정부출연연구기관의 연구기록물 관리 개선방안에 관한 연구

Abstract

Since research records are of key importance in government-sponsored research institutes, this study aims to design a thorough and effective plan for acquiring and managing these records efficiently. In order to fulfill this goal, three tasks were completed, including a comprehensive literature review on research records management, specific case studies on international research record guidelines and research data management policies, as well as surveying librarians at domestic government-sponsored research institutes. In literature review, various ideas on the management of government-sponsored research institutes and research records were investigated. In order to analyze the current state of domestic research records, surveys targeting librarians working at government-sponsored research institutes were conducted through emails and phone calls. 49 questionnaires were distributed to librarians working in 13 institutes under the Korea Research Council of Fundamental Science and Technology, 13 institutes under the Korea Research Council for Industrial Science and Technology, and 23 institutes under the National Research Council for Economics, Humanities, and Social Science. A total of 43 (87.72%) questionnaires were collected, with the results described below. First, regarding the current status of research record management, there were no regulations at most of these institutes. Second, the current status of record acquisition by the research institutes revealed that research records were only collected at the completion stage, but not during the planning, contracting, and executing stages. Third, in order to improve the management plan of research records, detailed investigations were conducted on the various aspects of research records, including collection, systems, human resources, facilities, and management. Based on these results, an improvement proposal, consisting of a collection plan and a management plan, is devised for the management of research records in government-sponsored research institutes. Second, it is necessary to inform the researchers about the types of research records in each project through publications of new research records and annual meetings. Third, a data collection manual needs to be developed with specific directions and guidelines to ensure the compliance of both the researcher and records manager. The researcher is required to verify the submitted research records using the manual, and the manager is required to validate the collected research records for accuracy. The management plan consist of five parts. First, current regulations for research records management need to be revised. Second, the interests of senior managers should be procured, and a budget for improvement should be provided. Third, a research records management system needs to be developed and managed. Fourth, a preservation facility for research records management should be established. The facility should be equipped with a records management system and a storage system suitable for all different types of records. Fifth, a dedicated division for research records management should be established with the appropriate human resources assigned. If government-sponsored research institutes follow the recommendations on collection and management of research records proposed in this study, then these important national assets-the research records-will not only be well-preserved but also efficiently utilized.;연구의 전 과정에서 발생하는 생산물인 연구기록물의 가치는 매우 크다. 