오피스매니저와 전문비서의 직무와 역량분석을 기반으로 한 전문비서의 경력개발에 관한 연구

Abstract

경력은 일(work) 또는 직업(job)에 국한되지 않고 생애 전반에 걸쳐 수행하는 다양한 역할들을 총체적으로 포함한다. Super의 진로발달이론에 따르면, 개인은 성장, 탐색, 확립, 유지, 쇠퇴의 단계를 경험하고, 탐색단계에서 여러 정보를 탐색해 직업을 결정하면 확립단계에서는 직업 세계에서 선택한 직종의 업무를 수행하면서 안정화, 공고화, 승진 등의 경력과 관련된 행동들을 경험할 수 있다. 이 시기에 선택한 직업을 유지하기로 결정하면 직업에 정착하여 안정성을 느끼며 경력을 개발해 나가게 된다. 그러나 경력의 확립단계를 경험하는 한국 여성들은 급변하는 기술과 비즈니스 환경 속에서 다양한 어려움을 겪고 있다. 한국 30~40대의 여성고용률은 65.1%로 경제협력개발기구(OECD) 13개국 중 가장 낮고, 최근 “경력 단절”에 대한 여성 구직자 및 직장인 1,141명의 조사 결과에서는 73.8%의 높은 비율로 경력 단절을 경험했다고 답했다. 특히 여성의 비율이 대다수를 차지하는 전문비서직의 경우 평균연령은 31.6세, 근속연수는 5.2년으로 나타났으며, 이는 전체 직업군의 평균연령인 43.7세보다 현저히 낮고, 평균 근속연수는 8.4년에 비해 낮은 수치로 비서직 종사자는 경력을 장기적으로 개발하지 못하고 공고화하지 못해 경력이 단절되는 것을 알 수 있다. 맥킨지글로벌연구소에 따르면 사무직군은 기술의 자동화로 대체 가능성이 큰 직군 중 하나로 사무직 종사자들의 일자리는 점차 줄어들고 기업의 고용률도 감소할 것으로 발표되었다. 비서직은 여성의 비율이 높은 대표적인 사무직군 중 하나로 2019년 LG경제연구원이 조사한 국내 423개 업종 중 비서직 업무는 인공지능이 대체할 수 있는 확률이 86.8%로 매우 높은 비율을 차지했다. 이와 같이 자동화 및 인공지능의 발전으로 인한 일자리 위협과 일과 가정의 양립에서 겪는 현실적인 어려움 및 직무 스트레스는 비서직 종사자들이 경력을 장기적으로 유지하는 데 이중고로 작용하고 있다. 이처럼 급변하는 비즈니스 환경과 여성으로써 생애단계에서 겪는 어려움을 극복하기 위해서는 기술로 대체되기 어려운 역량을 파악하여 전문성을 강화하고 경력개발을 하는 것은 경력 확립에 필수적이다. 영국의 미래 일자리에 대한 옥스퍼드대학교와 딜로이트의 공동연구를 기반으로 BBC 에서 제공하는 "로봇이 너의 직업을 대체할 것인가? (Will a robot take your job?)”에서 법률비서는 98%, 의료비서는 85%로 인공지능으로 대체될 확률이 매우 높은 것으로 나타났지만, 오피스매니저의 직무는 보다 복합적이고 높은 사회지능과 인간관계 능력 및 협상력을 요구하여 대체 가능성이 1%로 매우 낮은 것으로 나타났다. 이는 오피스매니저의 주 업무 중 하나인 사람과 조직 환경을 관리하고 사회적 상호작용을 하는 업무는 기계가 대체할 수 없는 업무임을 나타낸다. 이처럼 전문성 강화와 전문적인 관리 업무에 대한 중요성이 부각되는 가운데, 비서직 종사자의 경력경로의 최종단계에 있다고 알려진 오피스매니저에 관한 연구는 매우 부족하며, 전문비서가 어떠한 역량을 개발하여 오피스매니저로 성장할 수 있는지 확인된 바가 없다. 따라서 본 연구에서는 오피스매니저의 역할, 직무 및 역량을 확인하고, 선행연구에서 분석된 전문비서와 오피스매니저의 공통 직무와 차이 직무에 대해 분석해 보고자 한다. 또한, 전문비서와 오피스매니저의 차이 직무를 수행하는 데에 필요한 역량을 확인해보고자 한다. 연구 결과를 통해 비서직 종사자의 전문성과 역량을 강화할 수 있는 경력개발 교육자료의 기초를 마련하고자 한다. 본 연구의 목적을 달성하기 위한 연구 문제는 다음과 같다. 첫째, 오피스매니저의 역할과 직무는 무엇인가? 둘째, 전문비서와 오피스매니저의 공통 직무와 차이 직무는 무엇인가? 셋째, 전문비서가 오피스매니저로 경력개발을 위해 어떤 역량을 개발해야 하는가? 먼저 오피스매니저의 직무를 확인하기 위한 설문조사의 문항은 백지연(2017)이 오피스매니저를 대상으로 DACUM을 통해 도출된 결과물을 근거로 작성하여 현직에서 오피스매니저로 근무하고 있는 20명의 연구 참여자에게 설문의 응답을 받았다. 이 설문을 통해 오피스매니저 직무의 중요도, 난이도가 상위 1등급, 2등급에 공통으로 포함되는 총 45개의 핵심작업을 선정하였다. 오피스매니저와 전문비서의 공통 직무와 차이 직무를 비교하기 위하여 오피스매니저의 8개의 과업, 113개의 작업을 먼저 정리하고, 선행연구의 전문비서, 법률비서, 회계비서의 DACUM을 통해 도출된 과업과 작업을 통합하여 특정 산업의 비서에게 해당되는 고유한 과업 및 작업은 제외한 총 9개의 과업, 68개의 작업을 오피스매니저의 작업과 비교, 정리하여 내용분석을 수행하였다. 그 결과 오피스매니저의 113개의 작업 중 53개의 작업이 오피스매니저와 전문비서의 공통 직무로 확인되었고, 60개의 작업은 오피스매니저 고유의 작업으로 확인되었다. 마지막으로 오피스매니저의 고유의 업무를 수행하는 데에 필요한 역량을 도출하기 위하여 현직에서 오피스매니저로 근무하고 있는 8명의 연구 참여자를 대상으로 두 차례의 델파이 조사를 실시하였다. 오피스매니저의 역량을 확인하기 위한 1차 델파이 조사에서 연구 참여자는 오피스매니저 고유의 작업을 수행하는 데에 필요한 역량을 서술형 문항에 자유롭게 기술하였고, 2차 델파이 조사에서는 1차 델파이 조사의 결과로 도출된 과업 및 작업별 역량의 중요도를 리커트 4점 척도를 활용해 확인하여 평균과 표준편차를 산출하였다. 연구 참여자 전원 모두 매우 중요하다고 응답한 역량은 “업체관리 능력”, “커뮤니케이션 능력”, “정확성”, “대인관계 능력”, “문제해결 스킬”, “멀티태스킹 스킬”, “리더십” 등으로 확인되었다. 위의 연구 결과를 바탕으로 본 연구는 다음과 같은 학문적 및 실무적 의의가 있다. 첫째, 오피스매니저는 비서직 종사자 경력경로의 최종단계에 있다고 알려져 있지만, 국내의 비서학 연구에서 오피스매니저에 관한 연구는 매우 부족한 실정이다. 본 연구를 통해 오피스매니저의 업무에 대한 이해도를 높일 수 있으며, 후속 연구를 이어나갈 수 있는 이론적 토대로 활용될 것을 기대해 볼 수 있다. 둘째, 비서의 역할에 관한 연구에서 전문비서는 전반적인 관리 업무를 수행하는 오피스매니저의 역할로 확대되고 있다고 연구된 바 있다. 본 연구 결과는 현재 전문비서로 근무중인 비서직 종사자 및 관리자급으로 경력개발을 원하는 전문비서에게 경력개발의 방향성을 제시할 수 있다는 데에 실무적 의의가 있다. 셋째, 비서 관련 교육 과정에 추가적인 교육 자료를 개발하는 데에 활용될 수 있다. 오피스매니저의 핵심작업에 필요한 기초 지식을 교육과정에 포함하여 관리자로서 요구되는 교육 자료를 개발 할 수 있다는 데에 실무적 의의가 있다. 본 연구는 위와 같은 학문적 및 실무적 의의가 있으나, 다음과 같은 한계점도 존재한다. 첫째, 오피스매니저의 수는 전문비서에 비해 매우 적고 접근이 어려워 표본의 수가 적은 한계점을 지니고 있다. 후속 연구에서는 더 많은 수의 오피스매니저를 대상으로 표본을 늘려 연구를 진행한다면 연구의 타당도와 신뢰도를 높일 수 있을 것이다. 둘째, 다양한 산업에 종사하는 오피스매니저를 연구 참여자로 구성하여, 각 산업의 특성 및 직무의 특수성을 반영하지 못한 한계점을 지니고 있다. 특정 산업에 종사하는 오피스매니저를 대상으로 후속 연구가 이뤄진다면 직무의 특수성을 반영한 깊이 있는 연구 결과를 기대할 수 있을 것으로 예상된다. 마지막으로 오피스매니저의 역량을 확인하기 위한 델파이 조사에서 역량의 중요도에 대한 조사는 이뤄졌으나, 요구되는 역량의 수준은 조사가 되지 않은 한계점을 지니고 있다. 