타 직무 종사자의 비서직으로의 경력전환에 관한 질적 사례 연구

Abstract

개인의 경력관리에 대한 관심이 그 어느 때보다 높아져있는 오늘날, 비서직 종사자들 역시 다양한 이유로 자신의 경력을 개발해 나가거나 다른 직무로 경력을 전환하기도 한다. 이러한 비서의 경력개발 및 다른 직무로의 경력전환에 관한 현상은 앞선 연구들에 의해 조사되었다. 반면 다른 직업에서 종사하다 경력전환하여 현재는 비서로 일을 하고 있는 사례 역시 존재하지만 이러한 현상에 대한 연구는 지금까지 수행된 바 없다. 다양한 직무 경험자들의 비서직으로의 경력전환 경험에 관한 연구는 경력전환에 관한 사례 연구로 학문적 의미가 있을 뿐 아니라 실무적으로도 비서직으로의 경력전환에 유용한 정보를 제공할 수 있을 것이다. 따라서 본 연구는 타 직무 종사자의 비서직으로의 경력전환 사례를 바탕으로 이들이 어떠한 계기로 비서직으로 경력을 전환하게 되었는지, 경력전환 과정과 이후에 경험한 어려움은 무엇인지, 비서직으로의 경력전환에 대한 만족도는 어떠한지, 경력전환 과정 내 비서교육의 필요성을 기술하고자 한다. 본 연구의 목적 달성을 위해 아래와 같은 연구 질문을 설정하였다. 첫째, 비서직으로의 경력전환을 시도하게 된 동기는 무엇인가? 둘째, 비서직으로의 경력전환 과정에서 경험한 어려움은 무엇인가? 셋째, 비서직으로의 경력전환에 대한 만족도는 어떠하며, 만족요인은 무엇인가? 넷째, 비서직으로의 경력전환 과정에 있어 비서교육이 필요한가? 위와 같은 연구 문제를 해결하기 위해 다른 직업에서 비서직으로 경력전환한 경험이 있는 전·현직 비서직 종사자 20명을 판단표본추출법과 누적표본추출법을 사용하여 연구참여자로 선정하였으며, 이들의 연령, 학력, 이전 직무 내용, 각 직무의 경력기간, 고용형태 등 별도 제한은 두지 않았다. 자료 수집을 위해 이들을 대상으로 반구조화된 면담기법을 이용한 일대일 심층면담을 약 1시간 내외로 실시하였다. 녹취된 인터뷰 내용은 모두 전사되었으며, 분석 및 코딩 과정을 거쳐 ‘비서직으로의 경력전환 동기’, ‘경력전환 과정에서 경험한 어려움’, ‘경력전환에 대한 만족도’, ‘경력전환 과정 내 비서교육의 필요성’ 등 4개의 최상위 개념과 10개의 상위개념, 그리고 각각의 하위개념들로 도출되었다. 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 타 직무에 종사하던 연구참여자들이 비서직으로 경력전환하게 된 결정적 동기로는 조직 내 차출이 가장 빈도가 높았으며, 그 외 적성 고려, 일과 삶의 균형 갈망, 이전 직무와의 유사성, 전공제한 없이 지원가능 등 매우 다양하게 나타났다. 또한 이들은 이전 직업에서 어려움을 경험했던 것으로 나타났으며, 이전 직장 퇴사 후 구직활동 중 혹은 주변의 권유 등으로 비서직에 대해 인지하고 관심을 가져 비서직으로의 경력전환을 결심한 것으로 나타났다. 둘째, 대부분의 연구 참여자들은 경력전환 과정에서 두려움을 느꼈으며 두려움의 원인으로는 비서직군과 직무의 특성, 공백기간, 비서직 이후의 경력경로에 대한 고민 등으로 밝혀졌다. 특히 비서로서의 나이, 짧은 근무수명, 불안한 고용형태 등 비서직군의 특성과 상사 보좌라는 비서직무의 특성에서 기인한 두려움은 자발적으로 비서직으로의 경력전환을 준비하는 연구참여자들 대부분이 경험한 것으로 나타나, 이러한 비서직의 부정적인 특성들은 유능한 비서인력의 유입을 막는 장애가 될 수 있음을 시사한다. 한편 비서직으로의 경력전환 이후 연구참여자들이 경험한 어려움은 매우 다양하게 나타났다. 가장 높은 빈도를 보인 요인은 상사와의 관계로, 상사를 근거리에서 보좌하는 비서직무의 특성상 상사의 성향을 파악하거나 적응하는 과정에서 연구참여자들은 많은 갈등과 어려움을 겪은 것으로 조사되었다. 셋째, 대다수의 연구참여자들은 비서직으로의 경력전환에 대해 만족하고 있는 것으로 나타났다. 이들이 비서직에 대해 가장 만족하고 있는 요인으로는 기업비서의 경우 업무적 보람이, 로펌비서의 경우 일과 삶의 균형이 조사되었다. 외국계기업 비서의 경우 본인의 역량에 따라 권한과 역할 확장이 가능하다는 점이 비서직에 있어 가장 만족하고 있는 부분으로 확인되었다. 이는 같은 비서직이라 하더라도 종사하는 기업에 따라 그 만족요인이 달라질 수 있다는 점을 시사한다. 넷째, 상당수의 연구참여자들이 경력전환 과정에서 비서 관련 교육을 받지 않은 것으로 조사되었다. 따라서 대부분의 연구참여자들은 경력전환 과정에서 비서 관련 교육을 받는 것이 비서에 대한 올바른 개념과 역할을 정립하고 전환 이후 주체적인 업무진행에 있어 많은 도움이 될 것이라고 생각하고 있었다. 본 연구는 비서직으로의 경력전환에 대해서는 최초로 수행되는 질적 사례 연구로서, 비서의 경력 관련 연구의 범위를 ‘비서직 이후의 경력’에서 ‘비서직 이전의 경력’으로 보다 확장시켰다는 점에서 학문적 의의가 있다. 또한 본 연구는 비서직으로의 경력전환을 계획하는 이들로 하여금 비서직 이전의 경력을 방치하기보다는 이를 비서업무에서 적절히 발휘할 수 있도록 경력전환에 대한 방향을 제시하였다. 동시에 조직에게 타 직무에서 경력전환한 비서직 종사자들이 갖춰온 역량과 업무능력들을 효율적으로 활용할 수 있게 하는 비서인력 운영 및 관리에 대한 기초자료를 제공하였으므로 실천적인 의의를 가진다 할 수 있다. 본 연구가 가진 한계로 먼저 본 연구는 가능한 많은 사례 수집을 위해 연구참여자 선정 시 이전 직무의 경력기간을 제외하고는 별도 제한을 두지 않았다. 따라서 보다 객관적인 연구 결과를 위해 후속연구에서는 연구 대상의 범위를 세부적으로 나누어 진행할 것을 제언한다. 또한 본 연구참여자 중에는 비서직 경력기간이 1년 미만인 사람도 소수 포함되어 있어 이는 추후 비서직과 경력전환에 대한 만족도가 변동될 가능성이 있음을 암시한다. 마지막으로 본 연구참여자는 모두 여성비서로 남성비서의 사례는 포함되지 않았다. 따라서 후속연구에서는 타 직무에서 경력전환한 남성비서의 사례 역시 연구되길 기대해본다.;As individuals have an increased interest in career management, secretaries are also developing their career or conducting career transition for various reasons. There are precedent studies on such a phenomenon of secretaries’ career development and transition to other job. On the contrary, there is no research on the case where individuals were employed by other job or occupation but they are working as a secretary now through career transition. In a situation where case studies on career transition are increasing rapidly, this study was conducted to describe experience of individuals from a variety of jobs to a secretary. Accordingly, based on cases of career transition to the secretary by employees from other jobs, this study aims at describing how they came to have career transition to the secretary, what difficulties they had during and after career transition along with their satisfaction at career transition to the secretary and the necessity of the secretarial education in a career transition process. Research topics are as follows below. Firstly, what motivation did they have when they tried career transition to a secretary? Secondly, what difficulties did they have during and after career transition to a secretary? Thirdly, how much do they have been satisfied at career transition to a secretary? Fourthly, is the secretary education required during career transition to a secretary? In order to examine such research topics above, this study selected 20 ex- and incumbent secretaries who