중앙행정기관의 소셜미디어 아카이브 도입 방안에 관한 연구

Abstract

소셜미디어는 개인적 영역과 공적인 영역에서 다양하게 활용되고 있으며 시대의 문화와 역사를 증거하는 기록으로서의 가치를 지니고 있다. 최근 소셜미디어가 국내외적으로 기관의 정보서비스 영역과 공적인 커뮤니케이션 통로로 활발히 이용되고 있고 소셜미디어 기록물의 획득 및 아카이브 사례들이 발표되고 있다. 본 연구는 소셜미디어가 가지는 가치를 조명하여 중앙행정기관의 기록관리 사각지대에 있는 소셜미디어의 기록을 획득하여 아카이브하는 방안을 제시하는데 목적이 있다. 이를 위해 문헌조사, 사례조사와 함께 설문조사를 진행하였고 그 결과로 소셜미디어 아카이브의 도입 방안을 정책적인 측면과 운영적인 측면으로 제안하였다. 첫째, 문헌연구를 통하여 소셜미디어의 개념과 가치를 정의하고 기록관리 대상으로서의 중요성을 살펴보았다. 둘째, 소셜미디어 기록의 획득 및 아카이브 구축을 수행하고 있는 해외 기관을 선정하여 국내 도입에 고려할만한 시사점들을 살펴보았다. 사례는 소셜미디어의 수집 범위와 목적에 따라 소셜미디어 플랫폼 전체를 아카이브 하는 유형과 정부 기관 소셜미디어 운영 계정의 활동을 아카이브 하는 유형으로 구분하였다. 본 연구에서는 획득 및 아카이브의 목적, 배경, 주체, 대상, 범위, 주기, 절차, 획득 및 저장 방법, 보존 방법, 활용에 초점을 두어 사례들을 비교 분석하였다. 셋째, 중앙정부기관에서 직접 소셜미디어를 운영하는 처리과 단계의 실무자와 기관의 업무와 기능을 파악하고 있고 기록에 대한 전문적 이해와 판단 능력을 가진 기록물관리전문요원들을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 설문조사 대상은 정부조직법(2013년 10월 개정)에 의거한 중앙행정기관으로 17부, 3처, 17청 중 한 개 이상의 소셜미디어 플랫폼을 운영하고 있고 기록관에 기록물관리전문요원이 배치된 37개의 기관을 대상으로 하였다. 설문 내용은 중앙행정기관의 소셜미디어 운영 및 관리 현황, 소셜미디어 정보에 대한 기록적 인식, 획득 및 아카이브 필요성에 대한 의견을 조사하였다. 설문 조사 결과를 통해 인식적 측면, 정책적 측면, 운영적 측면에서 두 그룹 모두가 동의하고 있는 수준을 파악하였다. 본 연구에서는 문헌 연구, 사례 연구, 설문조사 결과들을 바탕으로 국내 중앙행정기관의 소셜미디어 아카이브를 도입하기 위한 정책적 방안과 운영적 방안을 고찰해 보았다. 먼저 정책적 측면의 방안은 다음과 같다. 첫째, 소셜미디어 아카이브 정책의 수립 목적이 분명하게 설정되어야 한다. 설정된 소셜미디어 기록의 가치와 목적에 따라 소셜미디어를 획득하고 관리하는 주체, 범위, 방법 등이 달라질 수 있기 때문이다. 목적을 설정하였다면 소셜미디어 아카이브의 주체를 선정하여 역할 범위를 정하고 구체적인 절차와 방법에 대한 지침과 가이드라인을 제시해야 한다. 둘째, 중앙행정기관의 소셜미디어를 아카이브하기 위한 범기관적인 실무 그룹의 구성을 제안하였다. 소셜미디어 실무 그룹은 소셜미디어의 기록의 식별·획득·관리·보존 단계에 필요한 정책과 프로세스를 정의하는 데 있어 가이드라인을 제시할 수 있어야 하고 소셜미디어 기록의 아카이브 구축 시 발생하게 되는 다양한 이슈들과 문제들을 논의하는 역할을 담당해야 한다. 소셜미디어 실무 그룹은 다양한 분야의 기타 이해관계자들로 구성되어야 한다. 셋째, 중앙행정기관의 업무 결과로부터 생성된 소셜미디어 기록을 아카이브 하는 것은 개인정보보호법 및 저작권법과의 마찰을 야기할 수 있기 때문에 이러한 위험성을 최소화해야 한다. 기록의 맥락 유지를 위하여 불가피하게 개인정보를 수집해야 한다면 접근권한 및 공개범위의 설정을 통해 개인정보가 철저하게 보호되도록 해야 한다. 그리고 중앙행정기관의 소셜미디어 아카이브 구축 시 저작권법에 위배되지 않도록 기관이 생산한 컨텐츠와 타인이 생산한 컨텐츠를 구분해서 저장하고 맥락정보를 확인 할 수 있는 메타데이터 정보를 구축하는 것이 필요하다. 중앙행정기관 소셜미디어 아카이브의 운영적인 방안은 다음과 같다. 첫째, 소셜미디어 아카이브 운영을 위한 인력을 확보해야 한다. 인력이 확보 되었다면 지속적인 업무를 보장하기 위한 다양한 교육과 안정적인 예산의 지원이 수반되어야 한다. 둘째, 소셜미디어 아카이브 운영을 위한 시스템을 개발해야 한다. 시스템은 소셜미디어 기록의 획득에서부터 보존 및 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 기록의 4대 속성이 보장될 수 있도록 설계되어야 되어야 하며, 소셜미디어가 가진 전자기록 및 빅데이터로서의 특징들을 반영하여 안전하고 손쉽게 관리할 수 있어야 한다. 또한 소셜미디어 플랫폼의 변경 가능성에 대응하기 위하여 유연하게 설계되어야 한다. 본 논문에서는 중앙행정기관이 생산하고 있는 소셜미디어 기록을 획득하고 관리하여 최종적으로 아카이브를 구축하기 위한 방안을 제시하였다. 중앙행정기관의 소셜미디어는 ISO 15489, ISO 30300 및 공공기록물 관리에 관한 법률과 같은 제도 안에서 기록으로 정의될 수 있으며 기록관리 체계 속에서 관리되어야 할 필요가 있다. 소셜미디어 기록과 같은 새로운 유형의 기록이 공식적인 기록관리 범주 안에 포함될 수 있는 가능성을 모색하였다는 데 본 연구의 의의가 있다.;Social media is utilized in both personal and public domains in various ways, and has value in that it is the recorded evidence of modern day’s culture and history. Recently social media is being utilized very actively, both domestically and abroad, as an organization’s information service domain and as a public communication pipeline, and there are case studies released regarding the capturing and archiving of social media records. This research highlights the value that social media has, and has the objective of presenting the implementation of an archive method that captures the social media records in the blind spot of the Central Administrative Organization’s Record Management. For this, written data research, case studies and surveys were conducted, and as a result the introduction of a social media archiving method was presented from both a policy point of view and also an operational point of view. First, through the written data research, the concepts and values of social media are defined and the importance of social media being regarded as a candidate for Record Management is examined. Second, by choosing overseas government agencies that capture and archive social media records to benchmark, elements of these organizations that could be introduced into Korean organizational policy were examined. Case studies were divided into two types based on data collection types and objectives, and the two types were case studies that archived entire social media platforms, and case studies that archived the activities of government organization social media accounts. The case studies were compared from a capturing, objectives of archiving, background, target, object, type and range, period, process, capturing and storing method, and preservation method applied, point of view. Third, the duties and administrative tasks of the organization and its hands on workers of the data processing departments that actually operate the social media accounts of the central government organizations were analyzed, and surveys were conducted on the Record Managers, who have professional understanding and judgment abilities of social media records. The targets for the survey were 37 organizations, that were one of the 17 ministries, three lower-level