특히 정부출연금에 의해 운영되는 정부출연연구기관에서 생산되는 연구기록물은 국가적 가치를 지닌다고 할 수 있다. 본 연구는 정부출연연구기관 연구기록물의 국가적 차원의 가치를 고려하여, 연구기록물의 수집과 관리 실태를 파악하고, 효율적 관리방안을 모색하는데 그 목적이 있다. 이를 위해 정부출연연구기관의 사서들을 대상으로 연구기록물의 수집 및 관리 실태를 조사하였다. 실태조사는 이메일을 통한 설문조사와 전화조사를 병행하였으며, 전화조사는 설문조사의 부족한 부분을 보충하기 위하여 실시하였다. 조사대상은 정부출연연구기관인 과학기술연구회 연구기관의 기초기술연구회 소속 13개 기관, 산업기술연구회 소속 13개 기관과 경제·인문사회연구회 소속 23개 기관으로 총 49개 기관이었다. 설문지 회수율은 총 43부로 87.72%였다. 정부출연연구기관의 연구기록물 현황과 개선방안에 대한 설문조사 결과는 다음과 같다. 첫째, 대부분의 정부출연연구기관에서는 연구기록물 수집 혹은 관리와 관련된 규정이 없었다. 또한 절반이상의 기관이 연구기록물의 관리와 관련된 담당부서와 담당자가 없는 것으로 나타났다. 연구기록물 담당부서와 담당자가 있는 기관은 행정부서나 도서담당부서에서 관리를 하고 있었다. 둘째, 연구기록물의 수집에 있어서는 종료단계의 연구기록물은 비교적 수집이 잘 이루어지고 있는 반면, 나머지 기획, 협약, 수행단계의 연구기록물은 수집이 거의 안 되고 있는 것으로 조사되었다. 셋째, 연구기록물의 효율적 관리를 위한 제안내용은 과학기술연구회 연구기관과 경제·인문사회연구회 연구기관 간 큰 차이가 없었다. 수집적 측면에서의 제안내용으로는 홍보 및 협조 공지를 하는 방법이 가장 필요하다고 하였다. 제도적 측면에서의 제안내용으로는 고위관리자의 관심과 의리와 전담부서의 설치가 가장 시급하다고 하였다. 시설적 측면에서의 제안내용으로는 관리를 위한 설비가 필요하다고 대답한 기관이 많았다. 관리적 측면에서의 제안내용으로는 과학기술연구회 연구기관에서는 수집이 잘 되어야 한다는 응답이 가장 높은 반면, 경제·인문사회연구회 연구기관은 기록물관리시스템이 개발되어야 한다는 대답이 가장 많았다. 정부출연연구기관의 연구기록물 수집 및 관리 실태조사를 바탕으로 효율적 수집 및 관리를 위한 개선방안을 다음과 같이 제안한다. 연구기록물의 수집적 측면에서의 제안내용은 다음과 같다. 첫째, 연구기록물의 의무적 제출을 제안한다. 연구기록물의 종류에 따라서 보안등급을 정하고, 등급에 따른 제출규정을 명시하는 것이 요구된다. 그리고 연구프로젝트마다 제출 담당자를 지정하여 연구기록물을 받고, 업무를 맡은 제출담당자는 책임감을 가지고 일을 할 수 있도록 하는 것이 필요하다. 둘째, 연구기록물 수집의 중요성을 적극적으로 홍보하는 것이 필요하다. 신간 연구기록물 리스트를 통하여 연구기록물의 가치를 적극 홍보하고, 연구기록물에 해당하는 기록물의 종류와 유형을 연구원들에게 알려주는 것이 필요하다. 셋째, 연구기록물 수집 매뉴얼을 만들어야 할 필요성이 있다. 제출자는 매뉴얼을 통해서 제출해야 할 연구기록물을 확인하고, 연구기록물 담당자는 수집해야 하는 연구기록물을 파악하여, 업무를 정확하고 유연하게 처리할 수 있게 된다. 수집 절차를 간소화 하는 것도 중요하다. 예를 들어 전자시스템을 통해 장소에 제약 없이 연구기록물 제출 과정이 이루어지고, 결재선 단계를 줄임으로써 행정절차의 단순화 하는 것이 필요하다. 연구기록물의 관리적 측면에서의 제안내용은 다음과 같다. 첫째, 연구기록물 관리규정의 정비가 요구된다. 연구기관별로 연구기록물 관리규정을 별도로 제정할 수 있지만, 가장 좋은 방법은 국가에서 법령으로 정부출연연구기관의 연구기록물 관리규정을 제정하고, 이를 개별 연구기관에서 실천하는 방안이다. 관리규정을 지정할 때는 공공기관에서 적용되는 분류표를 토대로 연구기관의 특성에 맞는 분류 및 편철에 대한 기준을 적용하는 것이 필요하다. 이렇게 할 경우 정부출연연구기관의 연구기록물 관리의 표준화를 도모할 수 있는 효과가 있다. 둘째, 고위관리자의 관심과 예산확보가 필요하다. 인식을 변화시키기 위해서는 연구기록의 생산 및 수집현황과 연구기록물이 연구내용에 어떠한 영향을 미치는지 상관관계에 대한 표준데이터를 주기적으로 보고하는 것이 바람직하다. 그리고 더 나아가 충분한 예산확보를 통해 연구기록담당인력을 확보하고, 관리할 수 있는 시설 마련에 대한 내용을 명시할 것을 제안한다. 셋째, 연구기록물의 체계적 관리를 위해 연구기록물관리시스템 개발이 필요하다. 연구기록물관리시스템은 일반적인 기록물관리시스템이나 전자문서시스템과는 성격이 상이하기 때문에 기존의 프로그램에 연구기록물의 특성을 반영한 프로그램을 추가하거나 별도의 프로그램을 개발하는 것이 바람직하다. 넷째, 연구기록물 관리를 위한 보존시설 및 접근성을 확보하는 것이 필요하다. 보존시설은 관리를 위한 장비와 시스템, 형태에 따라 보관을 할 수 있는 시설물이 있어야 한다. 그리고 영구보존을 위한 항·온습도시설 보관시스템은 별도로 구비해야 하며, 연구기록물 관리를 위한 별도의 보존공간을 구축할 필요가 있다. 그리고 보안 상태를 구분하여 연구기록물을 관리해야 하고, 편리한 보존 장소가 요구된다. 다섯째, 연구기록물 관리를 위한 전담부서 설치와 인력배치가 필요하다. 각 부서마다 연구기록물과 관련된 중복된 업무를 구분하여 연구기록물 담당부서에 넘기고, 담당자가 연구기록물과 관련된 연구와 전체업무를 하는 시스템이 바람직하다. 또한 연구기록물 담당부서와 담당자를 의무적으로 배치하고, 실천할 수 있도록 지침을 명시할 것을 제안한다. 본 연구에서 제시한 방안을 바탕으로 정부출연연구기관의 연구기록물 수집 및 관리방안이 마련된다면, 국가 자산을 보존할 수 있고 효율적으로 활용 가능할 것이다.