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국제회의 영문 서신에 관한 기초연구

Title
국제회의 영문 서신에 관한 기초연구
Authors
박혜선
Issue Date
2003
Department/Major
대학원 비서학과
Publisher
이화여자대학교 대학원
Degree
Master
Abstract
세계화와 정보화의 추세가 갈수록 심화되고 있는 현실에서 국제회의 산업의 증대와 영어를 통한 커뮤니케이션은 이제 하나의 생존 전략으로 인식되고 있다. 이러한 시대적 배경 속에서 특히, 비서학을 전공하는 대다수의 학생들은 국제화된 사회에서 다양한 실무능력을 갖춘 전문비서로서의 역할을 수행하기 위해 원활한 영어의사소통 능력을 갖추는 것이 필수적이므로, 국제회의에서의 일반적인 의사소통과 국제회의 기획업무 수행 뿐 아니라 전문적인 실무영어 의사소통 능력 의 개발이 필요하다. 따라서 본 연구는 국제회의 영문 서신에 대한 기초 연구의 하나로 국제회의 영문 서신의 종류와 특성을 파악하고, 국제회의 영문 서신에 관한 실태와 요구를 파악하며, 국제회의 영문 서신에 관한 요구와 특성의 중요도에 관한 집단간의 차이를 파악함으로써 효과적인 국제회의 영문 서신을 위한 기초 자료를 제공하고자 한다. 이러한 연구목적을 달성하기 위한 구체적인 연구문제는 다음과 같다. 첫째, 국제회의 영문 서신의 종류 및 특성을 파악한다. 둘째, 국제회의 영문 서신에 관한 실태와 요구 및 요구에 관한 집단간의 차이를 파악한다. 셋째, 국제회의 영문 서신의 특성에 관한 중요도를 측정하고 집단간의 차이를 파악한다. 위의 연구문제를 달성하기 위하여 국제회의 영어 과목의 교재와 출판된 국제회의 영어 서적을 분석하고, 96통의 국제회의 영문 서신을 수집, 내용분석을 통해 조사도구 개발을 위한 기초를 마련하였다. 설문조사에서는 교재의 내용분석과 국제회의 영문 서신의 내용분석 결과를 기초로 구조화된 설문 문항을 개발하여, 국제회의 영문 서신의 수신 경험이 있는 국제회의 참석자 102명과 국제회의 영문 서신의 작성자 10명을 대상으로 국제회의 영문 서신에 대한 실태와 요구를 조사하고, 국제회의 영문 서신의 특성에 대한 중요도를 파악하였다. 주요 연구 결과 정리하면 다음과 같다. 첫째, 국제회의 영어 교재 및 출판 서적을 분석한 결과, 국제회의 영문 서신은 내용에 따라 초청, 등록, 논문, 의제, 프로그램 안내, 언론광고홍보, 판촉 및 스폰서쉽, 숙박과 교통관련, 교역 및 전시 관련, 회의 종료 후의 감사나 사과의 서신으로 분류되었다. 이 중 초청과 국제회의의 프로그램을 안내, 국제회의 종료 후 참가자들에게 보내는 감사 또는 사과의 서신이 많은 비율을 차지하였다. 국제회의 영문 서신 96통을 수집, 교재의 영문 서신 분석 틀에 따라 내용 분석한 결과, 내용분류에 있어서는 등록 관련 서신과 프로그램을 안내하는 서신이 가장 많은 분포를 차지하였다. 앞의 교재에서 숙박과 교통 관련 서신을 따로 구분한 것에 비해, 숙박과 교통에 관련한 사항은 초청 관련 문서에서 함께 안내하거나, 등록을 재촉하면서 호텔의 예약이나 항공에 관한 안내를 함께 하고 있었다. 국제회의 참가자의 국제회의 영문 서신 수신 방식은 이-메일을 이용한 수신방식이 가장 많은 비중을 차지하였으며, 국제회의 개최 최초 안내 시기는 개최 '6개월 전에서 3개월 전' 사이가 가장 많은 분포를 차지하고 있었다. 국제회의 영문 서신의 분량은 '1장 이내' 가 가장 많았으며, 시각적으로 읽기 쉬운 글을 위해 볼드와 리스트를 사용한 영문 서신이 가장 많이 나타났고, 국제회의 참석시 국제회의 영문 서신의 수신 횟수는 '4번 이하' 가 가장 많은 비율을 차지하였다. 둘째, 설문을 통한 국제회의 영문 서신에 관한 실태조사에서 국제회의 영문 서신의 송, 수신 평균 횟수는 '4 번 이하' 가 가장 많은 비중을 차지하였고, 송수신 방식으로는 '이-메일이 대부분이며 약간의 우편을 포함' 한 것이 가장 많이 나타났다. 국제회의 영문 서신의 1 회 평균 분량은 '1 장 이상 2장 이내' 가 가장 많이 나타났으며, 정보 안내방식으로는 '한 번에 여러 정보를 주고 가끔 안내' 하는 것이 가장 많이 나타났다. 국제회의 개최 최초 안내 시기는 국제회의 개최 '6개월 전부터 3개월 전' 까지가 가장 많이 나타났다. 반면, 요구조사에서는 실태조사와 비교했을 때, 이메일만을 이용하여 현재보다 회의 개최를 더 빨리 안내해 주기를 원하는 것으로 나타났다. 이러한 실태와 요구사이의 차이를 국제회의 영문 서신 작성자들을 제외한 수신자들만의 응답을 비교함으로써 실태와 요구사이에 어떠한 차이가 있는 가를 살펴본 결과, 수신방식과 정보 안내 방식 및 국제회의 개최 최초 안내시기에 있어 유의미한 차이가 나타났다. 즉, 국제회의 참석자들은 국제회의 영문 서신을 '이-메일이 대부분이며 약간의 우편으로 수신' 하는 비율이 높지만, '이-메일만으로' 수신하기를 가장 선호하였으며, 현재 많은 국제회의 참석자들이 '한 번에 여러 정보를 가끔 안내' 받고 있으나 더 많은 참석자들이 '한 번에 여러 정보를 가끔 안내 받기' 를 선호하였다. 집단간 국제회의 영문 서신에 관한 요구의 차이를 알아보기 위해 구분한 수신자와 발신자간 집단에서 국제회의 영문 서신의 평균 횟수와 전달 방식, 정보 안내 방식에서 유의미한 차이가 나타났다. 즉, 국제회의 참석시 참석자들은 '4번 이하' 로 국제회의 영문 서신을 수신하기를 가장 선호하는 반면, 발신자측에서는 '5번 이상 10번 이하' 로 국제회의 영문 서신을 발신하기를 가장 선호하였다. 국제회의 참석자들은 '이-메일로만' 국제회의 영문서를 수신하기를 가장 선호하였으나, 발신자측에서는 '이-메일이 대부분이며, 약간의 우편을 포함' 하기를 가장 선호하였다. 이는 국제회의 영문 서신 중에서 발신자측에서 증거로 삼을 필요가 있는 영문 서신이 있기 때문으로 국제회의 영어 교재 저자와의 설문을 통해 밝혀졌다. 국제회의 영문 서신의 정보 안내 방식에서는 국제회의 참가자들은 '한번에 여러 정보를 주고 가끔 안내' 받는 것을 가장 선호하는 반면, 발신자측에서는 '정보를 나누어서 조금씩 자주 안내' 하는 것을 가장 선호하였다. 국제회의 영문 서신 작성에 있어 수신자의 요구를 모두 만족시키는 것은 불가능하나 수신자의 요구를 파악하는 것은 효과적인 영문 서신 작성의 출발점이라 할 수 있다. 셋째, 국제회의 영문 서신의 특성에 관한 중요도를 6점 척도로 측정한 결과, 국제회의 '개최날짜, 시간, 등록비 및 장소 등의 숫자를 정확히 기입하는 것' 을 평균 5.50으로 가장 중요시 하였고, '이름 철자' 를 정확히 기입하는 것(5.34)과 '문서의 목적을 명확히 하는 것' (5.34), '문의사항에 빠르게 답장' 하고(5.29), 장소 등에 대해 '세부적으로 안내' 하는 것(5.29)이 중요도 상위 5위로 나타났다. 국제회의 영문 서신의 특성에 관한 중요도에서 수신자와 발신자간, 성별, 연령별, 직업별, 전공별 집단간 차이가 유의미하게 나타났다. 