비즈니스 영어 이메일에 나타난 원어민과 비원어민의 인사말과 맺음말 표현에 관한 연구

Abstract

Recently, great attention has been shown to the question of what is right for email greetings in business English. Therefore, the current study is to provide to Korean EFL students an updated trend in international business circles analyzed in authentic business emails. Previous researches on email greetings and closings are examined between the work place and an academic environment or comparison between the two companies based in non-English speaking countries. So far, there has been no definitive answer given to this question. The style of email greeting and closing could be affected by various reasons, such as, a social distance, status, cultural background and personal preferences. For Korean EFL students, there is not enough research devoted to business English email writing and it would be difficult to excess genuine materials unless they go into the business environment. This extensive study has three dimensions of views in business emails. Firstly, it is important to see which greeting device is the most widely used regardless of their language backgrounds. Secondly, I look at the differences between the native and non-native's writing email samples and figure out the differences used in greetings and closings. Thirdly, I review the embedded emails to see how many threads usually have for each business transaction and whether it is possible to exempt greetings and closing in business email. Finally, I have studied extensively English business email text books sold in Korea. It seems appropriate to limit this study to native and non-native as it is difficult judge a cultural difference or individual differences as they appeared in business emails, mainly due to the current multinational companies' hiring in all part of the world. Email writing could be developed into various forms and styles depending on the field of business, however, it is worthwhile to provide authentic materials to ESP students for their future references of further studies in the field. The present research intend to provide general knowledge of English business email's structures, focused mainly on email's greeting and closings.;비즈니스 이메일에 관한 연구는 많은 연구자들의 흥미를 끄는 분야이다(Gimenez, 2000). 80년대 후반의 비즈니스 이메일 연구에는 이메일이 조직의 커뮤니케이션에 어떤 영향을 미치는 지에 대한 연구와 이메일을 커뮤니케이션 수단으로 선택을 하게 된 원인에 대한 연구로 시작하여(Daft & Langel, 1986), 90년대에서 2000년대까지 이메일과 관련한 많은 연구들이 다양한 주제로 시행되었다(Markus, 1994; Yates, Orlikowski, Okamura, 1999; Nikerson, 2000). 