한국 기록관리학 대학원 교육지침서 모형 개발에 관한 연구

Abstract

기록관리 교육 과정은 전문가로서의 임무를 수행하기 위해 기록관리 이론과 실무에 관한 지식을 습득하도록 하는 것이다. 현재 정보기술의 발달로 인해 전문가로의 역할은 전통적인 기록관리 뿐 아니라 전자기록과 정보기술에 관한 이해를 기반으로 새로운 기록관리를 주도적으로 실행하는 역할까지로 확장되었다. 따라서 본 연구의 목표는 기록관리 지식과 실무 역량을 겸비한 전문가를 배출하기 위하여 우리나라 대학원 교육 현실에 맞는 교육지침서 모형을 개발하는 것이다. 교육지침서는 변화하는 기록관리학 환경에 대응하는 교육 과정의 기반을 마련하여 기록관리전문가의 전문성을 높이는 토대가 될 것이기 때문이다. 본 연구에서는 기록관리전문가 교육을 위한 기록관리학 대학원 교육지침서 모형을 설계하기 위해서 다음과 같은 연구 방법을 수행하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 SAA, ACA 교육지침서와 ARA, ASA, ACA, ICRM, IRMS 인증기준을 분석하여 교육지침서와 인증기준의 공통 구성요소와 공통 지식범주, 지식내용을 추출하였다. 공통 지식범주는 ①레코드와 아카이브의 본질 ②선별, 평가, 수집 ③정리와 기술 ④보존과 보존처리 ⑤정보서비스와 접근 ⑥아웃리치, 지도, 옹호 ⑦관리와 행정 ⑧디지털 자료 관리 ⑨전문직에 대한 지식 ⑩맥락 지식 ⑪정보기술이다. 둘째, 국내 25개와 국외 23개 기록관리학 대학원의 소속, 명칭, 교과 과정, 교과목명을 분석하였고, 국내 대학원의 개선사항을 도출하였다. 국내 대학원은 이수학점이 국외보다 적으며 기본적으로 습득해야 할 기본 지식을 지정한 필수 과목이 거의 없었다. 또한, 실습과목이 대부분 선택으로 지정되어 있으며, 대학원 과정은 프로그램별로 특성화되지 못하였다. 정보기술 관련 교과목을 편성한 대학은 25개 중 15개로 상대적으로 적었으며 지식범주별로 확인하면 ⑥아웃리치, 지도, 옹호, ⑨전문직에 대한 지식, ⑪정보기술 지식범주가 독립적으로 개설되지 못하였다, 반면에 역사학, 행정학 관련 과목은 매우 세분화되어 개설되어 있었다. 따라서 세분화된 과목을 통합하여 조정하고 11개 지식범주를 위주로 필수 과목을 개설할 필요가 있다. 셋째, 2020년 7월부터 9월까지 기록관리 관련 협의회 회원 102명을 대상으로 설문조사를 수행하였고 SPSS. 24.0과 MS Office Excel 2016을 활용하여 분석하였다. 설문조사 결과 기록관리전문가는 ②선별, 평가, 수집, ①레코드와 아카이브의 본질, ③정리와 기술, ⑤정보서비스와 접근, ④보존과 보존처리 관련 과목을 많이 수강하였다. 기록관리 종사자는 현재의 기록관리학 교과 과정이 정보환경의 변화를 적절히 반영하지 못하므로 새로운 교과 과정이 매우 필요하다고 인식하고 있는 것으로 나타났다. 지식범주의 우선순위를 조사하였는데 평균보다 상위의 값을 나타낸 지식범주는 ②선별, 평가, 수집, ⑧디지털 자료 관리, ③정리와 기술, ⑤정보서비스와 접근, ①레코드와 아카이브의 본질, ④보존과 보존처리로 확인되었다. ⑧디지털 자료 관리와 ⑪정보기술은 많이 수강하지는 않았지만, 필요성은 높은 지식범주로 조사되었다. 넷째, 지침서의 구성요소, 지식범주 및 지식내용의 적절성과 타당성을 검증하기 위하여 전문가 평가를 실시하였다. 대학원에서 기록관리 교육을 담당하고 있는 교원과 기록관리 종사자의 교육을 담당하고 있는 전문가를 포함하여 16명의 전문가를 대상으로 2차에 걸쳐 전문가 평가를 하였고 SPSS. 24.0 및 MS Office Excel 2016을 통해 내용타당도 비율, 수렴도, 합의도 등을 포함한 기술 통계량을 분석하였다. 1차 평가를 통해 구성요소에 있어서 ‘서문’과 ‘사명과 목표’를 통합하였고, ‘교원 요건’은 1명 이상의 전임교수가 필요하다는 내용으로 조정하였고, ‘소속’과 ‘학생 선발 요건’은 삭제하였으며, ‘학습 자원’, ‘행정 지원’, ‘물리적 자원과 시설’, ‘재정 지원, 취업 지원’은 ‘행정적 지원’으로 통합․조정하였고 ‘교육 내용’, ‘교육 과정’, ‘결론’을 포함하여 6개로 조정하였다. 지식범주에 관한 전문가의 서술식 의견을 반영하여 지식범주의 명칭을 변경하였으며 지식범주를 8개로 통합 조정하였다. 이렇게 하여 ①기록관리 기초 ②선별, 평가, 수집 ③분류, 정리, 기술 ④보존과 보존처리 ⑤정보서비스와 기록 활용 ⑥경영과 행정 ⑦전자기록 관리 및 시스템 ⑧정보기술의 8개 지식범주로 조정하였다. 지식범주의 구성요소인 지식내용에 관한 서술식 의견을 반영하여 영역 이동, 문항 삭제, 문항 추가, 문항 수정을 하였다. 2차 평가에서 내용타당도 비율, 수렴도, 합의도를 측정한 결과 부적절한 값을 가지는 항목은 없었다. 2차 평가의 서술식 의견을 반영하여 ‘정보기술 변화에 따른 정보서비스’문항을 ⑧정보기술 지식범주에서 ⑤정보서비스와 기록 활용 지식범주로 이동하였고 ‘기록전문직의 역할과 역사, ‘기록의 개념과 정의, 속성’, ‘기관의 경영 및 행정체계 이해’, ‘기록관리기관 유형별 기록의 종류와 관리 특성’, 검색도구의 활용과 평가’를 추가하였으며 ‘컬렉션 개발’ 등의 10개 문항은 명확한 용어로 변경하였다. 다섯째, 국외의 교육지침서에 포함된 내용과 국내 대학원의 현황분석을 기준으로 기록관리 종사자의 의견과 기록관리 교육 전문가의 의견을 반영하여 한국 기록관리학 대학원 교육지침서 모형을 개발하였다. 교육지침서의 구성요소는 서문, 교육 내용, 교원 요건, 교육 과정, 행정적 지원, 결론의 6개이다. 교육 내용은 8개 지식범주로 구성하였는데 ①기록관리 기초 ②선별, 평가, 수집 ③분류, 정리, 기술 ④보존과 보존처리 ⑤정보서비스와 기록 활용 ⑥경영과 행정 ⑦전자기록 관리 및 시스템 ⑧정보기술(IT)이다. 