공기업 비서직의 직무실태와 전문화 방안

Abstract

오늘날 정보화 사회의 도래로 많은 기업들은 세계화에 박차를 가하고 있다. 특히 기업의 경영자들은 국내외적으로 급변하는 기업 환경변화에 대응하여 한정된 내부 자원의 분배를 결정하고 환경 적응력을 높이기 위한 질 높은 의사결정을 하여야 한다. 이렇나 경영자들의 역할 수행은 매우 복잡하고 정확한 정보에 근거한 의사결정을 해야 하므로 이들을 효과적으로 보좌해 줄 수 있는 다기능 전문비서가 필요시 되고 있다. 이미 우리나라 사기업을 중심으로 전문비서의 수요가 급증하고 있는 이 때에 그동안 경영의 비효율성이 문제시되어 온 공기업의 최고관리자는 비서를 어느 정도 활용하고 있으며 실제로 비서직의 직무실태는 어떠한지에 관한 자료가 없는 실정이다. 따라서 본 연구의 목적은 우리나라 공기업 비서의 직무실태를 규명하고, 실제로 비서를 활용하고 있는 최고관리자 및 비서의 비서직에 대한 인식과 활용도를 분석한 뒤 도출된 결과를 통하여 비서직의 전문화 방안을 제시하는 것이다. 연구를 위해 문헌연구와, 공기업 및 사기업(외자기업)의 현직 비서 및 최고관리자를 대상으로 설문조사를 실시하였다. 실증분석을 위해 비서직무의 실태를 세가지 차원으로 나누고, 각각의 차원으로 비서직의 채용, 승진 및 업무규정(제도적 차원)에 대한 조사, 비서직의 활용 및 인식에 대한 조사(활용/인식 차원), 그리고 비서직의 교육, 훈련 및 업무능력(역량/계발 차원)에 대한 조사를 실시하였다. 설문지 배포와 회수는 2000년 4월 14일부터 4월 29일까지 시행되었다. 공기업 비서직의 직무실태를 분석한 결과는 다음과 같다. 첫째, 비서직 채용, 승진 및 업무규정 등의 제도적 측면에서 제도화가 덜 되어 있는 것으로 드러났다. 둘째, 비서를 활용하고 이에 대한 전문성 인식을 측정한 결과 외자기업에 비해서 전반적으로 낮게 측정되었다. 셋째, 비서직에 대한 교육, 훈련 및 업무능력에 관한 현황을 조사한 결과 재교육 선호도가 매우 높은 것으로 나타났다. 또한 비서가 수행하는 업무의 중요도를 영역별로 조사한 결과 커뮤니케이션 업무 영역에서 전화응대와 손님접대 업무가 중요한 것으로 나타났으며 계획/조정 업무에서는 상사의 스케줄 계획 및 관리업무를 중요한 것으로 보았다. 정보관리 업무에서는 수신문서 및 우편물정리와 보관업무의 중요도가 높았으며 사무관리 영역에서는 각종 경조사 처리업무를 중시하는 것으로 나타났다. 이사의 조사결과를 바탕으로 본 연구는 공기업 비서직의 전문화가 외자기업보다 미진한 것으로 보고 다음과 같은 전문화 제고 방안을 제시하였다. 첫째, 공기업 최고관리자의 비서직에 대한 인식의 전환이 선행되어야 한다. 즉 최고관리자가 비서를 보다 적극 활용할 수 있는 자원으로 보는 인식의 확산이 시급하다. 인식확산을 위한 구체적인 방법으로는 최고관리자를 대상으로 세미나를 개최하거나 비서협회 차원에서 비서직 활용 매뉴얼을 제작, 배포하는 방법 등이 있을 수 있다. 둘째, 현직 공기업 비서들의 의욕적인 태도를 반영할 수 있는 직무와 관련된 재교육훈련이 실시되어야 한다. 특히 대학부설 교육기관 및 사회교육기관을 통한 재교육과 워크샵을 통한 교육훈련방안을 고려할 수 있다. 셋째, 현직 공기업 비서들의 직무와 관련된 재교육 프로그램으로서 최고관리자측에서 높은 선호도를 보였던 직장예절 및 직업윤리와 비서가 선호한 외국어와 비서실무를 중심으로 업무와 관련된 다양한 교육이 이루어져야 한다. 넷째, 공기업 내부에 비서직에 대한 채용기준, 승진 및 업무분담 규정을 제도화해야 한다. 이를 위해서 비서직 직무분석을 통한 직무명세서를 작성하여 업무범위를 규정하고 채용기준을 명문화하며 능력에 의한 직급별 승진제도를 마련해야 할 것이다. 본 연구의 의의는 그 동안 공기업 비서직과 관련된 연구논문이 거의 없던 실정을 감안할 때 본 연구가 처음으로 시도되었으며, 연구의 결과로 전문화 방안을 제시하였다는 데에 있다. 그러나 조사대상 공기업을 서울 ‧ 경기도 소재로 범위를 제한하고, 공기업 가운데 사기업과 별다른 차이를 보이지 않는 자회사도 포함함으로써 한계가 있었다. 아울러 연구의 편의를 위하여 최고관리자의 범위에 국장(부장)급까지 조사대상으로 포함시킨 것이 연구의 제한점임을 밝힌다. 따라서 후속연구에서는 이러한 제한점을 극복하고 본 연구결과를 바탕으로 제기된 문제들에 관한 재시도가 이어지기를 기대한다.;The era of the Information Revolution has come and many firms have put spurs to globalization. With this globalization have come new strategies by firms striving to gain the competitive edge. Especially, not only decisions on distributing the restricted inner resources, but also high-quality decision on improving the adaptability of firms to the environment should be made by top managers. Top managers who need to make decisions on the basis of accurate information have highly complicated-work to do and need the multifunctional professionalized secretaries to assist them effectively. The purpose of this study is to analyze the actual conditions of secretarial works in the Korean public enterprises and to present the plan for their professionalization based on the results drawn from the analysis. To pursue research a literature review was implemented and survey questionnaire was distributed to secretaries and their supervisors in the Korean public enterprises and foreign firms as the representatives of Korean private enterprises. For the analysis of this study, the actual conditions of secretarial works were divided into three dimensions: the institutional dimension(the investigation on the employment, promotion and definition related to their works), the application/recognition dimension(the inquiry on the education, training and abilities