비서의 역할수행에 관한 연구

Abstract

경영자에게는 급격한 변화 속에서 보다 복잡하고 다양한 의사결정과 혁신 및 관리기능이 더욱 중요시 되고 있으며, 따라서 경영 보좌의 주체인 비서의 역할과 활동에 대한 중요성도 증대되고 있다. 과거의 비서 업무가 상사의 본연의 업무를 효율적으로 수행할 수 있도록 보좌하는 것이었다면, 오늘날의 비서의 업무는 상사를 비롯한 조직 구성원들의 업무가 원활하게 수행될 수 있도록 하는 전반적인 관리업무를 수행하는 사무전문가로서 업무영역이 확대되고 있다. 그리고 이러한 환경변화는 비서에게 새로운 환경에 대응할 수 있는 역량과 역할을 요구하고 있다. 변화하는 환경에 따라 비서에게는 변화하는 역량과 역할에 대해 명확히 인식할 필요성이 제기된다. 이에 따라 본 연구는 비서의 역량 및 역할수행을 규명하고, 역할수행에 영향을 미치는 요인을 분석함으로써 역할수행의 향상 방안을 제시하는데 그 목적이 있다. 연구목적을 달성하기 위하여 관련 이론 및 선행연구를 분석한 결과, 역할수행은 역량과 역할중요도 인식 뿐만 아니라 자기효능감, 직무몰입, 성취동기, 기대 등의 심리특성 요인과 직무지원, 수행장애, 직무곤란도와 같은 직무환경 요인에 의해서 영향을 받음을 도출하였다. 따라서 본 연구의 연구모형은 비서의 역량과 역할중요도 인식은 인구통계적 특성에 영향을 받는 것으로, 역할수행은 역량, 역할중요도 인식, 직무능력, 심리특성, 직무환경의 요인에 의해 영향을 받는 것으로 가정하였다. 본 연구의 연구대상은 기업에 재직 중인 비서이다. 연구도구는 선행연구를 통해서 추출된 31개의 역량 항목과 21개의 역할 항목, 12개의 심리특성 항목, 3개의 직무환경 항목을 추출하여 구성하였다. 인구통계학적 특성은 근속년수, 비서직 근속년수, 직급, 상사의 직급, 연령, 학력, 전공의 7개 항목으로 구성하였다. 수집된 자료는 SPSS 11.1 for Windows 통계 프로그램을 이용하여 분석하였다. 적용된 주요 통계방법은 빈도, 백분율, 상관관계, 요인분석을, 크론바하 알파값을 사용하였다. 일원배치 분산분석, 대응표본 T 검정, 다중회귀분석을 실시하였다. 이 과정에서 인구통계적 요인인 전공은 더미요인으로 변환하여 사용하였다. 본 연구를 통하여 얻어진 연구결론을 요약하면 다음과 같다. 첫째, 현직 비서가 보유하고 있는 역량의 평균은 기밀성, 대인관계, 윤리, 커뮤니케이션, 공통업무, 지식/기술, 전문업무 역량의 순이며, 요인구분 없이 정렬한 경우, 기밀성, 대인관계 형성/유지 능력, 바람직한 인성, 정직성, 책임감, 협조성 등과 같은 역량이 상위에 분포한다는 결과를 도출하였다. 이는 비서의 인간적(Human) 역량이 중요함을 의미하며, 현직 비서가 역할수행을 위해 필요한 역량으로써 인간적 역량을 제시하고 있음을 시사한다. 이는 비서의 교육을 통한 역량개발이 보다 인간본위의 방향으로 진행해야 함을 의미한다. 비서가 인식하는 역할중요도의 평균은 비교적 높다고 조사되었다. 이는 환경의 변화로 인해, 비서의 역할이 상사를 비롯한 조직 구성원들의 업무가 원활하게 수행될 수 있도록 전반적인 관리업무를 수행하는 사무전문가로의 역할로 영역이 확대되고 있다는 사실과 맥락을 같이 한다. 현직 비서 역시 자신의 역할이 보다 다양화, 세분화 되어야 함을 인식하고 있음을 의미한다. 반면 비서의 현재 수행하고 있는 역할의 평균은 그 편차가 다소 크다. 이는 비서가 실제 수행하고 있는 역할들이 다소 편향적으로 치우쳐 있음을 의미한다. 역할중요도 인식의 평균이 비교적 높게 측정된 것에 비해서 실제 역할수행은 이에 미치지 못하는 인식과 수행의 차이를 보이고 있다. 인식하고 있는 역할과 현재 수행하고 있는 역할의 차이를 보이고 있는 것이다. 둘째, 인구통계적 특성과 비서의 역량, 역할중요도 인식의 관계를 검증한 결과, 직급, 연령, 전공의 인구통계적 특성이 비서의 역량에 영향을 미치는 것으로 검증되었다. 따라서 인적자원관리 차원에서 비서의 직급체계를 확립하고, 비서가 장기적으로 근무하면서 전문성을 쌓아갈 수 있도록 비서인력에 대한 활용계획이 수립되고 보편화, 체계화되는 것이 중요하겠다. 또한 연령, 직급, 전공 등에 의하여 멘토-멘티를 구성하거나, 비서협회 등의 회원으로 활동하여 다양한 비서들과의 정보교환을 통해서 비서의 역량과 역할의 전문성을 개발에 노력한다면 비서의 역량과 역할중요도 인식의 수준은 향상될 것이다. 셋째, 비서의 역량, 역할중요도 인식과 역할수행과의 관계를 검증한 결과 역할수행에 대해서 역량이 유의미한 설명력을 가지고 있음을 알 수 있다. 역량의 향상을 위해서 조직차원, 개인차원에 있어서 계속적인 교육과 경력개발의 여건이 비서에게 제공되고 보편화된다면 역량은 향상될 수 있을 것이고, 또한 역할수행의 향상도 가능할 것이다. 무엇보다 비서에게 부여된 역할에 대한 명확한 규명과 이 역할을 수행하기 위해 필요한 역량을 명확히 제시함으로써 비서의 역할수행 방향을 제시해주는 것이 중요하다. 넷째, 비서의 역할수행은 역량과 역할중요도 인식 이외에도 자기효능감, 직무몰입/성취동기, 기대와 같은 심리특성과 직무환경의 영향을 받는 것으로 나타나 비서의 역할수행 향상을 위해서 역할수행에 긍정적인 영향을 미칠 수 있도록 개인의 심리특성을 개발하고 지원적인 직무환경을 구축할 필요가 있을 것이다. 다섯째, 비서의 역할수행에 대한 설명력에서 무엇보다 역할중요도 인식이 가장 높은 설명력을 갖는다. 또한 여러 역량 중에서도 공통업무 역량이 설명력을 가짐으로써 무엇보다 기초적인 업무수행 역량과 자질이 중요하다는 것을 알 수 있다. 본 연구의 한계와 제언은 다음과 같다. 첫째, 연구표본상의 한계로 향후 보다 정교한 표본설계과정을 거쳐 연구의 수행이 필요하다. 둘째, 비서의 역할, 역량의 측정요인에 대해 검토하는 연구의 수행이 필요하다. 