지방자치단체 비서 직무실태에 관한 연구

Abstract

지방자치는 주민 스스로가 지역문제를 해결해, 지역주민의 삶의 질을 향상시키고 균형 있는 지역발전을 이루는 것을 목표로 하는 생활정치의 장이며 민주주의의 훈련장이라 할 수 있다. 지방자치는 특정인의 중앙의 독점물인 것으로만 여겨져 온 정치를 그 동안 정치에서 배제되었던 지방과 시민들에게 되돌려줌으로써 직접민주주의의 이념을 실현하는 장이라 할 수 있다. 지방자치의 발전과 더불어 자치단체장의 업무를 보좌하는 비서실의 직무에 대한 검토를 해보는 것은 의미 있는 작업이라 할 것이다. 지방자치 단체장의 비서실은 선거를 통하여 선출된 단체장의 정치적 결합을 통하여 임기 내 역점사업을 수행해 나가는데 실질적인 보조와 보고, 정책제안에 대한 전달역할 집행부서와 단체장의 교량역 등 포괄적인 업무를 공정한 정책 관리자의 입장에서 수행해 나가야 한다. 사회의 모든 부문이 갈수록 전문화되어 가는 시류에 비추어 자치단체장의 보좌인력의 전문화는 이런 측면에서 꼭 필요하다. 본 연구는 지방자치 단체장 비서실의 직무에 관한 분석을 통해서 지방자치의 발전에 기여함을 목적으로 한다. 구체적인 연구 문제는 다음과 같다. 첫째, 자치단체장 비서실 구성 실태를 파악한다. 둘째, 자치단체 비서의 직무를 수행하는데 필요한 자질과 지식을 파악한다. 셋째, 지방자치단체 비서의 직무에 대해 파악한다. 이러한 연구 문제를 파악하여 지방자치단체장의 비서진의 인적자원활용과 관리 방안을 제시하기 위한 기초적인 자료를 제공하고자 한다. 위의 연구 문제를 해결하기 위해서 폐쇄형 설문지를 사용하여 자료를 수집하고 SPSS (V 10.0K for Windows)를 사용하여 분석하였다. 설문 결과는 현재 지방자치 단체 비서실은 평균 3명으로 구성되어 있으며, 일반행정직은 대부분 행정 내부에서 발탁되며, 별정직 비서 요원인 외부인력의 충원은 단체장과의 개인적 연고를 중심으로 구성되어 있다고 파악되었다. 보다 효율적인 업무 수행을 위해 가장 중요한 것은 비서 업무의 합리적인 역할 분담으로 인식하고 있었으며 주요 연구 결과를 상세히 살펴보면 다음과 같다. 첫째, 일정 및 홍보 관련 업무 영역은 조직 내 각 부서와 단체장 간의 의사소통 단체장의 일정관리, 민원상담 및 원활한 처리, 기고문 작성 보좌 업무, 대민 홍보 및 언론 홍보 업무로 파악되었다. 둘째, 출장 및 자료 관리 업무 영역은 단체장의 국내·외 출장관리 업무, 정보 자료 수집 관리 업무 단체장의 회의 수행 업무로 파악되었다. 셋째, 사무실 관리 및 개인 업무로는 사무기기, 소모품 관리, 우편물 및 문서 처리업무, 단체장의 개인 업무 신변 잡무 처리 업무가 파악되었다. 넷째, 일반사무 영역 업무는 번역·통역 업무와 회계등 일반 사무 업무로 파악되었다. 다섯째, 행사 참여 업무로는 단체장의 외부 행사참여, 지방자치단체 행사 참여로 파악되었다. 여섯째, 방문객 관리 및 전화 업무로는 일반 방문객 관리와 일반 전화 관리로 분석 되었다. 지방자치단체의 비서의 업무를 수행하는데 중요한 지식과 자질의 경우에서는 돌발 상황에 대한 대처 능력이 가장 높은 빈도를 나타내었으며 그 다음으로는 정확하고 순발력 있는 업무 처리, 기밀 사항에 대한 보안 유지 능력, 서비스 정신 순으로 나타났다. 가장 낮은 항목은 외국어 능력과, 회계 및 경영일반 지식, 업무를 기획하는 능력, 컴퓨터 활용 순으로 나타났다. 이 연구를 통한 기대 효과 및 활용 방안은 다음과 같다. 첫째, 본 연구는 지방자치단체 비서의 직무에 관해 처음으로 연구한 논문으로 실무에서 요구하는 직무와 직무를 수행하는데 중요한 지식과 자질을 파악하였다. 이는 지방자치단체 비서에 대한 인식과 필요를 높이는 계기를 마련한 것으로 볼 수 있으며 지방자치단체 비서의 직무향상을 위한 지침으로 활용될 수 있을 것이다. 둘째, 지방자치단체의 여성비서의 업무가 단순한 업무에 한정되어 있음을 인식하는 데 기회를 제공하였으며 여성의 공직 참여를 위한 여성 채용 목표제에 활용하는데 참고 자료의 역할을 할 것이다. 셋째, 지방자치단체 비서의 직무에 관하여 기초적인 분석을 제공하였으며, 이후 이 연구를 근거로 지방자치단체 비서의 직무에 관한 직무 기술서를 작성하는데 역할을 할 수 있을 것이다. 넷째, 지방자치단체 비서진이 비서실장, 수행비서, 민원비서, 여비서로 구분되어 있긴 하지만 명확한 업무 분담이 제대로 이루어지고 있지 않음을 알 수 있었으며, 자신의 담당업무를 전문적으로 수행하게 함으로써 업무의 질과 효율성을 높일 수 있을 것이며, 명확한 비서진의 조직체계는 여성 비서의 역할을 전문 비서로의 역할로 나아갈 수 있는 데 기여할 것이다. 마지막으로 지금까지 미흡했던 지방자치단체 비서 이외의 여성 공무원 비서직에 대한 연구가 시도되어져야 할 것이다.;Local autonomy can be said to be a place for practical politics and a training field for democracy, which is purposed to improve the quality of life and to achieve a balance in regional development by allowing citizens to solve their regional problems. It can also be said to be a system to realize direct democracy by giving back the political rights, which had been recognized to be exclusive to the central government, to local governments and citizens that had been excluded from politics. As the local autonomy develops, it