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국제회의 이벤트 기획 및 운영에 관한 연구

Title
국제회의 이벤트 기획 및 운영에 관한 연구
Authors
장윤화
Issue Date
2004
Department/Major
정보과학대학원 비서정보학전공
Publisher
이화여자대학교 정보과학대학원
Degree
Master
Abstract
21세기 현대사회의 국제화에 따른 국제회의 발전과 증가는 우리나라의 국제회의 산업에 많은 영향을 주고 있다. 더구나, 최근 들어 국제회의 발전을 중심으로 다양한 이벤트가 마련됨으로써 그 역할에 대한 중요성이 강조되는 추세이다. 이에 따라 국제회의 이벤트의 기획 및 운영에 필요한 전문인력 양성이 무엇보다도 국제회의 이벤트에 있어 필요한 요소로 대두되고 있다. 국제회의 이벤트는 최근 국제회의와 함께 국제적 커뮤니케이션의 적극적인 참여를 하고자 하는 각 조직에 중요한 영향을 끼치고 있다. 그리고, 각 조직은 효율적이고 효과적인 국제적 커뮤니케이션 장을 만들기 위해 회의 준비, 회의 기획 및 운영업무를 수행하고 있는 비서인력을 국제회의 이벤트 기획 및 운영에 적극적으로 활용할 수 있다. 이 연구논문은 지금까지 연구되지 않은 국제회의 이벤트와 비서와의 관계를 중심으로 비서직 종사자와 국제회의 전문가들이 국제회의 이벤트를 기획하고 실제적으로 운영할 때 필요로 하는 업무진행 매뉴얼인 체크리스트(Checklist)를 개발하여 앞으로 비서의 국제회의 이벤트 기획 및 운영 수행 활용에 있어 필요한 기초 업무자료를 제시하는 데 의의가 있다. 또한, 주한외국대사관 및 문화원 비서를 연구대상으로 선정하여 이벤트 기획 및 운영의 수행 정도와 중요도의 현황을 조사한 후 타 조직의 비서직에게 국제회의 이벤트에 관한 기초자료로 제공하는데 의미가 있다. 이 연구논문의 목적을 위해 주한외국대사관 및 문화원에 근무하고 있는 비서직 종사자의 이벤트 기획 및 운영에 대한 수행 정도와 중요도에 대해 조사하고, 국제회의 전문가를 통해 국제회의 이벤트의 현황과, 기획 및 운영에 대한 수행 정도와 체크리스트의 필요도를 기획단계, 운영단계 및 평가단계로 나누어 파악하여, 조사된 비서와 전문가의 국제회의 이벤트 기획 및 운영 현황에 따라 국제회의 이벤트 기획 및 운영에 필요한 업무 체크리스트를 개발하고자 하였다. 연구결과는 체크리스트의 개발과 함께 국제회의 이벤트 기획 및 운영 업무에 있어 비서의 참여가 가능하며, 비서인력이 국제회의 이벤트 전문가로서의 능률적인 업무수행을 기대할 수 있다는 측면에서 그 의의가 있다. 이 연구논문을 위해 수집된 자료는 통계패키지 프로그램인 SAS 프로그램을 이용하였으며, 빈도 분석, 분산분석 및 상관관계 분석을 실시하여 비서의 이벤트 기획 및 운영 수행정도와 중요도를 파악하였다. 이벤트 기획 및 운영 참여가 실제적으로 자주 이루어지고 있고, 이에 대한 중요도 인식도 역시 높아지고 있다고 할 수 있다. 주한외국대사관 및 문화원 비서의 이벤트 기획 및 운영 수행정도 결과는 응답자의 이벤트 기획 및 운영 참여 빈도수에 따라 유의미한 차이가 있었으며, 이벤트 기획 및 운영 참여가 비서의 실제 이벤트와 관련된 업무이해와 수행에 영향을 준다고 볼 수 있다. 이 연구논문의 결과는 비서의 다양한 업무 가운데 이벤트와 관련된 업무를 선택하여 집중적으로 조사함으로써 비서의 이벤트 기획 및 운영업무를 정의하였다. 그리고, 비서가 수행하고 있는 업무현황을 파악하여 국제회의 이벤트 기획 및 운영 시 비서의 참여 효율성을 높이기 위해 기획 및 운영 체크리스트를 개발할 수 있었다. 비서의 일반적인 업무에서 벗어나 최근 빠르게 발전하고 있는 국제회의 이벤트에 대한 비서인력의 활용방안 제시, 비서의 업무영역 확대 및 효과적인 국제회의 이벤트를 위한 체크리스트 개발을 최초로 시도하였으며 이는 국제회의 이벤트 기획 및 운영에 대한 기초자료로 제시되었다는 데에 그 의의를 찾을 수 있을 것이다. ;Amidst a globalizing modern society, the increasing development of conventions has impacted Korean industry. With rapid growth in the convention industry, a variety of special events have simultaneously developed as well. But even though special events play an essential role for conventions, manpower resources have fallen short in terms of specialists dealing with convention special events. Hence, developing, training, and educating manpower resources are the most important and indispensable condition for successfully managing convention special events. Therefore, given the rising importance of effective planning and management of convention special events coupled with the shortage of manpower resources, organizations can utilize their own secretary who serves as specialists regarding convention special events. Focusing on the relation between convention special events and the secretary, this research explores in general the role of the secretary, and in particular, the secretary of the foreign embassy and cultural office to Korea. Moreover, this research studies convention specialists working on convention special events planning. The study also develops a checklist for effective and efficient convention special events planning and management. The research and the proposed checklist, while a basic study on convention special events, is significant in that this study is the first to research the secretary's role on special events planning and management in foreign embassies and cultural offices. Furthermore, research on foreign embassy and cultural offices may also provide the groundwork for the role of secretaries in other organizations. One goal of this research is to study the secretary's standard of accomplishment as well as the convention manager's