국가기록원의 소셜미디어를 활용한 기록정보서비스 활성화 방안에 관한 연구

Abstract

소셜미디어가 사회적으로 확산됨에 따라 공공기관에서부터 일반 기업까지 사회 각계에서는 이를 서비스 제공 수단으로 다양하게 이용하고 있다. 이용자들은 소셜미디어를 통해 좀 더 친숙하게 서비스를 받아들일 수 있으며, 기관과의 소통의 수단으로 이용할 수 있다. 국가기록원 역시 이러한 시대적 흐름에 맞추어 소셜미디어 서비스를 도입하고 효과적으로 활용하고자 하는 노력이 필요하다. 이에 본 연구에서는 국외 및 국내 국가기록관들이 운영하는 소셜미디어 서비스의 현황을 파악하고, 이를 바탕으로 국가기록원의 소셜미디어 기록정보서비스 활성화 방안을 제시하고자 하였다. 첫째, 문헌연구를 통해 소셜미디어의 특성, 유형 및 정의에 대해 알아보고 소셜미디어의 근간이 되는 웹 2.0의 개념 및 웹 2.0 기술과 기록관이 결합된 아카이브 2.0의 특징과 필요성에 대해서 살펴보았다. 둘째, 국내·외 국가기록관의 소셜미디어 서비스 현황을 조사하였다. 조사대상은 국외의 경우, 남재우(2008), 박덕란, 사공복희(2014)의 연구를 기준으로 영어권 국가들 중 국가기록관이면서 소셜미디어를 통한 기록정보 서비스를 제공하는 기관들을 선정하였다. 선정된 기관은 미국의 National Archives and Records Administration(NARA)과 미국 내 13개의 대통령기록관, 영국의 The National Archives(TNA), 호주 National Archives of Australia(NAA), 캐나다 Library and Archives Canada(LAC) 등 총 17개 기관이다. 국내 국가기록원은 본원인 국가기록원과 소속 기관인 대통령기록관 및 역사기록관 등 총 3개관을 현황 조사 대상으로 선정하였다. 셋째, 국내·외 국가기록관 현황조사를 위해 국가기록관에서 제공하는 블로그, 페이스북, 트위터를 중심으로 2014년 상반기에 등록된 게시물의 특성을 조사하였다. 조사대상 기관별 소셜미디어의 활용현황과 함께 선행연구에서 제시된 소셜미디어 게시물의 6가지 유형을 기준으로 각 소셜미디어 별 게시물 유형을 살펴보았다. 넷째, 국내 기록관들의 소셜미디어 서비스 운영 실태를 파악하기 위하여 국가기록원, 대통령기록관, 역사기록관의 소셜미디어 서비스 담당자 3명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 담당자 인터뷰를 통하여 조사된 내용은 다음과 같다. 첫째, 서비스의 효용 및 중요성에 대한 인식이 부족한 것으로 나타났다. 둘째, 기관에 소셜미디어 전담 인력이 없고, 홍보 담당 일반 직원이 부수적인 업무로 소셜미디어 서비스를 담당하고 있어서 서비스가 활성화되기 어려웠다. 셋째, 세 기관 모두 소셜미디어 서비스에 관한 정책이나 업무규정을 수립한 곳이 없었다. 다음으로 국가기록원에 직접 방문하거나 온라인 홈페이지를 이용해 본 경험이 있는 서울 소재 기록관리학 전공 대학원 학생 20명을 대상으로 인터뷰를 실시하였다. 이용자 인터뷰를 통하여 파악된 사항은 다음과 같다. 첫째, 참여자의 구성은 여자가 16명, 남자가 4명이었으며, 연령은 20대에서 40대에 걸쳐 있었다. 가장 많이 이용하는 소셜미디어는 페이스북이었으며, 이용 빈도는 하루 1회 이상이 대부분이었다. 소셜미디어 이용의 주요 목적은 친목과 교제였다. 둘째, 소셜미디어 기록정보서비스 이용의 주요 목적은 공지사항과 행사안내에 대한 정보 접근이었으며, 사진 기록물 감상을 목적으로 한다는 응답도 있었다. 셋째, 국가기록원 소셜미디어 서비스를 이용하지 않은 이유로 서비스 인지도 부족과 필요성을 느끼지 못했음을 제시하였다. 넷째, 소셜미디어 서비스에서 개선해야 할 사항으로는 제공되는 콘텐츠의 유형과 종류가 제한적이라는 점이 가장 많이 지적되었다. 그 외에 서비스 업데이트 주기가 너무 길고 이용자와의 소통이 없다는 점도 개선해야 할 사항으로 제시되었다. 다섯째, 이용자들은 현재 소셜미디어 외에 추가하고 싶은 소셜미디어로 유튜브를 가장 많이 선택하였으며, 그 이유로 기록관 홍보와 동영상 자료를 볼 수 있다는 점을 들었다. 여섯째, 이용자들은 소셜미디어 기록정보 서비스에 대한 기대 효과로서 기록관에 관한 정보를 쉽고 빠르게 접할 수 있다는 점과 국가기록원을 잘 모르는 일반 이용자들에게 홍보의 수단으로 활용될 수 있다는 의견도 있었다. 이러한 문헌 연구와 국내·외 국가기록관의 소셜미디어 서비스 활용 현황에 대한 조사, 국내 기록관들의 서비스 담당자와 이용자의 인터뷰 결과를 바탕으로 국가기록원의 소셜미디어 기록정보서비스의 문제점을 파악하고 개선 방안을 제시하였다. 먼저 현황 조사와 인터뷰를 통하여 파악된 국가기록원 소셜미디어 기록정보서비스의 문제점은 다음과 같다. 첫째, 서비스 담당자들은 소셜미디어 서비스의 중요성에 대한 인식과 적극적으로 활용하려는 의지가 부족하였으며 서비스에 대한 이용자의 인지도 역시 부족하였다. 둘째, 소셜미디어 서비스를 안정적으로 운영할 수 있는 담당 인력이 없는 것으로 나타났다. 셋째, 소셜미디어 서비스에 대한 홍보가 부족하여 서비스의 존재 자체를 모르는 이용자들이 많았다. 넷째, 소셜미디어 서비스에서 제공하는 콘텐츠가 국외 국가기록관들에 비해 양적·질적으로 부족한 것으로 나타났다. 이상의 분석을 토대로 하여 국가기록원 소셜미디어를 통한 기록정보서비스 활성화 방안을 서비스 운영 측면과 콘텐츠 측면에서 제시하였다. 서비스 운영 측면에서의 활성화 방안으로 첫째, 담당직원의 소셜미디어 대한 인식을 제고해야 한다. 이를 위해서는 담당자들을 대상으로 교육과 연수의 기회를 제공해야 하며, 다른 공공기관의 활성화 사례를 벤치마킹하고, 정기적인 서비스 모니터링을 통해 이용 효과를 측정해야 한다. 둘째, 서비스 운영 정책 및 업무규정의 수립이 필요하다. 셋째, 소셜미디어 서비스를 전담할 인력의 확보가 필요하다. 전담인력 확충이 불가능하다면 운영 가이드라인을 수립하여 담당직원이 교체되어도 최소한의 서비스가 유지되도록 해야 한다. 넷째, 기록관의 잠재적 이용자들의 소셜미디어 서비스에 대한 인지도를 제고해야 한다. 이용자들에게 홈페이지를 통해 서비스가 존재함을 알리고, 웹 포털 검색 등 외부 서비스를 통해서도 기관의 소셜미디어에 접속할 수 있도록 해야 한다. 다섯째, 소셜미디어를 통해서 적극적인 정보 서비스 및 질의응답 서비스를 제공하여야 한다. 트위터의 트윗, Direct Message 등을 통해 이러한 정보서비스를 제공하여 이용자의 편의를 높이고 이용률을 높여야 한다. 콘텐츠 측면에서의 활성화 방안은 첫째, 소셜미디어 종류별 특성에 맞게 콘텐츠에 차이를 두어 제공하고 이를 통하여 복수의 소셜미디어를 효율적으로 운영해야 한다. 둘째, 콘텐츠 업데이트 주기를 단축하여 지속적으로 새로운 정보를 제공함으로써 이용자들이 소셜미디어 서비스에 계속 관심을 가지게 해야 한다. 셋째, 정기적인 모니터링을 통해 이용자의 요구를 파악하여 이에 부합하는 다양한 콘텐츠를 제공해야 한다. 이상과 같이 본 연구에서는 국가기록원의 소셜미디어 기록정보서비스에 대한 국내·외 현황 및 이용자의 요구를 살펴보고, 이를 바탕으로 도출된 결과를 반영하여 국가기록원의 소셜미디어를 통한 기록정보서비스 활성화 방안을 제시하였다.;As social media have been widespread throughout society, all levels of the society from public institutions through to general enterprises are using this as a means of service provision in various ways. Users can accept services in a more familiar way through social media and use them as a means of communications with institutions. The National Archives of Korea should, also, introduce social media services for its users and make efforts to utilize them effectively, keeping pace with this flow of the times. Thus, this study attempts to understand the status of the social media services operated by the domestic and foreign national archives