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중앙행정기관의 국가연구개발보고서 관리 개선 방안에 관한 연구

Title
중앙행정기관의 국가연구개발보고서 관리 개선 방안에 관한 연구
Other Titles
A Study on Management of National R&D Reports in Government
Authors
김미정
Issue Date
2014
Department/Major
정책과학대학원 기록관리학전공
Publisher
이화여자대학교 정책과학대학원
Degree
Master
Advisors
김지현
Abstract
과학기술분야의 국가경쟁력 강화를 위해 국가연구개발 사업이 활발히 전개되고 있다. 이를 통해 산출되는 국가연구개발보고서는 중앙행정기관에서 관리하는 국가기록물이며 그 기능과 역할에 대해 심도 있게 논의 되어야 할 중요한 자료이다. 국내에서 발간되는 연구개발보고서는 범국가적 차원에서 미래창조과학부가 주관이 되어 국가과학기술지식정보서비스(Natioanl Science and Technology Information Service, 이하 NTIS라 함)를 통해 활용할 수 있도록 그 관리를 법제화 하고 있다. 그러나 이러한 국가연구개발보고서가 연구개발사업 주관기관인 중앙행정기관과 NTIS로 순조롭게 입수되지 않고 있다. 따라서 본 논문에서는 중요한 국가기록물인 연구개발보고서의 수집이 누락되거나 비공개되는 경우를 방지하고 정보의 공유가 활성화될 수 있도록 개선방안을 수립하였다. 이를 위해 문헌조사와 사례조사 및 설문조사를 다음과 같이 수행하였다. 첫째, 문헌조사로 연구개발보고서의 정의와 종류를 살펴보고 중앙행정기관에서 연구개발보고서를 관리하는 기능에 대하여 살펴보았다. 연구개발보고서에 대한 정의의 고찰을 위해서 ‘국가연구개발사업의 관리 등에 관한 규정’ 등의 법령을 참고하였으며 국내외 연구개발보고서 관리현황과 통계조사표, 연구개발보고서 전담운영시스템인 NTIS, 연구성과 통합시스템 운영구축에 대한 방안, 정책정보자료의 효율적 이용을 위한 개선방안에 대한 문헌들을 조사하였다. 둘째, 사례조사로 과학기술분야 국가연구개발보고서 운영전담기관으로 지정한 한국과학기술정보연구원(Korea Institute of Science and Technology Institute, 이하 KISTI)에서 제공하는 시스템 관리전담시스템인 NTIS의 운영현황을 조사하였다. 국외 사례로는 우리나라의 국가연구개발보고서 관리시스템 적용을 위한 벤치마킹 대상으로 국내문헌에서도 자주 소개되고 있는 미국의 NTIS(National Technical Information Service), 유럽의 CORDIS(Community Research and Development Information Service), 일본 문부과학성의 e-Rad(Research and Development)를 대상으로 업무의 시행범위와 내용을 문헌과 홈페이지 분석을 통해 살펴보았다. 셋째, 국가연구개발보고서를 직접 관리하고 있는 담당 실무자들을 대상으로 설문조사를 실시하였다. 조사대상은 17개의 중앙행정기관과 그 밖의 14개의 중소하위청 등의 기관에서 연구개발보고서를 포함하는 정부간행물을 담당하고 있는 사서, 기록연구사, 행정직 등 실무자 31명을 대상으로 하였다. 이 31개 기관은 NTIS에서 연구개발보고서를 수집하여 등록관리 전담하고 있는 기관이다. 설문지는 첫째, 국가연구개발보고서의 관리현황 및 문제점, 둘째, 개선방안, 셋째,향후 계획과 의견 등 세 부분으로써 총 14개 요소, 44개 문항으로 구성하였다. 설문조사를 통해 기관별로 연구개발보고서 관리현황을 조사하고 실무자들이 인식하고 있는 문제점과 향후 개선방안을 도출하였다. 문제점은 정책측면과 운영측면으로 나누어 제시하였는데 정책적 측면으로는 주로 정보의 공유에 대한 문제점을 도출하였고, 운영적 측면으로는 주로 통합정보서비스시스템 운영에 대한 문제점을 8가지로 검토하였다. 설문조사 결과 도출된 정책적 측면의 문제점은 다음과 같다. 첫째, ‘지식재산권의 허용범위’로 비공개 사유로 인해 공개할 수 없는 보고서에 대해서 상세한 규정이 마련되어 있지 않았다. 둘째, ‘비공개보고서에 대한 존재유무 미확인’에 대한 문제로 비공개사유로 인해 공개되지 않는 보고서에 대한 잠재수요를 충족시킬 수 없었다. 셋째, ‘공개연구개발보고서의 등록누락’이라는 문제점으로 연구수행기관에서 산출하는 연구개발보고서 중에 미등록 공개보고서가 많았다. 넷째, ‘보고서입수의 비원활성’으로써 국가연구개발보고서의 수집 시 중앙행정기관의 자료실이나 기록관으로 입수되는 보고서의 수량이 너무 적었다. 운영적 측면의 문제점은 다음과 같이 나왔다. 첫째, ‘국가정보종합지원시스템의 미비’로서 범국가적 차원의 국가정보통합시스템체계가 총체적으로 활성화 되지 않았다. 둘째, ‘사용시스템의 비표준화’ 문제로 NTIS를 통한 자료 접근이 편리하지 않았다. 즉 연구개발보고서에 대한 메타정보요소가 충분치 않았다. 셋째, ‘NTIS의 홍보부족’으로 NTIS가 존재하지만 홍보나 교육이 잘 안되어 있어 사용빈도가 낮았다. 넷째, ‘시스템통합 및 연계성 부족’으로 NTIS의 여러 가지 기능 중에 중앙행정기관과 NTIS 상호간의 유기적인 연계성이 부족하다는 문제점이 제기되었다. 이러한 문제점을 기반으로 국가연구개발보고서 관리 개선방안을 ‘중앙행정기관의 연구개발보고서의 운영체계 확립’, ‘국가정보종합지원시스템 운영의 활성화’, ‘연구개발보고서 정보의 공유체제 확립’으로 제안하였는데, 이를 정책적 측면과 운영적 측면으로 구분하여 그 개선방안을 살펴보면 다음과 같다. 우선 정책적인 측면의 개선방안을 살펴보면 다음과 같다. 첫째, ‘국가 리포지터리DB 구축’으로써 기관 자료실, 기록관 등에서는 연구개발보고서에 대해 국가기록물로서의 보존가치를 유지하도록 노력한다. 둘째, ‘공개보고서 등록 의무화’로서 연구수행기관이 공개원칙을 준수할 수 있도록 규칙을 시행한다. 셋째, ‘저작권과 지식재산권 등의 허용범위 조정’으로써 공개가 가능한 보고서의 공개 가능 범위를 구체적으로 명시하여 결과물들을 모든 국민이 공유할 수 있는 제도를 구축한다. 넷째. ‘연구개발보고서 관리협의체 구성’으로써 국가기관급 연구개발협의회 구성을 통해 동협의회에서 문제점과 개선 방향을 도출하는 등의 활동을 관장한다. 운영적 측면의 개선방안을 살펴보면 다음과 같이 나왔다. 첫째, ‘NTIS의 홍보·교육 기능 강화’로써 보고서의 이용을 촉진한다. 둘째, ‘비공개보고서 주제공개’로써 초록을 작성하여 산출되는 논문의 주제를 공개 한다. 셋째, ‘통합관리시스템구축으로 유통방식 개선’을 위해 보고서 등록방식을 쉽게 개선한다. 넷째, ‘시스템기능의 검색기능 강화‘로써 쉽고 강화된 기능의 통합정보서비스시스템을 구축한다. 다섯째, ‘SNS 공유활성화’로써 관련 이용자 등이 통합시스템을 친근하게 접할 수 있도록 SNS를 활성화한다. 여섯째, ‘보고서의 산출여부 공개’로써 보고서의 존재유무를 확인할 수 있는 최소한의 정보인 메타데이터를 제공한다. 