중국 비서의 스마트 기기 업무 활용 실태에 관한 연구

Abstract

스마트폰, 태블릿 PC, 스마트 TV 와 같은 스마트 기기는 언제 어디서나 다양한 콘텐츠를 이용할 수 있게 함으로써 우리의 일상 생활을 스마트한 환경으로 변화시키고 있다. 이러한 스마트 기기의 급속한 증가는 기업의 사무환경과 조직의 업무 활동에 많은 영향을 주고 더 나아가 변화를 주도하는 새로운 패러다임으로 볼 수 있다. 또한, 중국에서의 스마트폰 보급률은 미국을 앞서고 있으며, 중국에 초점을 맞춘 서비스의 등장으로 스마트 기기 사용자가 크게 증가하고 있다. 스마트 기기의 급속한 확산은 조직원, 더 나아가 중국 기업의 조직 구성원의 업무에 미치는 영향은 상당이 클 것으로 예상된다. 특히 회사 내에서 비서직 종사자들은 상사들의 업무를 효과적으로 보좌하기 위해 스마트 기기를 많이 사용하고 있다. 따라서, 비서 업무 역할을 수행하는 비서직에 미치는 영향도 상당히 클 것으로 예상된다. 그러나 중국 기업 내에서 비서직 종사자들이 스마트 기기를 업무에 어떻게 활용하는지에 대한 연구는 미미한 상황이다. 즉, 중국 기업 내에서 비서직 종사자들의 스마트 기기 업무 활용 실태에 대한 연구가 필요하다. 따라서 본 연구의 목적은 1차 심층 인터뷰와 인터뷰 결과를 토대로 한 2차 설문조사를 통해 중국 비서의 스마트 기기를 이용한 업무 활용 실태를 알아보는 데에 있다. 구체적으로는 중국 비서직 종사자들이 스마트 기기를 이용하여 처리하는 업무가 무엇인지, 업무에서 사용하는 구체적인 어플리케이션은 무엇인지, 스마트 기기를 업무에 활용할 때 경험하는 장점과 단점은 무엇인지, 업무에의 이용동기는 어떠하며, 이용동기에 따라 스마트 기기 활용은 어떤 차이가 있는지를 알아보는 데에 있다. 1차 심층 인터뷰는 중국 현지 기업에서 비서직에 1년 이상 종사하고 있는 스마트 기기 사용자 6명을 대상으로 실시하였으며, 연구 결과는 다음과 같다. 첫째로, 중국 기업에서의 비서직 종사자가 스마트 기기를 이용하여 처리하는 업무는 회사 유형에 관계없이 공통적으로 업무와 회사 유형에 따라 차별적인 업무로 나뉠 수 있었다. 공통적인 대표적인 업무로는 이메일 작성, 문서 작성, 업무 보고, 정보 검색, 회사 내에서의 소통, 회의 관련 업무, 출장 관련 업무가 있었다. 도한, 전력 공기업 비서는 회사 차량에 관련된 업무, 서비스업 비서는 고객과 관련된 업무, 금융업 비서는 사내 교육 신청, 주식 거래 업무 등과 같이 회사 유형에 따라 스마트 기기를 사용하여 차별적인 업무를 수행하고 있었다. 둘째로, 중국 비서직 종사자들은 각 업무와 관련하여 중국에서 보편적인 어플리케이션들을 주로 사용하고 있었다. 모든 비서직 종사자들이 사용하는 어플리케이션으로는 채팅 어플인 위챗, 이메일 어플인 왕이(网易)이메일, 언제든지 위치 및 교통 확인이 가능한 바이두 지도, 쇼핑 어플인 타오바오, 따종디앤핑(大众点评), 항공권 예약 어플인 Qunar가 있었다. 또한, 각 회사마다 존재하는 사내 어플리케이션을 필수적으로 사용하고 있었으며, 그 이외에 녹음, 회의록 작성 등의 회의 관련한 어플들 (예: 이지엔생성(一键生成)) 을 빈번하게 사용하고 있었다. 셋째로, 중국 기업의 비서직 종사자들은 모두 스마트 기기의 편리성과 원활한 소통, 다양한 어플리케이션 제공을 장점으로 선정하였으며, 작은 스크린 및 배터리 용량, 정보 유출, 사생활 침해, 문서 기능 부족, 글의 한계 등을 단점으로 선정하였다. 넷째로, 모든 비서직 종사자들이 스마트 기기를 업무에 활용하는 이유는 위에서 언급했던 업무 활용의 장점과 거의 유사한 것으로 나타났다. 즉, 업무 활용에 있어서 스마트 기기의 높은 편리성과 휴대성, 그리고 상사 또는 직장 동료와의 원활한 소통을 위해 스마트 기기를 사용하는 것으로 나타났다. 2차 설문 조사는 1차 심층 인터뷰의 결과를 분석하여 기존 설문지를 보완, 수정하여 학력, 경력, 산업군 등의 구분을 두지 않고 비서직 종사자 126명을 대상으로 실시하였으며, 연구 결과는 다음과 같다. 첫째로, 학력, 경력, 업종, 조직 형태 등 다양한 유형의 중국 기업 내의 비서직 종사자들이 있었지만, 주로 공통적으로 이메일 작성, 파일 전송, 상사 또는 직원들 간 소통을 위해서 스마트 기기를 업무에 활용하는 것으로 나타났다. 이에 따라서 사용하는 어플리케이션 역시 이메일 작성을 위한 이메일 어플리케이션, 소통을 위한 인스턴트 메신저가 가장 많이 활용되었다. 둘째로, 중국 비서직 종사자들은 언제 어디서든지 휴대가 가능하며, 이를 통해 직원들 간 자유로운 소통 때문에 스마트 기기를 업무에 활용하는 것으로 나타났으며, 업무에서의 높은 효율성 역시 하나의 장점으로 나타났다. 중국 비서직 종사자들은 배터리 용량이 부족하다는 점과 다양한 어플리케이션을 사용하지만, 이러한 어플리케이션의 기능 한계와 이들로부터의 정보 유출에 대해 부정적인 입장을 보였다. 이는 중국 비서직 종사자들의 약 9% 정도가 업무 측면에서 스트레스를 받고 있었지만, 특별히 스마트 기기로 인해 업무에 많은 부정적인 영향을 받지 않는 것을 알 수 있었다. 셋째로, 중국 비서의 스마트 기기 이용동기에 따라서 다양한 어플리케이션을 주 용도로 사용하는 것으로 나타났다. 상사의 지시와 회사 정책에 따라서는 사내 포탈 어플리케이션, 프레젠테이션을 주로 사용하고 있었으며, 시간/장소 구애 없이 사용한다는 측면에서는 주로 항공권&숙박 예약, 음성 및 영상 통화 순으로 사용하는 것으로 나타났다. 또한, 원활한 소통을 위해서는 인스턴스 메시지, 통화 어플리케이션 순으로 주로 활용하고 있었으며, 재고 관리, 회의 관련 업무, 문서 작성과 같은 어플리케이션은 다른 직원들이 사용하고 있기 때문에 주로 사용하는 것으로 나타났다. 정보 습득과 전달을 위해서는 주로 정보 검색과 녹음 기능을 활용하는 것으로 나타났으며, 습관적으로 스마트 기기를 사용하여 공동 구매와 인터넷 쇼핑 등을 하는 것으로 나타났다. 본 연구 결과를 바탕으로 갖는 시사점은 다음과 같다. 첫째로, 한국 비서직 종사자가 아닌 문화와 정서가 상이한 중국 기업내에 비서직 종사자만을 대상으로 스마트 기기를 활용한 업무실태를 파악함으로써 중국으로 진출하려는 한국 기업 내의 비서직 종사자들에 대한 기초교육에 활용될 수 있으며, 공통적인 부분과 차별적인 부분에 대한 정보를 제공하는 데에 그 의의가 있다. 둘째로, 중국 비서직 종사자들에게 직접적으로 질의를 통해 얻은 결과로, 중국 비서들의 업무에 스마트 기기를 활용하는 기능/동기, 장단점을 구체적으로 제공함으로써 일반적으로 알려진 중국 비서의 스마트 기기를 활용한 업무 실태와 현실과의 괴리를 좁힐 수 있었다. 또한, 이는 중국 비서직 종사자들의 스마트 기기 업무 이용에 관한 후속 연구의 기반이 될 수 있을 것으로 보인다. 