폐교 사립대학 기록물 관리 개선 방안에 관한 연구

Abstract

최근 인구절벽의 위기 속에 학령인구가 지속적으로 감소하고, 대학의 입학 충원율도 급감하면서 교육부는 향후 3년 내 국내 대학의 38개교가 폐교할 것이라는 예측을 하는 등 현재 한국의 대학은 폐교라는 위기에 직면하고 있다. 폐교대학의 등장은 학생, 교수, 교직원은 물론, 지역상권의 침체 등 다양한 사회 문제로 비화한다. 특히 폐교대학에서 생산된 기록물에 대한 후속조치 및 관리에 대한 문제는 대학기록물 자체가 갖는 법적·행정적·역사적·정보적 가치를 고려할 때, 주요하게 논의되어야 할 사항 중에 하나이다. 그에 따라 폐교대학 기록물 역시 여타 공공기록물과 마찬가지로 적법한 절차에 따라 체계적으로 관리될 필요가 있지만, 현재 폐교대학 기록물 관리에 관한 실질적이고 뚜렷한 법제적 기준이 부재하고, (폐교)대학기록물이라는 특성 및 개별 학교의 현실과 특수성에 부합하는 관리기준은 부족한 실정이다. 이에 본 연구에서는 관리기준이 모호한 폐교대학 기록물 관리실태를 파악하고, 그 문제점을 분석하여 폐교대학 기록물 관리의 개선 방안으로 통합관리체계를 제시하였다. 이를 위해 본 연구에서는 문헌조사, 현황분석, 면담조사를 이용하였다. 먼저 문헌연구를 통해 대학기록물의 특성과 폐지기관 및 폐교 기록물 관리체계를 분석하였다. 또한 폐교대학 기록물 관리와 관련된 유관기관을 대상으로 정보공개청구를 진행하여 폐교대학 현황 및 폐교대학 기록물 관리 현황에 관한 정보를 입수하고 교육통계연보 자료를 활용하여 폐교대학 현황 및 현행 폐교대학 기록물 관리체계를 밝히고, 기록관리 측면에서 발생할 수 있는 문제점을 분석하였다. 뿐만 아니라 폐교 및 폐교대학 기록물 관리와 직·간접적으로 관련있는 유관기관 실무자 5인과의 면담조사를 통해 폐교(대학)기록물 관리과정에서 발생하는 실무적인 문제를 검토하여 현실적인 관리 개선 방안을 도출하는 데 활용하였다. 현행의 폐교대학 기록물 관리체계 내에서 드러나는 문제점에 대한 분석 결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 폐교대학 기록물 관리의 원천적인 문제는 폐교대학 측의 부실한 기록물 관리에서 비롯된다. 둘째, 폐교대학의 이관기록물이 법적으로 학적부 및 학교기본재산의 처리사항을 기재한 서류로 제한되어 있다. 셋째, 폐교대학 기록물 위탁기관으로 기록물 이관 시, 이관 시기에 대한 합의된 원칙과 기준이 다소 모호한 측면이 있다. 넷째, 기록물분류체계가 없이 단순 보관 상태로 보존되어 있으며, 위탁업체를 통해 관리되는 보유기록물에 대한 상세목록 역시 부실하다는 문제가 있다. 다섯째, 기록물관리 전문요원에 의해 관리되지 않고 있다. 여섯째, 통합관리체계가 부재하다는 문제를 안고 있다. 본 연구는 이러한 문제를 바탕으로 교육부, 한국사학진흥재단, 국가기록원, (폐교)대학을 각각 폐교대학 기록물 책임기관, 폐교대학 기록물 위탁관리기관, 중앙기록물관리기관, 대학기록물 관리기관으로 구분하여 법제적 쟁점에 따른 기관별 과제를 제시하였다. 또한 폐교대학 기록물 관리를 위한 개선 방안으로, 거버넌스 네트워크 통합관리구조를 바탕으로 교육부-한국사학진흥재단-국가기록원-폐교대학으로 연계되는 통합관리체계를 구축하여 지원체계·공유체계·협력체계를 유지할 것을 제안하였다. 이상의 폐교대학 기록물의 통합관리모형(안)을 요약하면 다음과 같다. 지원체계는 폐교대학 기록물 관리주체 간의 연계 지원체계로, 국가기록원은 폐교대학 기록물 관련 법제 검토, 폐교대학 기록물 관리 매뉴얼 제작, 기록관리 컨설팅, 직원 파견, 기록관리 업무 평가 등 폐교대학 기록물 관리 현장을 적극 지원하여야 하며, 교육부는 폐교대학 기록물 관리가 제대로 수행될 수 있도록 폐교대학 기록물 처분 중지 명령 및 이관기록물 범위 확대 등 관련 법 개정을 주도하고, 위탁관리기관의 폐교대학 기록물 관리와 관련된 제반 사항을 점검하며 예산지원을 통해 기록물관리 전문요원 배치를 권고하는 등 책임기관으로서의 책무를 이행하여야 한다. 또한 대학평가 내 기록관리 항목을 반영하여 대학기록물 관리를 강화함으로써 폐교 이전 단계부터 기록관리가 체계화될 수 있도록 선제적으로 대응하는 역할을 담당하여야 한다. 한편 한국사학진흥재단은 폐교대학 기록물 위탁관리기관으로서 폐교대학 내 기록물 이관 컨설팅을 제공, 폐교대학 기록물 관리규정 마련 등 구체적인 관리기준을 정립할 필요가 있으며 상대적으로 대학기록관리 부실한 사립대학 경영지원의 일환으로 전자기록생산시스템 및 기록관리시스템 보급과 관련된 전자화 사업을 기획·시행할 필요가 있다. 공유체계는 폐교대학 기록물 관리의 지속성과 관련이 있다. 대학의 폐교가 결정되면, 폐교대학은 교육부와 한국사한진흥재단으로 보유기록물 현황보고서를 제출하고, 한국사학진흥재단은 폐교대학 기록물 이관 결과를 교육부에 보고하여야 하며, 국가기록원으로는 폐교대학 기록물 관리 현황을 공유하여 지속적인 업무협의의 가능성을 열어두어야 한다. 협력체계는 폐교대학 기록물 관리주체 간의 협의체를 구성하여 관리주체별 역할에 따른 업무지원 범위를 협의하고 이해관계자들의 이해를 조정하여 공통의 목표를 유지하는 과정이 요구된다. 또한 대학기록물 관리주체 간의 협력체계를 통해 대학기록관리 수준을 제고하기 위한 다양한 의견을 개진할 필요가 있다. 마지막으로, 본 연구는 앞서 분석하고 검토한 모든 결과를 바탕으로 폐교대학 기록물 단계별 통합관리체계를 도식화하여 제시함으로써 폐교대학 기록물 관리 프로세스를 통합적인 측면에서 접근하였다. 본 연구는 분산되어 있는 관리주체의 역할과 과제를 현행 법·제도적 쟁점에 따라 구분하고 통합관리구조 내에서 기록관리 단계에 따라 기관별 개선 방안을 도출함에 따라 향후 효과적인 폐교대학 기록물 관리에 관한 기초자료 및 참고자료로 활용될 수 있을 것이다. ;Due to the recent demographic cliff, the schooling population has been steadily declining and the number of college admissions has also sharply dropped. With the prediction by the Ministry of Education that 38 universities in Korea will be closed within the next three years, Korean universities face the crisis of being a closed university. The closure of universities is associated with various social problems such as the recession of local merchants as well as students, faculty, and staff. In particular, the legal, administrative, historical, and informational values of university records shed light on the importance of follow-up process and management of closed university records. Although closed university records need to be systematically managed in accordance with legal procedures similar to other public records, there is no practical and clear legal standard for the management of such records at present; management standards considering the characteristics of (closed) university records and individual universities’ situations and specificity have not been sufficient. In this regard, this study, which examined the ambiguous standards for closed university records management and analyzed the relevant problems, suggested an integrated management system as a way to improve the records management of closed universities. The methods used in the study included literature review, current circumstance analysis, interviews. First, the study reviewed the characteristics of university records, analysis of closed institutions and records management system. Information disclosure requests were made for institutions related to management of closed university records, and information on the status of closed universities and their records management was collected. Based on the collected data, the current circumstances of closed universities and their records management system using educational statistical annotation data were presented. The issues that might occur in records management were also analyzed. Moreover, in order to suggest a realistic improvement plan, this study conducted interviews with five practitioners directly and