지식내용은 44개로 구성하였는데 ①기록관리 기초에는 ‘기록의 개념과 정의, 속성’, ‘기록의 유형과 특성’, ‘기록관리 기본원칙’, ‘기록관리 관련 법’, ‘기록과 기록관리의 역사’, ‘기록전문직의 역할과 역사’, ‘기록전문직의 윤리 강령과 행동 강령’을 포함하였다. ②선별, 평가, 수집에는 ‘현용, 준현용 기록의 처분, 폐기, 이관’, ‘기록 평가 선별 이론’, ‘비현용 기록의 선별, 평가, 수집’, ‘수집정책의 개발과 실행’, ‘각국 평가정책 및 평가 실무’를 포함하였다. ③분류, 정리, 기술에는 ‘업무 분류와 기록 분류’, ‘현용, 준현용 기록의 분류’, ‘비현용 기록의 정리·기술 원칙과 표준 적용’, ‘메타데이터 이해와 적용 및 관련 표준 이해’, ‘전거레코드와 시소러스 등 검색도구 개발’을 포함하였다. ④보존과 보존처리에는 ‘기록 매체별 기록 보호 및 보존 대책과 활동’, ‘보존 시설, 환경, 설비’, ‘재해 대비와 리스크 관리’를 포함하였다. ⑤정보서비스와 기록 활용에는 ‘검색도구의 활용과 평가’, ‘교육, 행사, 웹사이트, SNS, 전시, 기록콘텐츠, 마케팅을 통한 기록 홍보’, ‘소장기록과 이용자 필요에 기반한 정보서비스’, ‘이용자 요구 분석과 정보서비스 평가’, ‘접근정책 개발’, ‘정보공개법, 개인정보보호법, 정보자유 관련 법, 저작권법’, ‘정보기술 변화에 따른 정보서비스 이해’를 포함하였다. ⑥경영과 행정에는 ‘기관 정보자산으로서 기록의 중요성’, ‘기관의 경영 및 행정체계 이해’, ‘기록관리 모범사례와 혜택’, ‘기록관리 업무 절차 및 업무 표준’, ‘기록관리기관 유형별 기록의 종류와 관리 특성’, ‘기록관리기관의 자원 관리와 조직 구조’, ‘기록관리 프로그램의 정책과 절차’, ‘기록정보 거버넌스 확립’을 포함하였다. ⑦전자기록 관리 및 시스템에는 ‘기록관리시스템의 설계, 구현, 평가 및 유지 관리’, ‘기록관리시스템의 처리 과정과 기능 요건’, ‘데이터세트, 웹기록, SNS, 이메일 등 다양한 전자기록 유형과 특성, 관리 과정’, ‘전자기록 관련 법규와 제도’, ‘전자기록 품질요건’, ‘다양한 전자기록생산시스템에 대한 이해’, ‘전자기록의 장기보존 원칙과 전략’을 포함하였다. ⑧정보기술에는 ‘기록관리에 정보기술의 적용방안’, ‘최신 정보기술의 이해’를 포함하였다. 본 연구에서 제시한 한국 기록관리학 대학원 교육지침서는 기록관리기관에 근무하는 종사자와 교육 전문가의 의견을 반영한 지침서이다. 교육지침서 모형 제시를 통해 기록관리학 대학원에서 준수해야 하는 최소한의 기준을 제시하며, 이론과 실무 역량을 갖춘 기록관리전문가 양성을 목표로 하였다. 이를 위해 기록관리학 대학원 교육 과정에서 준수해야 하는 요건인 구성요소와 교육 내용인 지식범주를 제시하였다. 본 연구에서 제시한 교육지침서 모형은 전자기록, 데이터세트, 웹 기록 등 다양한 기록 유형과 기록관리시스템과 IT 정보기술 관련 지식범주를 포함한 것이 특징이다. 본 연구는 대학원 교육지침서 개발에 관한 종합적인 첫 번째 연구로서 향후 기록관리학 교육기관, 학회나 협회, 공공과 민간의 거버넌스 협력 체제에서 기록관리학 대학원 교육지침서를 제정할 때 참고하거나 기초 자료로 활용될 수 있다. 또한, 각 대학원에서 기록관리학 교과목을 설계하고 강의계획안을 작성할 때 참고할 수 있을 것이다. 그리고 변화하는 기록 환경과 함께 기록관리 분야에 새로운 주제나 전문지식이 필요하게 될 경우, 본 연구에 사용한 연구 방법을 활용하여 기록관리학 교육의 구성요소와 교육 내용을 새롭게 하는데 이바지할 수 있을 것이다.;The archival education is designed to allow one to gain knowledge of archives management theory and practice to fulfill one’s duties as an expert. Due to the current development of information technology, the role of an expert should include not only traditional archives management but also new archives management based on an understanding of electronic records and information technology. Therefore, the goal of this study is to develop guidelines for a graduate program in archival studies in Korea to produce experts of both theory and practice. The guidelines are used for foundations of enhancing the expertise of archivists and records managers by laying the foundation for the curriculum in response to the changing archives and records management environment. The following research methods were used for this study to design guidelines for a graduate program in archival studies. First, through a literature review, guidelines from SAA and ACA and certification criteria from ARA, ASA, ACA, ICRM, and IRMS were analyzed to extract common components, 11 of which were knowledge categories and 40 were knowledge contents. The 11 knowledge categories included ①the nature of records and archives, ②selection, appraisal, and acquisition, ③arrangement and description, ④preservation, conservation, ⑤reference services and access, ⑥outreach, instruction, and advocacy, ⑦management and administration, ⑧digital records management, ⑨knowledge for professionals, ⑩contextual knowledge, ⑪information technology. Second, 25 graduate schools of archival science in Korea and 23 overseas graduate schools of archival science were analyzed to obtain their department name, curriculum, and courses, and improvements were derived from the graduate schools in