과학기술분야 연구도서관의 이용자 봉사업무에 관한 연구

Abstract

나날이 증가하는 정보요구의 추세속에 도서관은 이용자들에게 만족스러운 봉사를 실시하기 위한 봉사의 질적, 양적 개선에 더한층 노력해야 한다. 그러므로 직접적인 이용자 봉사업무에도 과학적인 문제 해결 방법인 측정과 분석을 도입할 필요성이 점차 커진다. 특히 소속기관의 영향을 받기쉬운 연구도서관이나 전문도서관은 효과적인 업무의 평가가 필수적이라고 할 수 있다. 본 연구에서는 도서관 전체의 업무분석을 위한 전 단계로 작업 측정방법과 양적 분석방법을 이용하여 한 과학기술 분야 연구원 도서실의 이용자 봉사업무를 분석하였다. 연구의 목적은 이용자 봉사업무를 분석 평가함으로써 이용자에게 보다 효과적인 봉사를 할 수 있도록 대상도서관이 응용할 수 있는 자료를 제공하는데 있다. 구체적인 목적과 방법은 다음과 같다. 첫째는 현재 실시되고 있는 이용자 봉사과정 즉 대출업무와 참고업무의 진행과정을 분석하고 업무진행을 활성화시키는 방안을 제시하고자 한다. 둘째는 담당직원 4명으로 구성된 이용자 봉사 담당부서 업무의 효율성을 측정하기 위해 업무요소별 소요시간과 업무능률과의 상관관계를 분석하고 그 적절성을 평가하고자 한다. 셋째는 양적 분석방법을 이용하여 조사대상 도서실 소장도서의 이용률과 증가율을 조사하고, 그 분석을 통하여 앞으로의 대출추세를 예측하고자 한다. 분석에 앞서, 조사대상 도서실의 운영목표를 살펴보면, 좁게는 소속 연구원 이용자들의 조사연구 활동에 필요한 과학기술문헌들을 수집, 검색, 제공하고, 넓게는 사회전체의 과학기술부문 전문가와 종사자들에게 정보자료와 그 이용기술을 제공함으로써, 그들의 연구 및 과학기술개발 사업의 목적을 성취하는데 도움을 주는 것이다. 조사결과 다음과 같은 결과를 도출할 수 있었다. 1. 조사대상 도서실에서 수행되고 있는 이용자 봉사업무로는 이용자들에게 청구자료를 신속히 제공하는 일 외에, 자료원을 안내해 주거나 참고질문에 답하는 일, 그리고 신착자료를 수서하고 정리하는 일 등이 포함된다. 2. 장서이용 현황과 대출증가추세를 조사한 결과, 장서량에 반비례 하여 대출량은 계속 감소하고 있다. 3. 직원들의 업무소요시간을 분석한 결과는 전제적으로 모스버그(S. F. Mosborg)의 조사와 메이어스 (P.W-Meyers)등의 조사결과와 비교해서 이용자 접촉과 한가한 시간은 비슷한 수준이다. 그러나 대출 반납, 목록카드 정리와 도서의 분류 등을 포함하는 대출관련업무에 소비한 시간은 두 선행조사결과 보다 적은 것으로 나타났다. 이와같은 결과는 두 선행연구가 대학도서관을 대상으로 했다는 점에서 타당성이 있다. 4. 직무별 분석결과, 대출사서는 서류작성업무에 많은 시간을 소비하며, 시간의 여유가 가장 많고, 기술보조원은 매출/연장업무와 반납 업무에 대출사서 보다 더 많은 업무수행상의 역할을 한다. 5. 요일별 분석은, 수·목요일이 대출관련업무비율이 높고, 금요일에 시간의 여유가 가장 많고 직원이 데스크를 비우는 경우가 많은 것으로 나타났다. 6. 월별대출기록은 이용한 확률적인 방법으로 1987년의 대출추세를 예측하였으며, 구체적으로 최소치는 2월에 1986년 기록인 2,404권 보다 증가되고, 최대치는 3월에 4,361권 보다 다소 증가되리라고 본다. 6, 9, 11월에는 평균치에 가까운 기록이 예측되는데 그 양은 3,273권 보다 적은 수일 것이다. 이상의 분석결과에 기초하여 다음과 같은 구체적인 방안을 제시한다. 1. 조사대상 도서관에서는 이용자들의 문제해결에 도움이 되는 정보의 원천 즉 문헌, 전문가, 연구소 등을 알려주거나, 과학기술분야 관련정보의 신착자료파일을 작성하고 갱신하는 업무가 체계적으로 수행되어야 한다. 2. 이용자가 자료를 찾는 시간을 절약할 수 있는 방안으로써 목록카드상에 서가번호를 기입하는 위치표시기호와 이용자의 눈에 잘 띄는 곳에 서가의 위치, 번호, 복사실의 위치 등을 표시한 실내배치도를 제시한다. 3. 시간의 여유가 가장 많은 대출사서가 전적으로 대출관련업무를 수행하고, 보조원들은 반납된 도서를 분류하고 서가에 배열하는 업무를 수행한 나머지 시간에 부분별로 서가읽기를 실시하도록 한다. 4. 대출사서가 대출관련업무를 전담하는 경우에 참고사서는 신착자료의 수서 및 정리업무 등의 일상적인 업무 외에 이용자들이 요구하는 특정주제부문의 자료를 조사하여 내용개요에 소개까지 표시한 서지형태로 작성하여 제공한다. 5. 직무별, 요일별 업무시간비율의 분석결과는 직원 각자가 업무를 분담할 때 참고자료로 이용한다. 6. 일상적인 업무 외에 직원들에게 업무과제를 부여할 때는 금요일이 가장 적당하며, 이때 직원의 전산화교육이나, 그 외의 교육등을 시행하게 한다.;The special libraries in our country, today, have not been supported enough compared to the importance of their services. The essential task of the special libraries is the most effective use of the limited budget. These libraries need to make their performance more effective by analysing it because the allocation of the budget by the parent organization is determined on the basis of the evaluation on the library performance. To evaluate their performance, it needs to measure the efficiency and the adequancy of the service and it is important to apply the proper methods to measure them. In this study, I analysed the information service of the special libraries using the work measurement method and the quantitative method as the preliminary stage of the analysis on the overall performance of the library. The purpose of the study is to provide the materials by analysing and evaluating the information service, which the libraries can apply to provide the users with the more effective service. The purpose and the method in analysis in detail are follows: First I devided the information service procedure into charging procedure, discharging procedure and references service procedure, and made these procedures into flow charts, then suggested the proper ultimate goals. Secondly I studied the correlation between the working time and the work efficiency by using the random time sapling on the