had experience of career transition from other occupations to a secretary as research participants using judgment and snowball samplings without limitation to their age, academic background, former job, career term and an employment type. For data collection, semi-structured in-depth interviews were conducted for about one hour. Recorded interviews were transcribed and four most significant concepts including ‘motivation for career transition to a secretary’, ‘difficulty in career transition’, ‘satisfaction with career transition’ and ‘necessity of secretary education in career transition’ with ten superordinate concepts and each sub-concepts were derived from analysis and coding. Research findings are as follows. Firstly, as for critical moments for participants’ career transition to a secretary, transfer within an organization was the highest along with various reasons of match/mismatch with one’s aptitude, desire for work-life balance, similarity to a former job and little requirement of educational relevancy. Besides, it showed that they had difficulties in their former job and decided to carry out career transition to a secretary with increased favorable perception and interests in secretaries during job-hunting or advice by people around them. Secondly, most research participants felt fear from career transition and causes of such fear resulted from characteristics of secretary’s job, interlude and career path after secretaries. In particular, most participants voluntarily preparing for career transition to a secretary experienced fear from characteristics of secretaries including an age, short job life, unstable employment and assistance to a superior, suggesting that such negative characteristics of secretaries may be an obstacle to inflow of capable secretaries. On the other hand, participants experienced a variety of difficulties after career transition. The most frequently mentioned factor was relations with a superior, and considering characteristic of secretaries to support a superior at a close range, it showed that participants suffered a lot of conflicts and difficulties during adaptation to a superior while identifying his disposition. Thirdly, most research participants were satisfied with career transition to a secretary. The most satisfactory factor of working as secretaries was occupational rewards and pride from performance, and secondly work-life balance especially for law firm secretaries. Foreign company secretaries may expand their authority and role according to their competency, composing the most satisfactory factor for secretaries. It suggests that satisfactory factor may be different from enterprise to enterprise. Fourthly, it revealed that majority of participants did not attend secretary training during a career transition process. Accordingly, majority of participants thought secretary education would be helpful for establishing a proper roles and responsibilities of secretaries and taking the initiative in business after transition. As the first qualitative case study on career transition to a secretary, this research has significance in that it expanded a range of secretary career research from ‘career after secretaries’ to ‘career before secretaries’. Besides, this study suggested a career transition direction for those who plan career transition to a secretary not to discard career before secretaries but to utilize it properly. In addition, it has practical significance in that it provided organizations with basic data for management of secretaries to make full use of business capacity of secretaries who transferred from other jobs. This study has limitations. For many cases collection, it did not set a limitation to research participants excepting their prior career term. Therefore, it suggests a range of subjects should be classified on a detailed basis to achieve more object research findings of follow-up studies. Also, this research has a few participants having a career term of a secretary under one year, suggesting that satisfaction at secretaries and career transition may change hereafter. Finally, in this study, every participant was composed of female secretaries so cases of male secretaries were not addressed. Hence, it is expected that follow-up studies will deal with male secretaries of career transition from other jobs. Key Words: secretary, career transition, career change, career development, qualitative study, case study