이상의 연구결과를 토대로 국제회의 영문 서신의 종류와 특성을 파악하였으며, 국제회의 영문 서신에 관한 실태와 요구를 파악할 수 있었다. 또한, 국제회의 영문 서신에 대한 요구나 중요시하는 특성에 있어 집단간 차이를 있음을 파악할 수 있었다. 국제회의 영문 서신은 판매홍보 편지이므로 국제회의 참가자와 연관성이 중요하며, 이를 위하여 대상을 파악하고 받는 이의 특성을 고려하는 것은 중요하다. 따라서, 국제회의 참석자들의 국제회의 영문 서신에 관한 실태와 요구를 파악하는 효과적인 국제회의 영문 서신을 작성하기 위한 출발점이라 할 수 있다. 수신자의 요구를 모두 만족시키는 것은 불가능하나 최대한 그들의 요구를 반영하여 증거물이 될 수 있는 최소의 영문 서신을 제외하고는 최대한 이-메일을 이용하여 발송하며, 한번에 여러 정보를 주고 가끔 안내하여 송신 횟수를 줄이도록 영문 서신의 내용을 적절히 조절하여야 할 것이다. 국제회의 영문 서신 작성시에는 국제회의 개최날짜, 시간, 등록비 및 장소 등의 숫자를 정확히 기입하고, 이름 철자를 정확히 기입하며, 문서의 목적을 명확히 하고, 문의사항에 빠르게 답장하며, 장소 등에 대해 세부적으로 안내하는 것을 가장 우선시 하여야 할 것이다. 특히, 국제회의 참석자들은 국제회의 특성에 따라 연령, 직업, 전공 등에 있어 공통된 특성을 나타내며, 국제회의 영문 서신에 관한 집단간 뚜렷한 요구 차이를 나타내고 있다. 따라서, 국제회의 참석자들이 40대 이상의 경우엔 기억을 돕기 위해 자주 안내한다든지 하는 수신자 집단의 특성을 고려해야 할 것이다.;The globalization is accelerating as much interest is on international conferences and communication skills in English. In this trend, professional secretaries who are in charge of communication need to develop communication skills in English to plan an international conference as well as to communicate during international conference. As the fundamental study on business letters for international conference, the purpose of this study is to grasp content and characteristic of business letters for international conference, and to analyze status and needs and different needs between groups to write an effective business letters for international conference. Followings are research questions. First, grasping content and characteristic of business letters for international conference. Second, analyzing the status, needs, and different needs between groups on business letters for international conference. Third, rating importance of characteristic of letters and grasping difference between groups. To solve above research questions, the content of textbooks, published books for English for international conference, and 96 business letters for international conferences were analyzed. With the result of content analysis, content of questionnaire is developed. 102 international conference attendees who have received business letters for international conference and 10 writers responded. Followings are results. First, as a result of content analysis of textbooks and published books, content of letters is about Invitation, Registration, Paper, Agenda, Information about program, PR, Marketing & Sponsorship, Accommodation and Transportation, Trade show, Post conference thank you. As a result of content analysis of 96 business letters for international conferences, the information about accommodation and transportation was included in the letter of invitation or registration. Second, as a result of analyzing status, 'mostly through e-mail including some snail mail' and 'under 4 times' were sent business letters for international conference. And mostly the amount of letters was 'between 1 page and 2 pages' , and the letters was given from time to time during lead-time and a letter contained several information. And First announcement was given 'between 6 months and 3 months before international conference' . On the other hands, as a result of analyzing needs, 'only through e-mail' and 'first announcement over 6 months before conference' was preferred. To analyze the gap between status and needs, status and needs of attendees were compared. There were meaningful gaps between 'the way of