본 논문은 중앙행정기관이 NTIS기능을 활용한 효율적인 보고서관리정책을 수립함으로써 연구자들의 중복예산투자를 방지하고 도서관, 자료실, 기록관 등에서 귀중한 국가기록물을 보존하고 원활한 정보공유를 촉진하는 역할을 수행하는 데 도움이 될 것이다.;Korean Government is constantly expanding R&D programs in order to strengthen Korean national competitiveness in science and technology. The national R&D reports are important national records and those functions and roles should be discussed deeply for effective utilization. They have been managed by Government, such as Ministry of Science, ICT and Future Planning, Ministry of Trade, Industry and Energy, Ministry of Security and Public Administration, etc. Current laws require that Government has built and managed a national database for the acquisition of achievements from the national R&D projects, including R&D reports. It was supposed to be used in conjunction with National Science and Technology Information Service(NTIS). According to the rule, research institutes in charge of the national R&D projects shall register their achievements to the national DB and submit the R&D reports to KISTI, whose mission is to manage the national technical information. Thus, KISTI manages all achievements from national R&D projects through NTIS. The NTIS was built for the purpose of filtering out duplicate national projects and increasing efficacy related with information search. However, in fact, some R&D reports are not acquired from research institute to NTIS and/or Government. The reasons are mainly due to ‘report security policy’ which allows confidential reports not to be sent to NTIS and/or Government. Because one exception for the acquisition of national R&D reports is allowed, acquisition process tends to be disappointed. Thus, some national R&D reports are not acquired from research institutes, even though they are to be open to the public. The purpose of this thesis is to propose improvements for the acquisition and the management of the national R&D reports, in order to facilitate the sharing of national technical information with people who want to use the R&D results effectively. The improved acquisition for all R&D reports, including closed reports is proposed to the effect that R&D achievement obtained by national budget should be returned to people as much as possible. To this end, this study examined the current status of the acquisition and the management for national R&D reports and found that there were things to be improved for registration, acquisition and management of the R&D reports through NTIS. For benchmarking, the study conducted a case study of NTIS in Korea, NTIS(National Technical Information Service) in the U.S., CORDIS in EU and e-Rad in Japan based on the analysis of their web sites and literature. In order to obtain basic research data, the current status of the acquisition and management of the R&D reports through NTIS was surveyed, targeting 31 people including librarians and archivists working in (31 Ministries and Agencies). The number of returned results was 25, which is 81% of response rate. The groups of questions raised in the survey were divided into 3 parts; the current status and problems, improvement of the R&D report management and future plans and comments of each respondent. The survey included 44 questions in order to ask a total of 14 points. Thoroughly, the problems with not only the operation of integrated R&D report management system in term of utilization, but also were exampled the sharing of the R&D information in terms of policy. The problems confirmed through the survey are as follows; First, the quantity of national R&D reports available in the libraries and the archives of Government is too few. This is due to the fact that R&D report acquisition process is loose and inexhaustive. Second, there is an absence of ‘national information sharing system’ whose services are available in all ministries/agencies of the Government. The current R&D information management system is not well interoperable with other systems even within the Government. Third, ‘non-standardized meta-information management’ sometimes hinders people to locate the R&D reports which they are interested in through the NTIS. In addition, a lack of metadata on the R&D report makes matter worse. Fourth, there seems to be a lack of the promotion of the NTIS, according to the survey results. Thus, NTIS is not actively used for searching for