셋째로, 다양한 이용동기에 따라 사용되는 어플리케이션 및 기능을 분석함으로써, 어플리케이션 개발자에게 중국 비서의 효과적인 업무에 대응할 수 있으며, 특화된 어플리케이션 개발에 도움이 될 수 있을 것으로 보인다.;Smart devices such as smart phones, tablet PCs, and smart TVs are turning our everyday lives into a smart environment by making it possible to access various contents whenever and wherever. This proliferation of smart devices has significantly affected and changed the work environments and activities of companies. In addition, the penetration rate of smartphones in China has surpassed that of the U.S., and the number of Chinese users of smart devices is increasing because of the introduction of services focused on China. The rapid proliferation of smart devices is expected to have a significant impact on the work of organizational members—more specifically, those of Chinese enterprises. In particular, secretaries are using smart devices to effectively support their superiors. Therefore, the impact on secretarial work is expected to be considerable. However, there is little research on how secretaries use smart devices at work in Chinese enterprises. In other words, it is necessary to study the nature of secretaries’ practical use of smart devices in Chinese enterprises. Therefore, this study investigates precisely this practical use through a questionnaire based on the results from in-depth interviews. Specifically, it is necessary to understand what tasks Chinese secretaries undertake using smart devices, what specific applications they use at work, what advantages and disadvantages they experience when using smart devices at work, and how smart devices should be used according to task requirements. In-depth interviews were conducted with six smart device users engaged in secretarial work for more than one year in Chinese companies. The results thereof are as follows. First, smart devices are used by secretaries in Chinese companies with respect to tasks that can be divided into those that are common to all types of companies and those that are differentiated according to the type of company. Common tasks from the former category include e-mail writing, document writing, job reporting, information retrieval, intracompany communication, meeting-related work, and business trip-related work. In addition, each secretary was performing different tasks using smart devices according to the company type. Specifically, the electric power company secretary was performing tasks related to company vehicles, whereas the service business secretary was performing tasks related to customers. Also, the finance company secretary was performing tasks related to in-company education and stock trading business. Second, the Chinese secretaries were mainly using universal applications in China for each task. Applications used by all secretaries include WeChat, the chat application; the 163 Email, the e-mail application; Baidu Maps, wherein locations, routes, and traffic can be checked at any time; Taobao and Dianping, which are shopping applications; and Qunar, the application for booking tickets and making hotel reservations. In addition, in-house applications that existed in each company were also used, and applications related to meetings such as recording and writing minutes were frequently used (for example, One-key Generation). Third, all the secretaries selected smart device convenience, smooth communication, and various applications as advantages. Conversely, they suffered from or were concerned by small screens, battery capacity, information leaks, privacy invasion, and inadequate document functionalities. Fourth, the reasons why all the secretaries used smart devices for their work