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전자결재시스템을 통한 조직 내 커뮤니케이션에 관한 사례연구

Title
전자결재시스템을 통한 조직 내 커뮤니케이션에 관한 사례연구
Other Titles
A Case study on Communication through Electronic Approval System by Byuck San Engineering & Construction Co.,Ltd.
Authors
이지연
Issue Date
2007
Department/Major
경영대학원 경영학전공
Publisher
이화여자대학교 경영대학원
Degree
Master
Advisors
전지현
Abstract
컴퓨터와 정보통신기기의 발달과 정부의 주도아래 그룹웨어를 활용하고 있는 기업이 많아지고 있다. 1990년대 중반부터 그룹웨어와 인트라넷 관련한 연구가 활발해졌고, 2000년대 초반에는 그룹웨어를 통한 커뮤니케이션, 즉 전자결재, 전자메일, 게시판, 화상회의와 같은 도구들을 기반으로 한 커뮤니케이션 연구가 세부적으로 진행되기 시작하였다. 많은 기업에서 정보통신의 발달에 맞춰 그룹웨어를 도입하여 사용하고 있다. 그룹웨어의 도입으로 조직 내 커뮤니케이션 방법에도 많은 변화가 생겼다. 기존의 면대면 방식과 서면결재 위주의 조직 커뮤니케이션이 온라인 결재와 사내 메신저 의 등장으로 언제 어디에서나 쌍방향 커뮤니케이션이 가능하게 되었다. 그룹웨어는 크게 게시판, 전자메일, 전자결재로 이루어져있는데 그 중에서 전자결재는 기존의 면대면 위주의 업무처리를 시간, 공간의 제약 없이 진행할 수 있는 장점 때문에 조직 커뮤니케이션의 변화에 가장 큰 기여를 하고 있다. 전자메일, 전자결재, 인스턴트메신저, 화상회의 등을 기반으로 하는 커뮤니케이션을 컴퓨터 매개 커뮤니케이션이라고 한다. 기존 문헌연구에서는 이런 새로운 커뮤니케이션 도구들의 장단점 및 조직 몰입도에 미치는 영향 비교, 역할을 제시한 연구는 많았다. 그러나 전자결재의 사용에 따른 조직 커뮤니케이션에 관한 기업의 사례 연구는 이루어지지 않았다. 따라서 이 연구는 벽산건설의 사례 연구로 1차 연구에서 전자결재를 통한 커뮤니케이션의 만족, 불만족 요소를 알아보고, 2차 연구에서는 커뮤니케이션 만족도에 영향을 주는 요인을 도출하여 향후 전자결재를 통한 커뮤니케이션의 개선 방향을 모색하고자 하였다. 먼저 1차 개방형 설문을 통하여 전자결재를 통한 커뮤니케이션의 만족, 불만족 요소를 도출하였다. 1차 설문의 결과를 근거로 시스템의 안정성 및 접근성, 화면디자인, 기능 및 도움말 제공, 사용의 용이성, 결재과정의 효율성, 이중커뮤니케이션에 대한 2차 구조화된 설문을 실시하였다. 설문의 타당성을 확보하기 위해 요인분석과 신뢰도 검증을 실시하였다. 가설검증을 위해서는 응답자들의 근무형태와 직급, 직무에 따라 전자결재 관련 변인들에 대한 인식에 차이가 있는지 살펴보기 위해 평균과 표준편차를 산출하여 t 검정과 일원분산분석을 실시하였다. 전자결재 관련 변인들과 전자결재를 통한 커뮤니케이션 만족도와의 관련성을 살펴보기 위해 상관분석과 다중회귀분석을 실시하였다. 이 연구의 결과는 다음과 같다. 현장연구 결과 기업에서는 아직도 많은 부분을 오프라인, 온라인의 이중결재를 하고 있고 이에 따른 이중커뮤니케이션이 이루어지는 것으로 나타났다. 1차 연구 결과 벽산건설에 근무하는 직원들의 전자결재를 통한 커뮤니케이션의 장점에서는 근무지 형태에 따른 차이점이 없었다. 그러나 단점 부분에서는 전자결재를 사용하면서 커뮤니케이션에 어려움이 있다는 응답이 많았다. 2차 연구 결과 직원들의 커뮤니케이션 비중은 전화, 면대면, 전자결재, 서면의 순서로 나타났다. 전자결재 관련 요인으로는 시스템의 안정성 및 접근성, 화면디자인, 기능 및 도움말 제공, 사용의 용이성, 결재과정의 효율성, 이중커뮤니케이션의 여섯 가지 요인이 도출되었다. 이 여섯 가지 요인을 바탕으로 한 커뮤니케이션 만족도는 높은 반면, 이중커뮤니케이션 때문에 불편함을 많이 느끼고 있는 것으로 나타났다. 요인분석 결과 전자결재 관련 요인은 시스템의 안정성 및 접근성, 화면디자인, 기능 및 도움말 제공, 사용의 용이성, 결재과정의 효율성, 이중커뮤니케이션 이상 여섯 가지로 분석되었다. 근무형태, 직급, 직무, 개인변인에 따른 여섯 가지 요인에 대한 인식차이를 살펴본 결과 근무형태는 이중커뮤니케이션 요인에서 현장근무 집단이 본사근무 집단보다 높은 것으로 나타났다. 직급은 시스템의 안정성 및 접근성과 결재과정의 효율성 요인에서 직급이 높을수록 만족도가 높게 나타났다. 마지막으로 직무는 이중커뮤니케이션 요인에서 기술직 종사자들이 영업직이나 관리직 종사자들보다 똑같이 전자결재를 사용하더라도 결재자와 이중커뮤니케이션을 상대적으로 많이 하고 있는 것으로 나타났다. 개인변인, 즉 근무형태, 직급, 직무별로 커뮤니케이션 만족도의 차이는 통계적으로 의미 있는 차이가 나타나지 않은 것으로 보아 개인변인은 커뮤니케이션 만족도에 중요한 영향을 미치지 않는 것으로 조사되었다. 전자결재 관련 변인들과 커뮤니케이션 만족도의 상관분석결과 시스템의 안정성 및 접근성, 화면디자인, 기능 및 도움말 제공, 사용의 용이성, 결재과정의 효율성과 독립변수들간에는 정(+)의 상관관계를 보이고 이중커뮤니케이션과는 부(-)의 상관관계를 보이는 것으로 나타났다. 또한 각 독립변인들과 커뮤니케이션의 만족도가 정(+)의 상관관계를 보인 반면, 이중커뮤니케이션과 커뮤니케이션의 만족도는 부(-)의 상관관계를 보였다. 따라서 이중커뮤니케이션이 많을수록 전자결재를 통한 커뮤니케이션 만족도는 낮아지는 것을 예측할 수 있었다. 여섯 가지 요인들이 전자결재를 통한 커뮤니케이션 만족도에 미칠 영향을 다중회귀분석으로 분석한 결과 결재과정의 효율성, 사용의 용이성, 기능 및 도움말 제공의 순으로 커뮤니케이션 만족도에 미치는 영향력이 큰 것으로 나타났다. 이 연구가 갖는 의의는 다음과 같다. 향후 벽산건설의 전자결재를 통한 커뮤니케이션 만족도를 높이기 위해서는 결재과정의 효율성, 사용의 용이성, 기능 및 도움말 제공이 세부적으로 뒷받침 되어야 할 것이다. 