in them). A survey reserch was conducted from April 14 to 29, 2000. The results of the survey on the secretarial works in the Korean public enterprises are summarized as follows: First, Korean public enterprises were found to be in the category of low-institutionalized with regard to the employment, promotion, and definition of secretarial works. Second, the results from the extent what to apply the secretaries and to recognize their professionalism were generally measured lower than them in the foreign firms. Third, continuing education was highly favored according to the results of investigating the present situation on the education, traning and capabilities in secretarial works. The extent of the importance of each work performed by the secretaries was measured as 4 parts respectively: the communication aspect of the work of managing and planning for top executives was extremely secured to be important in the part of planning/coordinating work, mail handling was very significant in the aspect of information-managing work, and in the realism of office maintenance, it was found for the work of offering congratulation and condolence to be most meaningful. Based on the above analysis, a plan for the professionalization of secretaries in the Koran public enterprises was presented as follows: First, it should proceed from the top executive's idea toward the secretary to change. It means the expansion of the concept that they should think of the secretary as a resource available for active use. Therefore, the way to spread the idea in the concrete is to hold seminars for the top executives, or to distribute the manual how to apply the secretary written by KAAP(Korean Association of Administrative Professionals). Second, the continuing education related to the secretarial works should follow it in order to reflect their enthusiastic attitudes. It can especially be considered the plan of education/training by the educational institutes associated with the university/college and social educational institutes. Third, the education related to the works should be carried out for the benefit of secretaries: for example, the manners in the workplace/vocational ethics which top executives indicated a high priority and the foreign language/secretarial procedures which the secretaries highly favored according to the results. Fourth, there is an urgent need for definite standards of employment, promotion, and definition of secretarial works to be institutionalized. For these purposes, the works of secretaries should be defined of the basis of the job specifications by analyzing the job, to specify the standard of employment, and then, to prepare the institutionalized promotion system by means of their abilities. This study has an important bearing as the first attempted thesis with relation to the secretarial works and on presenting the plan of professionalization for the secretaries in the Korean public enterprises. Conversely it has the limitation of being restricted to the public enterprises as subjects within the firms located in Seoul and Kyounggi-province and of including the subsidiary firms revealed no difference with private enterprises. In addition, a further restriction set up by its need no a wider range of subjects as top executives from the chairmen to the directors. Therefore, it is expected that further study would overcome these limitations and continue to refine the findings introduced on the basis of the results of this study.