이해할 수 있도록 시각화하여 기관사 편찬 업무 흐름도를 제시하였다. 본 연구에서는 국내에서 편찬된 공공기관의 기관사 총목록을 작성하고 현황을 분석하여 문제점과 개선방안을 제시하였다. 기관사 편찬 업무에 대한 지침서나 매뉴얼이 없는 상황에서 기관사 편찬 업무를 프로세스별로 체계화하고 프로세스별 수행해야 할 업무영역과 세부업무요소를 제안하여 현장에서 기관사 편찬에 적용할 수 있도록 하였다. 또한 기관사 편찬의 목적과 형태가 다양할 수 있기 때문에 기본업무와 함께 기관의 상황이나 기관사의 유형에 따라 선택적으로 적용이 가능하도록 유연하게 설계하여 활용 가능성을 높였다. 그리고 기관사 편찬 모형을 시각화한 업무 흐름도와 사례를 함께 제시하여 현장에서 쉽게 활용할 수 있도록 하였다. 본 연구는 기관사 편찬이 기록 편찬의 한 유형이며 기록관리 업무가 기록의 관리뿐만 아니라 기관의 역사 기록에 대한 연구와 기관의 역사 편찬으로 업무영역을 확대해 가야 한다는 점을 확인하였다는 데 의의가 있다. 그리고 본 연구에서 조사한 공공기관의 기관사 편찬 현황은 기관사를 활용하고자하는 연구자나 콘텐츠 제작자 등 다양한 이용자의 기관사 활용을 증대하는 데 기여할 수 있을 것이다. 본 연구에서 제시한 기관 역사 편찬 모형은 기관에서 기관사를 편찬할 때 다른 기관에서 수행한 사례를 참고하여 실제로 기관사 편찬 업무의 기획 등 전체 업무 단계에서 활용할 수 있을 것이다.