또한 사업장이 전국현장에 있는 건설회사의 사례를 중심으로 전자결재 사용에 따른 커뮤니케이션의 만족, 불만족 요인을 조사해서 커뮤니케이션 만족도에 영향을 미치는 요인을 파악했다는 데 의의가 있다. 기업에서의 전자결재를 통한 커뮤니케이션 만족도를 분석한 연구는 없었으므로 건설회사뿐만 아니라 다른 업종의 회사에서의 커뮤니케이션 만족도를 분석할 때 유용한 자료를 제공하게 될 것이다.;The number of enterprises using electronic approval system through groupware under the leadership of the government, along with the development of the computer and IT-related equipment. An electronic approval system can allow industrial activities to increase the work-efficiency and to reduce costs because of its merit of proceeding with work process, which was formerly done in face-to-face way, without limitations of time and space. Electronic approval system has brought about a lot of positive changes in the organizational communication as well. However, there has rarely been any research doing analysis in the manner of case study about what effects has the use of electronic approval system on satisfaction degree with communication. Therefore, this research examined the satisfaction and dissatisfaction factor with communication through electronic approval system centering on the actual enterprise-Byuck San Engineering & Construction Co.,Ltd.’s cases in the first research; in the second research, the research tried to take a look at in what way the electronic approval system could contribute to the revitalization of communication by drawing factors affecting communication satisfaction degree. In order to try to solve such research issues, the first open-typed questionnaire survey was conducted along with the study on documentary records. Through the first survey, we managed to draw satisfaction and dissatisfaction factors with communication through the electronic approval system. On the basis of the first survey, the second structural survey was conducted. Frequency analysis was done on the collected data from this survey for demographic analysis of the surveyed, and also factor analysis and reliability verification were conducted for the feasibility of measuring tools related to electronic approval system. As a result of analysis of factors, there were six factors such as, system stability and accessibility, screen design, function and offer of helping words, using facility, efficacy in approval process, and dual communication. The weight of the use of communication of the workers for Byuck San was revealed in the order of phone, face-to-face, electronic approval, and in writing. While the workers showed higher satisfaction degree with system stability, accessibility, screen design, function and offer of helping words, facility in using, efficacy of approval process, and communication, they showed a lot of discomfort due to the dual communication. As a result of multi-regression analysis of the six factors’ effects on satisfaction degree with communication through electronic approval system, the influencing power on satisfaction degree with communication was revealed in the order of efficacy in approval process-using facility-function and offer of helping words.
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