A Preliminary Study on the Protocol Duties of Corporate Secretaries

Abstract

As the world has become globalized, the frequent opportunities for countries and corporations to visit each other, and close relationships between them have played an important role in their respective development and growth. Especially for large enterprises that have a significant impact on the nation's economy, the relationships between them are greatly promoted by the interactions between the CEO and the secretary, VIP and the secretary, as well as by the interactions between their businesses by the formal system. Considering these interactions and the limitations of future AI assistants as replacements of secretaries as pointed out in previous studies, this study confirmed that the role of the corporate secretary in charge of protocol has been important not only within the company but also outside the company, and thus the need and importance of protocol and protocol duties have been highlighted. According to recent previous studies related to this study’s topic, the VIP protocol is one of the most important and difficult tasks in the corporate secretary’s duties, and the task is the area where a secretary cannot be easily replaced by an AI assistant in the future. Many studies have also been conducted on the job duties of the corporate secretary, but it is considered that the concept and the scope of the corporate secretary’s protocol duties have not been appropriately defined yet. The purpose of this study is to explore current profiles and responsibilities of corporate secretaries in charge of protocol, to arrive at a working definition and classifications of their protocol duties through related literature and in-depth interviews with the research participants, and to provide the fundamental basis needed to establish educational programs handled together by corporations and universities regarding protocol and protocol duties in the future. In order to achieve the goal of this study, the research questions are as follows: Research Question 1: What is a working definition of the protocol duties of a corporate secretary? Research Question 2: What are the current profiles of a corporate secretary in charge of protocol? Research Question 3: What is the scope of protocol duties currently being performed by corporate secretaries? To obtain answers to the above research questions, this study collected data related to research questions through semi-structural in-depth interviews conducted from April 7 to October 20, 2020 among eight research participants who were incumbent corporate secretaries with at least five years of experience as corporate secretaries and four years of experience in carrying out protocol services. The collected data were categorized using a tool called coding to give names to meaningful and important expressions related to the research questions of the study, and a method called subject analysis was used to identify the subject headings and classify their types in the data statements related to the research questions. The significant findings of the study are as follows: First, with regard to the working definition of protocol, the research participants offered slightly different definitions; as a practice to follow, a courtesy and a hospitality as a sign of proper respect, a support and assistance for events and others, or a service for superiors for effective communications. Second, concerning the working definition of the corporate secretary’s protocol duties, the in-depth interviews in this study revealed that the protocol duties are defined as a set of services or tasks that are performed in relation to ceremonies or events which exhibit the characteristics of being a protocol. Such characteristics involve the order of