스마트폰 사용에 따른 비서의 업무 및 개인 생활의 변화에 관한 연구

Abstract

무선 인터넷 시대에 손안의 PC라고 불리며 일반 대중 속으로 빠르게 확산되고 있는 스마트폰은 과거의 단순한 음성통화 기능을 넘어 이제는 인터넷, 업무, 멀티미디어 등 다양한 기능을 종합적으로 이용할 수 있는 매체로 자리잡고 있다. 이러한 스마트폰의 대중화와 이용 환경은 개인이나 조직에 다양한 변화를 불러 오고 있으며 사무, 정보, 계획 관리자로서의 역할을 수행하는 비서직 종사자들에게도 업무적 변화를 가져오고 있다. 따라서 이 연구의 목적은 비서직 종사자들의 스마트폰 이용 시간과 기능 활용은 이용동기에 따라 어떤 차이가 있으며 그들의 업무 및 개인 생활에 어떤 변화를 가져왔는지 양적, 질적 연구를 통해 고찰하고 추후 연구에 실증적, 이론적 토대를 마련하는 기초자료를 제공하는 것을 목적으로 한다. 1차 설문 연구는 비서직 종사자 100명을 대상으로 이용동기에 따른 이용 시간과 기능 활용의 차이를 측정하기 위해 구조화된 설문으로 기초자료를 실시하였으며 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 비서직 종사자들의 스마트폰 이용동기는 습관 및 무료함 달래기, 커뮤니케이션, 멀티태스킹, 실시간 검색 및 이메일과 이동성의 요인에서 높은 이용시간 보였다. 둘째, 비서직 종사자들이 가장 많이 활용하는 기능은 인스턴트 메신저로 나타났으며 음성통화, 카메라/사진, 음악 혹은 라디오, 뉴스 및 날씨, 교통정보 활용이 그 뒤를 이었다. 셋째, 이용동기에 따라 활용할 수 있는 기능들이 피처폰에 비해 모바일 인터넷과 애플리케이션을 통해 기능 활용이 더 다양화 된 것으로 나타났다. 2차 심층 인터뷰는 설문 참여자 100명중에 심층 인터뷰에 자발적으로 응한 18명을 대상으로 실시하였고, 수집된 자료를 전사한 뒤 내용을 분류하여 분석하였으며 도출된 연구 결과는 다음과 같다. 첫째, 스마트폰은 비서 업무에 긍정적과 부정적 측면의 변화를 가져 왔다. 애플리케이션 활용과 모바일 인터넷 사용으로 인해 신속히 업무를 처리 할 수 있게 되어 업무의 즉시성이 향상되었고 절차가 간소화되어 업무의 효율성도 높아졌다. 이로 인해 업무 만족도 역시 향상되었다. 또한 실시간 커뮤니케이션으로 인해 회사내의 사람들과 친밀감이 향상되었다. 하지만 언제 어디서든 업무를 처리할 수 있는 환경은 업무 증대를 가져오고 개인 생활과 회사의 경계가 모호해졌으며 업무의 집중력을 떨어트리는 것으로 나타났다. 둘째, 스마트폰의 사용은 개인 생활에 큰 변화를 가져왔다. 교통 정보 습득, 인터넷뱅킹과 같은 다양한 기능 활용이 가능해 삶의 편의를 향상 시켰고 실시간 커뮤니케이션으로 대인 관계 형성에 긍정적 영향을 미쳤으며 애플리케이션을 통한 개인화된 정확한 맞춤 정보 습득이 가능해 졌다. 반면에 사생활 노출 및 개인 정보 유출로 인한 피해를 겪었으며 불 필요한 시간을 낭비하고 만남에 있어 대화가 단절되고 신체적 건강에 악영향을 미치는 것으로 나타났다. 또한 심리적인 변화도 불러 일으켰다. 언제 어디서든 원하는 정보를 얻을 수 있어 심리적 안정감이 향상되고 의사소통 방법이 다양해짐에 따라 친밀감이 형성되었지만 스마트폰 중독으로 인한 불암감과 초조함, 스트레스 향상 그리고 소외감을 느끼는 것으로 나타났다. 연구결과를 바탕으로 본 연구 결과가 갖는 시사점은 다음과 같다. 첫째, 비서직 종사자들의 스마트폰 이용동기와 기능 활용을 파악함으로써 학교와 회사차원에서의 비서교육과 필요한 지원에 활용될 수 있다. 향후 기업에서 스마트 오피스를 적극 구현하여 스마트폰으로 처리할 수 있는 업무들이 더 다양화 될 것으로 예상된다. 이로 인해 비서에게 요구되는 역량 중 스마트폰 활용 능력의 기술 역량 역시 중요한 부분을 차지하게 될 것이다. 따라서 학교와 회사차원에서 스마트폰을 업무에 더욱 효율성 있게 활용할 수 있도록 필요한 기초 교육이 필요하며, 비서 업무에 유용한 애플리케이션을 개발하거나 공유, 제공해야 할 것이다. 둘째, 비서직 종사자들의 스마트폰 중독, 스트레스와 소외감 같은 심리적 문제에 대해서도 접근해 주의를 환기시켰다는데 의의가 있다. 이는 조직적 측면에서 주의하여 살펴 보아야 할 것이다. 스마트폰으로 인해 업무가 증대되고 직장과 사생활의 경계가 점점 더 모호해 지고 있다. 따라서 조직에서는 상사의 이해 아래 스마트폰을 사용함에 있어 업무와 사생활의 경계를 구분 할 수 있도록 지침을 주거나 스트레스나 중독을 예방하고 관리할 수 있는 방식을 교육과 상담의 형태로 방향을 제시해 좀 더 스마트폰을 업무에 효율적으로 쓸 수 있도록 해야 할 것이다. 셋째, 비서직 종사자들을 대상으로 스마트폰 사용에 관한 연구는 거의 다루어 지지 않았다. 따라서 양적, 질적 연구 방법을 통한 다양한 사례를 파악함으로써 비서직 종사자의 스마트폰 이용에 관한 후속 연구의 실증적 이론 토대를 마련하였다는데 의의가 있다.;In the period of wireless internet, smartphones which are called as PC in the hand and spreads general people rapidly are becoming a medium to use generally various functions such as internet, work, multimedia, etc. beyond the simple function of telephone communication in the past. The popularization and using environment of smartphones create various changes for individual or organization and working changes are given to secretaries who play roles as a manager of office works, information and plan. Therefore, the purposes of this study are to consider differences of secretaries’ smart phone using time and functions utilization by using motives and changes of their duties and individual life through the quantitative and qualitative studies and provide basic material preparing empirical and theoretical foundation for following studies. For the first survey, structured survey of base material was conducted so as to measure differences of using time and functions utilization by using motives for 100 secretaries. And, the results of studying are as follows. The first, for the secretaries’ smartphones using motives, the factors,‘habit and boredom relieving’,‘communication’, ‘multi-tasking’, ‘real-time research and email’and ‘portability’ showed