information desk which is organised by two professionals and two non-professionals. I analysed the rate of the staffs' working time according to the work elements and lastly, I measured the increased rate in recent circulation at the library in relation with the size of the collection and the acquisition by applying the mathematical method. I predicted the circulation in 1987 by using the probability method using the monthly circulation method by analyzing the circulation. The results are as follows : 1. The purpose of operation of the library is helping the research activities of the users, which is the informative service to promote the national development of the overall scientific and technical fields. 2. To analyse the circulation, I, first, analysed the rate of the use of the collection, the rate of growth in circulation during 1981-1986, and the result showed the sudden decline since 1984. Secondly, I compared the size of the collection, that of circulation and that of the acquisition and had the results showing that the size of the collection is reversely proportional to the decline of the circulation. 3. I analysed the circulation by month since 1984, and had the results that in January and February the size of the circulation is small and has increased since March when the new semester begins. This trend always occurs with few differences each year. 4. The results of the analysis on the sampling which was done in order to examine the correlation between work time and work efficiency at the Information desk shows that the reference librarian's working time on his reference service is proper by 56%. The circulation librarian usually has more time on work performance, showing the high working time on others (10.8%) and idle time (8.88%). The technical assistants and clerks play the bigger parts in circulation than the circulation librarians, showing 51.5% of circulation work and 41.96% of circulation related work. 5. By weekdays, on Wednesdays and Thursdays the circulation related works is rated relatively high and on Fridays her educations it is rated lowest so the staffs are apt to leave their desks. 6. I predicted the circulation trend in 1987 in the probablity method by using monthly circulation records. The minimum, which was recorded in Feb. 1987, shows a little increase compared to 2,404 books in 1986. The maximum is expectd to be moer than 4,361 in March. The average is expected to decrease compared to 3,273. If these predictions can be used in the circulation plan in 1987 the more effective circulation service can be expected. I suggest the ultimate goals on the basis of the result from my study as follows: 1. In order to offer the possible best service more systematically in the reference service procedure to the users the works should be re-allocated to the reference librarians so that he can concentrate on his original work. 2. The location of the book shelves should be written on the catalogues and the directory of the each location should be placed at the enterance of the each material room. So that the users can find out the materials easily by themselves and it can bring efficiency to the work. 3. Beause the rate of the idle time of the circulative librarians is high, the circulative librarians alone should be responsible on all the circulation service. And the technical assistants the clerks should concentrate only on book sorting and book shelving so that they can find out the wrong-shelved books by regular book-shelving during their spare time. 4. Fridays are the most effective day to give the other works besides the regular works to the staffs and also the best day to offer the computer education of the other edu cations.