국내 방송사 아카이브의 기록관리 개선 방안에 관한 연구

Abstract

본 연구의 목적은 국내 방송사 아카이브들의 기록관리 현황을 조사하고, 해외 방송사 아카이브의 기록관리 현황을 참고하여 개선방안을 도출하는 데 있다. 이를 위한 연구방법으로 문헌 연와 사례 조사, 그리고 실무자 인터뷰를 실시하였다. 문헌 연구를 통해 현재까지 진행된 방송사 및 방송･영상 아카이브 관련 연구들에 대해 파악하고 이를 통해 방송사 아카이브 및 방송사 기록물의 개념과 범위를 특정하였다. 방송사 기록물 관리절차를 조사하기에 앞서 국가기록원 기록관리 업무 절차와 『공공기록물 관리에 관한 법률』 에 기반한 공공기록물 관리체계를 파악하였다. 또한 국내외 문헌을 중심으로 방송기록물 수집정책 및 범위, 보존, 평가 및 선별, 메타데이터 표준, 방송기록물의 활용 및 서비스 현황에 대하여 살펴보았다. 사례 조사를 위해 선행연구에서 모범사례로 제시된 해외 방송사 아카이브로 영국의 British Broadcasting Corporation(BBC), 미국의 National Broadcasting Company(NBC), 독일의 Deutsches Rundfunkarchiv(DRA), 캐나다의 The Canadian Broadcasting Corporation(CBC), 그리고 스페인의 The Corporación de Radio y Televisión Española(RTVE)의 홈페이지 내용을 분류 체계, 이용자 서비스, 그리고 검색 도구 중심으로 분석하였다. 조사한 5개 방송사 모두 주제별 또는 장르별로 자료의 분류가 되어 있었으며 이용자 서비스의 경우 국내 방송사 아카이브에 비해 이용자들과의 소통이 활발하였다. 뿐만 아니라 아카이브 자료 판매 및 유통 역시 아카이브에서 담당하고 있었다. 검색 도구 역시 날짜 별 또는 장르 별 검색 등 세부적으로 검색이 가능하였다. 다음으로 국내 지상파 및 종편 방송사 중 아카이브를 구축하고 있고 인터뷰 참여에 동의한 방송사 네 곳을 선정하여 서면 및 전화 인터뷰를 통해 기록관리 업무 현황과 프로세스를 파악하였다. 기록관리 부서 및 전담 인력, 기록물 보유현황, 보관 공간 및 시설, 기록물 관리 과정(수집 및 이관, 보존 현황, 평가 및 선별, 기록 조직 및 검색, 활용 및 서비스), 그리고 담당자가 인식하는 개선사항을 중심으로 조사하였다. 기록 관리를 담당하는 인력에는 기록물관리 전문요원은 없었으며 대부분의 직원들이 메타데이터 입력 및 관리를 담당하고 있었다. 영상 자료를 가장 많이 확보하고 있었으며 그 다음으로 음향 및 라디오 자료, 사진 자료 순으로 보유하고 있었고 문서나 기타 자료는 거의 수집하지 않고 있었다. 기록관리 업무 과정에 있어 수집의 경우 전량 수집을 원칙으로 하는 것으로 파악되었으며 방송으로 송출된 자료의 경우 아카이브로 모두 자동으로 전산화 작업되어 저장되고 있었다. 방송사 통합아카이브 설립에 관하여 모든 기관이 긍정적인 반응을 보였으나, 현실적인 문제가 있어 당장은 어렵다고 판단하였다. 보존과 관련하여 아카이브의 디지털화 작업 역시 모든 조사대상 기관에서 100% 또는 거의 완료된 것으로 파악되었다. 이에 따른 기록관리 업무 담당자의 역할이 단순 자료 정리에서 주로 메타데이터 입력을 하는 것으로 변화된 것을 알 수 있었으며, 보존 업무의 대부분은 기술(IT) 부서에서 담당하는 것으로 확인되었다. 평가 및 선별에 있어서는 자료 전량 수집을 원칙으로 하므로 폐기는 거의 진행되지 않으나, 불가피한 경우 기안서 작성 또는 효용가치가 없는 자료를 선별하는 절차는 거치고 있었다. 그러나 기록관리 기관에서 일반적으로 행해지는 평가 절차는 수행되지 않고 있었다. 메타데이터 표준의 경우 이를 자체적으로 개발한 기관도 있었으나 표준을 사용하지 않고 메타데이터 요소를 입력하는 기관도 있었다. 활용 및 서비스와 관련하여서는 내부 이용자의 경우 사내직원들에게 자료를 제공하는 반면 외부 이용자에게 제공하는 서비스는 거의 찾아볼 수 없었다. 기록관리 업무 담당자들이 인식하는 문제점 및 개선사항으로 자료들이 아날로그 형태에서 디지털 형태로 변화해 감에 따라 생기는 업무 환경의 변화에 대한 적응의 필요성이 있었다. 새로운 서비스를 수행하는데 있어 인력과 예산 면에서도 한계점을 느끼고 있었으며 아카이브의 중요성에 대한 인식이 낮은데 따른 사내 직원들의 고충 또한 문제점으로 지적되었다. 문헌 연구, 사례 조사, 그리고 심층 면담의 결과를 바탕으로 국내 방송사아카이브 기록관리 개선 방안을 기록 수집 정책 범위 확대, 기록관리절차에서의 평가 기준 및 보존 계획 수립, 공공 방송･영상아카이브 구축 및 외부 이용자 서비스 강화의 세 가지 측면에서 제안하였다. 첫째, 국내 방송사 아카이브에서는 도서 또는 대본 등의 문서류를 수집하지 않는 것으로 파악되어 수집 범위에 이를 포함할 것을 제안하였다. 영상 자료와 음향 자료 등은 그 소장 가치가 인정되어 거의 대부분 수집하고 있으나, 문서 자료는 폐기되거나 수집하지 않고 있었다. 둘째, 기록관리절차에서의 평가 기준과 보존 계획을 명확히 수립할 것을 제안하였다. 방송 자료의 특성상 아카이브에서는 전량을 수집하고 있어 평가 및 선별 절차를 잘 거치지 않는 것으로 확인되었으나 때때로 폐기를 해야 할 경우가 발생하였다. 그러나 면담 결과 폐기 절차에서 명문화된 정책 또는 기준이 명확하게 수립되어 있지 않은 것으로 확인되었다. 장기적인 보존 계획 역시 아카이브가 아닌 기술 부서에서 대부분 진행하고 있기 때문에 아카이브팀에서 이에 대해 관여하고 있지 않았다. 안정적인 기록관리 업무 수행을 위해서는 정확한 평가 기준과 장기적인 보존 계획이 수립되어야만 한다. 마지막으로 공공 방송영상 아카이브 구축 및 외부 이용자 서비스 강화를 제시하였다. 면담 결과 모든 관계자들이 통합적 아카이브 구축에 대해 찬성하였으며 이에 참여하는 주체는 지상파 방송사 뿐 아니라 종편 및 케이블 방송사, 통신사, 신문사 등 방송 관련 자료를 생산하는 모든 기관이 되어야 한다고 하였다. 이를 위해 모든 방송사가 서로 자료를 협조적으로 공유하고 공공의 목적을 추구해야 할 것이다. 또한 해외 방송사 아카이브의 사례와 같이 웹사이트 또는 소셜미디어를 통해 외부 이용자에 대한 서비스를 강화할 것을 제안하였다. 본 연구는 국내 방송사 아카이브의 기록관리 절차와 운영 현황을 파악하고 이에 대한 개선방안을 제시하고자 하였다. 본 연구에서 제시한 개선방안은 면담을 진행한 방송사 아카이브 실무자가 인식하는 한계점을 반영한 것에서 의의가 있다. 