precedence, ceremony, ritual, order, procedure, rules, norms of behavior, principles of mutual reciprocity, etc. Types of protocol duties include services concerning what follows: the order of precedence of highest-ranking officials in a country or organization (such as heads of state, heads of missions, or key government officials); ceremonies such as a closing ceremony; and event protocol managements, including official entertainment, CEO or VIP protocol management, visitor reception, schedule management, business trip management, international conference protocol management, and so forth. Third, the current corporate secretaries in charge of protocol were found to have various titles and roles, but all at an executive level or higher, with at least four years of experience as secretaries in charge of protocols. The various titles of the secretaries in charge of protocol included CEO’s secretary, (vice) president/chairman’s secretary, and group chairman’s secretary. In addition, depending on the nature of the primary duties performed by the secretary in charge of protocol, other official titles were ‘chief/executive secretary,’ ‘business affairs secretary,’ ‘protocol secretary,’ etc., and in rare cases, ‘protocol secretary,’ all of which performed important protocol duties in addition to those corresponding to their titles. In addition to the above official titles, several companies had unofficial titles for the secretaries in charge of protocol duties, such as project leader or President Identity, rather than the more traditional titles for secretaries, consistent with their internal policies and work cultures. Fourth, regarding the scope of the corporate secretary’s protocol duties, 12 types of protocol duties were recognized as follows, listed in the order of frequency: VIP protocol management, event management, business trip management, schedule management, visitor reception, communication services, foreign language assistance, external activity support, video conferencing support, security management, historical material management, and congratulatory and condolatory event management. Of these, seven types of protocol duties are newly recognized, as they are distinct from the rest and do not appear in previous studies: VIP protocol management, communication services, foreign language assistance, external activity support, video conferencing support, security management, and historical records management. Further, conference protocol management, which is one of the protocol duties that appeared in previous studies, has been replaced by video conferencing support in the current study due to the sudden change in circumstances caused by the COVID-19 pandemic. Moreover, the VIP protocol management in this study is considered to be a composite of business trip management, visitor reception, and international affairs support, which appeared in previous studies. The limitations of this study are related to the sampling and the research method. The limited number of research participants meant limited data, which thereby reduces the generalization of the results. Nevertheless, the study results are of real value because of the in-depth interviews, which is never guaranteed in quantitative studies. The findings of this study have the following practical implications. First, the study may be the first attempt to conduct a study of secretarial duties from the protocol perspective. Second, this study confirmed that the nature and role of corporate protocol have been evolving with the changing times and circumstances, and the protocol and related rules are becoming more simplified, convenient, and practical to be in line with the evolving societal trends and ways of thinking. Third, it is confirmed that the COVID-19 pandemic has necessitated more online