또한, 비서직 업무를 수행하면서 이미 개발된 역량일 수 있다는 한계점을 가지고 있으나, 추후에 오피스매니저에게 요구되는 역량의 수준에 관한 후속 연구가 이뤄진다면 이 한계를 보완할 수 있을 것으로 기대된다. 주제어: 오피스매니저, 전문비서, 직무분석, 오피스매니저의 역량, 델파이기법;Career is not limited to work or job, but includes a wide variety of roles performed throughout life. According to Super's Career Development Theory, people experience five stages during career development in their lives: growth, exploration, establishment, maintenance, and disengagement. When people decide a job by exploring various information in the exploration stage, career-related actions—such as stabilization, consolidation, and promotion—may appear in the establishment stage. In case of people decide to maintain the selected job, people hold a position and stably develop their careers. However, Korean women, who are in the establishment stage, are suffering difficulties amid the rapidly changing technology and business environments. The employment rate for Korean women in their 30s and 40s is 65.1%, which is the lowest among the thirteen OECD countries. Furthermore, a recent survey on "career interruption" showed that almost three out of four experienced "career interruption” among 1,141 female job seekers and office workers. In particular, in the case of professional secretaries, where women accounted for the majority, the average age was 31.6 years; and the years of service was 5.2 years; whereas, the average age of the entire occupational group was 43.7 years and the years of service was 8.4 years. These low figures indicated that professional secretaries are not able to develop their careers in the long term, and fail to establish the career. According to the McKinsey Global Institute, office workers are one of the most likely jobs to be replaced by the automation of technology, which will gradually reduce jobs for office workers and the employment rate of companies. The secretarial job is one of the representative office workers with a high percentage of women, and survey in Korea by the LG Economic Research Institute in 2019 indicated that the replaceability by artificial intelligence of professional secretary was high at 86.8%. As such, the threat of jobs due to the development of automation, artificial intelligence, the practical difficulties, and job stresses experienced in work-family coexistence are acting as double torture for secretary workers to maintain their long-term careers. In order to overcome rapidly changing business environment and the difficulties faced at the life stage as a woman, it is essential to establish a career by identifying competencies that are difficult to be replaced by technology, then strengthening expertise to develop careers. BBC's research on "Will Robot Take Your Job?" that is based on a joint study by Oxford University and Deloitte on UK future jobs has found that 98% of legal secretaries and 85% of medical secretaries are highly likely to be replaced by artificial intelligence. However, the replaceability for office manager jobs is very low at 1% as it requires more complex, higher social intelligence, human relations, and negotiating skills. This indicates that main tasks of office managers, the task of managing the organizational environment and social interaction, are tasks that machines cannot replace. While the importance of strengthening professionalism and management tasks has been emphasized, the studies on office have not been conducted yet. Therefore, the purpose of this study is to investigate the role, duties, and competencies of office managers, and analyze the common duties and different duties between office managers and professional secretary. Then, draw the competencies required to perform the office manager's unique tasks. To examine the research problem in detail, research questions are as follows: First, what are the roles and duties of office managers? Second, what are the common and different duties of professional secretaries and office managers? Third, what competencies should a professional secretary develop for career development as an office manager? To identify the first research question on office manager's duties, the survey based on the results obtained by DACUM was conducted by 20 participants who are currently working as office managers. Through the survey, the total of 45 key tasks were selected which are commonly included in the top 1 and 2 levels of importance and difficulty of office manager's tasks. Second, 8 duties and 113 tasks of office manager were compared with 9 duties and 68 tasks which are the integration of tasks drawn from DACUM of professional secretaries, legal secretaries, and accounting secretaries from previous studies. As a result of comparing and analyzing the duties of the office manager and the professional secretary, 53 out of 113 tasks of the office manager were confirmed to be the common tasks, and 60 tasks were identified as the unique tasks of the office manager. Finally, two Delphi surveys were conducted with eight panels who are currently working as office manager in order to draw the competencies required to perform the unique tasks of the office manager. In the first Delphi survey, eight panels freely described the competencies required to perform the unique tasks of office manager, and in the second Delphi survey, the importance of competencies which were drawn from the first Delphi survey was confirmed using a four-point likert scale, then the mean and standard deviation were calculated. The competencies that all panels in the study responded to be very important were identified as "vendor management skills", "communication skills", "accuracy", "personal relations skills", "problem solving skills", "multitasking skills", and "leadership." Based on the results of the above study, it suggests both academic and practical implications as follows: First, the results of this study can increase the understanding of office managers' roles, tasks, and competencies, and it can be used as a theoretical basis for continuing follow-up research. Second, the results of this study can present the direction of career development to those who want to develop their careers as office manager by enhancing competencies of office manager. Third, it can be used to develop additional training materials for secretary-related training courses by including the basic knowledge needed to establish policy-making and personnel affairs in the curriculum, which are key tasks of office managers. In spite of the implications of this study, it has some limitations as follows: First, the sample of office manager is limited due to the small number of office managers in job market. Follow-up research with a larger number of office managers could increase the validity and reliability of the study. Second, the participants of the research consist of office managers working in various industries, and have limitations that do not reflect the characteristics and specificity of the job. If a follow-up research is conducted for office managers working in a specific industry, it is expected that in-depth results can be drawn by reflecting the specificity of the job. Third, the importance of office manager's competencies was investigated, but the required level of competency has not been identified. In addition, it may be competencies that have already been developed while performing secretarial work, but this limitation can be supplemented if further research is conducted on the level of competency required by the office manager in the future. Key words: office manager, professional secretary, job analysis, competencies