ministries and 17 agencies of the Korean government, that had a Record Manager dispatched at the Record Center, and that fell under the definition of being a Central Administrative Organization based on the National Government Organization Act (revised as of October of 2013) and that was operating at least one social media platform. Through the surveying of the social media managers at the data processing departments of these organizations, the recognition of social media information was researched based on the social media management, current state of events and records. Also through the surveying of the Record Managers, their opinion on the importance of the recognition, capturing and archiving of social media record targets was researched. Through the survey results, the level of agreement of the two groups from a recognition, policy-making, and operational point of view was confirmed. In this research, based on the results of the written data research, case studies and surveys, methods to introduce a social media archive into the domestic Central Administrative Organization from a policy and operational point of view were investigated. First, the methods from the policy point of view are as follows. First, to introduce a social media archive to the Central Administrative Organization, there must be a clear cut objective. This is because based on the assigned social media record value and objective, the target, type and range, and method etc. for managing and capturing the social media differs. The department that will execute the social media archive and its role must be defined. After the National Archives of Korea, which is a Persistent Record Management Organization, sets up policies for the capturing and archiving of social media, and also presents relevant regulations and guidelines, each Central Administrative Organization must execute their implementations of social media archiving based on these policies, regulations guidelines. Second, it is proposed that there should be an organization wide department task force team in charge of the tasks of archiving the social media of the Central Administrative Organization. The social media task force team must be able to present guidelines for the important policies and for defining the processes required during social media record capture, management, and preservation stages, and must also be responsible for the role of discussing the various issues and problems that may arise during the process of social media archiving. The social media task force team must be composed of various professionals in relevant fields. Third, because the social media records generated from the archival work of the Central Administrative Organization can cause frictions with personal information and privacy protection laws and copyright laws, these threats must be minimized. If it is unavoidable that personal information must be collected for the sake of maintaining the context of the social media records, the personal information must be securely protected using access rights and partial disclosure settings. Also when implementing the social media records of the Central Administrative Organization, in order to prevent violation of copyright laws, the contents created by the organization and other original contents must be distinguished and stored in a different category by implementing meta-data information so that context information can be ascertained. Next, the Central Administrative Organization social media archive introduction methods from an operational point of view are as follows. First, the human resources and the budget necessary to operate the social media archive must be acquired. Once the necessary human resources are obtained, in order to guarantee continuous work, related education and a stable budget supporting the personnel must be provided. Second, a system to operate the social media archive must be developed. The system must to designed to guarantee the 4 characteristics of the social media records across all processes including the capturing, preservation and utilization of the social media. In conclusion, this research presents a method for the ultimate implementation of a social media archive through the capture and management Record Management system of social media records produced by the Central Administrative Organization. The social media created by the Central Administrative Organization can be defined as being included in ISO 15489, ISO 30300 and other laws that have been legislated regarding the management of public records, and there is a need to manage these social media records within a Record Management system. This research is significant in that it examines the possibility of the new type of record, which is the aforementioned social media record, being included as an official data parameter that needs to be recorded and managed.