much time of using. The second, the function secretaries utilized the mostly was instant messenger. The third, the functions which can be utilized by using motive were diversified by mobile internet and application more than feature phone. The in-depth interview was conducted for 18 people who responded voluntarily among the 100 people participating in the survey. After transcribing collected materials, the contents were divided and analyzed. The results deduced by this studying are as follows. The first, smartphones create changes in positive aspects and negative aspects to secretarial duties. Working instantaneity was improved because duties could be rapidly done by application utilization and mobile internet using and working effectiveness was improved because working procedures were simplified, so working satisfaction was also improved. In addition, the sense of closeness with colleagues was improved because of the real-time communication. However, the environment treating work anywhere and at any time increased the quantity of works, the boundary between individual life and company became vague and the concentration of works was decreased. The second, smartphones made a big change for individual life. Various utilizations such as acquisition of transportation information and internet banking improved life convenience, real-time communication made positive effects on forming human relations and accurately customized information can be acquired by application. On the other hand, there were damages caused by privacy exposure and data spill, unnecessary time is wasted, conversation is cut for meeting and it makes bad effects on physical health. In addition, it caused psychological changes. Desirable information can be obtained anywhere at any time, so psychological stability was improved and method of communication became various. Meanwhile, a sense of closeness was formed, but they felt anxiety, restlessness, stress increase and sense of alienation because of the addiction to smartphones. Implications considered by the results of this study are as follows. The first, by grasping secretaries’ smartphones using motive and function utilization, they can be utilized to secretarial education and necessary supports in schools and companies. In the future, companies will actualize smart office aggressively and duties which can be treated by smartphones will be more diversified. Therefore, among the capabilities requested to secretaries, technical capability of smart phones utilizing abilities is also a very important part. Therefore, basic education is necessary so that schools and companies can utilize smart phones more efficiently for works and applications useful to secretarial duties should be developed, shared and provided. The second, it’s significant to approach secretaries’ psychological problems such as addiction to smartphones, stress and sense of alienation and call attention. It must be examined carefully from an organizational angle. Because of the smart phone, works are increased and boundary between company and private life is gradually vague. So, in organization, boundary between work and private life should be clear for using smartphones under senior’s understanding or method to prevent and manage stress or addiction should be suggested by forms of education and counseling so as to use smartphones more efficiently for works. The third, there is few studies on using smartphones for secretaries. Therefore, it’s significant to prepare empirical theory foundation of following studies on secretaries’smartphones using by grasping various examples through the qualitative and quantitative studies.