Korea. Domestic graduate schools have fewer credits and fewer required courses than overseas graduate schools. The program was not specialized because the graduate school was established as a cooperative program. Of 25 universities, 15 organized courses in the field of information technology. According to the knowledge categories, the categories of ⑥outreach, instruction, and advocacy, ⑨knowledge for professionals, and ⑪knowledge of information technology were not independently conducted, while courses related to history and administration were very subdivided. Therefore, it is necessary to integrate and adjust subdivided courses and conduct essential courses while focusing on the 11 categories of knowledge. Third, a survey was administered to 102 members of the council on archivists from July to September 2020 and was analyzed using SPSS and Excel. According to the survey, archivists took several courses related to ②selection, appraisal, and acquisition, ①the nature of records and archives, ③arrangement and description, ⑤reference services and access, and ④preservation, conservation. Archivists recognized that the archival curriculum did not adequately reflect changes in the information environment and new courses on digital records were required. In examining the priority assigned to the knowledge categories, those that had higher representation than the average were identified as ②selection, appraisal, and acquisition ⑧digital records management, ③arrangement and description, ⑤reference services and access, ①nature of records and archives, ④preservation, conservation. Although they did not take many courses on knowledge categories of ⑧digital records management and ⑪information technology, the need for each high knowledge category was investigated. Fourth, to verify the adequacy and content validity of the components, knowledge categories, and knowledge contents of the guidelines, professional assessments were carried out. To collect feedback on the components, knowledge categories, and knowledge contents of the guidelines, the Delphi survey technique was used with 16 professionals of the field from December 28, 2020, to March 19, 2021. With SPSS. 24.0 and MS Office Excel 2016, the mean, standard deviation, median, and quadrant of the descriptive statistics, including agreement, degree of convergence, and content validity ratio, were analyzed. As a result of the first evaluation, “preface” and “mission and goals” were integrated, “faculty” was adjusted to require more than one full-time professor; “affiliated” and “student requirements” were deleted; and “learning resources”, “administrative resources” and “facilities and job support” were integrated. Accordingly, were found six components to the guidelines for a graduate program in archival studies. The knowledge categories were integrated into eight categories: ①records and archives management basics ②selection, appraisal, and acquisition ③classification, arrangement, and description ④preservation, conservation ⑤reference services and outreach program ⑥management and administration ⑦electronic records management, electronic records management system ⑧information