본 연구의 결과는 국내 방송사 아카이브의 실무와 운영 체계 및 개선 방안을 파악할 수 있는 기초자료로 활용될 수 있을 것이다.;The purpose of this study is to investigate the records management status of domestic broadcasting archives and to derive improvement plans by referring to the records management status of overseas broadcasting archives. For this purpose, literature research, case study, and interview with practitioners were conducted. Through literature research, the research on broadcasting companies and broadcasting image archives that have been conducted so far has been identified and the concept and scope of broadcasting archives and broadcasting company records have been specified through this. Prior to investigating the records management procedures of broadcasting companies, the public records management system based on the National Archives of Records Management Procedures and the Public Records Management Act was identified. In addition, this study examined the policy and scope of acquiring broadcasting records, preservation, evaluation and selection, metadata standards, utilization of broadcasting records, and service status, focusing on domestic and foreign literature. For the case study, the contents of the website British Broadcasting Corporation (BBC), US National Broadcasting Company (NBC), Deutsches Rundfunkarchiv (DRA) in Germany, Canadian Broadcasting Corporation (CBC), and The Corporación de Radio y Televisión Española (RTVE) in Spain were analyzed focusing on classification system, user service, and search tool. All five broadcasting companies surveyed were classified into materials by theme or genre, and user service was more active in communication with users than domestic broadcasting company archives. In addition, archive data sales and distribution were also in charge of archives, and search tools were also available in detail, such as date-specific or genre-specific searches. Next, four broadcasting companies that have established archives among domestic terrestrial and general broadcasting companies that agreed to participate in the interview were selected and the current status and process of record management work were identified through written and telephone interviews. The research was conducted focusing on records management department and dedicated personnel, records holding status, storage space and facilities, records management process (collection and transfer, preservation status, evaluation and selection, record organization and search, utilization and service), and improvements recognized by the person in charge. There were no records management specialists in the records management personnel, and most of the employees were in charge of metadata input and management. They were found not to perform other tasks other than record management. The most frequently obtained video data was sound and radio data, followed by photographic data, and they hardly collected documents or other materials. In the process of record management, it was found that the collection was collected in principle, and all the data sent by broadcasting were automatically computerized and stored in archives. All the institutions responded positively to the establishment of the integrated archive of broadcasting companies, but they decided that it was difficult right now because of realistic problems. The digitalization of archives in relation to preservation was also found to have been 100% or almost completed by all surveyed institutions. The role of the records management staff was changed from simple data arrangement to metadata input, and most of the preservation work was confirmed to be handled by the technology (IT) department. In the evaluation and selection, the collection of all data is the principle, so the disposal is not proceeded, but in case of necessity, the process of selecting the data without the drafting or utility value