and suggest plans for the activation of archives information services on the social media of the National Archives of Korea. First, through literature review, it looked into characteristics, types and definitions of social media and the concept of Web 2.0, the basis of social media and the characteristics and necessity of Archives 2.0 combining Web 2.0 technologies with archives. Second, it inquired into the status of social media services in the domestic and foreign national archives. Based on studies by Jae-woo Nam (2008), Duk-ran Park and Bok-hee Sakong (2014), institutions that were national archives providing archives information services through social media in English-speaking countries were selected as research subjects. The selected institutions included a total of 17 institutions: National Archives and Records Administration (NARA) in the U.S.; 13 Presidential Archives in the U.S.; The National Archives (TNA) in the U.K.; National Archives of Australia (NAA); and Library and Archives Canada (LAC). As subjects of research on the present condition of South Korea, a total of three national archives were selected: the principal office, the National Archives of Korea and its affiliated institutions, the Presidential Archives and History Repository. Third, for a survey of the status of the domestic and foreign national archives, this study looked into the characteristics of the posts registered on blogs, Facebook and Twitter provided by the national archives in the first half of 2014. With six types of posts on the social media suggested in preceding studies along with the present condition of uses of social media by the institutions, the subjects of research, it looked into the types of posts by each social media. Fourth, to understand the present situations of the social media operated by the domestic archives, the National Archives of Korea, interviews with three persons in charge of the social media services at the Presidential Archives and History Repository were conducted. The details figured out through the interviews with the persons in charge are as follows: First, it turned out that the persons in charge of social media services of the three institutions, the subjects of interviews, had an insufficient awareness of the usefulness and importance of social media services. Second, there were no persons in exclusive charge of social media services in the institutions, but general PR staff members were in charge of the services as an accompanying task, so it would be difficult to vitalize the service. Third, none of the three institutions set up policies or operating rules for social media services, so there was a limit in maintaining the established services properly. Next, an interview was conducted with 20 graduate students of Archives Management in Seoul, who have visited the National Archives of Korea in person or used its online home page. The details found through the interview with the users are as follows. First, the participants consisted of 16 females and 4 males, and their age ranged between the 20s and the 40s. One of the most frequently used social media was Facebook, and the frequency of the use was mostly once or more a day. The main purposes of their use of social media were for friendship and relationship. Second, the main purposes of their use were to have access to announcements and event information, while some respondents picked up the appreciation of photographic records as their purpose. Third, the respondents responded that they did not use the social media service of the National Archives because they were not aware of the service and did not feel the need of it. Fourth, regarding the matters to improve in social media services, most pointed out that the types and kinds of the contents provided were limited. In addition, some suggested that too long cycle of service updates and no communications with the users, also, should be improved. Fifth, most of the users chose YouTube as social media they would like to add to the present ones and stated that it was because the archives could be promoted and they could watch videos. Sixth, the users pointed out that they could have fast access