standard of accomplishment. A checklist is also devised which is necessary for the successful management of special events conventions. The results of the study along with the developed checklist shows that the secretary is able to participate and serves an important function regarding manpower resources to convention special events planning and management. Additionally, it is important that the secretary as the convention special events manager meets expectations in performing efficient work. The results of the data analysis indicate the secretary's accomplishments as well as important standards required when managing special events. First, when planning special events, the secretary directs activities in the following order: (1) site selection, (2) budget plan, (3) catering site selection, (4) invitation design and preparation, (5) expected participants analysis, (6) catering target people selection, (7) timeline, (8) goals setting, etc. The order of accomplishing specific operation steps by the secretary includes (1) sending invitations, which is the most accomplished activity in secretarial work, (2) checking attendees, (3) managing participants, (4) managing pre-program, (5) managing the spot, (6) managing time, etc. Steps pertaining to evaluation by the secretary include (1) writing thank you letters, (2) sending thank you letters, etc. By accomplishing these three steps, one can presume that the reception, which foreign embassies and cultural offices in Korea prefer for their special events type, affects secretarial activities. Moreover, through the results of standards, respondents are able to recognize the importance of their special events activities. Regarding standards, the planning steps of activities are as follows: (1) budget plan, (2) pre-research, (3) expected participants analysis, (4) program planning, (5) setting goals, (6) site selection, (7) catering target people consideration, (8) catering type and scale selection, etc. In the operation step, the order of activities appears as follows: (1) sending invitation, (2) checking attendees, (3) managing participants, (4) executing budget, (5) checking budget, (6) managing pre-program, etc. The order of importance in the evaluation step is suggested as follows: (1) reporting special events result, (2) writing thank you letter, etc. As compared with the accomplishment standard result, its importance of activities appears by different rank. But the more the secretary involves him/herself in specific special events activities, the more important they feel those activities are. This research focuses on the duties performed by the secretary during special events. Also, this study defines the activities required in the planning and management of special events while elaborating on the secretary's role. Based on the results, this study develops a checklist demonstrating effective and efficient convention special events planning and management. Furthermore, by researching their own works in the special events activities, this study recognizes the practical role of the secretary convention special events. At the same time, the planning and management activities outlined in this study can be used as basic data to develop work ability required for convention special events planning and management in general. Finally, this study suggests that the secretary is capable of functioning as a specialist in the rapidly expanding field of convention special events. The study also presents the practical uses of the secretary's abilities, the extension of the secretarial work area, and a possible checklist for the purpose of running effective convention special events.
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