were similar to the above-mentioned advantages; i.e., smart devices are used for their high convenience, portability, and smooth communication with the secretaries’ superiors or co-workers. The questionnaire survey was subsequently conducted by supplementing and revising an existing questionnaire on the basis of the results of the in-depth interviews. For the purposes of this survey, 126 secretaries were targeted without prior stratification based on considerations such as educational background, career, and industry. The results yielded from this exercise can be summarized as follows. First, although there were secretaries in various types of Chinese companies, it was found that the surveyed secretaries mainly used smart devices for work to write e-mails, transfer files, and communicate with their superiors or co-workers. As a result, most of the applications used were e-mail applications for sending e-mails and instant messengers for communication. Second, the Chinese secretaries used smart devices for their work because these devices can be carried anywhere and anytime; therefore, communication using these devices is free and easy, with the ability to efficiently execute required processes and activities. The secretaries were negatively affected by insufficient battery capacity, the functional limitations of applications, and information leakages from them. It was found that about 9% of the secretaries experienced workplace stress, but this was not compounded by the use of smart devices. Third, the Chinese secretaries used various applications for their main purpose, depending on their motivation for using these devices. According to the needs and requirements of their superiors and company policies, they mainly used company-specific portal applications and applications for preparing presentations. Taking advantage of portability, devices were mainly used to book tickets and make hotel reservations and voice and video calls. Also, to communicate smoothly, devices were mainly used for instant messaging and call applications. Applications related to inventory management, meeting-related work, and document preparation were mainly used because co-workers used smart devices. To acquire and transmit information, information retrieval and recording functions were mainly utilized, and smart devices were habitually used for group buying and online shopping. The implications of this study are as follows. First, there is scope for using these results to educate secretaries in Korean companies who desire to progress and work in China by understanding the nature and role of smart device usage by secretaries in Chinese enterprises, which have a different culture and work environment compared with those in Korean enterprises. It is also meaningful to provide information regarding the similarities and differences in smart device usage by secretaries in the enterprises of these two countries. Second, having directly made inquiries with Chinese secretaries, it is prudent to provide specific details of the functions, motivations, and advantages and disadvantages of utilizing smart devices in Chinese secretarial work. This is likely to be the basis for further research on the use of smart devices by Chinese secretaries. Third, by analyzing the applications and functions that are used according to various usage requirements and motivations, it is possible to optimize application development vis-à-vis Chinese secretaries’ specific usage.