to the information about the National Archives of Korea as an effect they expected from the archival information services on social media. In addition, there was an opinion that the media could be used as a means for the promotion of the National Archives of Korea for general users who do not know that well. Based on the results of a literature review, survey of the status of the use of social media services of the domestic and foreign national archives and interviews with the persons in charge and users of the services in the domestic archives, it understood the problems of the archives information services on the social media of the National Archives of Korea and suggested improvements of them. The problems of the archives information on the social media services of the National Archives of Korea understood through the survey of the status and interviews are as follows: First, the persons in charge of the services neither sufficiently recognized the importance of social media services, nor had sufficient will to use the services, and the users were not aware of the services well. Second, there were no personnel in charge, who could operate the social media services stably. Third, there was not a sufficient promotion of the social media services. The home page provides only links to social media, but there were no other public relations or descriptions other than that, so many users did not know that the services existed. Fourth, the contents provided by the social media services were insufficient quantitatively and qualitatively as compared to those of the national archives of other countries. Based on the above analysis, this study suggested plans for the activation of the archives information services on the social media of the National Archives of Korea in terms of service operation and contents. As plans for reactivation in terms of service operation, first, the recognition of social media by the persons in charge should be promoted. For this purpose, opportunities of education and training should be provided for them, the cases of activation in other public institutions should be benchmarked, and the effect of the use should be measured through regular monitoring of the services. Second, it is necessary to establish management policies and operating rules for the services. Third, it is necessary to secure the persons in charge of social media services as their duty. If it is not possible to increase the number of the persons in exclusive charge, at least operating guidelines should be established, so that the services could be maintained even after the replacement of the person in charge. Fourth, potential archives users' awareness of social media services should be improved. It is necessary to inform the users of the existence of the services through the home page, inform them of that through announcements on the home page, so that they can use them, and allow them to have access to the institution’s social media through external services like searching on web portals. Fifth, through social media, active information service and Q&A service should be provided. Tweets and Direct Messages (DMs) on Twitter, these information services should be provided to increase the users’ convenience and utilization rate. As plans for reactivation in terms of contents, first, differentiated contents should be provided depending on the characteristics of each kind of the social media, through which, plural social media should be operated efficiently. Second, the cycle of the updates of contents should be shortened and new information should continuously be provided, so that the users can continue to be interested in the social media services. Third, various contents corresponding to the needs should be provided by understanding the users’ needs through regular monitoring. As above, this study looked into the domestic and foreign status of the archives information services through the social media of the National Archives of Korea and the users’ needs, reflected the results drawn based on the inquiry and suggested plans for the activation of archives information services through the social media of the National Archives of Korea.