was going through. However, the evaluation procedures generally performed by the records management agency were not performed. In the case of metadata standards, there were institutions that developed them themselves, but some institutions did not use standards and entered metadata elements. In terms of utilization and service, internal users were provided the resources, while few services are available to external users. There was a need to adapt to the changes in the work environment caused by the change of data from analog to digital form due to problems and improvements recognized by the records management staff. The problems of the employees were also pointed out as a problem due to the low awareness of the importance of the archives and the lack of awareness of the importance of the archives. Based on the results of literature research, case study, and in-depth interviews, the improvement plan of domestic broadcasting company archive records management was proposed in three aspects: expansion of the scope of records collection policy, establishment of evaluation standards and preservation plans in records management procedures, establishment of public broadcasting and video archives, and strengthening of external user service. First, it was suggested that the archives of domestic broadcasters do not collect documents such as books or scripts, and include them in the collection range. Most of the video data and sound data were collected because of the value of the collection, but the document data was not discarded or collected. Second, it is suggested that the evaluation criteria and preservation plan in the records management procedure should be clearly established. Due to the nature of the broadcast data, the archives collected all of them, so it was confirmed that they did not go through the evaluation and selection procedures well, but sometimes they had to be discarded. However, the interview results showed that the policy or standards specified in the disposal process were not clearly established. The long-term conservation plan was also not involved in the archive team because most of the technology departments are working on it, not the archives. In order to perform stable records management work, accurate evaluation criteria and long-term preservation plans must be established. Finally, the public broadcasting video archives should be established and the external user service should also be strengthened. As a result of the interview, all the officials agreed to build an integrated archive, and the participants said that not only terrestrial broadcasters but also general broadcasting companies, cable broadcasters, telecom companies, and newspapers should be all institutions that produce broadcasting related materials. For this, all broadcasters should share data cooperatively with each other and pursue public purposes. Also, as the case of overseas broadcaster archives, it is suggested to strengthen the service for external users through websites or social media. This study aims to identify the records management procedures and operation status of domestic broadcaster archives and to suggest improvement plans for them. The improvement plan presented in this study is meaningful in that it reflects the limitations recognized by the broadcaster archive practitioners who conducted the interview. The results of this study can be used as basic data to understand the practical work, operation system and improvement plan of domestic broadcasting company archive.