technology. Based upon the descriptive opinions on knowledge contents, the components of the knowledge categories were moved, added, merged and changed. As a result of measuring the content validity ratio, convergence, and agreement through the second evaluation, there were no items that had inappropriate values; hence, there were no deleted items in the components, knowledge categories, or knowledge contents. Based upon the descriptive opinions on the knowledge contents, one knowledge contents were moved to different knowledge categories: ‘reference service as information technology changes’. Five were added: ‘role and history of records professionals’, ‘concepts and definitions of records and archives’, ‘understanding institutional management and administrative systems’, ‘management characteristics by type of records management institution’, ‘use and assessment of finding aids. Ten that need to be changed to clarify the terms were adjusted: ‘formulation and practice of records collection development policy’, ‘classification of current and semi-current records’, ‘understanding and application of metadata and related standards’, ‘information disclosure act, privacy act, information freedom act, copyright’, ‘user needs analysis and information service assessment’, ‘establishing records governance’, ‘understanding different electronic recording production systems’, ‘understanding the latest information technology’, ‘application of information technology to records management’. Fifth, based on the contents included in the overseas guidelines and analysis of the current status of graduate schools, the Korea guidelines for a graduate program in archival studies presented the opinions of records managers and archivists. There are six components of the Korea guidelines for a graduate programs in archival studies: preface, curriculum, faculty, structure of the learning process, administrative support, and conclusions. The knowledge categories are ① records and archives management basics ②selection, appraisal, and acquisition ③classification, arrangement, and description ④preservation, conservation ⑤reference services and outreach program ⑥management and administration ⑦electronic records management, electronic records management system and ⑧information technology. Knowledge consists of 44 contents: ①records and archives management basics include ‘concepts and definitions of records and archives’, ‘type and characteristics of records’, ‘principles of records management’, ‘Law of Records’, ‘history of records and records management’, ‘role and history of records professionals’ and ‘code of ethics and code of conduct for archivists’; ②selection, appraisal, and acquisition include ‘disposition, disposal, and transfer of current and semi-current records’, ‘appraisal theory of archives’, ‘selection, appraisal, and acquisition of archives’, ‘formulation and practice of records collection development policy’ and ‘evaluation policies and practices of other countries’; ③classification, arrangement, and description include ‘classification of current and semi-current records’, ‘arrangement and description of non-current records’, ‘classification