receiving letters' and 'when first announcement was sent' . In other words, many attendees received letters 'mostly through e-mail including snail mail' but they preferred to receive letters 'only through e-mail' , and many attendees received letters 'from time to time' during lead time and a letter contains 'several information' but more attendees preferred to receive letters 'from time to time' during leads-time and a letter contains 'several information' . As a result of analyzing the gap on needs between groups there were meaningful differences between the group of senders and receivers on the needs on 'average number of letters giving or receiving' dufing lead-time and 'the way of receiving or giving information' . In other words, international conference attendees prefer to receive letters 'under 4 times' but senders prefer 'between 5 time and 10 times' . Attendees prefer to receive letters 'only through e-mail' , but senders prefer 'mostly through e-mail including some snail mail' . It is founded that this because some letters could be evidence for senders. Regarding the way of giving or receiving information, international conference attendees prefer to receive letters 'from time to time' during lead time and 'a letter contains several information' , but senders prefer 'giving information frequently' and 'a letter contains a piece of information' . Third, as a result of importance rating of characteristic of business letters for international conference as 6 degree, the rating of 'the number of date, time, registration fee and venue of international conference' was the highest as average 5.50, and the degree of 'spelling of name' was 5.34, 'definite purpose of letters' was 5.34, 'quick response' was 5.29, and 'detail information about place' was 5.29. On the importance rating of characteristic, the opinion differences between group of givers and receivers, sex, age, profession, and major. This result shows that group characters must be considered and the differences between groups must be compromised adequately in writing business letters for international conference. To be an effective business letter for international conference, it should be sent 'through e-mail except some letters for evidence' and 'from time to time' during lead-time, and 'a letter should have several information' . And 'the number of date, time, registration fee and venue of international conference' , spelling of name' , 'definite purpose of letters' , 'quick response' , and 'detail information about venue' should be double-checked. Particularly, attendees for one international conference have something in common like age, profession, major and needs. Therefore, group characters must be considered and the differences between groups must be compromised adequately in writing business letters for international conference. For example, if the attendees are in 40' s and more, information should be given more frequently to remind. Related with the limitations of this research which are considered to be complimented on the later study, first, sample business letters for international conference weigh to international academy of science, second, the number of sample writers was much lower compared with the number of sample receivers, third, there is no limit on conference size, additional event, and paper presenter was conducted.
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