is significant to study the roles of the secretary of a local government governor. The roles of the secretary include assisting its governor in the management of key projects, offering suggestions for policy decision, and bridging the gap between executive departments and the governor; they should be carried out from a viewpoint of a policy manager. With the increasing specialization of all facets of the society, that of the secretary is necessarily required. The objective of this study was to contribute to the development of local autonomy by analyzing the roles of a secretary of a local government governor. A questionnaire was answered by a total of 125 staffs in secretariats of local government governors, from May 19 to June 5,2003. After excluding incomplete answer sheets, only 102 questionnaires were analyzed The roles of the secretaries were divided into 6 sectors. First, the sector for scheduling and public information included facilitating the communication between executive departments and the governor, scheduling the works of the governor, dealing with civil affairs, writing articles to be contributed, and providing public information to citizens and the press. Second, the sector for official trips and information management included scheduling domestic and overseas official trips of the governor, collecting and managing relevant information, and assisting the governor in presiding over a meeting. Third, the sector for office management and personal duties included managing office machines and supplies, handling mails and documents, and Carrying out the routine affairs of the governor. Forth, the sector for general office affairs included translation, interpretation, and accounts. It was found that the secretaries were comparatively less responsible for the roles in this sector. Fifth, the sector for events included scheduling the attendance at the events by external organizations and local governments. Sixth, the sector for hosting visitors and telephone works included hosting visitors and answering the phones. The roles in this sector were found to be the largest part of the duties of the secretaries. Effective response to unexpected situations was found to be the most important knowledge and ability for the duties. The next higher ranks were taken by correct and agile execution, compliance to confidentiality, and service spirit The less important abilities were speaking a foreign language, accounting, knowledge of management, planning, and computer use. In conclusion, this study showed that the duties of female secretaries are limited to simple works, and would be a reference for policy decision about the entrance of females into government service. It is, moreover, thought that more studies on other female secretaries in government service than those of local government governors should also be made.