of business and records’ and ‘understanding and application of metadata and related standards’; ④preservation, conservation include ‘measures and activities for preservation and conservation of records by medium’, ‘preservation facilities, environment, and facilities’ and ‘disaster preparedness and risk management’; ⑤reference services and outreach program include ‘development and evaluation of archival finding aids’, ‘promotion of records through SNS, exhibitions, and marketing’, ‘reference service based on records and user needs’, ‘user needs analysis and information service assessment’, ‘reference service policy development’, ‘information disclosure act, privacy act, information freedom act’, ‘reference service as information technology changes’ and ‘use of data set and public data’; ⑥management and administration include ‘the importance of records as institutional information assets’, ‘understanding institutional management and administrative systems’, ‘best practices and benefits of records management’, ‘records management procedures and standards’, ‘management characteristics by type of records management institution”, “resource management and organizational structure of records management institutions’, ‘policies and procedures in the records management program’ and ‘establishing records governance’; ⑦electronic records management, electronic records management system include ‘designing, implementing, evaluating, and maintaining records management systems’, ‘processing and functional requirements of the records management system’, ‘various types of electronic records, such as data sets, web records, SNS, and email’, ‘electronic records laws and regulations’ ‘electronic recording quality requirements’, ‘understanding different electronic recording production systems’ and ‘principles and strategies for long-term preservation of electronic records’; and ⑧information technology includes ‘application of information technology to records management’ and ‘understanding the latest information technology’. The guidelines for a graduate program in archival studies in Korea were designed in five stages. This study is the first to create guidelines for a graduate program in archival studies in Korea and may be used as a reference or a basic resource for the establishment of graduate education guidelines in educational institutions, related societies and associations or public-private governance cooperation systems. Each graduate school can design basic courses in archives and records management using the knowledge categories and can standardize courses based on the knowledge contents. The guidelines presented in this study are educational ones that reflect the opinions of those in the field, such as records managers and archivists. In this sense, they are practical guidelines that are desired in the records and archives management field. Even if new topics related to archives and records management emerge in the future or new knowledge is required by professionals, it is possible to design for updating components and knowledge categories of records management by applying the research methods used in this study.