그러나, 비즈니스 영어와 관련한 연구들 가운데 공통적으로 사용하는 비즈니스 이메일의 인사말이나 맺음말과 관련한 연구는 최근에서야 주목을 받기 시작했다. 한국에서는 한국어 이메일과 관련한 연구들을 여럿 찾을 수 있다. 그러나, 영어 이메일과 관련한 연구는 제한적이며 영어 이메일의 인사말과 맺음말을 연구한 사례는 찾아보기 어렵다. 이에 본 연구는 국제적인 비즈니스 환경에서 사용하는 영어 이메일에서의 인사말(greeting)과 맺음말(closing) 분석을 통하여 글로벌 기업의 비즈니스 이메일의 쓰임에 대하여 살펴보았고 지속적으로 주고받는 이메일 속에서 나타나는 특징을 분석하였다. 본 연구는 첫째, 가장 빈번하게 쓰이는 이메일의 인사말과 맺음말의 종류에 대해 분석하였고, 그 가운데 가장 빈도 높은 인사말과 맺음말을 선택하여 전체 샘플 가운데 어느 정도의 비중을 차지하는지 알아보았다. 둘째, 빈도가 높게 나타난 각 인사말과 맺음말 가운데 원어민과 비원어민에서 쓰임이 어떻게 다른지 살펴보았고 다른 점이 있다면 그 차이가 어디에서 기인하는지 살펴보았다. 이와 함께, 주고받는 이메일 서신에서 인사말이나 맺음말의 생략이 가능한 지도 알아보았다. 본 연구를 위하여 총 600건의 이메일 자료를 1년 간 수집하여 빈도 수와 사용률을 분석하였고 전체 이메일에서 각 인사말과 맺음말이 차지하는 비중을 살펴보았다. 첫 번째 연구질문에는 600건 전체의 샘플을 분석하였고 두 번째 연구질문은 원어민의 샘플 300건과 비원어민의 샘플 300건을 나누어 분석하였다. 세 번째 연구질문에는 주고받는 이메일 샘플 분석을 통하여 나타날 수 있는 인사말과 맺음말의 생략 가능성을 분석하였다. 세 번째 연구질문은 Gimenez의 연결 이메일(threads)과 관련한 선행연구를 참고하여 평균적으로 주고받은 이메일의 횟수를 분석하여보고 주고받은 이메일 중 회신 이메일에서 인사말과 맺음말의 생략이 일어나는지에 대해 살펴보았다. 본 연구 결과를 요약하면 다음과 같다. 첫째, 원어민 이메일 300건과 비원어민 이메일 300건, 총 600건의 영어 비즈니스 이메일에서 가장 빈도 높게 사용된 인사말은 Dear였으며 총 299건으로 전체의 49.8%를 차지하였다. 사용된 유형은 Dear sir, Dear all, Dear+성, Dear+이름, Dear+이름+성, Dear Mr/Ms+성, Dear Mr/Ms+이름, Dear Mr/Ms+이름+성으로 나타났다. 전체 600건의 이메일에서 가장 많이 사용된 맺음말은 Regards+서명, Best regards+서명, Kind regards +서명, Thanks and Best regards+서명이 총 388건으로 전체의 64.6%를 차지하였다. 둘째, 원어민과 비원어민의 인사말과 맺음말 사용의 차이점을 살펴보면, 원어민의 300건 이메일 샘플에서 가장 빈도 높게 나타난 인사말은 Hello로 나타났으며 총 98건이 사용되었고 사용 유형은 Hello, Hello sirs, Hello+이름, Hello Mr/Ms+성, Hello+이름+성, Hello Mr/Ms+이름+성이 사용되었으며 Hello+이름 유형이 가장 빈번하게 사용되었다. Dear의 사용은 67건으로 Hello의 사용보다 적으나 전체의 22.3%로 Hello와 Dear의 사용이 거의 비슷한 수준을 보였다. 가장 빈도 높게 나타난 맺음말은 Regards를 사용한 유형이 155건으로 전체의 51.6%를 차지하였다. Regards, Kind regards, Best regards, Thanks & Kind regards의 종류가 원어민 샘플에서 주로 발견되었다. 반면, 비원어민의 300건 이메일에서는 Dear의 사용이 232건으로 전체의 77.3%가 Dear로 시작되는 유형을 사용한 것으로 나타났다. 맺음말은 Thanks & Best regards, Best regards, Kind regards, Regards, Thanks & Regards가 270건으로 전체의 90%를 나타냈다. 셋째, 원어민과 비원어민이 이메일을 여러 차례 주고 받을 때 인사말과 맺음말의 생략이 나타나는 지 살펴보았다. 수집 된 샘플에서는 스마트기기로 이메일을 주고 받을 때 인사말이나 맺음말의 생략이 나타났고, 요청에 대한 감사의 표시나 짧은 회신 이메일과 같은 메모형식에서는 인사말과 맺음말을 사용하지 않았다. 자료 분석 결과, 비즈니스 이메일은 형식적이다 보니 인사말에 Hi는 거의 사용되지 않았으며 맺음말에 Sincerely의 사용은 한 사람의 사용자에서만 발견되었다. 여러 비즈니스 교재에서 언급된 Best wishes는 사용되지 않았다. 또한, 수집 된 이메일 샘플자료에서 간단한 메모 형식의 이메일에는 인사말의 사용이 제한적이었다. 원어민은 인사말로 Dear와 Hello의 사용을 선호하였고, 맺음말로 Thank you와 Regards를 주로 사용한 것으로 나타났다. 비원어민은 주로 Dear의 인사말을 선호하였고 이메일의 목적과 관계없이 맺음말로 Thanks and Best regards의 형식을 많이 사용하였다. 본 연구는 최대한 다양한 지역에서 지속적으로 주고받은 실제적인 비즈니스 이메일을 연구자료로 사용함으로써 학생들에게 보다 실생활과 근접한 비즈니스 이메일 쓰기를 위한 자료로 활용될 수 있도록 제안하였다.