communications (vs. face-to-face meetings) and is pushing the future of VIP protocol in a more specialized and personalized direction. Fourth, the research data showed that basic and specialized protocol manuals for daily and special events should be prepared, respectively. Fifth, the researcher felt that, in order to overcome the limitations of the current secretary’s expertise and independence, the companies should elevate the position and authority of the corporate protocol secretary to the executive level of a protocol officer. As the results and implications of this study are directed, it is hoped that this study will provide the foundation for further development of a specialized secretary and protocols through the proper training and its related program, both in the corporate and university settings. ;국제 사회가 세계화됨에 따라, 국가와 기업 간의 빈번한 상호 교류 및 방문의 기회는 국제관계의 발전과 성장에 중요한 역할을 하게 되었다. 특히 국가 경제에 중대한 영향을 미치는 대기업의 경우, 다른 기업과의 공식적인 비즈니스 관계는 비서들과 CEO 또는 VIP 간의 상호 작용에 의해 크게 영향을 받는다. 본 연구는 이러한 관계적 측면과 미래 AI 대체비서의 한계점을 감안하여, 의전담당 비서의 역할이 기업의 내외적으로 중요하다고 판단됨에 따라 의전(protocol)의 필요성과 의전업무의 중요성이 부각된다고 보았다. 최근 선행연구에 따르면, VIP 의전이 기업비서의 직무(duties) 중 가장 중요하고 어려운 작업(task)으로서, 특히 미래에 인공지능(AI) 비서로 쉽게 대체될 수 없는 분야라고 하였다. 또한 기업비서의 직무에 관한 연구는 많이 수행되었지만 기업비서의 의전업무의 개념과 성격, 범위 등이 적절히 규정되어 있지 않음을 확인할 수 있다. 따라서 본 연구의 목적은 기업의 의전을 담당하고 있는 비서들의 현황과 수행하는 의전업무의 유형의 범위를 규정하여 향후 전문 의전비서의 양성과 의전 교육의 필요성에 대한 기초자료를 제공하는데 있다. 본 연구의 목적을 달성하기 위한 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 의전업무를 어떻게 정의 내릴 것인가? 둘째, 의전업무를 담당하는 비서들의 현황은 어떠한가? 셋째, 기업비서가 수행하는 의전업무는 어떤 것들이 있는가? 위의 연구문제에 대한 답을 얻기 위해 본 연구는 현직 기업비서 경력 최소 5년 이상, 의전업무 수행 경력 4년 이상인 8명의 참여자를 대상으로 2020년 4월 7일부터 10월 20일까지 실시한 반구조적 심층면접을 통해 연구문제와 관련된 자료를 수집하였다. 수집된 자료는 코딩이라는 도구를 이용하여 연구문제의 주제와 관련되어 의미 있고 중요한 표현에 명칭을 부여하는 식으로 자료들을 범주화 하였고, 주제분석이라는 분석법을 이용하여 연구 주제와 관련된 데이터 진술에서 주제를 찾아 구체적으로 제목(subject heading)을 정한 후 그 유형을 분류하였다. 연구문제에 따른 연구결과는 다음과 같다. 첫째, 의전의 정의에 대하여, 연구 참여자들은 의전이 따라야 할 관행, 적절한 존경의 표시 로서의 예의와 환대, 사건 등에 대한 지원 및 보조, CEO 등 상사를 위한 효과적인 커뮤니케이션 등의 서비스라는 다양한 견해를 제시하였다. 둘째, 본 연구는 심층면접의 분석 결과 의전업무는 의전성의 특징 즉, 서열, 의식 및 의례, 순서 및 절차, 규칙, 행동규범, 상호호혜의 원칙 등을 수반하고 있는 업무로서, 주요 요인/인사의 서열 배치, 준공식 등의 의식, 공식 연찬 등 각종 행사의 의전 관리, CEO 및 VIP 의전 관리, 내방객 응대, 일정 관리, 출장 관리, 의사소통 지원, 국제회의 의전 관리 등의 업무로 정의되었다. 셋째, 의전을 담당하고 있는 기업비서의 유형은 과장급 이상으로 다양한 직책을 맡고 있으며, 임원급 이상의 상사를 보좌하는 비서로서 최소 4년 이상의 의전업무 경력을 유지하고 있었다. 의전업무 담당 비서의 직함은 CEO 비서, 사장/회장 비서, 그룹회장비서로 나타났으며, 수행하는 주요 업무의 성격에 따라 공식 명칭으로 ‘수행비서,’‘업무비서’ 그리고 의전업무만을 맡는 ‘의전비서’ 라는 명칭이 사용되는 곳도 나타났다. 위의 공식 직함 외에도 몇몇 회사는 내부 정책 및 업무 문화와 일치하는 전통적인 비서 직함이 아닌 비공식적인 직함이 다양한 형태로 나타났다. 넷째, 기업비서의 의전업무는 VIP의전 관리, 행사 관리, 출장 관리, 일정 관리, 내방객 응대, 의사소통 지원, 외국어 지원, 대외활동 지원, 화상회의 지원, 보안 관리, 역사자료 관리, 경조사 관리로 총 12종류였으며 나열 순서는 빈도 순이다. 이 중 5가지 의전업무 (즉, 행사 관리, 출장 관리, 일정 관리, 내방객 응대, 경조사 관리)는 선행 연구의 비서직무 목록에 나타나 있지만 나머지 7가지 의전 업무는 기존의 기업비서의 직무에는 나타나지 않는 차별화된 의전 업무 특성으로 나타났다. 기존 연구의 의전업무로 나타났던 회의의전 관리는 COVID-19 사태에 따른 상황의 갑작스런 변화로 인해 화상회의 지원 업무로 대체된 것으로 밝혀졌으며 본 연구에서 새로 밝혀진 VIP의전 관리 업무는 의전담당 비서의 본질적인 특성때문에 두드러지게 나타난 의전업무로서 출장 관리, 내방객 응대, 국제업무 지원 등의 업무가 복합되어 VIP의전 관리라는 하나의 업무로 나타났다. 본 연구결과를 바탕으로 이 연구의 한계점은 제한된 연구 참여자 수와 그에 따른 제한된 데이터에서 나온 연구 결과를 일반화할 수 없다는 한계가 있다. 그럼에도 불구하고 이 연구의 결과는 심층면접으로 인한 실질적인 가치가 있으며 희소성 측면에서 그 학문적 의의가 있다. 그럼에도 불구하고 이 연구의 결과는 심층면접 때문에 실질적인 가치가 있으며 이는 정량적 연구 측면에서는 보장되지 않는 일이다. 이 연구의 결과에는 시사하는 바는 다음과 같다. 첫째, 이 연구는 의전적 관점에서 비서직무 연구를 실시하는 첫 번째 시도일 수 있다. 둘째, 기업의전의 성격과 의전의 역할이 시대에 따라 변화하고 있으며, 사회와 풍조, 트렌드, 사고방식의 변화에 따라 의전과 의전의 규정이 간소화되고 편하고 실리적인 의전을 추구하고 있음을 확인할 수 있다. 셋째, COVID-19는 의전의 일부를 비대면 형식으로 전환시켰으며 미래의 VIP 의전을 보다 전문적이고 개인화 된 의전의 방향으로 변화될 것으로 예상된다. 넷째, 일상 의전과 전문 의전을 위해 각각 기본 의전 매뉴얼과 전문 의전 매뉴얼을 제작할 필요가 있다. 다섯째, 본 연구자는 비서의 현실적인 전문성과 독립성이라는 한계를 극복하기 위해서는 기업의 노력으로 비서의 지위를 끌어올려 ‘의전담당관’(protocol officer)으로 육성하는 제도 도입이 필요하다고 느낀다. 본 연구의 결과가 향후 의전비서 양성을 위해 기업과 대학에 적절한 교육과 관련 프로그램을 개발을 위한 기초자료로 제공할 것으로 기대한다.