indirectly in charge of management of closed universities and their records to examine the actual issues arising from the closed university records management process. The following is a summary of the analysis results of the issues revealed in the current closed university records management system. First, the fundamental problems of closed university records management stemmed from poor records management of the closed universities themselves. Second, the transferred documents of the closed universities were limited to the legal documents of academic rosters and processing of a university’s basic property. Third, in case of transferring records of a closed university to a consignment agent, the agreed principles and standards for the transferring period were somewhat vague. Fourth, the records were simply stored without classifications, and the detailed list of the records kept by the contracting company was also inadequate. Fifth, records were not managed by professional staffs. Sixth, there was no integrated management system. In relation to these problems, this study classified the Ministry of Education, Korea Advancing Schools Foundation, National Archives of Korea, and the (closed) universities as the closed university records management institution in charge, closed university records consignment management institution, central records management institution, and university records management institution respectively to suggest the institutional tasks according to legal issues. Meanwhile, as an improvement plan for the management of closed university records, an integrated management system linking the Ministry of Education – Korea Advancing Schools Foundation - National Archives of Korea - (closed) universities in a basis of the governance networks-typed integrated management structure was propose to establish and maintain support, sharing, and cooperation. The integrated management system for closed university records mentioned above is summarized as follows. The support system is a linkage between the closed university records management bodies; National Archives of Korea should actively support the archives management of closed universities by reviewing the legal system related to closed university records, publishing manuals for closed university records management, records management consulting, staff assignment, and records management evaluation. The Ministry of Education should take responsibilities to properly manage closed university records, such as initiating relevant legal revisions of non-disposition order of closed university records and expansion of transfer records, reviewing general management of closed university records of consigned institutions, funding professional staffs of records management. Also, by reinforcing university records management to reflect the records management item in the university evaluation, the Ministry of Education should play an active role of systematizing records management prior to university closure. On the other hand, Korea Advancing Schools Foundation, which is the consigned management institution of closed university records, should establish specific management standards such as providing records transfer consulting and preparing records management regulations. As a part of supporting the operation of private universities with relatively weak records management, digitalizing tasks should be planned and implemented for providing digital record generation system and records management system. The sharing system is associated with the continuity of closed university records management. Upon the decision of university closure, the closed university submits the current records report to the Ministry of Education and Korea Advancing Schools Foundation should report the transfer results of closed university records to the Ministry of Education, and National Archives of Korea should share the management situations of closed university records to open the possibilities of continuous cooperation. For the cooperation system, organizing the cooperation bodies of closed university records management should lead to the common objective by negotiating the support range and adjusting the stakeholders’ interest according to the management roles of closed university records management bodies. A variety of opinions should be shared to enhance the quality of university records management based on the cooperation system of the university records management bodies. Finally, this study visualized the integrated management system per stage, taking an integrated approach to the closed university records management process. The study classified the separate roles and tasks of the management bodies according to the current legal and institutional issues and proposed improvement plans per institution according to the records management stage in the integrated management system. It is expected that the study can contribute to effective closed university records management in the future.