the reports in which some people are interested. Fifth, it was pointed through the survey that a lack of coordination and inter-operation of several information management systems hinders the utilization of the system in Government. Especially, interconnection between the NTIS and the information system available in the Government should be improved for easy access to the NTIS. Sixth, there is no sub-specialized criteria of non-disclosure for the national R&D reports which are subject to intellectual property right. Seventh, it is impossible to identify the existence of the closed reports through the currently available DB. Non-disclosure more than needs of the R&D reports is not able to meet the public's potential demand for state of the art technology. Eighth, there are some omissions for the registration of the national R&D reports which are to be open to the public. This causes the inventory of information sharing system to be reduced. Based on the above eight problems identified through the survey, I would like to propose three main improvements; establishment of thorough management system for national R&D reports in Government, Activation of national integrated information support system and establishment of information sharing system for national R&D achievements. More specifically, 10 improvements are prepared as follows: First, many efforts should be made to establish ‘national repository DB’ in Government, which leads to the efficient use of national R&D reports and adds the importance to the preservation value of Government archives. Second, in some way or others, some penalties of restricting the participation of new national R&D projects should be given to research institutes if it violates the regulation that all R&D reports shall be registered to ‘national repository DB when they are published. Third, all national R&D reports should be shared with the publicby preparing for rules and regulations to define the extent of opening national R&D reports to the public specifically. Fourth, by forming a consultative group which consists of administrators in charge of the national record management of each ministry and agency, the aquisition and the effective ultilization of national R&D reports could be ensured. Fifth, to the improvement in DB management. i.e., many chances to introduce the functions of NTIS to the public should be provided for the efficient use of NTIS. Sixth, abstracts of all national R&D reports, including undisclosed ones should be available to the public, in such a way that the public is able to be aware of the minimum level of information on the R&D reports. Seventh, registration processes of national R&D reports should be simplified to encourage the authors to register national R&D reports voluntarily. This shall lead to the promoted dissemination of national R&D reports. Eighth, an ‘integrated information management system’ should be established in such a way that any one can find what he/she wants easily and quickly by strengthening its search function. Nineth, many efforts should be made to maximize both registration rate and utilization rate of national R&D reports by activating SNS sharing in such a way that the public can have more chance to encounter the ‘integrated information management system.' Tenth, metadata for national R&D reports should be available in order for the public easily to find what they want among all R&D reports, including undisclosed reports through the ‘integrated information management system. In addition, easy access to the R&D reports should be allowed through the ‘integrated information management system.' Conclusively, the improvements proposed by this thesis are expected to contribute for preventing budget waste due to duplicate R&D projects, keeping and sharing valuable R&D achievements with the public more efficiently.
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