전사적 전자우편 관리 시스템(EEMS)의 설계

Abstract

오늘날 세계적으로 인터넷의 확산과 더불어 사회 현상이 급격히 변화되어 가고 가운데 인터넷의 이용으로 인해 가장 대중적으로 발달된 분야 중 하나가 전자 메일 분야이다. 기업이나 기관, 단체의 메일뿐만 아니라 개인 메일 수요의 급증 및 이용 범위는 상당한 수준에 도달하였다. 기업이나 단체의 규모에 따라서는 하루에도 수십에서 수 천 통 씩 고객들의 전자우편을 통한 문의 사항이나 고객의 의견 등이 접수되고 있다. 이러한 전자 우편의 접수는 대부분 기업에서 기업의 공식 e-mail을 해당 파트별로 다수의 담당자가 개별적으로 송신 수신 업무 및 문서 관리를 하고 있다. 이것은 송신 수신 문서의 체계적인 관리와 보관이 어렵고 유실될 위험이 있으며 고객의 민원이나 질문에 대해 정확하고 성실하게 대응하고 있는지의 관리를 체계적으로 할 수가 없다. 따라서 본 연구는 기존의 이메일 시스템과 다른 관리 서버가 모든 자료를 DB화하여 관리하고 통제, 보관할 수 있도록 시스템을 구현하는데 목적이 있다. Top manager 및 그 밖의 Supervisor가 대외로 송신, 수신되는 자료를 보다 효율적이고 체계적으로 관리할 수 있는 전사적 e-mail Control Package가 필요하다고 느끼면서 연구를 시작했다. 본 논문은 국내 전자 우편 시스템 구축 현황과 홈페이지 보유 및 인트라넷/ 그룹웨어 현황, 전자 우편 이용자 현황을 알아보았으며 기존 이메일 관리 시스템에 연동 시켜 Install만 하면 내부 관리자 전용 모드의 생성과 함께 담당자의 답변 내용 및 내용에 따른 질문자의 평가 점수가 관리자 전용 게시판에 자동 등록됨으로써, 고객이 보낸 메일 내용의 체계적인 DB화와 더불어 고객 메일 담당자의 업무 실태 파악 등 보다 강력한 e-mail 마케팅 Tool인 EEMS 시스템 (Enterprise E-mail Management System)의 설계 및 구현을 목표로 한다. EEMS 시스템을 설계하기 위해 중점을 둔 사항은 [1]고객 메일의 관리자 모드 자동 등록 및 담당자 메일로 자동 전달 기능 [2]담당자 답변 메일의 관리자 모드 자동 등록 및 원 질문자 자동 수신 기능 [3]답변 메일에 대한 원 질문자의 평가 점수 체크 및 재 발송 메일의 관리자 모드 자동 등록 기능 [4]관리자 모드에 축적된 응답 메일에 대한 DB화 및 검색 기능 [5]효율적인 사용을 위한 각종 편의 기능 개발 등이다. 이러한 중점 사항을 기반으로 (주)엔머니뱅크와 공동으로 EEMS 시스템을 설계하고 90%정도 개발 2001년 7월 현재 중에 있으며 POP3 서버를 이용한 메일 자동 포워딩 기능 및 메일 내용의 DB화, 내용 검색 등 기업 내 전자 메일을 활용한 다양한 고객 접근 방식을 유도할 수 있다. 또한 단순히 전자 메일에 국한되지 않고 EEMS 시스템을 이용한 기업 및 단체의 내 외부 송, 수신 전자 문서의 체계적인 DB화 및 그에 따른 전자 문서가 자동으로 결재하는 기능이 첨가되므로 결재 기능을 포함한 종합적인 사내 문서 관리 환경 변화에 진보적인 역할을 수행할 수 있을 것이다. ; With the rapid change of social surroundings along with expansion of internet use, the expansion of electronic mail usage is one of the most conspicuously developing phenomenon. Not just the mails of enterprises, institutes or groups but private mails are increasing both in the amount of demand and in the range of utilization. In proportion to its size each group receive from tens to thousands of e-mails from their customers in the form of inquiries or opinions. When they receive e-mails, most groups assign the replying job to each of relevant employees who are in charge of such jobs. However, in fact, this may cause some faults in systematic treatment of inward and outward mails, also some leakage of mail-handling. Such current systems may also make it very difficult to thoroughly monitor whether all the procedures are appropriately and satisfactorily taken or not. So this thesis is an attempt to set up a new system by a separated DB-styled managing server which, connected with the conventional MMS(Mail Management System), can manage, control and keep the mails. In other words, this study started with the idea that we need a pan-company e-mail control package with which managers or supervisers can manage the overall inbound and outbound mails more efficiently and systematically. To reach this target the researcher took the following procedures; First, surveyed the set-up rate of intranet groupware and the number of e-mail users of private enterprises and public corporations. Then the writer describes how to set up an advanced e-mail marketing tool, to say EEMS(Enterprise E-mail Management System), which, when installed connecting with present system, enables the internal manager s mode as well as all the mail enquiries and their replies, furthermore each person-in-charge s evaluation marks to be automatically registered on the top manager s main billboard and to be a good data on which base all the necessary follow-up procedures might be carried out. For the above-mentioned purpose, the main points contained in the lay-out of the new system are ; 1)how to register mails to the manager mode and then transfer them to the person-in-charge by section automatically 2)how to register reply mails to the manager mode and then send them back to the sender-customers automatically 3)how to mark the grade of questioners and then register the replying person-in-charge automatically 4)how to data-base and refer to the reply mails stockpiled in the manager-mode 5)to develope some further convenient functions for more efficient mail management On the above basis the researcher planned out EEMS and has developed fifty percent of it in collaboration with M/S Anmoney Bank Limited. When this is completed and applied, it is expected to ..........