셋째, 조직의 규모와 특성에 따라 여러 유형의 비서를 고려하지 않았기 때문에 세분화된 비서의 역량과 역할수행에 규명이 필요하다. ;The businessman confronts the rapid environment change, so it has to need complicate, various decision-making, and managerial capacity. Also, the role and competency of secretary has to be more expanded. In the past, the secretary helps own boss's works more efficient, but now, secretary does whole managerial works for smooth performances of organizational members as the office professionals. To confront these changes, the secretary has to recognize their proper competency, and role. Therefore this study aims to examine closely competency and role, and to analyze the factors that affect to the role performance. For the aim, the competency and the recognition of role importance affects the role performances, and it also affects the self efficacy, the job involvement, the completion motive, the expectation. It is the model of this study. The subject of study is the secretary who is in service at present. The tool of study is made of the 31 competencies, 21 roles, 12 mental traits, and 3 job environment. The vital static trait is made of the length of service, the length of service as secretary, position, the position of boss, age, scholarship, and major. The static program SPSS 11.1 for Windows analyzes the gathering materials. The static method is frequency, percentage, correlation, factor analysis, Cronbach's alpha, one-way ANOVA, T-test, and multiple regressions. The results of this study are: 1. The average order of the competency is secret, personal relation, ethic, communication, common works, knowledge/skill, professional competencies. Without factor division, the average order of the competency is secret, personal relation, desirable human nature, honesty, responsibility, cooperation. It means that the importance of human competency. The average of recognition of role importance is relatively high. It is conclusion with the expansion of managerial works as office professional. The secretary who be in service is recognize various, subdivided its role. But, the average of role performance is high in difference. It means that role performance is relatively biased. There is difference between recognition of role importance and role performance. 2. The competency is affected by position, age and major. So, it is important that the ladder of secretary's position and the condition of internal service. And the activity of mentor and secretarial association is needed. 3. The role performance is affected by competency. So, it is important that internal training, career development is needed for secretary with clear definition. 4. The role performance is affected by self efficacy, the job involvement, the completion motive, and job environment. the expectation So, it is needed that the development of personal mental trait and the construction of supporting job environment. 5. The cognition of role importance affects role performance, highly, the latter part is common competency. The limitations and proposals of this study are: 1. The intimidate sample survey is need. 2. The factor of measurement is studied. 3. The segmented competency and role performance is needed.